做實“三篇文章”推動衛(wèi)生健康檔案管理工作再上新水平

文·程新宇

近年來，煙臺市芝罘區(qū)衛(wèi)生健康局以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，全面學(xué)習(xí)貫徹黨的二十大精神，深入貫徹落實習(xí)近平總書記對檔案工作重要批示精神，以人民健康為中心，做實檔案工作建機制提服務(wù)、抓流程強培訓(xùn)、勇創(chuàng)新促發(fā)展“三篇文章”，助力芝罘衛(wèi)生健康事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

一、做實建機制提服務(wù)文章，進(jìn)一步增強檔案管理工作的規(guī)范性，讓檔案管理“強”起來

（一）建章立制強化管理服務(wù)能力

服務(wù)是檔案工作的生命線，也是檔案工作的出發(fā)點和落腳點。煙臺市芝罘區(qū)衛(wèi)生健康局成立了局檔案工作整理小組，由局主要負(fù)責(zé)同志任組長，分管負(fù)責(zé)同志任副組長，科室負(fù)責(zé)人任成員，加強對檔案工作的管理和協(xié)調(diào)。下發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強衛(wèi)生健康檔案管理工作的通知》，從源頭進(jìn)行管理，用制度進(jìn)行規(guī)范，實現(xiàn)日常管理精細(xì)化。建立了檔案資料收集制度、鑒定制度、檔案檢查核對制度、保管保護(hù)制度、檔案查借閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、檔案審核制度、檔案資料接收登記等制度。配齊配強專職檔案管理人員，進(jìn)一步明確衛(wèi)生健康檔案工作的任務(wù)、目標(biāo)和要求，確保各類信息隨時查、有處查、有可查、查有據(jù)。全年歸檔文書檔案319件，人事檔案190件，業(yè)務(wù)檔案331件。

（二）獎懲分明提升管理精細(xì)化水平

局黨組高度重視機關(guān)檔案管理工作，將機關(guān)檔案管理工作擺上重要議事日程，著力做到認(rèn)識到位、組織到位、措施到位，在工作中形成了齊抓共管的工作格局。局檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組及時組織檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹、執(zhí)行檔案管理法律法規(guī)，加強對檔案管理督查指導(dǎo)，把檔案工作納入考核范圍，加強對局直單位檔案的檢查考核，做到獎罰分明。同時，堅持問題導(dǎo)向，系統(tǒng)梳理檔案管理工作中薄弱環(huán)節(jié)，提升日常管理的規(guī)范化、精細(xì)化水平。

二、做實抓流程強培訓(xùn)文章，提升檔案管理工作水平，讓檔案業(yè)務(wù)“硬”起來

（一）強化繼續(xù)教育培訓(xùn)

堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實效”的原則，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行教育培訓(xùn)，切實做到學(xué)以致用。建立健全繼續(xù)教育管理制度，組織全系統(tǒng)檔案管理人員按期參加檔案專業(yè)繼續(xù)教育，進(jìn)一步更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。按照煙臺市檔案局要求，每年組織參加全市檔案工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，重點學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)、檔案宣傳工作、機關(guān)檔案分類、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制、檔案開發(fā)利用。邀請專家全面系統(tǒng)講授檔案專業(yè)知識，補充檔案專業(yè)人員檔案學(xué)的新理論、新方法、新觀念，彌補一次性教育的不足。同時，將檔案專業(yè)技術(shù)人員專業(yè)技術(shù)職務(wù)調(diào)整為動態(tài)管理，進(jìn)一步激發(fā)檔案工作者參加教育培訓(xùn)的主動性和積極性。

（二）強化專題研討培訓(xùn)

開展“衛(wèi)生健康檔案事業(yè)發(fā)展，我干什么”專題交流研討活動，各單位業(yè)務(wù)人員緊密結(jié)合自身崗位職責(zé)，就如何提升檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、館庫管理、檔案數(shù)字化處理、檔案編研、檔案查閱利用水平，促進(jìn)檔案管理效能，更好為全區(qū)衛(wèi)生健康事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展暢談自己的看法，提出意見建議。針對疫情防控檔案歸檔，邀請區(qū)專家現(xiàn)場指導(dǎo)，就做好疫情防控檔案規(guī)范整理接收進(jìn)館提出具體的指導(dǎo)意見。

（三）強化“走出去”培訓(xùn)

認(rèn)真做好檔案、資料的征集、接收和開發(fā)利用工作。堅持衛(wèi)生健康中心工作延伸到哪里，檔案工作就延伸到哪里。每年選派人員到檔案館學(xué)習(xí)，減少檔案整理過程中可能出現(xiàn)的錯誤，并多次邀請檔案館專家現(xiàn)場進(jìn)行指導(dǎo)，為檔案管理提供了最新的理論支撐。加強對已公開現(xiàn)行文件的收集整理和編冊分類，確保各項政策性文件的連貫性。及時以各種形式、各種渠道向基層單位開放，讓廣大干部職工更好地了解衛(wèi)生健康工作的各項惠民政策，真正發(fā)揮檔案的指導(dǎo)作用。

三、做實求創(chuàng)新促發(fā)展文章，進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作提質(zhì)增效，讓檔案服務(wù)“活”起來

（一）在工作思路上再創(chuàng)新

創(chuàng)新探索“集中辦公、移動車站”，著力提升檔案工作成效。“集中辦公”，就是通過分批次集中辦公的方式，有計劃、分批次安排系統(tǒng)檔案管理人員到區(qū)檔案館集中辦公、學(xué)習(xí)檔案管理工作，破解檔案歸檔難、歸檔慢的難題。今年以來，累計選派10余人次到區(qū)檔案館集中辦公培訓(xùn)學(xué)習(xí)。“移動車站”，就是針對檔案整理和移交等實際情況，積極創(chuàng)新工作方式，把工作地點“移動”起來，主動下沉，服務(wù)前移，定人定點上門服務(wù)，將業(yè)務(wù)指導(dǎo)送到“家”，切實解決服務(wù)“最后一公里”問題。今年以來，先后深入局直單位開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)32次。

（二）在工作機制上再創(chuàng)新

全面實行電子檔案管理，完善電子檔案系統(tǒng)功能，新增歸檔“雙審核”，避免歸檔出現(xiàn)錯誤。新增上傳文件全過程留痕功能，所有歸檔資料均能追溯文件的來源。新增統(tǒng)計功能，能時時統(tǒng)計已歸檔、未歸檔項目。規(guī)范歸檔資料的完整性，定期與業(yè)務(wù)科室對接，調(diào)整歸檔資料目錄清單，做到應(yīng)歸檔全部歸檔，避免歸檔資料的缺項漏項，真正做到歸檔完整。提高歸檔資料的及時性，設(shè)置自動提醒功能，對于未按期歸檔的項目，檔案系統(tǒng)及時發(fā)通知提醒及時歸檔項目資料，極大地提高了歸檔的及時性。

（三）在服務(wù)意識上再創(chuàng)新

檔案收集工作由過去的“坐等收集”調(diào)整為“主動收集”，整理工作由過去的“先收后整”調(diào)整為“邊收邊整”，查閱利用工作由過去的“等客上門”調(diào)整為“主動送信息上門”，由關(guān)門服務(wù)向開門服務(wù)、上門服務(wù)、網(wǎng)上服務(wù)轉(zhuǎn)變。將衛(wèi)生健康檔案收集整理指導(dǎo)工作前置到重點工作的前期和推進(jìn)過程中，黨員干部深入醫(yī)療機構(gòu)，手把手指導(dǎo)各單位收集整理衛(wèi)生健康檔案材料，確保檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化收集，從根本上提高檔案信息的利用效率。建立了干部職工檔案管理信息服務(wù)群，及時宣傳省市區(qū)關(guān)于檔案管理最新政策，推動檔案管理既能規(guī)范化運行，又能滿足干部群眾在職稱晉升、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、信息查詢、關(guān)系轉(zhuǎn)接、養(yǎng)老辦理等方面需求，實現(xiàn)檔案查閱利用最多跑一次，累計辦理檔案查閱利用突破3000人次。

（四）在宣傳引導(dǎo)上再創(chuàng)新

一方面，創(chuàng)新開展“醫(yī)百分”課堂。每次拿出100分鐘左右的時間，開展以黨性教育、檔案知識、文化素養(yǎng)等為主要內(nèi)容的培訓(xùn)活動，使干部職工進(jìn)一步熟悉檔案利用業(yè)務(wù)，著力為群眾提供便捷、高效的檔案服務(wù)。激發(fā)醫(yī)療機構(gòu)檔案宣傳活力，充分利用“6·9”國際檔案日等重要契機，舉辦各類檔案展覽5次，讓展覽進(jìn)機關(guān)、進(jìn)醫(yī)院。通過電子顯示屏滾動播放、組織參加中國檔案學(xué)會檔案專題講座、檔案知識競答等多種形式，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案工作的影響力。另一方面，創(chuàng)新開展“醫(yī)心為民·志愿服務(wù)”活動。成立芝罘區(qū)衛(wèi)健系統(tǒng)志愿服務(wù)隊，志愿服務(wù)隊借助學(xué)雷鋒紀(jì)念日、家庭醫(yī)生簽約日、高考保障、文明城創(chuàng)建等重要節(jié)點，深入社區(qū)開展檔案宣傳教育，用實際行動詮釋“一名黨員就是一面旗幟”的生動含義。今年以來，累計組織開展志愿服務(wù)活動90余次，志愿服務(wù)者注冊達(dá)到1050人，進(jìn)一步擴(kuò)大了檔案工作的影響力度。