機關事業單位人事檔案管理模式的優化策略

摘要：近年來，隨著社會主義市場經濟體制的不斷改革和發展，事業單位也在不斷改革，在這一發展背景下，增加了人員的流動性，也對人事關系進行了一定的調整。對于任何一個事業單位，只有清楚地掌握人員基本信息，才能夠及時準確地作出適當的調整，在很大程度上增加了人事檔案管理工作的效率。但是，現階段人事檔案管理依舊存在一定的問題。基于此，本文對人事檔案管理工作的作用進行簡要概述，總結分析其中存在的問題，提出相應的優化路徑，以期能夠強化人事檔案管理工作，全面提高人事工作服務水平。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；管理模式

事業單位的主要職能是為生產服務，為改善人民文化生活服務，為增進社會福利服務，從事一些公益性服務或是直接參與社會管理。完善事業單位的人事檔案管理策略，改善工作的效率，調動職工的工作熱情，促進事業單位人事管理的完善。在新時代事業單位的人事管理工作中應積極探索人員檔案管理的新型方式，以提高人事檔案管理水平。

一、事業單位人事檔案管理工作的作用

（一）改善人力資源結構

要完善人事檔案管理，需要組建良好的職工團隊。隨著社會主義市場經濟建設蓬勃的發展，事業單位的內部控制制度也進行著變革，導致事業單位人事管理理念的改變。事業單位對職工崗位調整后會出現各種問題。例如，職工資料亂堆亂放、不能按時存檔、職工在辦理退休審批時不能及時審理等，主要原因是事業單位對人事檔案管理能力的欠缺。因此，可以參考檔案管理中的各種制度辦法，重點對人員任免、上級獎勵以及影響到個人的有關資料等進行備份，進行合理的分類與存檔，進一步提高人事部門的作用與工作效率，持續推動人事管理的完善，促進人事檔案管理的效率，進一步充分發揮其功能。

（二）對人事調動的作用

現階段，在發生重大人事調整時，事業單位的領導需要對被調動職工的工作經驗、工作狀況等全面了解，對調整職工的特點和人才專業技能全方位剖析，對上述信息的全面掌握，只依靠對內部人員交流和人際關系認知是不夠的，還必須調取職工檔案加以全面了解，從而予以客觀公正的評估。人事檔案能夠提供比較全面、科學、系統的人才資源信息系統，從而促進事業單位的培養人才工作的順利開展。

（三）對個人能力的全面分析

在日常的人事管理工作過程中，會對每一位職工的學歷情況、教育程度、個人發展經歷、工作成績等展開深入詳細的記錄。因此，可以有針對性地對人員進行科學、合理的調整以及培養。與此同時，根據職工的日常愛好以及專業知識水平，對個人能力進行強化，達到有效提高管理人才資源工作效率的目的。

（四）個人考評任用的信息基礎

在事業單位人事日常管理工作中，開展績效考核十分嚴格。不僅如此，個人的考核結果也與日后職位的升降、薪資等具有十分緊密的聯系，人事檔案管理可以為日常的績效考核提供充足的信息，考核的最終結果也會被記錄到人事檔案中，單位領導可以對職工作出正確的判斷及考評參考。

（五）在決策工作中人事檔案具備的價值

人事管理流程上需要從績效、職工培訓等方面進行考慮。通常情況下，都會根據每一個職工的工作績效進行考核，提高人事決策的科學性和準確性。人事檔案通常都記載單位內部職工工作成績、工作范圍、工作內容的變化以及數據變更等，在領導實施考核時更有利于掌握充足的信息。

二、事業單位人事檔案管理工作存在的問題

（一）對人事檔案管理重要性認知不足

職工認為人事檔案管理的重要程度一般，只要資料不流失即可，或只要檔案信息不出現錯誤即可，從而使整個檔案管理工作處在邊際主義、進度發展遲緩、管理責任渙散、人浮于事，最終導致資料收集不完整、遺漏重大、補充不及時等現象頻繁出現。隨著人事檔案管理制度改革的持續深入，對檔室管理提出了更高要求，事業單位制定了一系列檔案管理制度，但是在執行力方面仍然有所欠缺，促使人事檔案室管理質量得不到提高。

（二）與檔案管理制度相匹配的設施不完善

隨著我國社會的不斷發展與進步，人事檔案的作用越來越受到重視，事業單位已經意識到提升人事檔案管理效率與質量的重要性，但受到配套設施的限制，導致管理制度難以得到落實，管理需要實時更新。例如，對離職、退休等職工的檔案資料及時跟進，對新入職職工的人事檔案資料及時完善，對工作崗位調整職工的資料及時更新等。

（三）人事檔案管理制度不健全

現階段的人事檔案室管理制度不健全，難以落實有效、綜合的人事管理，常常出現一些不可避免的問題。一方面，人事檔案管理更加側重于檔案儲存，缺乏合理的人事檔案管理制度，造成檔案數據收集不全面，信息不準確。另一方面，人事檔案難以得到利用，通常是只能達到儲存的目的，沒有合理的資源利用機制對人事檔案進行借閱管理，導致資料不能發揮其應有的價值。

（四）人事檔案管理人員素質有待提高

機關事業單位在開展人事檔案管理工作過程中，需要相應的復合型人才以及專業技術人才。但是，就現階段我國機關事業單位人事檔案管理工作的現狀而言，人事檔案管理專業的人才相對匱乏，由此使得機關事業單位的人事檔案管理信息化水平較低。隨著社會信息化的快速發展，使得機關事業單位對于人事檔案管理人才提出了更高的要求，不僅需要人事檔案管理人員具備專業的檔案管理知識，而且需要人事檔案管理人員不斷地學習各個領域及各個行業的知識，最大限度地做到融會貫通。與此同時，在機關事業單位不斷引進先進技術的過程中，人事檔案管理工作在不斷向數字化的方向發展，因此，電子人事檔案與紙質版人事檔案同時存在，在這種狀況下，人事檔案管理人員必須熟練掌握、使用現代化、信息化的技術操作，由此才能夠方便、快速地查詢有關部門所需的人事檔案資料，進一步提高人事檔案的利用率。當前，機關事業單位的部分人事檔案管理人員的素質不高，業務不精，很難有效優化人事檔案管理模式。

三、事業單位人事檔案管理工作的優化路徑

（一）加強對人事檔案管理工作的重視

事業單位的人事檔案保存管理工作必須改變傳統思路，把實際發展狀況和國家檔案管理制度相互融通，實現創新型管理。要對人事檔案工作給予高度重視，健全人事檔案管理與利用的管理機制。優化人事檔案管理工作，提高人事管理工作服務質量，是為了適應體制改革的新發展需求，人事管理領導要充分意識到人事檔案管理的必要性，建立完善的人事檔案管理制度，科學規范人事檔案管理內容和流程，分工明確、職責清晰，進一步完善人事檔案管理的工作體系，全面提升服務水平。

在提高人事檔案管理工作水平與業務技能方面：首先，選擇具備較優秀的綜合素質與責任感的職工，作為專門的人事檔案管理工作者。個人資料管理是一個兼顧服務性與保密性的管理工作，擁有良好、正派的工作作風，根據國家的有關保密法規和規定，嚴密把握個人信息真偽狀況，防止任何弄虛作假的信息流入個人檔案。較強的社會責任心增強職工的業務素質。其次，增強對管理人員在工作上的耐心、細致程度。最后，通過不定期的業務培訓和交流等活動，提高服務的積極性和責任感，從而增強社會服務能力。

（二）強化單位人事檔案管理的信息化建設

在數字化的新時代中，由于計算機軟件及其應用已深入到人們的生活中，事業單位除了完善體制建設，還必須加強對人事檔案管理的信息化投入，以逐步完善信息化基礎設施建設，如配備計算機、打印機、傳真機、掃描儀等。檔案管理者也應當提高自身行業技能的意識和掌握能力，不斷滿足新的業務需求，面臨全新的挑戰。人事檔案管理部門應用新一代的計算機技術，高效提高人事檔案管理的效能。

目前，在職工的人事檔案保管過程中，還需要通過全面落實國家信息化建設，逐漸形成完善的檔案信息化體系，可以更好地提高檔案保管的質量。除此之外，融合專業的計算機技術與網絡知識，豐富個人檔案管理的內容，提供更加精準的檔案查詢服務，在很大程度上減少個人檔案管理的問題，促進相關工作更加順利的開展和實施。

（三）建立健全人事檔案管理制度

在整個人事檔案管理過程中，必須發揮檔案管理各方面的功能：第一，從人事檔案管理的實際入手，逐步形成一套切實可行的資料保管系統，加以日常管理，高效貫徹方針政策。第二，適當增加資料保管操作的便捷程度，根據一些基本的管理要求以及實際情況進行控制，為檢索資料提供多方面的參照與依據。一方面發揮資料保管的作用，確保資料內容的真實性。另一方面，充分認識到檔案保管工作的關鍵作用，對檔案保管工作予以充分關注。進一步明確檔案管理的各種規范和要求，設有專業技術人員對工作的質量實施管理監察，建立現代化的檔案管理系統。同時，要進一步增強人員的工作積極性和創造性，明確責任，使其遵守各種檔案保管工作準則，提高服務質量和水平。

（四）提高人事檔案管理人員素質

機關事業單位對人事檔案管理工作人員開展綜合素質教育培訓，這正是對人事檔案管理工作科學、合理維護及建設的重要前提條件。在工作過程中，以信息的日常管理、維護等作為依據，以此進一步實現人事檔案管理文件的充分運用，管理人員的綜合素質是其中的重點以及難點。隨著社會的不斷進步，管理人員對檔案管理的規范性有顯著的提高，使得人事檔案管理工作不再是簡單的分類整理，而是能夠熟練掌握并運用現代化科學技術，并對實際操作能力、管理能力及其自身素質等方面展開全方位培訓，達到有效改進人事檔案管理模式的目標。因此，管理人員必須具備良好的職業素質，推動人事檔案管理信息化的實現，提高工作效率，事業單位加大經費投入，建立健全高素質的人事檔案管理人才培訓基地，通過多種形式、多種途徑的專業知識學習，提高科學理念，增強人事檔案管理的水平。

四、結語

事業單位對人事檔案管理的完善，不但可以提高管理水平，幫助各管理部門有效協調人事檔案工作，還可以提高人事檔案資源的利用效率，促進人事檔案資源發揮自身的作用。在新階段，人事管理部門要健全檔案管理制度，根據人事檔案管理的新特點，提高管理水平，進一步完善管理模式，貫徹落實對于人事檔案管理工作的最新規定。

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作者簡介：陳麗洋（1991），女，甘肅省玉門市人，本科，助理館員，從事人事檔案管理研究。