加強保障性住房檔案管理工作的思考

文/李一曼

保障性住房類型多樣、涵蓋人群廣泛，在其發展過程中，檔案工作是保證保障性住房工作建設順利進行的一個關鍵前提，是保障性住房工作不斷改革、優化發展的重要依據。本文對目前保障性住房的檔案工作現狀進行了綜述，并對目前新形勢下的保障房檔案工作模式進行了探索與分析，以期進一步推動和促進各類型保障性住房工作的順利、和諧、有效地開展

保障性住房是自2008 年住房制度改革以來國家住房類型發展過程中的重要組成部分，而檔案作為記錄其發展過程中一套完整的資料，是保障性住房工作不斷改革、優化發展的重要依據，也是保障性住房類型能夠全面覆蓋社會不同層級人群需要的必要參考，在保障性住房工作體系的發展中起著舉足輕重的作用。它包括在各類保障性住房的建造、房屋審核、分配、后期管理中所產生的工程項目文件、資質審核文件、流動管理措施等等，是一套全面的、完整的、綜合的保障性住房資料，也是一項信息量大、流動性大，篩選性廣、變動頻繁、針對性很強的行政管理工作，對這些資料的搜集與保存，既是對歷史的負責、對現實的服務，也是對未來的思考。加強對保障性住房項目檔案的接收、管理、利用，是充實城鄉建設檔案的重要手段。同時，也是加強檔案工作為民辦實事的一項重大措施，加強對保障性住房項目檔案的指導、驗收和管理，使其真正惠及人民群眾。本文就目前保障性住房類型的文件工作流程進行了闡述。

一、保障性住房檔案管理分類

保障性住房檔案是衡量一個城市或地區發展保障性住房工作的一個主要基礎，它可以全面、客觀地分析和反映城鄉的實際情況。特別是在住房保障工作的管理過程中，對各類具有考察、利用和保存的資料進行記載。例如原始文件、傳真、郵件、數據、圖表等，對收集到的重要資料進行分類整理、歸檔，構成了當前時期保障性住房的一套資料。根據文件的對象和內容，將其劃分為兩種類型：第一類為申請保障性住房的城鄉居民住房情況審查記錄。住房保障是對那些已取得或即將領取的困難補助的家庭和個體進行的有關信息的梳理[1]。第二類是保障房房屋分類及建設情況的資料。城市住房保障房屋信息，是對已分配入住和正在建設的保障性住房房屋的信息。在我國相關檔案的建設發展中，隨著電腦技術的飛速發展，數據庫軟件的使用越來越普遍。在建設紙質文件的基礎上，要構建與之配套的電子文件，并構建與之配套的資料庫。在這一進程中，紙質的文件應當與電子文件的文件內容相符合，一方面要將紙質文件錄入到電子文檔中，另一方面又要將其打印出來留存好紙質檔案。隨著保障性住房信息檔案的日積月累，管理任務更加繁重，這也就要求了檔案管理人員要充分認識到住房保障檔案規范管理的艱巨性，要充分結合本行業工作特點、本崗位工作實際需求，不斷進行自身相關知識更新，要邊學習邊操作，邊總結邊實踐。

二、保障性住房檔案管理現狀

結合當前的現實分析，保障性住房檔案管理工作主要存在五個問題。

（一）關于城市或地區保障性住房的文件管理工作的重視程度、任務的艱巨性和緊迫性。在社會和經濟發展的背景下，許多人反映了自己的住房承受能力。根據有關資料，目前，保障性住房已為3000萬中、低收入家庭提供了保障[2]。隨著我國經濟社會的發展，保障性住房有望達到全國總人口的兩成，從而真正地緩解老百姓的居住難題。所以，要對群眾需求和房屋的資料進行全面的梳理和歸類，這對文件的規范化、制度化、真實性的要求更高；另一方面，保障性住房的類型、數量、涵蓋群體等等，則直接影響到中低收入家庭的住房現狀和幸福指數，但有的地方有關單位僅僅注重經濟利益，忽視了其社會發展的不可替代性，忽視了城市住房檔案的行政工作。建立健全的住房制度，關鍵在于建立健全的檔案管理制度，要使社會保障資源更好地配置，必須強化檔案管理體系。為此，必須在保障性住房分配過程中貫徹公平、公正的理念，加強政府及其有關部門的管理監督機制。要確保城市中低收入者、進城務工者、過渡期青年人們有房居住，就能從基本上確保社會的協調發展，從而推動我國的社會安全穩定發展。

（二）目前我國城市或地區保障性住房的檔案管理工作沒有建立起一個科學化的基礎。保障性住房的資料類型多種多樣，根據時間、類型、產權性質等因素，可以劃分成不同類型，但若沒有正確的歸類，則會造成資料的混淆，導致相關工作難以進行，難以適應今后的檔案資料處理。

（三）缺少專業的行政組織。一些地方有關部門還沒有意識到保障性住房檔案文件管理工作的重要性，也沒有建立起專業的保障性住房檔案管理機制。現行的住房保障檔案管理缺少一套行之有效的制度，有的手續、證件審核往往要反復進行。這種體制對檔案工作的管理有很大的負面作用。

（四）保障性住房的檔案處理缺乏相應的管理。目前，我國保障性住房管理部門的檔案工作人員素質參差不齊，無法滿足有關工作規范和工作需要。他們缺乏與之相適應的知識與工作經歷，工作不規范，工作不謹慎，工作效能低下。目前，我國保障性住房檔案的建設還處在起步發展的初期，缺乏相應的實踐經驗。

（五）由于保障性住房的資料搜集程序過于繁瑣，使得資料的準確性和可靠性都較低。因為保障性住房的各類資料存在著較大的不確定性，資料的錯誤將直接關系到保障性住房的合理配置，因此必須建立相應的監管機構，對申請人的個人資料進行全面的監控和審查，及時了解、更新有關資料，確保資料的準確。

三、保障性住房檔案管理工作的意義

當前，我國的保障性住房檔案工作已進入了一個較為井然有序的階段，對其進行有效的管理，就顯得尤為必要。對現行的住房保障資料進行梳理，能夠有效地幫助我們化解當前的一些現實問題，為我國的社會平安發展體系建設提供一種不可替代的、積極的促進力量。其含義大致可歸納為三個方面。

第一，加強對城鎮中低收入居民的住房保障情況檔案的監管，有利于促進我國的社會平安發展制度的進一步完善。保障性住房申請檔案包含了大量的住戶個人信息與資料，對其進行管理與分析，能夠有效地化解當前的社會矛盾問題，為我國的社會穩定與人民的生存提供了重要的保證[3]。

第二，對居民的住房檔案進行合理的優化和完善，是當前的一項重要措施。城市住房保障檔案是反映特定區域保障性住房的基本數據，是保障涵蓋群體個人合法權利的有效證明。要使這一群體真正享有這一權益，必須持續推進城市住房保障檔案工作的有序開展。

第三，對城市住房保障檔案數據進行統計、整理和監管，有助于今后更好地開展社會治安管理工作。分析整理城市或地區保障性住房檔案的相關信息，整合信息資源，有助于理解當前發展過程中的問題與缺陷。本文認為，只有這樣才能更好地理解和把握當前的社會現實狀況，才能得到相應的研究成果，從而為今后的社會保障工作的發展做出科學的指引，并有針對性地提出相應的對策。

四、加強保障性住房檔案管理工作的途徑

在當前經濟社會發展的背景下，在建立和完善保障性住房的基礎上，必須探索新的方法和新的方式，以促進保障性住房的健康發展。

（一）實行信息化的保障性住房記錄

電腦網路技術在二十一世紀迅速發展。當前，互聯網信息化技術滲透到了人們的工作和生活中的方方面面。在進行保障性住房管理的基礎上，政府要大力建設和健全自己的房屋檔案信息系統，在原始歸檔操作管理模式中滲透現代化計算機管理技術，建立保障性住房檔案的全電子管理體系，同時加強對保障性住房的管理，增強其時效性、真實性和全局性，推動保障性住房的信息化、現代化和智能化的發展。其內容有：

1.完善保障性住房的檔案資源。全面、完整、真實的信息資源是保障性住房信息系統的重要前提和基本保證。為此，在進行住房保障體系建設的過程中，必須建立健全和完善相關的信息資源體系[4]。要做到項目報表，享受補貼人員信息（廉租住房補貼、E 類人才住房補貼）、配租人員信息、輪候人員信息、實有房源情況、項目建設進度等等數據收集、匯總、分析、修改、增刪等規范化、全面性、系統化，按照由廣到細的方式形成分門別類的檢索目錄，既能方便快捷指導現實工作又能為查考歷史資料數據提供重要的依據憑據，更加方便日常的運用查閱。

2.強化對保障性住房的檔案服務。要進一步強化和改進保障性住房的信息系統，使之更加開放、更加透明。同時，要主動做好專題編研，整理文件，開發數據，簡化查詢、調閱、申辦等業務，以提升工作的效能和質量。這樣才能更好地為廣大市民和各行各業提供住房保障方面的信息。

3.健全保障性住房的檔案權限和使用。政府要在保障性住房的發展過程中，加大對保障性住房的管理和使用，使其工作標準、制度和審批程序更加規范化，并對其在使用中的權限和使用范圍進行界定。要強化對檔案管理的監管與管理，健全電子檔案館、電子政務平臺、信息發布平臺等各種應用體系的標準化。要使檔案系統的穩定性、安全性和可擴充性得到進一步的改善，使保障性住房資料信息的完整性、科學性和正確性得到加強。

（二）強化對保障房項目的前期介入和引導

要堅持搞好檔案工作，及早介入，掌握項目情況。工程竣工后，聯絡施工方，將有關材料存入目錄。按照最新的《歸檔文件管理規則》要求，引導相關人員對項目單位的各類檔案進行整理。在主體工程開始后，不定時到工地指導各專業機構進行標準化的工作。對工地的各種信息進行了宣傳和訓練，要求資料的規范化和嚴謹，確保工程文件的及時、準確、及時地將全部的技術文件和施工管理材料轉移到項目的各個部門。著重指出，在勘察設計、施工、監理等方面，應按照施工驗收和驗收的規定，對施工單位按有關規定，對其進行質量管理。推行項目檔案與項目施工的實施，既能確保項目文件的真實性，又能確保城市或地區保障房過程文件的完整性。

(三) 強化檔案的完整性和準確性，強化對檔案的審核

為保證保障性住房的品質，必須對存檔資料進行審查。各部門的工作人員將對文件的質量進行定期的檢查。如果在項目籌備期內，發現文件、驗收文件、審批意見、合同報告不是正本或彩色印刷，應及時組織督導情況匯報。尤其是在審查過程中，對檔案不全的問題，要盡快采取相應的整改辦法，以保證工程檔案指導驗收等方面的工作規范，為改善保障性房屋工程檔案工作提供有力保障。

（四）將聲像文件管理結合起來，強化標準化的管理

嚴格執行檔案歸檔文件的各項工作要求，并對其進行規范化的管理。保障性住房建設工程從建筑建報開始，就進行聲成像采集，后續跟進攝影，對項目各個關鍵環節進行詳細的記錄。已分配保障性住房的音像檔案通過圖片、音視頻文件確保其公開公平公正性等，這也突出了保障性住房檔案的完整和準確性，從而提供了更加詳細、可靠、完整的集紙質、電子、聲像、視頻等為一體的全套檔案資料。

客觀事實表明，檔案資料的收集、管理與利用，是保障性住房管理工作中一個很大的課題。要適應保障性住房的實際重要性及發展特征，不斷深化改革，強化項目檔案的管理和使用、項目檔案的信息化建設。一要強化對保障性住房的各項工作，特別是對相對較差的文件的處理；二要大力推進新形勢下的保障性住房檔案管理工作，加強動態、信息化的管理，切實提升保障性住房檔案的質量和效益，保證保障性住房的最初建設目標，確保保障性住房建設達到真正意義上的保障性項目。