淺談民國時期政府機關文書檔案保護

文·付曉玥 蔡夢玲 畢建新

引言

民國時期是充滿變革與動蕩的時期，同時也是我國檔案學逐步成為一門獨立學科，并初步形成較為明確的檔案工作規章制度的重要時期[1]。受當時國內環境及國外思想的影響，民國時期的檔案學者和檔案保管人員基于保護檔案安全的目的，開始關注檔案保護實施的具體方法。民國時期提出或采用的各種檔案保護措施，受該特殊歷史時期中政治、經濟、思想文化等因素的影響，存在一定的時代性和特殊性。從制度規范、理論研究和實際工作等不同層面對民國時期的檔案保護措施進行分析，有助于明晰民國時期檔案保護工作開展的核心理念。

現有相關研究多集中于探討當下應如何對民國檔案進行有效的預防性保護和開展搶救性修復[2][3]，或在對民國時期的檔案工作進行討論的同時，對民國時期的檔案保管工作進行論述[4][5]。政府機關作為民國時期檔案形成的主要主體，現有研究很少對民國時期政府機關文書檔案的保護進行系統、全面地整理分析。本文從民國時期政府機關文書檔案整理、保管、利用過程中所蘊含的保護措施出發，對民國時期的政府機關文書檔案保護工作進行分析，以系統、綜合地呈現民國時期政府機關文書檔案的保護思想和理念。

一、民國時期政府機關文書檔案概況

（一）保護對象

民國時期的政府機關文書檔案保護對象主要為自1912年1月1日南京臨時政府定國號為中華民國起，至1949年10月1日中華人民共和國成立之前這一歷史時期，各級黨政機關在其活動過程中所形成的全部檔案[6]。民國時期歷時37年，各級、各類政府機關產生了大量現行文書及檔案。隨著檔案工作進入現代化發展階段，民國時期的檔案保護制度相應形成，檔案保護理論與實踐也愈發完善。

（二）保存情況

南京臨時政府僅存92天，所形成的政府機關文書檔案數量本身較少，其后又歷經輾轉，丟失部分檔案。民國北京政府當政的16年間形成的政府機關文書檔案數量甚多，但在民國北京政府瓦解后，南京國民政府接收相關檔案，將這部分檔案南遷。由于連年戰亂及遷徙，這部分檔案遭受人為和自然的損壞十分嚴重。南京國民政府統治的22年內所形成的政府機關文書檔案數量眾多，保存狀態相對完好。如今，這些檔案分散保存于全國1000多家檔案館中，共約1400多萬卷。其中，中國第二歷史檔案館專門從事民國檔案的收集、保管、保護、整理、編目、編研、出版等工作，共收藏有1354個民國檔案全宗，也是民國政府機關文書檔案的主要保存場所。

二、民國時期政府機關文書檔案保護情況

雖然檔案保護理論從檔案保管思想和技術發展而來并不斷拓寬、綜合與完善，但民國時期的政府機關文書檔案保護思想在檔案工作的各個環節都有體現，主要表現在政府機關文書檔案的整理、保管與利用等過程中。

（一） 政府機關文書檔案整理中的保護

在對民國時期的政府機關文書檔案進行整理和裝訂的過程中，有諸多措施體現了檔案保護的思想。首先，使用卷夾進行裝訂。卷夾的材料通常選用硬紙板或其他堅韌厚實的紙，作用是讓零散的文書成冊，使之成為一個管理單位，便于保存和檢取。其次，減少漿糊的使用。民國時期要求裝訂文卷要用銅釘、鉛釘進行裝訂，禁止使用漿糊，而且在遇到文卷上原本粘有漿糊時，應盡量剪除，以防發霉，招致蟲蠹、鼠嚙。雖然使用銅釘、鉛釘的方法不符合如今的檔案保護理念，但從以上檔案整理裝訂的要求中可以看出，通過對政府機關文書檔案的裝訂所用材料進行規范，確保了其整體性和安全性。

（二）政府機關文書檔案保管中的保護

1.政府機關文書檔案的本體保護

首先，明確提出政府機關文書檔案用紙要求。在北洋政府時期，1913年發布的《國務院厘定公文書用紙程式條例》中規定，文書檔案用紙都用本國制作并習慣使用的紙張，總體上要求堅結耐久[7]。《北京特別市公署令轉中華民國臨時政府行政委員會檢發公文程式樣》中規定，文書檔案用紙均用白色毛邊紙或普通毛邊紙[8]。可見，民國時期關于政府機關文書檔案用紙總體上要求紙張易獲得、強度好、較耐用。從檔案所用載體材料的角度加以規范，有利于政府機關文書檔案的統一保存和長期保管。

其次，采取曝曬方式進行防霉防蟲。1943年的《財政部直接稅處檔案處理法》中規定，每年夏季將全部檔案置于炎日中曝曬兩到三次，以免霉腐[8]。1933年的《教育部擬議改良檔案保管辦法》提到，每年秋季應將檔案曝曬一次，并和簿冊核對一次，以防遺失[9]。不難看出，民國時期為防止檔案發霉，通常采用曝曬的傳統方式，而很少使用化學藥劑。究其原因，可能是考慮到化學藥劑會弄臟檔案，同時藥劑使用也不方便[10]。陽光曝曬雖然不是最先進的防霉防蟲手段，但是當時可以采取的最經濟、最環保、最有效的方式，在民國時期的檔案保護中起到了較好的實際效果。當時，部分學者還圍繞曝曬時間、季節等進行了討論，比如：黃彝仲[11]提出要在夏末秋初、空氣干燥的時候，將所有檔案分批清理進行暴曬；周連寬[12]提出要將檔案置于太陽下曝曬20分鐘或半小時，曬后需在陰涼處或室內放置到恢復常溫后才可以入庫。這些具體操作方法的提出，使曝曬這項工作的可行性得到進一步提升。

最后，規范政府機關文書檔案修復操作。在對政府機關文書檔案進行修補時，《財政部直接稅處檔案處理法》提到，要以桑皮紙或玻璃紙進行補貼托裱[7]，修補時應用含有防蟲劑的漿糊膠水或防濕油[12]，修補材料可用桃花紙（即桑皮紙）。修補時應從檔案背面進行，漿糊用量越少越好，最好使用中國貨科學漿糊（以糊精、糖和水混合攪拌后加熱而成，可加入幾滴石炭酸或水楊酸用以長期保存），以防蟲蠹[10]。民國時期的政府機關文書檔案修復工作重點關注修補用紙的選擇和漿糊的使用，強調修補用紙要用高檔、美觀、質量好，且與檔案原件用紙相近的紙張，漿糊在使用時則要注意防蟲防霉。

2.保管環境的保護

民國時期制定和頒布的多項規則和辦法中都對政府機關文書檔案的保管環境提出了明確要求。《司法部文件保存細則》提到，所有需要保存的文件都應存儲于保管室，文件保管室中要放置保管柜；文件保管室內嚴禁吸煙及攜帶燈火，在必要時，需使用安全燈火；文件保管室除保管人員外，他人不得擅入，如有必要，須經長官的許可后才可進入。《外交部保存文件規則》規定，要在本部設檔案庫儲藏新舊文書檔案；檔案庫內嚴禁吸煙及攜帶燈火，如必需使用燈火，須用安全燈火；檔案庫中要放置檔案柜，以各股各司及各廳司分類編列號數，分別儲藏；庫房鑰匙由專人保管，在固定時間開關。《外交部管卷規則》規定，儲存案卷的檔櫥要按卷類分為不同部分，分標明檔類、卷號，將各類案卷分別保存，并另外開辟出保存附件的地方，各櫥案檔案應隨時整理，每月至少須清潔一次[7]。《北京特別市公署警察局保存文書規則》和《北平市日僑集中管理處保存文書規則》提到，保存文書的地方必須有保障安全的設備，用來防失盜、蠢蝕、濕損等。《中共合作金庫檔案管理辦法》提到，檔案應放置于安全地點，并注意防護[8]。《教育部擬議改良檔案保管辦法》提到，文卷保管室應該選擇地勢高、空氣流通、光線充足的房屋；門窗、洞穴等都應該裝置鐵紗，防鼠類進入；文卷保管室內禁止吸煙，冬季禁用火燭；在辦公及調卷時，應使用日光，必須使用燈光時，需要防止火災；文件保管室內需時刻開窗，保證空氣流通。這些規定中雖然部分措施與如今的檔案保管環境要求有所區別，但關于檔案需要保存于專門庫房、需有專門的管理人員進行保管，以及檔案庫房內防蟲、防火、防盜等要求的提出，都為民國時期政府機關文書檔案保管工作的開展提供了環境保障。

民國時期的檔案學者主要從庫房位置、朝向、光照條件、通風要求、干燥清潔、防蟲、裝具等角度對政府機關文書檔案的保管環境要求進行了討論[13][14]，尤其強調檔案庫房要做好防火保障，如：提出檔案室應建在地下室，整個檔案庫房使用磚墻或其他耐火材料進行多間隔離，并應配置防火設備（火巷、隔火墻、滅火器等），管理人員絕對禁止吸煙，電燈應改良裝置，盡可能使用好的材料，防止火災等意外發生[15][16]等，主要是為了在戰亂時期把軍事事故給檔案帶來的危害降至最低。民國時期的檔案學者結合實際條件對檔案保管環境提出了諸多要求，可見對檔案預防性保護理念的重視。

（三）政府機關文書檔案利用中的保護

在政府機關文書檔案的利用過程中，為防止人為損壞，民國時期所形成的檔案管理規則對查卷、調卷、還卷等進行了詳細規定。如：《北平市財政局保管檔案規則》規定，各科室調閱卷宗須要用調卷證，調卷證應注明案由、件數，并由調閱人簽名蓋章，交還時，立即將原證撤回；《北平市日僑集中管理處保存文書規則》提到，調閱文書應填寫調閱證，并由負責人蓋章；《中共合作金庫檔案管理辦法》第三章對調閱各個環節都進行了明確規定。這些措施盡可能地保障了政府機關文書檔案的安全與完整，可以有效避免檔案在利用過程中遭到人為損壞或發生丟失的情況。

三、民國時期政府機關文書檔案保護工作特點及時代局限

（一）民國時期政府機關文書檔案保護工作特點

1.檔案保管制度建立并完善

從1912年南京臨時政府建立，到北洋政府及南京國民政府統治時期，封建專制統治制度被打破，近代國家政權建立，檔案的主要作用是提供行政參考，所以檔案管理工作往往與政府活動緊密關聯。近代國家政權的建立，使得檔案管理為適應政府工作需要而出現了新變化。《教育部擬議改良檔案保管辦法》等規定的制定，標志著檔案保管制度開始建立并將逐步完善，為之后的檔案保護工作奠定了基礎。

2.檔案保護理論研究初現

隨著國內外檔案管理理論與實踐的交流增多，基于民國時期的檔案保管和保護實際工作，初現了與檔案保護相關的理論研究。在這一時期，檔案學者圍繞實際工作提出有關檔案庫房、檔案用紙、檔案裝訂、檔案利用等方面的保護措施，并使得檔案保護實際工作的開展有了初步的理論指導，保障了之后檔案保護工作的全面、有效、深入推進。

3.西方檔案保管思想傳入

自鴉片戰爭以來，我國經歷了軍事上的慘敗，開始了以“師夷長技以制夷”和“中學為體、西學為用”為口號的洋務運動和戊戌維新運動。辛亥革命時期，通過向西方學習，人們的思想觀念逐漸開放。隨著留學思潮的興起，國外先進的檔案管理和保管思想與實踐也開始傳入中國。民國時期的學者熱衷于學習西方的先進思想，檔案界的學者也開始學習國外檔案工作經驗與檔案保護方法。20世紀40年代國史館籌備委員會成立之初，為了使檔案工作有理可依，相關部門曾致函外交部請其代為調查英、法、美三國在檔案保管、整理等方面的法律法規。傅振倫在其所編著的《公文檔案管理辦法》中也提出，在財力充足的情況下，檔案庫房建造和庫房內環境指標可以仿照美國中央檔案館[9]。此外，傅振倫等學者還對《美國中央檔案館中檔案之修整及保藏》等與檔案保管、保存相關的國外法規、文獻、報告等進行了翻譯。在此基礎上，國史館擬定了《全國各機關檔案保存暫行辦法》《檔案保存辦法》等章則，為當時的檔案保管、保護工作提供了參考[17]。

（二）民國時期政府機關文書檔案保護工作開展的局限性

1.社會動蕩不利于檔案保護

政局的多變不僅使政府機關文書檔案保護難度加大，同時也催生出很多不利于檔案保護的措施。例如：北洋政府時期，袁世凱稱帝后大量焚毀帝制檔案；1921年教育部以經費困難為由，變賣內閣大庫檔案；1948年，國民黨政府潰敗逃往臺灣前，不僅焚燒檔案，還有計劃地擄走了大批珍貴歷史檔案。這些行為嚴重破壞了檔案的完整性，違背了檔案保護工作開展的目的。除此以外，戰爭時期為了避免重要政府機關文書檔案的丟失或焚毀，會采用埋藏的方法。然而，土壤中的水分、微生物、害蟲等都不利于檔案的保存，而且有時會因為埋藏地點信息的誤傳而造成部分檔案的無意丟失。

2.政府機關文書檔案保護工作開展困難重重

民國時期的政府機關文書檔案保護工作開展存在諸多困難。一是由于政權變動頻繁，政府機關無法保障檔案保護工作的開展。在新舊政權接替、新舊法規執行之際，檔案管理人員往往面臨文書整理、管理方法上的變化和頻繁的人員調動，不利于檔案保護工作的進行。二是政權變動導致檔案的接管工作混亂。雖然中央各院、部都設立了檔案保管處，但接管工作仍然缺乏統一標準，開展混亂。在這一過程中所發生的不必要的檔案丟失與損毀情況嚴重。三是檔案保管處在民國時期不受重視，由于經費有限，內政部、財政部等部門的人員以此為由多次低價拍賣檔案，叛徒出賣、防特務軍警搜查偷盜等使得檔案保護工作面臨“監守自盜”的阻礙。

3.檔案保護理論發展緩慢

民國時期的檔案保護工作雖然吸取了很多國外的思想和經驗，也已形成了相關法規條例，但受制于當時的社會環境和技術條件，檔案保護理論體系還未開始形成。該時期的檔案保護措施主要是沿襲古代的文獻保護技術，尤其重視預防性保護措施的實施，并沒有出現突出的技術創新和發展。檔案保管機構所發揮的作用甚微，檔案保護工作沒有受到足夠的重視。雖然當時已有檔案保管或檔案保護相關的理論研究，但大多研究范圍較窄，研究程度較淺，主要是對實際的檔案保管工作提出理論層面的建議。

四、小結

民國時期的政府機關文書檔案保護理念主要體現在檔案的整理、保管、利用等環節，從檔案本體、環境因素、人為因素等多方面保障檔案的完整與安全。民國時期的政府機關文書檔案保護工作既得益于當時的政府工作需要和先進思潮的影響，形成了較為完善的檔案保管制度，出現了檔案保護相關研究，西方先進的檔案保管思想和經驗也得到了有效借鑒，又極大地受制于時代的影響，社會動蕩與戰亂都給政府機關文書檔案的保護研究與實踐帶來了阻礙，限制了檔案保護理論的發展和保護工作的開展，甚至嚴重威脅到了檔案的安全與完整。