上市公司“三會”運(yùn)作的三重境界

黃謙

依據(jù)謹(jǐn)慎性原則還是堅持效率優(yōu)先導(dǎo)向，會導(dǎo)致同一項交易適用不同的條款最終履行不同的決策程序。因此，公司在具體規(guī)則的適用中應(yīng)在合法合規(guī)的前提下善用“自由裁量權(quán)”

“三會”運(yùn)作是現(xiàn)代企業(yè)制度的表現(xiàn)形式，也是公司法人治理結(jié)構(gòu)有效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要載體，主要包括股東（大）會、董事會和監(jiān)事會?！叭龝北砻嫔祥_的是會議，實(shí)際上是公司各法人治理主體規(guī)范行使自身權(quán)力并達(dá)成合法決議的過程，對公司規(guī)范治理具有重要作用。

現(xiàn)實(shí)問題

很多董事會辦公室的同志認(rèn)為“三會”運(yùn)作就是會議的安排、協(xié)調(diào)和記錄，沒有技術(shù)含量，因而不太重視，往往容易造成公司治理弱化、虛化、淡化等問題。具體表現(xiàn)在：

一是會議組織不規(guī)范。比如，股東大會、董事會通知發(fā)放不及時不到位、表決時授權(quán)委托文件不齊全、關(guān)聯(lián)交易中關(guān)聯(lián)人不回避等，這些都會導(dǎo)致公司決策程序有瑕疵或決策文件效力受質(zhì)疑。

二是會議決策書面化普遍。許多外部董事由于工作繁忙，難有時間全面深入了解審議議案的基本情況和決策動機(jī)，會議經(jīng)辦人員為提高效率更是盡量簡化程序，導(dǎo)致與會人員行權(quán)履職不充分，會議決策容易“走過場”“擺樣子”。

三是監(jiān)事會監(jiān)督作用邊緣化。監(jiān)事多為公司內(nèi)部職工兼任，受自身利益影響，對于大股東侵占上市公司利益或內(nèi)部人控制等問題的監(jiān)督作用極其有限。

基本要素

“天下難事，必作于易；天下大事，必作于細(xì)。”對董事會辦公室的經(jīng)辦人員而言，真理往往就隱藏在不經(jīng)意的組會細(xì)節(jié)當(dāng)中，“三會”運(yùn)作不僅是每個董辦人應(yīng)掌握的基本功，更是通往認(rèn)識公司治理普遍規(guī)律的必經(jīng)之路。要全面客觀認(rèn)識“三會”運(yùn)作，就要從“技術(shù)、制度和規(guī)律”三個層面理解好“三會”運(yùn)作的基本要素。

全面掌握會議籌備組織中的“術(shù)”?！叭龝笔枪局袇墑e最高、審議事項最重要、利益博弈最激烈的地方，特別是審議股東、獨(dú)立董事等外部人士有不同意見或有重大利益沖突的議題時，會議就必須按照一定的規(guī)程有序開展，以體現(xiàn)會議的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。會議的組織既要充分尊重和保障好中小股東、外部董事的知情權(quán)和質(zhì)疑權(quán)，又得確保會議秩序井然、會議程序合規(guī)，特別是在上市公司眾多投資者雪亮的眼中挑不出理來，最終形成合法有效的決策結(jié)果。否則，一個小小的技術(shù)失誤，不僅能導(dǎo)致會議決議無效，甚至可能對上市公司股價乃至資本市場形象造成重大負(fù)面影響。

積極維護(hù)公司規(guī)章制度中的“法”。“無規(guī)矩不以成方圓?！苯⒁惶缀w公司章程及各類議事規(guī)則在內(nèi)的基本管理制度，是“三會”規(guī)范運(yùn)作有章可循、有據(jù)可依的前提。而公司基本管理制度的核心在于明確各法人治理主體間權(quán)力義務(wù)并準(zhǔn)確界定決策權(quán)限的邊界。比如，股東的表決權(quán)、董事的決策權(quán)、經(jīng)理的經(jīng)營權(quán)、監(jiān)事的監(jiān)督權(quán)和獨(dú)立董事代表中小股東發(fā)聲等職權(quán)的行使條件，抑或是一項重大交易或重要事項應(yīng)由哪一級權(quán)力機(jī)構(gòu)決策通過？在此項決策中各權(quán)力機(jī)構(gòu)應(yīng)扮演何種角色，又起到如擬定、審定或決定之類的何種作用？都應(yīng)在公司基本管理制度中進(jìn)行明確。組會人員只要嚴(yán)格按照法律法規(guī)及公司制度“按部就班”履行流程，就能最大限度減少違規(guī)情形。

深刻理解法人治理結(jié)構(gòu)中的“道”。這里的“道”，主要指“三會”運(yùn)作背后各權(quán)力機(jī)構(gòu)間決策權(quán)的分配邏輯，是隱藏在制度條文之下的事物本來的運(yùn)行原理。例如，各法人治理主體的權(quán)力邊界源于制度規(guī)定，而根源則是由各法人治理主體間不同性質(zhì)所決定的。如股東是出資人，理應(yīng)享有公司所有重大事項的決策權(quán)；但因股東法人身份或精力受限等原因，實(shí)踐中需要委派信任的代表管理公司，這就是董事作為代理人的權(quán)力來源，而董事受托于經(jīng)營公司又衍生出公司決策層的身份，由此董事之權(quán)既來源于股東授權(quán)，又源于公司法規(guī)定的法定職權(quán)，需要在二者之間做好平衡；經(jīng)理層作為受聘于董事會的執(zhí)行人，一般情況下負(fù)責(zé)做好日常經(jīng)營管理事務(wù)，其對公司重大決策的參與源于公司（董事會）的授權(quán)。若清楚掌握了股東、董事和經(jīng)理層間的關(guān)系，即使在沒有明確規(guī)定的情形下，也能更準(zhǔn)確地判斷某項交易事項的決策主體。

三重境界

如何高效規(guī)范開好“三會”會議？其實(shí)就在于能否把握好“三會”運(yùn)作中“術(shù)、法、道”三要素的辯證關(guān)系，不斷由淺而深提升“三會”運(yùn)作的三重境界。

第一重境界：以術(shù)御法。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢?！薄叭龝睍h的組織應(yīng)當(dāng)從長計議、依法循規(guī)。從會前的方案設(shè)計、責(zé)任分工、流程申報、材料起草、溝通聯(lián)絡(luò)和通知發(fā)放，到會議中的現(xiàn)場布置、會務(wù)協(xié)調(diào)、引導(dǎo)控場、會議記錄和形成決議，再到會后的決議落實(shí)、文件歸集和存檔整理等，每個環(huán)節(jié)都應(yīng)精心琢磨，每個細(xì)節(jié)都要反復(fù)推敲，每個隱患都需仔細(xì)排查，同時對通訊設(shè)備要提前調(diào)試，對重要的環(huán)節(jié)要親自彩排，對風(fēng)險預(yù)判要制定應(yīng)急預(yù)案，才能在會議中做到胸有成竹、舉重若輕、處變不驚。會議的平穩(wěn)進(jìn)行是基礎(chǔ)，若能在關(guān)鍵時刻挺身而出，運(yùn)用專業(yè)能力扭轉(zhuǎn)乾坤，起到“四兩撥千斤”的作用，定會是履職生涯中的一抹亮色。比如，萬科董秘在公司董事會會議審議萬科與深圳地鐵資產(chǎn)重組方案時，其以一句“那您是利益關(guān)聯(lián)人，屬于回避表決”，使得獨(dú)立董事的“棄權(quán)票”悄然變成了“回避票”而不計入統(tǒng)計分母，最終該議案以微弱的優(yōu)勢獲得了全體董事三分之二以上同意票而通過。正是因?yàn)槎靥崆白⒁獾搅恕皸墮?quán)”與“回避”法律效力不同這一細(xì)節(jié)，才能最大限度規(guī)避法律糾紛、節(jié)省了管理成本，也保證了公司戰(zhàn)略意圖得以貫徹落實(shí)，為后續(xù)公司的轉(zhuǎn)型發(fā)展奠定了堅實(shí)基礎(chǔ)。

第二重境界：以法明道。規(guī)章制度是公司治理原理的規(guī)范化總結(jié)，也是會議組織的指導(dǎo)性依據(jù)。作為連接“應(yīng)知”到“應(yīng)會”的橋梁紐帶，制度層面是“三會”有效運(yùn)作的關(guān)鍵，必須在制度的制定、執(zhí)行和完善方面不斷對照、持續(xù)優(yōu)化。

一是提升制度科學(xué)性和可操作性。公司基本管理制度既要對歷史經(jīng)常性行為歸納梳理，又要對未來可能性事項推理預(yù)判，從而形成符合公司經(jīng)營特色和管理實(shí)際的規(guī)范性文件，為指導(dǎo)“三會”運(yùn)作起到定分止?fàn)幹А?/p>

二是強(qiáng)化制度剛性。會議經(jīng)辦人員應(yīng)盡可能熟悉制度規(guī)定，對標(biāo)制度形成清單臺賬或備忘錄，并指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門嚴(yán)格執(zhí)行，確保會議間銜接有序，做到不缺項、不漏會。此外，外部董事、監(jiān)事等主體的獨(dú)立性也是制度剛性的重要影響因素，試想若與會主體在行使自身職權(quán)時因利益制約而畏手畏腳，那制度的執(zhí)行剛性就無從談起了。

三是確保制度與時俱進(jìn)。制度不是一成不變的，只有根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況的變化及時修訂完善，才能持續(xù)在“三會”運(yùn)作中發(fā)揮“定盤星”作用。比如，隨著中國特色現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)的深入推進(jìn)，國有控股上市公司要堅持“兩個一以貫之”，即堅持黨對國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)是重大政治原則，必須一以貫之；建立現(xiàn)代企業(yè)制度是國有企業(yè)改革的方向，也必須一以貫之。這就要求國有控股上市公司在基本管理制度的設(shè)計中，應(yīng)將黨組織和黨的領(lǐng)導(dǎo)融入公司治理各環(huán)節(jié)，使黨委會、股東（大）會、董事會、經(jīng)理層之間的職責(zé)權(quán)限做到權(quán)責(zé)法定、權(quán)責(zé)透明、協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)、有效制衡，符合國有控股上市公司新時代治理要求。

第三重境界：以道之不變應(yīng)世之萬變。由于市場經(jīng)濟(jì)的日新月異和交易形式的千差萬變，沒有任何制度能囊括所有類型的交易或事項，那么對于那些公司從未涉足過的非常規(guī)類交易或事項，就應(yīng)當(dāng)審慎考慮交易背后的商業(yè)實(shí)質(zhì)、利益大小和風(fēng)險程度，并根據(jù)法理具體問題具體分析。比如，某公司擬出資5億元收購某資產(chǎn)項目，但因交易對手方要求需采取收購資產(chǎn)所在公司股權(quán)的方式進(jìn)行。根據(jù)該公司制度的規(guī)定，此項目從交易形式上看屬于對外股權(quán)投資的范疇，應(yīng)提交股東大會審議；但按照“實(shí)質(zhì)重于形式”原則又屬于資產(chǎn)收購類，由董事會審議即可。此時，公司是依據(jù)謹(jǐn)慎性原則還是堅持效率優(yōu)先導(dǎo)向，會導(dǎo)致同一項交易適用不同的條款最終履行不同的決策程序。因此，公司在具體規(guī)則的適用中應(yīng)在合法合規(guī)的前提下善用“自由裁量權(quán)”，在規(guī)則尚未涉及情形的適用中，要運(yùn)用規(guī)律性認(rèn)識加以指導(dǎo)，做到舉一反三、合乎理法，從而確保公司各權(quán)力機(jī)關(guān)按照公司現(xiàn)有制度的“內(nèi)在邏輯”一以貫之地行使自身權(quán)力，在維護(hù)好各法人治理主體的權(quán)威和權(quán)力邊界的同時，平衡好各方利益。

規(guī)范的“三會”運(yùn)作既是公司高效高質(zhì)決策的中樞，也是廣大投資者參與公司治理的窗口，更是董事和監(jiān)事勤勉盡責(zé)的平臺。董事會辦公室作為公司董事會的日常辦事機(jī)構(gòu)、董秘作為公司治理的“守護(hù)神”，應(yīng)當(dāng)切實(shí)肩負(fù)起規(guī)范“三會”運(yùn)作的責(zé)任，在“術(shù)、法、道”這三重境界上不斷修煉，以更加規(guī)范的流程、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫群蜏?zhǔn)確的判斷服務(wù)好公司“三會”運(yùn)作，為公司高質(zhì)量發(fā)展提供有力支撐。

作者供職于北京金隅集團(tuán)股份有限公司