基于信息生態視角的高校檔案管理人員信息素養研究

文·田媛

隨著社會的進步和科學技術的飛速發展，生態學的思維方式席卷各行各業，檔案行業也不例外。研究者們對檔案工作的信息生態系統的構建提出了多種觀點和理論，檔案管理人員的觀念也較從前有了巨大改變，信息處理能力得到顯著增強，信息倫理意識也不斷提升，信息生態理論推動了檔案服務的不斷發展，也對檔案服務的理念和方式提出新的定位。高校檔案工作作為檔案文化事業的一個具體分支，檔案管理人員的知識水平、專業素養和道德品質會直接導致高校數字檔案館建設的進度和信息生態系統的構建，因此，必須大力提升檔案工作能力和服務能力。本文引入信息生態理論，結合高校數字檔案館信息生態系統的構建，探討如何進一步提升高校檔案管理人員素養水平，對高校檔案工作實現“互聯網+檔案”的戰略目標有重要意義。

一、信息生態理論與高校數字檔案建設

隨著目前檔案信息化水平的飛速發展，檔案信息的傳播方式和效果都發生了巨大的變化，社會的發展推動著數字檔案的建設，特別是在高校數字檔案館建設的形勢下，檔案信息的數字化和網絡化為檔案信息使用者帶來了更多的便利。生態系統強調的是生物與環境的整體性和不可分割性，主要強調生態系統內部生物與非生物在功能上的統一。信息生態系統包括主體、客體和環境等要素，是生態學和信息科學的結合，主要強調人、環境和信息三個信息因子的整體性、不可分割性和可持續發展性，其中主體要素指的是與檔案活動相關的個人或組織，客體要素指的是檔案信息資源本身，環境要素指的是與人類檔案活動有關的一切自然、社會因素的總和。結合信息生態的視角和理論，把高校檔案管理人員作為主體，不斷提升其信息素養，可以直接地影響著信息傳播的效果，促進檔案信息生態系統的和諧發展，提升檔案服務的品質。在當前高校數字檔案館建設的過程中，如果從信息生態的角度，從信息、信息技術、信息環境和信息人和諧發展的角度，去研究和剖析檔案管理人員的信息素養，可以改善和提高服務質量，幫助解決數字檔案館建設過程中信息資源開發利用遇到的問題。

二、信息生態視角下的高校檔案管理人員信息素養要求

（一）開放、交流與傳播的人本服務意識

高速發展的信息化時代中，檔案資源作為重要的信息資源如何在海量的信息中得以保存，取決于檔案管理人員的檔案服務意識。在高校數字檔案館建設的趨勢下，以服務對象為中心的服務模式已經開始成為共識和努力的方向，特別是在高校檔案收集和整理過程中，隨著年限的不斷積累，服務模式的優劣會直接影響師生的效率和滿意度。首先，信息生態環境下的檔案信息資源的來源和利用普遍具有開放性，除了電子檔案收集與傳統檔案的數字化外，還有通過互聯網收集起來的網絡信息資源，這就需要檔案管理人員具備開放的信息收集意識，積極與其他高校和社會檔案機構進行人員、技術、信息等方面的交互和利用，促進信息共享和傳播。其次，高校檔案管理人員應該以人為本，以服務師生為本，通過數據庫等信息化的應用手段，對各年度學校發展資料和師生日常資料進行分析比較，提供個性化服務，在滿足基本檔案信息需求的基礎上，提供更加豐富的服務，變被動為主動，通過多種信息資源和信息技術的整合，為學校的發展和目標制定提供數據的支持。

（二）敏銳、安全的信息道德倫理意識

作為信息生態系統中重要的組成部分，道德倫理意識關系到信息素養發展的正確方向， “互聯網+”時代，信息的傳播速度越來越快，信息技術的發展速度已經超越人們的想象，信息傳播媒體的多樣性和自主性使信息在傳播過程中被賦予了更多的主觀性，各種侵犯知識產權和隱私的行為和手段越來越多，特別是在高校檔案信息中涉及大量學生個人的信息資料，作為最容易接觸這些信息的人員，在獲取、開發和傳播檔案信息的過程中，在利用信息技術的同時要嚴格遵守與信息和信息技術相關的符合倫理道德的行為，具備敏銳的觀察力和感受力，不按照個人喜好來進行檔案信息的篩選和利用，形成正確的信息獲取意識和信息傳播意識以及信息安全意識，自覺地用道德來約束自己，不篡改信息，保護他人隱私，不侵犯他人的合法權益，遵守與信息和信息技術相關的符合倫理道德的行為，養成良好的檔案信息行為習慣。

（三）信息獲取和加工提煉的專業技術水平

檔案管理具有強烈的時代性，在目前的大數據時代，檔案信息的傳播形式更加多樣化，特別是計算機應用技術的普及，大量電子文件成為高校檔案信息的主要記錄和傳播形式，面對大量的電子資料，在什么時候需要什么樣的信息，如何更廣泛地獲取信息，如何去甄別和評價利用信息就成為檔案管理人員所需要具備的基本工作能力。一方面，檔案管理人員需要具備對檔案信息的搜集、分析理解的能力，信息獲取和開發能力。通過對信息進行篩選和分類，對信息的真實性和準確性進行精準判斷，能夠準確無誤地識別、理解掌握的信息的價值，對其進行分析評價，把握所獲信息在現實和將來對檔案工作產生的影響。另一方面需要檔案管理人員具備一定的信息處理能力，對收集到的信息能夠進行深入加工和開發、傳輸和存貯、調閱和吸收，全面推進和實現傳統的檔案史料管理范式、實體管理范式向信息管理范式、知識管理范式轉變，方便后期的開發、利用和傳播信息的結果。

三、高校檔案管理人員信息素養現狀

高校檔案管理人員的服務理念、知識結構和管理水平都是影響檔案信息化發展和服務質量的關鍵因素之一。目前，很多高校的檔案管理人員相對邊緣和獨立，基本信息素養無法與社會信息化的發展相匹配，也無法與學校行政工作的信息化水平相一致，人員年齡偏大和學歷結構偏低，信息意識淡薄、新技術的運用較為欠缺等諸多問題，影響和制約了高校數字化檔案館信息生態系統的構建。具體而言，高校檔案工作者的信息素養一般存在以下幾方面的問題：一是高校檔案管理人員梯隊結構不合理，對數字檔案建設的重要性認識不足。受目前高校人才引進政策的限制，高水平、專業化的檔案專職管理人員引進困難，年齡結構偏大，無法形成合理的人才梯隊，大部分的檔案管理人員仍然習慣于常規收集與保管的立案歸檔方式，缺乏對信息技術在檔案整理過程中價值和優勢的了解，不愿意接受新事物，缺乏信息生態的整體認識，檔案價值無法得到利用最大化。二是專業化水平不高，知識結構不完善，新技術手段的運用技能缺乏。信息素養是與科學文化素養緊密相連的，大數據背景下的高校檔案管理人員要想更好地開發和利用信息，就需要具備良好的計算機操作水平、英語水平和網絡運用等方面的技能，但目前檔案人員的信息化能力運用不強，僅限于簡單的計算機操作，缺乏整體性的信息開發應用意識和能力，影響了檔案信息的傳播、利用和開發效果。

四、提高高校檔案管理人員信息素養的對策

（一）加強檔案用戶需求的目標管理意識

檔案管理人員在檔案管理活動中起著至關重要的作用，要進一步轉變檔案工作者的服務理念，構建健全的目標責任制度和崗位職責規范，確保管理人員對工作崗位的職責和發展有一個明確的定位和規劃。信息生態系統中的數字信息資源強調的是充分利用和發揮檔案價值，這就需要檔案管理人員走出檔案館，結合學校的發展和規劃，結合學校信息化建設和校園網建設，結合自己的實際工作，整合現有的信息，提出一個周期的檔案信息化工作目標并努力完成，達到更好地服務師生、服務學校的目的。同時，要制定相應的完善的目標責任制的考核制度，對制定的檔案管理目標進行考核，讓工作人員在檔案管理的信息化過程中更投入，提高檔案管理信息化水平和質量，充分發揮數字檔案的作用。

（二）構建良好的檔案信息環境

良好的檔案信息素養需要在特定的環境中才能得到完善和培養，非網絡化和信息化的傳統檔案管理環境無法培養出好的檔案管理人員。對高校來說，一是學校的管理層應轉變觀念，充分認識到提高檔案管理人員信息素養的重大意義，大力倡導信息化手段在檔案管理中的運用，營造濃厚的提高信息素養的氛圍。二是按照學校發展的目標和實際，統籌規劃，提出符合實際的檔案信息化實施方案，充分利用已有的軟硬件條件，加大投入，提供必需的物資、器材、場地和技術支持。三是要進一步完善和落實規章制度。不斷培養和優化合理的檔案專職管理人員隊伍，加強信息技術人才引進，做好現有人員培訓，形成年齡結構、學歷層次合理的檔案管理隊伍。

（三）提高檔案管理人員的專業化水平

傳統的檔案信息的制造速度已經完全跟不上高速的信息傳播和利用，這就需要檔案工作者學習在新的科學技術條件下對信息的高速準確的查找、評價、利用和傳播的新技能。一方面，高校檔案管理人員必須具備信息安全的憂患意識，在數字檔案管理和利用的過程中，進一步關注網絡平臺下的數據信息的安全性和保密性，避免丟失或遺漏。另一方面，信息素養作為信息時代的一種認知技能，具有很強的實踐應用性。隨著越來越多的新技術和新設備開始應用于檔案工作的各個方面，檔案管理人員必須具備熟練掌握現代化管理設備和基本軟件的操作能力，充分利用現代化管理手段，提高數據的獲取、分析和加工處理能力，使信息在獲取、存儲和傳播的過程中更加準確、實用、方便、快捷。

（四）進一步完善檔案信息服務考核和反饋體系

高校檔案管理工作具有周期性和重復性的特點，對檔案管理人員來說，從信息化目標的制定、意識的養成、檔案信息的收集利用再到目標的完成是一個周而復始的過程，信息生態系統是一個動態的信息循環，因此，高校檔案管理人員信息素養的提升可以通過搭建服務評價體系來優化和改善。一方面可以結合學校各年度的干部考核、配合以調查問卷等形式，對高校檔案管理人員的信息化工作的成效和服務進行評價和有針對性地考核，通過分析考核結果和反饋的數據，了解檔案管理人員在信息資源開發利用中存在的不足，不斷完善資源的開發利用程度。要對考核和反饋結果及時通報，幫助沒有完成目標和服務評價等級較低的人員找出資源開發中的不足，了解檔案用戶對信息的需求，針對下一個檔案信息工作目標的制定提出有針對性的改善意見和建議，不斷提高信息化工作能力和績效，加強檔案信息資源的開發，經過幾個周期的運行和提升來達到良性循環的目的。

在倡導信息生態系統建立的今天，通過信息生態理論視角，進一步提高高校檔案管理人員的信息素養，提高檔案信息的管理和傳播效率，充分發揮檔案部門的職能作用，在保證信息的安全與保密條件下，將檔案信息最大化的利用和傳播，是提高檔案的管理和利用效率，促進高校檔案管理工作和檔案事業可持續發展的重要保證。

（作者單位：山東建筑大學）