高校財務機器人的應用研究

張海玲

一、傳統高校財務工作面臨的問題

（一）財務人員工作量和難度增加

自2019 年1 月1 日起，政府會計準則制度在全國各級各類行政事業單位全面施行。高校一改之前的核算模式，實行雙分錄核算，其特征之一就是預算分錄與財務分錄并軌，要求財務人員具有一定的專業判斷能力，同時也增大了財務核算的工作量。

隨著電子票據的全面推行，各類票據的種類與數量激增，如電子普通發票、電子增值稅發票等。財務人員必須花費更多時間反復核驗，以防電子票據重復或虛假，其工作難度增大，效率降低。[1]

（二）高校業務量連年遞增

隨著高校的不斷發展，財務業務量連年攀升。吉林省某高校在校學生約2 萬人，教職工約1 500 人，2019年錄入會計憑證12 500筆，決算報表支出金額約4.0億；2022年，僅僅經過4年的時間，錄入會計憑證增加至16 800 筆，決算報表支出金額約7.8 億，憑證量增加了34.4%，支出數目增加了約59.2%。隨著資金支出體系的增大，財務工作量隨之增加，而會計制單人員并無增加，其工作強度與工作壓力因此增大。

（三）報銷業務效率低

吉林省某高校采取投遞式報賬制度，教職工將填好的報銷單據投入財務處指定信箱內，財務處定期將其取出，進行分配、制單、復核、審批、付款，該流轉過程少則2～3 天，多則5 ～7 天。對于急需辦理的報銷業務來說，時間較長、效率較低，師生對財務處工作滿意度不高。[2]

二、高校應用財務機器人的優勢

（一）實現數據互通，加強財務管控

隨著機器人流程自動化（Robotic Process Automation）在財務領域的滲透應用，高校財務工作人員可以利用智能財務平臺將各個業務模塊打通，實現不同業務之間的高度結合。同時，財務數據的聯查、追溯功能為高校做出財務決策提供了事前預判、事中控制及事后復盤功能，加強了高校財務管控力度。財務機器人能夠輔助高校開展預算管理，如基于歷史數據、預算計劃等對各部門預算進行自動測算，監測實際開支與預算之間的差額并進行簡單的財務分析，也可輔助高校進行數據分析，如基于財務數據分析高校財務狀況并制訂相關財務策略等。

（二）提高財務工作效率

財務機器人打破了傳統的報銷模式，教職工利用網上報銷功能模塊即可足不出戶地完成報銷工作，節約了時間成本。財務機器人利用智能互聯、自動化處理系統能夠24小時持續運行，其操作流程清晰、誤差量小的優勢優化了作業時間，提高了業務處理效率。財務會計審核、錄入一筆普通憑證至少需要4～6分鐘，而財務機器人卻能在30秒內準確完成，工作效率大幅提高。在學費管理方面，財務機器人能夠自動辦理學費的繳納與退費，減少了人工操作，提高了工作效率。

（三）提升會計信息質量

對財務機器人輸入一定的程序，它就會根據業務流程對其進行自動規范化處理，最大限度地避免了人為錯誤和舞弊，彌補了會計人員因主觀做出錯誤判斷而導致的會計信息失真的缺點，比如，財務機器人能夠自動管理高校資產，包括采購、維護和報廢，規避了人工操作產生的誤差。利用二維碼的唯一性，財務機器人能夠自動識別電子票據的真偽，自動生成財務報銷單，啟動下一步審批程序。

（四）減輕財務人員工作壓力

財務機器人是一種智能工具，它能根據聲、圖、文等信息迅速分辨和抽取財務信息，在較短時間內對海量財務數據進行錄入、總結等簡單的賬務處理。高校財務基礎報銷業務量大、重復性強，財務機器人可以解決高校財務處在報銷方面人力不足的實際困難，幫助財務人員擺脫簡單、機械的重復勞動，讓節省下來的人力進行后臺財務管理工作，完成了從核算會計到管理會計的轉變，工作重心也從之前的報賬、記賬、制作財務報表等逐步轉移到預算統籌、資產管理、成本績效分析等工作當中。

三、高校應用財務機器人的過程和需注意的問題

（一）高校應用財務機器人的過程

1. 籌備。財務機器人以RPA 技術為基礎，RPA 工具在PC 端桌面經過適當擴展及業務持續性設置后運行，其良好運轉需要穩定的網絡環境。另外，網絡連接速度、頁面和文件打開速度等也會對其造成一定影響。具體建立時，還要有一套完整的RPA異常處理機制，能夠快速查找到程序運行錯誤的根本原因，讓財務機器人高速度、高質量地運行。

2. 業務梳理。為保障RPA 系統的順暢使用及后期的精準維護，財務處需挑選組織人員跟進此項工作，必要時建立一整套規范和標準。在系統運行時，將這些標準執行到每項任務當中，盡量提高其執行效率和質量。各高校可以根據自身財務管理的現實條件，制定適合自身的RPA系統。[3]

3.信息搜集與反饋。高校財務處緊跟國家財經政策的變化，圍繞高校整體發展的戰略目標，提高資金使用效率，因此，財務機器人根據變化的信息持續更新搜集范圍，利用系統的整體運行反饋數據，不斷完善功能，以提高師生滿意度為基準，真正意義上實現智能化。與此同時，跟蹤搜集信息的系統管理員應在師生范圍內充分調研，將業務流程梳理清晰，利用財務機器人高效率的特點，及時為師生解決問題。

4. 確定流程。一是線上申報流程。用戶可分為教職工和學生兩類，師生根據其身份選擇登錄，辦事人員可在任何時間、地點處理事務。OA系統或微信公眾號實時推送信息或事務處理進程；線上財務機器人全天候自動服務，全平臺極大延長高校財務工作時間；有關領導簽章、校領導審批申請等事宜均可在線預約，系統自動推送有關預約事宜至申請人手機。二是財務報賬流程。以師生費用報銷流程為例（如圖1），財務報賬流程大致為網上預約—預約單據投遞—財務機器人掃描—生成記賬憑證—反饋給經辦人。財務處通過網報系統收集師生投遞的報銷預約單；財務機器人采用內置OCR 技術智能識別并形成數據，再通過數據集合及匹配對其自動化歸納整理，并由自動化系統分析審核數據的合理性；審核無誤后，核算發票等原始單據，并按照最新政府會計準則制度生成雙分錄。對于審核不合格的預約單據，財務機器人將第一時間反饋總結并將預約單退回至經辦人處。[4]

圖1 費用報銷流程圖

（二）應用財務機器人需注意的問題

1. 人員培訓。財務機器人運用的財務相關業務模塊較多，包括預算管理、資金管理、報銷管理、收費管理、內控管理、存貨管理和績效管理。高校財務部門需要在校內大范圍宣傳，使學校師生都能了解相關財務制度，有條件的還可以組織相關人員培訓。

2.內部溝通。財務機器人的引進與應用，離不開校內各行政部門與教學單位之間的高效配合。為了有效利用各模塊，財務處需開展一系列組織結構調整與制度建設工作，做好事先溝通，加強彼此信任，推動財務機器人成功應用。

3.警惕信息泄露。財務機器人在業務處理過程中所存儲的數據均為電子信息，若遭受系統病毒的攻擊，各種數據便可能發生大面積泄露，威脅財務信息的保密性。因此，應為財務機器人建立相關防護措施，謹防信息泄露。

4.避免過度依賴。高校財務工作人員不能一味地依賴財務機器人，而要培養其較強的業務能力以解決各種特殊問題。財務機器人無法取代有著寶貴職業經驗的財務工作人員，一些細微、繁瑣的財務工作仍然需要財務人員自己完成。

在新時代新形勢下，高校要不斷創新，做出與時代相適應的優化改革方案，形成良性循環，將管理機制、團隊建設、制度程序有機融合。教育部科技發展中心主任李志民在“雙一流建設應緊跟時代步伐”主題報告中提出，一流大學與一流學科建設必須緊跟時代步伐，抓住時機發展科技校園，改變傳統高校管理模式，雙一流大學不能只有虛名，只有不斷更新設備、引進新科技、新管理理念，才能摒棄陳舊的教育觀念，與世界高水平大學接軌。財務機器人不僅將帶來財務工作的變革，還會改變相關專業的教育。高校師生在體驗高科技帶來高效率的同時，也能夠較好地適應社會發展，激發其在科技創新方面的潛能。[5]