煙草商業檔案業務指導模式探析

文/成 龍

“統一領導、垂直管理、專賣專營”的管理體制賦予陜西煙草局對下屬檔案工作履行業務指導職能，“條塊結合以條為主的檔案業務指導模式”是陜西煙草商業在檔案業務指導實踐中探索出的新模式。本文結合陜西煙草商業特點，對此模式進行了深入研究與探析，以期求得同業同行共識

“統一領導、垂直管理、專賣專營”的管理體制賦予省煙草局（公司）對市級局（公司）、市級局（公司）對縣級局（分公司）檔案工作履行業務指導職能?！皸l塊結合以條為主的檔案業務指導模式”是陜西煙草商業在檔案業務指導實踐中探索出的新模式。在這種模式下各級局（公司）作為業務指導的主體，承擔著檔案工作的煙草屬性管理（如：煙草體制、職責職能、信息保密、數據存儲、服務對象等），爭取屬地檔案管理部門對煙草檔案業務的具體操作（如：文件歸檔范圍與保管期限修訂，檔案收集、分類、整理、保管、編研等業務規范及檔案人員技能培訓等）指導作為業務指導的有益補充，將縱向的行業屬性管理優勢與橫向的屬地檔案管理部門專業操作優勢結合起來，更好地釋放二者的屬性管理潛能和業務操作潛能。

一、條塊結合以條為主的檔案業務指導模式原由

1.檔案業務指導意識淡薄。檔案業務指導就是為立檔單位檔案工作提供檔案專業知識和業務技能的服務，是各級局（公司）檔案工作的重要職責。部分單位認為做好本單位的檔案工作是本職，沒有意識到對本系統檔案工作進行業務指導同樣是本職，檔案業務指導意識被弱化；部分單位沒有將業務指導納入年度檔案工作計劃、納入檔案人員的崗位職責，檔案工作的完整性缺失。

2.檔案業務指導力量薄弱。一是部分單位沒有專職檔案人員，對業務指導投入的時間不足、對檔案資料收集、整理、保管、利用、編研等業務指導標準不清；二是檔案人員更換頻繁，業務指導的連續性出現斷層；三是檔案人員年齡偏大，檔案業務指導精力不足。

二、條塊結合以條為主的檔案業務指導模式可行性依據

1.制度安排的可行性依據。2005 年，國家檔案局《關于煙草行業檔案管理有關問題的復函》中，要求煙草行業將履行行政管理職能的檔案按規定向各級檔案館移交，國家煙草專賣局要求煙草行業年滿15 年履行行政管理職能的檔案應向各級國家檔案館移交，2006 年，國家煙草專賣局印發《煙草行業向國家檔案館移交檔案范圍》。為保證全省煙草檔案完整安全移交，各級局（公司）就必須經常與屬地檔案局合作，將煙草行業對案卷質量的要求與屬地檔案局專業規范指導結合起來，以提高移交檔案的案卷質量，最大限度地延長移交檔案資料的壽命。

2.地域特點的可行性依據。各級局（公司）業務指導工作者如果不了解基層單位所處的地域歷史文化、煙草經濟占比、煙葉種植規模、卷煙消費水平及基層單位的歷史沿革、業務職能所決定的檔案全宗特點，就不可能形成有針對性的指導建議。只有最大限度地聯合屬地檔案管理部門，通過他們熟悉的地域特點、風土人情，特別是氣候特征對檔案保護的要求等，才能形成既符合煙草檔案標準又體現地域特色的指導意見，最大限度地豐富和保護煙草檔案資源。

三、條塊結合以條為主的檔案業務指導模式下的具體作法

1.現場指導。在每年檔案整理期間邀請屬地檔案局專家到各級局（公司）整理現場進行監督指導，特別是對基建檔案、會計檔案、聲像檔案等專門檔案及檔案編研等業務流程和案卷標準進行指導，發現問題及時解決。

2.強化培訓。支持檔案管理人員參加屬地檔案部門舉辦的各類檔案業務培訓班，特別注重以數字化為主要內容的檔案信息化建設的基本技能培訓，為全省系統檔案數字化建設提供支撐。

3.互聯互動。積極參與屬地檔案局組建的檔案業務協作組，通過定期開展的互通、互助、互查及調研活動，促進不同行業、不同領域、不同性質機關之間學習和交流，達到取長補短、相互促進的效果。

4.監督檢查。主動接受屬地檔案局檔案工作質量檢查，通過檢查，一是能夠及時發現和解決各門類、各載體檔案在整理工作中存在的問題。二是能夠及時修正各級局（公司）因不同地域特點所決定的檔案資料歸檔范圍和保管期限，更好地服務符合屬地實際的檔案信息需求。三是能夠有效防止因曾獲“AAA”目標管理認證的單位對檔案工作的重視程度有所減弱，避免一勞永逸現象。

四、條塊結合以條為主的檔案業務指導模式的實踐成效

1.管理制度得以完善。在新的檔案業務指導模式下，屬地檔案管理部門通過每年定期業務指導，及時對過期的檔案管理制度進行廢止、修訂和完善，特別對在信息化條件下，電子文件歸檔及電子檔案管理制度的指導完善，保證了電子檔案的完整與安全。通過制度完善，真正讓制度內容與時俱進、讓制度執行條理順暢、讓制度管理效果顯著。

2.檔案安全得到加強。充分利用省局（公司）“基礎設施建設向基層傾斜”政策優勢，發揮屬地檔案部門熟悉當地氣候特點等優勢，指導市級局（公司）、特別是縣級局（分公司）的檔案保護設施建設，確保檔案庫房及各門類和載體的檔案保護設備配置到位。指導檔案信息安全規范管理，確保全省煙草商業在信息環境下的電子檔案管理的系統安全、數據和數據載體安全，檔案實體安全和信息安全得到加強。

3.檔案業務更加規范。在新的檔案業務指導模式下，全省煙草商業大都成立了綜合檔案室，將以前分散在業務部門的不同門類和載體的檔案，特別是財務、音像、實物及專賣案件檔案實行集中統一管理，檔案的完整性得到了保證；完善各單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定，規范文件材料收集，特別是會議材料、統計報表、重大活動、重大事件等文件材料的收集歸檔業務流程；指導檔案編研工作，“全宗介紹、大事記、組織沿革、基礎數字匯編”等基礎性編研工作實現了“零”突破。

4.檔案信息化步伐加快。 實施數字化轉型戰略，是陜西煙草商業“十四五”時期信息化建設目標。在新的檔案業務指導模式下，全省煙草商業充分利用電子檔案管理系統與辦公自動化及煙草業務系統的無縫銜接優勢，按照文件材料歸檔范圍和保管期限規定，全面進行電子檔案的收集整理；有計劃地對2008 年以前的紙質檔案進行數字化加工，并建立了電子目錄和全文檢索，優化檔案查閱利用，提升檔案利用效率；定期進行電子文件或目錄數據備份工作，探索電子檔案異地保存機制，確保檔案數據絕對安全。

五、制約條塊結合以條為主的檔案業務指導模式優化的因素

1.長效機制尚未建立。雖然各級局（公司）與各級檔案局相關部門制訂了業務指導的具體方式，但雙方尚未在頂層層面建立合作關系，尚未對業務指導的工作原則、人員組成、業務范圍、指導周期、責任權利等形成長效機制，業務指導新模式的實施缺乏剛性規范。

2.信息化手段尚未運用。在業務指導新模式下，雙方運用的指導方式主要還是現場指導、專業培訓、聯合互動、調研檢查等原始手段，業務指導的時效性相對不高，快捷、省時、省力的信息化網絡交流手段尚未運用。

3.支持激勵尚未開通。在業務指導新模式下，合作僅僅是雙方的相關部門，尚未上升到各級局（公司）與各級檔案局層面，雙方合作激勵機制有待進一步建立，合作的空間有待進一步拓寬。

4.隊伍建設尚需加強。各級局（公司）檔案管理人員業務指導意識淡薄及人員力量薄弱已影響到業務指導新模式的進一步優化推廣、影響到檔案信息化建設的基礎，加強檔案人員隊伍建設勢在必行。

六、完善條塊結合以條為主的檔案業務指導模式的對策

1.建立長效機制。全力引導雙方的合作上升到各級局（公司）與各級檔案局層面，在雙方頂層設計下，建立起業務指導新模式的長效機制，在業務指導工作原則、機構人員、業務范圍、指導周期、責任權利等形成制度，為業務指導新模式全面運用提供制度保障。

2.運用信息化手段。在長效合作機制下，各級局（公司）盡可能多地登陸屬地檔案局（館）的門戶網站，利用門戶網站中“信息交流”欄目進行檔案業務知識咨詢；或開通相關業務指導人員微信進行心得交流；或開展檔案教育信息資源下載，獲取檔案工作相關資料或技術規范等鏈接，最大限度地實現資源共享。

3.建立激勵渠道。雙方主管部門定期向本單位領導匯報檔案業務指導的重要性及業務指導新模式取得的成效，最大限度得到全方位支持；雙方可探索每年聯合召開一次業務指導工作交流會，表彰獎勵年度先進單位和個人，以促進工作積極性。

4.加強檔案團隊建設。探索建立全省煙草系統檔案業務指導人員信息庫房，有針對性地開展繼續教育，更新檔案專業理論知識；強化信息化知識學習，提高現代化管理技能；加強業務交流，定期組織學術研討或業務交流活動，為業務指導人員建立信息交流平臺，取長補短，共同進步。