提高基建項目檔案質量的管理方法

文/王小媚

基建項目檔案是工程建設全過程重要信息的記錄載體，在項目管理中具有重要作用。隨著我國城鎮化進程的加快，現代工程項目的規模、數量持續增加，基建管理呈現科學化、多元化的特點，由此產生的基建檔案也越來越多，這對基建項目檔案管理的管理方法提出了新的要求。因此，提高基建項目檔案管理的質量，就成為規范現代工程的施工行為、提升工程效率與質量的重要手段

近年來，隨著我國國民經濟與社會的高速發展，基礎設施建設已經成為政府部門發揮服務職能，構建服務型社會的重要手段。2018 年12月的中央經濟會議提出，加快國家新型基礎設施建設，由此“新基建”的概念被提出。同時，在國家及各地越來越多的基礎設施建設中，工程的規范化、標準化水平不斷提升，形成大量的與基建有關的施工項目資料、技術資料、管理資料、財務資料及竣工驗收等檔案資料，增加了基建項目的檔案管理的難度。同時，在信息技術的支撐下，基建檔案正從傳統的紙質版為主的載體向紙質、聲像及其他電子格式等多元化載體發展，本文以“新基建”為背景，探索提高基建項目檔案管理質量的新思路與新方法。

一、新形勢下基建檔案管理的現狀及問題

（一）“新基建”的概念及特征

傳統的基礎設施建設主要包括交通、郵電、綠化、環保、商業、科教文衛及其他群眾公共生活基礎性設施的建設。隨著社會的發展，國家經濟與社會基礎不斷擴展，如特高壓、公共充電樁、網絡基站、數據中心等以高新科技支撐的基礎設施與服務的建設等豐富了基礎設施建設的內容并形成新時代、新形勢下的基礎設施建設局面，此即為“新基建”。相比傳統的基礎設施建設，“新基建”呈現出高端化、多元化、科研與實踐應用相結合的特征，能夠為全社會提供覆蓋面更廣、更為便捷高效的基礎性服務。

（二）新形勢下基建檔案管理的主要問題

由于新型基礎設施建設的發展速度較快，傳統的基建檔案管理方式已不能滿足需求，相關標準與規范的更新與實施速度較慢，難以與快速發展的基礎設施建設相匹配。因此，在“新基建”背景下，基建檔案的管理呈現出形式多樣、內容復雜、時效性強等特點，同時也產生大量的電子資料，這給當前基建檔案的管理帶來了新的挑戰。“新基建”背景下基建檔案管理的問題主要表現在以下幾個方面：

1.基建檔案收集中存在的問題

基礎設施建設項目多、時間跨度長、涉及的內容多樣且復雜，使得基建檔案的管理與歸檔存在一定的困難。在基建項目中，參建單位多、技術要求多、規范與程序多、施工環節多，基建項目的檔案管理人員的檔案管理知識與能力不足，而且對不同的項目了解不全面，加之在基建前期，檔案資料分散于不同的部門、不同的人員手中，難以在短時間內全部收集齊全，因此不能形成全面、準確的基建檔案。由此導致基建檔案的管理效率低下。同時，許多基建檔案管理人員的變動過于頻繁，檔案管理工作的交接存在阻礙，最終導致基建檔案的檔案收集不齊全，歸檔不全面。

除此之外，在信息技術高速發展的背景下，基建檔案的管理已經在一定程度上實現了信息化管理，在基建過程中產生的大量電子文件的管理給基建檔案管理帶來新的挑戰。但在大多數基建檔案管理中，檔案管理人員往往是將電子檔案打印成紙質版，再以傳統檔案的方式保存，不僅導致資源的浪費，還降低了檔案管理的效率，并且對后續檢索與利用基建檔案帶來一定的難度。

2.基建檔案管理中存在的問題

基建檔案的數量龐大、信息冗雜，載體形式較多，有紙質、聲像、實物、電子文件等，目前多種基建檔案的載體之間沒有緊密的關聯，導致在檔案的整體收集、管理與查詢、利用時要耗費大量的時間。在“新基建”背景下，基建檔案管理涉及的單位、部門、人員、技術等更為多元化，這就要求在基建檔案管理中將不同的機構、人員、技術及制度、程序等有機地結合起來形成統一的基建檔案管理體系，但從目前基建檔案的現狀來看，其中各要素的關聯性不足。

另一方面，在信息技術發展迅速的今天，受傳統基建檔案管理理念的影響，一些基建單位仍然采用傳統的紙質檔案為主。有的基建單位雖然建立了信息化管理平臺，但其中基建檔案管理的信息化模塊的功能不健全、不實用，或者有的基建單位的檔案管理人員的信息化操作水平不足，難以勝任信息檔案管理工作，這些問題導致了基建檔案的信息化、數字化管理難以全面推進。

3.基建檔案的保存與利用中存在的問題

在傳統的基建檔案管理中，紙質檔案的保存環境是以國家規定的保存條件為準。在“新基建”條件下，數字檔案需要信息化檔案管理系統、硬盤、光盤等新型保存載體的支持，傳統的檔案庫房、檔案柜等已經不能滿足當前基建檔案保存的要求。但許多基建單位仍未改進基建檔案的保存空間，信息系統中的電子檔案的分類不明確，檢索模塊不完善，系統的安全性也難以保證。

在基建檔案的開發與利用方面，傳統的基建檔案的利用主要是根據法律法規的要求及基建項目歷史資料溯源的需求將基建檔案作為工程項目的合法合規、監督、竣工驗收、后期投入使用功能與安全保障及追溯的重要資料。而在新的基建檔案管理形勢下，基建檔案不僅是歷史資料，其中所包含的基建相關的知識、經驗等基建領域發展的重要成果，將基建檔案充分利用于基建理念與技術的創新之中，則具有重要的意義。但就目前看來，我國基建檔案的開發與利用明顯不足，檔案資源浪費嚴重。

二、提高基建檔案管理質量的方法

（一）智能化的檔案收集

首先，基建檔案的管理要根據“新基建”的發展而更新理念，并完善相應的工作機制，實現基建檔案的管理與基建活動的同步開展，保證基建檔案的形成、收集過程全面、高效。同時，要根據基建檔案管理的發展對檔案管理人員進行專業性的培訓，注重培訓與實踐相結合，提高基建檔案管理人員的工作素養，將設置檔案管理中多層次、全面性的指標作為基建檔案管理人員的工作績效評價內容，落實嚴格的監督考核，由此保證基建檔案管理工作的專業化、規范化。

其次，在基建檔案的收集中要借助智能化手段，實現基建檔案的在線提交、審核與歸檔、分類，突破基建檔案收集的時間與空間限制，提升檔案收集的效率。還可通過大數據、智能識別、語義辨析等技術手段等對基建檔案進行檔案的審核校對，在檔案收集環節強化檔案質量的控制并提升檔案管理效率。

（二）信息化的檔案管理

基建檔案的信息量巨大，僅僅依靠人工管理不但工作效率低下，還可能出現疏漏甚至是差錯。信息技術的發展與應用為各行業領域業務的開展提供了新的思路與方法。將基建檔案管理納入信息化系統，能夠借助信息技術手段提升基建檔案管理的效率與質量。具體而言，基建單位應當從“新基建”的多元檔案管理出發，建立基建檔案數字化管理體系，并制定體系運行的方法、標準與規范等，同時利用信息系統將基建檔案管理有關各部門、人員聯動起來，建立溝通、協同的基建檔案管理機制。

同時，在基建檔案數字化管理體系中，基建單位要配置有效的人力、設備、技術及制度資源，為基建檔案的信息化管理創造良好的基礎性條件。基建檔案管理系統要定時維護更新，并做好數據的安全保障措施與備份，全面保證電子檔案的安全。

（三）基建檔案的數據保存與資源挖掘

在保證傳統基建檔案管理安全可靠的基礎上，基建單位要積極探索數字檔案管理方法，通過信息系統的開發、技術的創新及制度的創新等手段全面推進基建檔案的數字化管理，通過數字掃描、數字遷移、數字存儲、數字備份、數據檢索等方式全面提升基建檔案管理的質量。基建單位可建立基建行業的知識服務平臺，通過基建檔案的共享與各相關部門及同行業單位合作，深度挖掘基建檔案中的知識與技術，并將知識與技術運用于基建項目的改革之中，使基建檔案發揮對基建工作發展的推進作用，實現更高的價值。基建單位還可通過大數據、“云計算”等技術，建立基建檔案的智能推薦系統，針對不同檔案需求用戶的精準畫像與識別，向其提供有用的基建檔案信息供其參考研究。

綜合上述可見，基礎設施建設已成為國民經濟與社會發展的重要組成部分，新形勢對于基建檔案管理工作而言既是機遇也是挑戰。基建單位必須認識到“新基建”的發展趨勢，認識自身傳統基建檔案管理與“新基建”檔案管理之間的差距，在基建檔案的采集、管理、保存開發及利用中既保障傳統基建檔案管理的有效性，又創新信息化、智能化的基建檔案管理手段，由此促進基建檔案管理質量的全面提升。