數字化背景下檔案管理的創新

摘 要：檔案管理在企業運營與發展中占據著重要地位，其不僅能夠為企業管理層提供相應的決策依據，也有助于企業的穩定發展。隨著數字技術的快速發展，檔案管理由過去的紙質管理方式逐步轉變為信息化管理模式。在此背景下，為進一步推動檔案管理創新，提高檔案管理的有效性，本文將從數字化背景的角度對檔案管理的創新展開討論，先后提出了數字化背景下檔案管理創新的意義、方向以及具體路徑，以期優化當下檔案管理工作，使之能夠更好地發揮其價值，助力企業的良好發展。

關鍵詞：數字化背景；檔案管理；創新

現階段，數字技術已普遍應用于生產生活當中。當前，數字化背景下的檔案管理工作中已取得一定成果，但要想進一步提高數字化檔案管理效能，還需對此不斷研究，并做好檔案管理創新，以滿足于新時代發展要求。

一、數字化背景下檔案管理創新的意義

（一）提高管理效率

在檔案管理中，主要工作內容為收集、整理、保存和調閱資料等方面。在傳統檔案管理工作中往往存在資料難以調閱的問題，而通過采取數字化技術，則可借助搜索引擎實現快速調閱。如此一來，大幅縮短了工作時間，從而有效提升企業的整體工作效率。此外，在數字化技術支持下，檔案管理工作模式也將發生數字化轉變，其操作模式不再是人工操作，而是可通過智能操作替代人工操作，這不僅有效降低了人工操作中的失誤幾率，也保障了檔案管理工作的整體效率。

（二）節約管理資源

數字化背景下檔案管理創新過程中，其實踐意義體現在節約管理資源方面，較為明顯的則是將過去的紙質資料轉為無紙化處理方式，從而有效節省了紙質資源。而從無形資源上來看，數字化操作在一定程度上代替了人工操作，因而亦可達到節約人工管理資源的效果。

二、數字化背景下檔案管理創新路徑分析

（一）創新管理觀念——綠色管理

創新觀念是推動數字化檔案管理創新的基礎與前提。所謂綠色管理創新理念，指在數字化背景下，通過借助現代技術手段，將檔案的利用價值充分挖掘，使之綜合效益得到有效提升，包括其經濟效益、社會效益、環境效益等。具體在進行綠色管理時，可從三個方面落實：

其一，建立健全檔案數據庫，實現數字檔案收集環保化。即在檔案管理過程中，需首先落實檔案收集的問題——拓寬收集渠道、完善檔案收集制度等。同時，在收集手段上，可采取數字化技術、智能手段等實現自動化收集處理；在收集途徑上，可借助大數據技術改善費時耗能的問題。此外，在收集檔案期間，也需注意監控評估，應以綠色理念為原則，對所收集的檔案進行高效管控，避免出現信息污染、信息泛濫等問題，以保障檔案收集過程的高效、環保。

其二，增強檔案保管有效性。數字化背景下，檔案保管方式也實現了相應變化，為切實貫徹綠色管理理念，則可將檔案形態實現信息化轉變，即將過去的紙質檔案形式，轉變為數字化檔案存儲方式。這樣一來，不僅可改善過去紙質管理中的不足，也能夠延長檔案保存的時效。

其三，基于綠色理念，加強檔案資源的開發與共享。即改善傳統檔案管理中低效利用的問題，促使檔案資源的綜合利用效益得到進一步提升。在數字化背景下，企業可依托檔案管理信息化平臺對檔案資源實現高效的開發與利用，亦可有效實現檔案資源的共享，使相關人員“足不出戶”則可完成在線查閱資料。

（二）創新技術手段——先進技術

技術創新是實現檔案管理創新的關鍵部分。在數字化發展趨勢下，技術創新是推動檔案管理創新的重要支持，也是不斷優化數字化檔案管理水平的根本所在。就數字化領域而言，現階段已實現了信息化、區塊鏈、數據挖掘等技術。與此同時，在技術應用上需注意做好檔案資料的真實性、保密性管理，以保障資料的安全性。其中，區塊鏈技術可以將先后區塊相連接，促使文件信息上下銜接，如若某一區塊出現文件信息錯誤，其他相應區塊的數據也會隨之產生變化。這樣一來，在檢測各區塊數據信息時，一旦發現某處錯誤，則可將與之相應的問題一并找出，從而更好地保障檔案資料的真實性。

此外，在技術應用上，還可利用因特網技術，實現檔案資料的智能化處理，以保障檔案資料的安全性。即利用閱覽機、寫字機等設備，將資料錄入至RFID卡中，使之與存檔內容一一對應，從而將存檔資料與資料庫促成捆綁關系。一旦文檔被提取，則可根據其標記信息追蹤并監視目標文檔。

（三）創新管理流程——一體化流程

數字化背景下，檔案管理模式實現了轉型發展。因此，在管理流程上，也需及時做出調整，以滿足數字化檔案管理實際需求。結合傳統檔案管理流程來看，其管理流程相對較為簡單，且整個管理流程相對固定，但這種管理模式存在協調性差的問題，難以有效保障管理效率，如若在某環節出現堵塞問題，則會影響檔案管理質量。而在數字化檔案管理過程中，其流程則更傾向于一體化流程，即實現企業各系統的整合。通過檔案人員收集并整理檔案信息，進而由其他部門及人員根據需要在線上調取檔案信息。在此期間，檔案人員可借助數字化技術優勢，對檔案及文件資料進行全生命周期連續性管理，以彌補傳統檔案管理流程中的不足，適應數字化發展趨勢。在一體化流程的應用下，檔案管理期間則不再受管理流程影響，在任意環節都可實現檔案管理，對各類檔案資源進行處理。同時，通過實現一體化管理流程，也能夠大幅提升檔案管理效率，促進檔案管理合作，使檔案管理質量得到進一步提升。

（四）創新人才管理——員工賦能

檔案管理創新需要由“人”實現。換言之，檔案管理創新的根本，在于提升檔案管理人員的專業技術水平。對此，則可通過創新檔案人員管理機制的方式，實現檔案管理創新。就目前檔案管理情況來看，盡管檔案管理已逐步進入數字化發展時代，但仍普遍存在檔案管理人員信息化、數字化管理技術水平不足等的問題，導致數字化檔案管理工作難以順利、高效開展，從而影響數字化檔案管理進程。因此，在數字化轉型過程中，檔案管理創新也需注重對檔案人員的培訓與賦能，包括知識賦能、技術賦能。

在知識賦能方面，需注意在開展各類培訓活動的同時，注重調動檔案人員的參與積極性，使其能夠以飽滿的熱情對待檔案管理工作，認真、嚴謹且專業地開展檔案管理工作，為數字化檔案管理發展奠定良好基礎保障。具體在培訓過程中，可采取老帶新、線上培訓等方式實現知識賦能，以適應不同員工的不同需求。

在技術賦能方面，即提高檔案人員的現代化技術應用水平，使其能夠熟練、靈活地運用現代化設備、數字化技術操作檔案管理系統及平臺，具體可包括辦公自動化技術、檔案信息數據庫管理技術、數字檔案網絡輔助存儲技術等，以便更好地展開數字化檔案管理。為保障技術賦能的有效性，企業可采取實踐訓練、實踐技能比賽等方式，為檔案人員提供多種自我提升平臺，使其能夠通過實際實踐鍛煉，切實實現技術賦能。

三、結束語

時代不斷進步，檔案管理工作只有積極與時俱進，才能夠更好地立足于當下，充分發揮自身價值。數字化背景下，為更好地推動檔案管理創新，可從通過創新管理觀念、技術手段、管理流程、人才管理等措施，以優化當前檔案管理工作，促進檔案管理的數字化轉型的同時，為企業提供更好的檔案管理支持。

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