高校檔案管理由單軌制向雙軌制轉換的問題與策略

文/福建農林大學綜合檔案室 陳惠瓊

“雙軌制”檔案管理即將紙質檔案與電子檔案結合起來的管理模式，紙質檔案與電子檔案長期并存，雙軌運行。很多高校的檔案管理工作是以傳統的“單軌制”管理模式為主，或有部分采用了“雙軌制”管理模式，但或多或少存在一定的問題。基于現有情況，加強高校檔案管理部門對“雙軌制”管理模式的理解尤為重要。

一、高校檔案管理模式階段性研究進展

傳統的檔案管理模式為紙質檔案單軌制，隨著時間的推移，出現了紙質檔案與電子檔案并存的雙軌制檔案管理模式，未來電子檔案單軌制可能成為主要的檔案管理模式。圖1描述了高校紙質檔案單軌制、雙軌制和電子檔案單軌制管理模式文獻數量隨年份的變化。從整體上看，2006～2021年高校紙質檔案單軌制、雙軌制和電子檔案單軌制的總文獻數量分別為25篇、61篇和322篇，電子檔案單軌制總文獻數量為紙質檔案單軌制和雙軌制總文獻數量的12.88倍和5.28倍。從發展趨勢看，3種檔案管理模式的文獻數量隨年份均呈現增加趨勢。2006～2021年，紙質檔案單軌制和雙軌制的文章數量隨年份增長緩慢，最大文獻數量年均不超過20篇。2014～2017年，電子檔案單軌制的文獻數量呈現出迅速增長趨勢，增長后文獻數量是2010～2013年的2.14倍。

圖1 高校檔案管理模式文獻年度發表趨勢

二、“單軌制”轉向“雙軌制”檔案管理模式的意義

傳統的紙質檔案信息較為安全，不易被篡改，且篡改后極易辨別。紙質檔案一般保存在專門存放檔案的檔案庫房內，不易丟失，這也致使檔案的傳遞利用較為麻煩。紙質檔案對紙張的需求巨大，且管理過程中需要耗費大量的人力物力。隨著時間的推移，紙質檔案可能因檔案庫房潮濕、高溫等因素造成筆跡的變質、擴散。同時，因外部原因導致的火災等問題也可能對紙質檔案的安全產生一定隱患。

電子檔案不需要存放在固定的檔案庫房，一般保存在網絡，可由高校網絡信息中心提供服務器進行存儲。共享性是電子檔案的優勢，可以通過網絡在全國各地對檔案進行查閱、認證，提高了檔案的利用效率和價值。電子檔案不僅可以用文字表達，還可以利用各種圖形（如柱狀圖、條形圖等）和圖片進行統計，其管理更為高效。在查閱過程中，可以對檔案內容進行復制、分類和匯總等，提高檔案管理人員的工作效率。與紙質檔案不同的是，電子檔案可以進行多次備份、下載和打印。然而，電子檔案也存在一定的不穩定性，信息安全得不到保證。網絡病毒等可能影響網絡檔案庫安全，黑客等部分具有專業電腦技能的人可以通過互聯網對檔案內容進行修改且不留下痕跡，無法確定檔案的真實性。

“雙軌制”檔案管理模式能夠結合紙質檔案和電子檔案的優缺點，提高查檔歸檔速率和檔案管理部門的管理效率。方便相關人員隨時查閱與認證，當電子檔案有問題時，可從紙質檔案庫調取對應的紙質檔案與之核對，確保檔案內容的真實性。因此，“雙軌制”檔案管理模式是發展的必然趨勢，紙質檔案與電子檔案互相對應、相輔相成，進而實現對檔案的有效管理與保護。

三、“雙軌制”檔案管理模式可能存在的問題

現階段，網絡的迅速發展為檔案管理模式由“單軌制”向“雙軌制”的轉換提供了有利條件。然而，“雙軌制”檔案管理模式在應用過程中仍可能存在以下問題：

（一）高校領導對檔案數字化的重視程度。在信息數字化時代，網絡的發展尤為迅速，部分高校領導將工作重點放在教學和科研上，忽視了檔案管理對高校運行的重要性，加上個別高校領導思想觀念一時無法轉換，沒有重視檔案信息數字化，不愿投入過多的經費，檔案數字化進程緩慢或檔案信息管理系統過于簡單，可能導致各種問題出現，影響了高校檔案管理工作的高效運轉。

（二）檔案管理系統的安全性。高校的檔案事關高校師生和行政管理人員的未來，需要高度的安全性。由于部分高校檔案管理部門相關人員不重視檔案數字化，未采用較為先進的技術，檔案信息管理系統的安全性得不到保證。同時，部分高校的辦公用房空間緊張，對電子設備庫的管理較為隨意，也可能出現潮濕、火災等各種安全問題。

（三）檔案管理人員的專業性。檔案管理人員對紙質檔案的管理程序較為成熟，但對互聯網信息技術的學習及應用能力較弱，因此檔案管理人員需要一定的時間來適應檔案管理模式的轉變，這就需要一批高素質管理人員作為保證。部分高校的檔案管理人力資源體系不完整，缺乏高素質的檔案管理人才。

（四）檔案管理制度的完整性。部分高校缺乏完整的檔案數字化管理與傳統檔案管理的對接體系與制度，導致高校相關人員可能在檔案管理過程中找不到對應的執行標準和章程，或僅根據上級相關文件通知進行操作，沒有結合高校實際制訂相關的業務規范及工作制度。

四、高校“雙軌制”檔案管理模式的建議

高校實行“雙軌制”檔案管理模式初期可能存在各種各樣的問題，筆者對此提出以下幾點建議：

（一）提高高校領導的重視度。高校領導要上下一心，重視檔案管理部門的工作。可以通過開展相關業務培訓，改變傳統管理模式觀念，深入學習改革開放和實踐科學發展觀，緊跟信息時代的步伐。校方各部門相互配合，加大經費投入，提高檔案管理效率。

（二）確保檔案管理系統的安全性。高校必須保證檔案的安全性。在安全與管理等各方面需求的刺激下，各種管理系統應運而生，高校領導應加大檔案管理系統的經費投入，構建檔案信息管理安全平臺，應用先進互聯網技術，確保電子檔案內容不易被篡改，做到“預防為主，防治結合”，保證各門類檔案的隱私性和真實性。建立檔案管理數據庫，按照統一格式將紙質檔案和電子文檔錄入數據庫，做好備份，并不斷更新和完善。

（三）組成高素質檔案管理人才隊伍。高素質人才能夠滿足檔案管理部門的工作需求，加快檔案數字化進程。當前，培訓檔案管理人員、發掘本校專業人才及人才引進是組成高素質管理人才隊伍的主要途徑。可通過開展檔案管理技術部門培訓班和檔案管理專業人士巡回講座等方式擴大當前檔案管理人員的知識面，提高專業技術水平和創新能力。部分高校檔案管理部門現有人員思想轉變較慢，信息接受能力較弱，可從本校其他部門發掘對檔案管理感興趣的人員加入檔案管理人才隊伍中，讓真正適合的人負責檔案管理工作。人才引進是組成高素質管理人才隊伍最為直接的方式，大學生可塑性強，年輕氣盛，因此可選擇檔案管理專業的應屆畢業生，培訓后直接上崗，補充到檔案管理隊伍中。

（四）完善檔案管理制度和管理體系。規章制度使檔案管理人員的工作更加規范化。高校應結合自身實際，健全檔案管理制度，做好“單軌制”向“雙軌制”業務流程轉換的對接工作。管理人員不僅要對以往紙質檔案全部錄入，還要明確各個職位的職責，促進檔案數字化有效推進，確保檔案內容輸入及時、準確、規范，以保證電子檔案內容的準確性、完整性和真實性。

五、結語

新時期互聯網技術的迅速發展不僅促進了教育事業的發展，對高校檔案管理工作也指明了新的方向。檔案管理模式的轉換不是一蹴而就，高校領導應重視“雙軌制”檔案管理模式的實施，循序漸進，整合各處優勢資源，逐步完善相關內容，從而提高檔案管理部門的工作效率和服務水平。