淺析現代信息技術在檔案管理中的應用

摘 要：在現代化社會經濟快速發展的時代背景之下，信息化技術的發展也正處于迅猛階段，并且在各行各業當中都實現了更為廣泛的應用，尤其是對于各單位在開展檔案管理相關工作的過程當中，更是發揮了重要的作用。對于單位的檔案管理工作來說，范圍比較廣泛，檔案的數量比較多，并且所涉及到的不僅檔案的內容具有多樣性，同時在開展相關管理工作時，也具有復雜性等特點。因此，單位在制定相關管理方案時，必須要結合實際情況，制定具有規范性的管理方案，以促使檔案管理工作水平和效率得以全面能提升。鑒手此，本文對信息技術在檔案管理應用中存在的一些問題作出了簡要的說明，并分析了其實際應用策略。

關鍵詞：信息技術；檔案管理；存在問題；應用策略

一、引言

現階段我國社會經濟不斷快速發展的過程當中，各項科學技術的改革創新發展速度也逐漸有所加快。就目前來看互聯網以及信息技術已經與人們的日常生活之間有著非常密切的關聯，并且也己經逐漸良好地融入到生活、工作中的各個方面，不僅為其日常生活工作的開展提供了更加便利性的條件，同時也為其工作生活增添了很多色彩。然而，對于各單位和企業來說，檔案管理工作一直以來都是非常重要的環節，所以說在開展該項工作時，也必須要促使其能夠更加良好的順應時代的發展，使其重要作用得以充分發揮出來，從而使得單位能夠得以更加良好的發展。

二、信息技術在檔案管理當中應用存在的問題

（一）信息化認識程度不高

在企業和單位的實際發展過程當中，要想促使檔案管理相關工作效率和質量得以有效提升，就必須要科學、合理的運用現代化的信息技術，將計算機重要的功能作用充分發揮出來，逐漸將傳統的紙質檔案轉變為電子檔案管理進行管理，并對其做好檔案的備份工作，從而促使相關工作人員對信息化的認識程度有進一步的提升。但是在現階段看來，由于信息技術的應用在我國企業和單位當中起步比較晚，尤其是一些中小微企業，所以有很多工作人員對其重要性并沒有產生充分認知，這就導致信息檔案管理工作存在一定的制約性。

（二）信息化檔案管理制度不完善

就目前來看，電子檔案管理的方式雖然在各單位和企業當中實現了普遍的應用，但是其實際的應用時間還是比較短，再加上普及的范圍也不夠廣泛，關于信息化檔案管理的系統還不夠健全和完善，而相關規章制度和工作流程也并沒有實施規范性的管理手段。所以就促使在實際工作過程當中，非常容易造成電子檔案丟失或者損壞的情況，導致信息化檔案管理的工作效率低下，管理水平很難得以有效提升。

（三）管理工作人員的綜合素質和專業水平有待提升

對于信息化檔案管理工作來說，相關工作人員的專業性要求是非常高的。管理工作者專業水平足夠高，才能夠促使信息技術在檔案管理工作當中實現科學合理的應用，并促使其重要作用能夠充分發擇出來，以促使企業和單位整體的發展更加健康和穩定。在實際開展檔案管理相關工作時，所涉及到的知識面和技術比較廣泛，各個工作環節不僅繁多還具有一定的復雜性，所以管理起來存在一定的困難。由此可見，想要做好檔案管理工作，提高檔案管理效率，管理人員的綜合素質、能力以及專業水平是有著相當高的要求的。檔案管理員只有具備了這些素質，才能夠確保檔案管理工作的效率性、完整性和準確性。

三、信息技術在檔案管理中的實際應用策略

（一）提升檔案管理信息化的使用效率

在企業和單位的實際發展過程當中，相關工作人員必須要將信息化技術的特點和優勢予以高度重視，促使其重要作用能夠得以充分發揮出來，并加強人員對信息化檔案管理工作的重要性予以充分明確了解，以有效提升使用效率，以此促使其管理水平也能夠實現進一步的提升。在信息化的實際應用當中，必須要注重相關檔案管理系統的網絡防護功能，以有效避免黑客人侵現象發生，從而促使企業和單位的各項數據信息能夠得以良好的保護。

（二）建立并完善信息化檔案管理體系

對于任何工作來說，都是需要構建起相對完善的體系作為支持的，而檔案管理工作也并不例外。相關單位需要根據自身實際發展情況來制定出完善、具有較強規范性及科學合理性的信息化檔案管理體系，以促使該項工作能夠更加順利的開展，并取得良好成效。與此同時，企業事業單位也能夠促使在實際工作當中的各個環節的規范性得以有效增強，從一定程度上將工作流程予以簡化，并對工作的邏輯性予以強有力的保障，繼而促使相關工作效率和質量得以有效提升。

（三）加強相關工作人員專業性培訓

一個企業和單位的良好發展是離不開人才的大力支持的，所以為了促使信息技術能夠更加良好的應用到檔案管理工作當中來，就必須要對相關工作人員的專業性培訓工作加以高度重視。通過加強相關工作人員的培訓，一方面能夠有效提升其專業水平，促使其在實際工作過程當中能夠更好地應用信息技術開展檔案管理工作，提高管理效率；另一方面，也能夠促使管理工作者綜合素質和管理能力得以有效提升，并且能夠對自身的日常行為起到良好的規范性約束作用，以確保在開展工作時，能夠形成非常規范的操作，從而促使信息化檔案管理工作水平能夠得以有效提升，也能夠對檔案的安全性特征給予強有力的保障作用。

四、結束語

綜上所述，在當前社會的時代背景之下，信息技術的快速發展促使檔案管理工作也逐漸朝著信息化方向快速發展。檔案管理工作的開展對于企業和單位的穩定長期發展有著非常重要的促進性作用。因此，企業事業單位必須要結合自身實際發展情況，制定出完善并且具有規范、科學、合理性的信息化檔案管理策略，并將其應用到實際工作中來，促使其強大的功能作用得以充分發揮。與此同時，對于電子檔案的安全性也需要加以高度重視，注重工作人員的專業培訓，以促使信息化技術能夠更加良好的運用到檔案管理工作當中。