高校人事檔案管理信息化建設

鄭璐純

信息化時代下，管理信息化是人事檔案管理的必由之路，是新時代人事檔案事業發展的必然趨勢。人事檔案管理在高校的教育管理工作中占據著舉足輕重的地位。實現人事檔案管理的信息化不僅是對高校行政工作提出的新要求，也是信息化時代背景下實現高校辦公自動化的一個關鍵環節。推進高校人事檔案管理信息化進程，符合檔案管理科學化、現代化的發展趨勢，對于改善人事檔案管理，提高工作效率具有重要的現實意義。

高校人事檔案管理的建設與發展

高校人事檔案

人事檔案是組織、人事等部門在人事管理活動中形成的，是為組織和人事工作服務的。其能夠真實地反映出相關人員的個人能力以及工作表現，常用于記錄個人工作經歷、考核評價等。高校人事檔案囊括了全體教職工的個人履歷、學歷情況、教學經驗、科研成果等信息。高校管理者可以通過瀏覽人事檔案獲悉教職工的綜合業務水平，以此作為后續人才選拔以及教學工作安排的參考依據。

高校人事檔案的發展

高校人事檔案是組織對相關職工進行任職考核的重要依據。高校人事檔案管理是否與時俱進，關系著高校教學工作是否能有序開展。

中華人民共和國成立之初，由于尚未制定相關的管理制度，高校的檔案管理一度陷入困境，甚至丟失了不少珍貴的資料。從20世紀90年代開始，各大高校在檔案管理方面的工作成效已經有了質的飛躍，尤其是在人事檔案管理方面，從分散化走向了集中化，從清一色的紙質檔案管理到如今紙質、電子檔案管理并存發展。在信息化時代背景下，高校人事檔案管理的模式受到互聯網信息技術的影響，并以“服務網絡化，管理高效化”為管理目標，為高校人事檔案管理從傳統紙質管理模式向數字化管理模型的轉型打下了堅實基礎。

高校人事檔案管理信息化建設的重要價值

理論價值

在信息大爆炸背景下，世界已經進入了知識經濟時代。作為知識信息的聚集地，高校源源不斷培養的大批優秀人才是知識經濟重要的人力資源。因此，推進各大高校人力資源管理的創新發展，是我國實現社會信息化的有效途徑[ 1 ]。

隨著課程改革的持續深入，國內各大高校的教學管理模式發生了翻天覆地的變化，高校的人事檔案管理工作急需找到一種更加高效的管理方式，推動人事檔案數據的統一規范化，從而促進高校人力資源信息的有效共享，更好地處理日益劇增的人事檔案信息。

由此可見，加強人事檔案管理信息化建設工作，是知識經濟時代賦予各大高校管理者的重任。

實踐價值

1.有利于對人事檔案實行量化分析

高校在開展人事檔案管理工作中采用先進的信息化技術，不僅有利于穩步推進高校人事檔案信息化進程，還可以增強檔案管理工作人員的信息化管理意識，有效提高其工作效率，以及加快高校人事檔案信息更新速度，有效提高人事檔案管理系統的完整性。

此外，由于人事檔案管理是一項復雜繁重的工作，且具有很多不確定性，這要求檔案管理工作人員在日常記錄人事檔案信息時，必須確保所錄入的信息是準確無誤的，同時還要保證其具有時效性[ 2 ]。通過互聯網信息平臺，高校檔案管理工作人員能夠快速準確地完成對教職工學歷、崗位、薪酬、科研績效、培訓經歷等基礎信息的采集工作，并在第一時間對相關的人事檔案信息進行量化分析，為高校最大限度挖掘人力資源的價值，以及為高校實施人事變動決策提供有力依據。

2.健全人事檔案管理機制

信息化時代下，我國高校的教學任務與教學目標發生了變化，這要求高校人事檔案管理工作必須與時俱進，作出相應的改變。長期以來，國內高校在加強師資隊伍建設方面通常采用引進人才的方式，然而人才調動的過程過于煩瑣，在辦理手續期間容易出現紙質檔案丟失、歸檔不及時等問題，破壞人事檔案的完整性，降低檔案資料的可利用率。

加強高校人事檔案信息化建設，則能夠有效避免傳統紙質檔案存在的問題。通過建立完善的人事檔案管理信息化制度，加強人事檔案管理工作的標準化及規范化建設，按部就班地開展紙質版檔案數字化工作，將其錄入、保存到檔案管理系統。如此便能夠大大降低主觀因素給人事檔案管理帶來的消極影響，同時還可以避免傳統紙質檔案管理中可能出現的各種問題，有效提升高校人事檔案管理工作的效率。

3.提高流動人才的管理效率

近十年來，隨著國家財政對高等院校資金支持力度的加大，各大高校進入了高速發展階段，辦學招生的規模也越來越大，高校與高校之間、高校與企業單位之間的交流互動越來越頻繁。與此同時，每年都有大批畢業生走出校門，走向社會，這些人才的流動涉及大量人事檔案的調出、轉移等工作，在這個過程當中，或多或少都會出現檔案信息失真、材料數據丟失等問題，給后續的人事檔案管理帶來了諸多不便[ 3 ]。

高校檔案管理工作人員可以在人事檔案管理信息化建設過程中建立一個關于流動人才的信息平臺，實現對流動人才數據的傳送、接收、處理等一體化操作，促進高校與高校、高校與企業之間的人事檔案共享，充分發揮高校人事檔案對流動人才管理的作用，有效減少人事檔案在流動過程中出現的問題。

4.提高高校教育、科研水平

現階段，高校肩負著人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承創新、國際交流合作的重要使命。其中最有力的措施，就是打造一支實力過硬的師資隊伍。而人事檔案管理水平對師資隊伍的建設有著重大影響。

從目前的情況來看，國內部分高校積極投入人事檔案管理信息化工作中，并取得了一定成效。在信息技術不斷發展的當下，檔案管理信息化建設的效果也愈加顯著。依托大數據、云計算、物聯網等技術，對人事檔案中教學、科研、培訓等信息數據進行整合，并構建信息鏈，為高校優化師資隊伍，提高教學水平，鞏固科研成果提供有力的決策憑證。

5.保障人事檔案安全可靠

高校檔案管理工作人員在開展人事檔案管理工作的過程中，要確保檔案的完整性和安全性。從安全性方面來說，通過高校人事檔案管理平臺，高校檔案管理工作人員會根據不同的職能，賦予教職工不同的查檔權限，對于哪些內容可以查看，哪些內容應當屏蔽，制定了一套嚴格的制度，以更好地保障人事檔案信息的安全性[ 4 ]。高校通過構建風險防范體系，制訂有針對性的應急預案，能夠有效地保障人事檔案的安全性。

加強高校人事檔案管理信息化建設的有效途徑

加大對信息技術的宣傳力度，樹立信息化管理的意識

信息大爆炸時代下，高校必須樹立信息化管理的意識，將信息技術融入高校管理的方方面面。

具體而言，高校要充分發揮信息技術在人事檔案管理中的巨大作用，加大對信息技術的宣傳力度。例如，聘請信息技術方面的專家定期到高校召開信息化建設專題座談會，組織相關檔案管理工作人員進行交流學習，逐漸擴大信息化建設在高校校園內的影響力，為加強高校人事檔案管理的信息化建設營造濃厚的氛圍，將最新的檔案管理信息化技術融入工作人員的日常工作中，幫助相關檔案管理工作人員樹立先進工作理念，不斷提高其檔案管理信息化技能，為高校的人才引進和科研教學工作奠定堅實的基礎。

建立高校人事檔案管理平臺

要想提高高校人事檔案管理信息化建設的實效性，就需要將教職工的工作經歷、階段性科研成果等資料信息收集起來，構建涵蓋全體教職工檔案信息的數據庫，建立一個功能完善、操作便捷的管理平臺[ 5 ]。

除此之外，還可以根據不同院系對人力資源管理的具體要求，開發個性化的人事檔案管理功能，根據相關分類標準，對已經建立的檔案信息數據庫進行整理和更新，以更好地實現各個院系之間人事檔案信息數據的對接。這就要求高校必須制定一套動態更新機制，將各個院系教職工的工作動態錄入人事檔案信息數據庫，充分借助大數據等信息技術，對人事數據進行準確的分析，為高校人才招聘、人力編排提供依據。人事檔案管理平臺的建設能夠彌補傳統紙質檔案管理的不足，工作人員對紙質檔案進行掃描，將其轉變為電子檔案，并采取統一標準的命名形式對其進行分類歸檔，在后期查詢調取相關信息時，只需要在人事檔案管理平臺輸入關鍵詞，便能快速查找到，從而將被動管理方式轉變為主動管理方式。

值得注意的是，在人事檔案管理模式轉型期間，相關工作人員要仔細核對人事檔案的內容，確保在開展檔案管理信息化建設的過程中，避免損毀或遺漏檔案等問題的出現，推動人事檔案管理信息化建設的順利開展。

完善基礎設施，加強師資隊伍建設

要想在人事檔案管理信息化建設上取得顯著成效，高校必須加大對其的資金投入，完善配套的計算機、掃描儀、信息化管理平臺等軟硬件基礎設施，不斷拓展檔案管理平臺的相關功能。

一方面，高校需要重點培養一批具備信息技術知識的人才，成立專門的檔案信息化研發小組，研究制訂關于解決日益增加的人事檔案管理工作量的方案，優化人力資源結構，以更好地適應高校的發展。

另一方面，高校要針對檔案管理工作人員定期開展信息化技術培訓工作，增強其利用計算機開展日常檔案管理工作的意識與能力，打造一支信息化檔案管理人才隊伍。鑒于傳統的紙質檔案所記載的人員資料信息十分有限，無法為人才的考核提供有力的參考依據。因此，應將人事檔案管理信息化建設作為契機，不斷夯實高校行政管理信息化工作基礎，充分發揮信息技術人才在人事檔案管理中的作用，為人才的選拔、任用提供有力依據。

除此之外，高校還應當增設科技創新及科研成果的檔案欄目，將人才價值最大化。通過加強培養專業化的檔案管理人才，不斷提高各個院系的協作能力，提高高校人事檔案管理效率，滿足不同院系對人才的多元化需求。

增強高校人事檔案管理平臺的安全性

高校在開展人事檔案管理信息化建設的過程中，應立足于實際情況，建立一套相應的管理制度，嚴格約束檔案管理工作人員的操作行為，對其工作職責作出明確規定，確保傳統紙質檔案的安全。例如，使用管理人員刷臉登錄等安全認證的方式，增強人事檔案管理平臺的安全性，嚴格按照規定的審批程序進行檔案的查閱和修改，堅決杜絕非法查閱、修改人事檔案的行為；還可以開發記錄訪客信息的臺賬功能，對檔案的查閱記錄進行動態監控，一旦發現異常，可以及時發出警報，從而避免檔案資料泄露問題的發生，進一步增強人事檔案管理平臺的安全性。高校人事檔案一般分為高校教職工檔案和高校學生檔案兩部分。其中，由于高校學生檔案流動性較強，傳統的管理模式復雜且煩瑣，難以滿足日益增長的需求，且容易出現遺漏和丟失的情況。而開展人事檔案管理信息化建設，則可以有效解決這些問題，進一步提高檔案工作的效率。但同時也應注意，人事檔案管理平臺還存在諸多不穩定因素，例如網絡安全問題等，這要求高校必須建立和完善檔案信息安全保障體系，充分運用相關技術手段，為高校人事檔案管理信息化建設創造一個良好的運行環境。

只有不斷增強人事檔案管理平臺的安全性，高校人事檔案管理才能從傳統的紙質模式轉變為信息化模式，有效地發揮出其應有的作用，深入挖掘高校人力資源的潛在價值，為高校引進人才貢獻力量[ 6 ]。

結束語

從國內高校人事檔案管理的歷史變遷中可以看出，檔案管理信息化建設是檔案管理的發展趨勢，也是知識時代對高校提出的新要求。因此，高校必須緊跟信息時代的步伐，不斷提升信息化管理意識與能力，通過搭建人事檔案管理平臺，維護人事檔案管理平臺安全等手段，優化高校人力資源管理工作。

（作者單位：貴陽學院）

[1]姜長武.關于高校人事檔案管理信息化建設的思考[J].教育研究，2021，4（05）：93-94.

[2]陳晨.大數據時代高校人事檔案管理的信息化建設研究[J].活力，2022（05）：169-171.

[3]關晶.高校人事檔案信息化建設與管理面臨的問題及解決方案[J].蘭臺內外，2022（05）：1-3.

[4]辛克盛，王永紅.人力資源管理視角下的高校人事檔案信息化建設[J].辦公室業務，2021（10）：107-108.

[5]張慧玉.人力資源管理視角下的高校人事檔案信息化建設[J].數字通信世界，2020（05）：275.

[6]尚紅玉.高校人事檔案管理信息化建設的價值、困境及路徑[J].中國民族博覽，2020（12）：249-250.