巧用釘釘小功能，提升學校運行效率

趙國慶 汪麗莉

釘釘是阿里巴巴集團針對中小企業開發的一款綜合性管理辦公服務平臺，旨在加速中小企業管理現代化，提升企業運維的信息化程度。經過幾年的不間斷迭代，這一平臺已經十分成熟，給千百萬中小企業的發展提供了強勁的助推力。中小學作為團體組織，與企業有著很多的相似之處，如果能借助釘釘平臺來提升校園管理水平，將會使得教育現代化過程獲得跳躍性的外在助力。本文以筆者所在學校日常運維過程中使用釘釘平臺的一些特色功能為入口，向大家介紹這套系統在教育教學和教育管理中的應用特點，展示校園內人、物、場地、信息流高效管理的過程。

每到教學比賽季，錄播教室就會變得十分搶手，每個參賽教師都想先用教室，如果安排不妥當，就會導致大家時間上頻繁撞車等問題，浪費師生本就緊張的教學時間。教師們怎么申請，管理員怎么排班，便成了讓人頭疼的問題，此前我們曾采用過微信群接龍、在線收集表單等方法，但使用效率低，既不方便動態調整，也不方便大家隨時查詢。

智能會議室是釘釘打造的智能化會議室管理系統，可以方便地管理單位內的會議場地與智能化設備，充分將時間與空間靈活組合，再多的會議需求都能用最佳的方法進行安排。本著借鑒與改造相結合的原則，我們只要對這個智能會議室功能稍加改造，便可以用來管理我們的錄播教室。

首先需要單位管理員登陸釘釘管理后臺，可以直接訪問oa.dingtalk.com或者在釘釘軟件里點擊后臺管理選項，隨后在工作臺設置里右鍵點擊選擇啟用智能會議室功能，并將智能會議室圖標放置在全員工作臺相應的欄目分類之下。接著后臺點擊進入智能會議室設置界面，在會議室管理里點擊“添加會議室”，這里需要設置會議室名稱，如“錄播教室一”，在地圖上可以通過點擊或手動輸入名稱來定位場地位置，輸入可容納人數，勾選該教室內可用的智能設備名稱，在擴展信息里需要啟用開放預訂功能，至于預訂審批功能可視學校情況自行決定是否使用，對于大型學校還可以指定哪些學科組教師用幾號教室。此外，在高級管理中可以對預約時間與開放時間進行管理，一般建議預約功能是全天候啟用，而開放時間選擇與正常上下學時間一致。通過以上的設置，這個錄播教室即可在釘釘工作臺上供教師預約使用，組織內通過授權的教師可以通過點擊工作臺上對應圖標進入預約，還可以掃描管理員設置過程中產生的會議二維碼進行快速預約。

預約過程十分簡單，點開智能會議室頁面后進入會議預約項，界面會出現讓你選擇需要使用的時段，如那個時段已經被別人占用，會呈灰色不可選狀態。選定時段后可以填寫一些備注信息，如有哪些同事會隨堂聽課，被選定的同事會在上課前收到釘釘系統提醒，此外，預約會同時自動加入提醒鬧鐘與日程，開始前十五分鐘將提醒你進入教室準備。

如果在正式使用前你突然有事，可以在我的預訂中取消預訂，把該時段重新放入預約池，以便正在等待的同事可以繼續預約。

學校辦公設備中，打印機是剛需，面對動輒幾棟辦公樓幾十個辦公室的工作環境，每個辦公室配備一臺打印設備是不現實的，這里不是說采購成本負擔不起，而是維護成本過高，使用效率不高，整個設備處于難以控制或不可監管狀態。釘釘智能云打印以單位組織為依托，將打印業務與設備管理有機地整合起來，既保證了所有教師打印的便捷性，電腦可打印、手機可打印、校內可打印、校外遠程還可打印，又能對打印任務進行詳細統計，嚴格控制打印設備使用者范圍，對濫用打印資源行為進行有效有力的監管。

首先，管理員在管理后臺工作臺啟用智能云打印功能，方法和啟用智能會議室一致，然后將圖標放置在全員工作臺指定的分類下，如智能硬件分欄里。其次，管理員需要在專業打印機放置的場所（我們一般放在教務處），在連接打印機的電腦上登錄自己的釘釘，從釘釘工作臺上點擊智能云打印圖標，根據系統提示，安裝一個“釘釘打印共享服務”程序。然后點擊服務程序界面上的“+”號添加打印機，這里可以勾選所有連接在這臺電腦上的打印機，同時選擇組織里哪些部門和哪些人可以使用哪臺打印機，比如黑白的打印機可以供全體教師使用，彩色打印機只給負責宣傳的辦公室成員使用，這個配置過程中會需要驗證身份，請使用管理員釘釘掃描出現的二維碼。完成配置后，共享服務程序會處于鎖定保護狀態，即普通用戶無法修改配置，不可刪除打印機。

教師使用云打印服務，分電腦端和手機端兩種情況。在計算機上打印，要保持釘釘登錄狀態，第一次使用時請點進工作臺上的智能云打印，先點擊一下“安裝電腦打印客戶端”，他會自動安裝一個虛擬打印驅動程序，稍等一下就好。然后在需要打印時，只需在打印機中選擇“釘釘智能云打印機”即可。這個設置過程比局域網里通過Windows系統的共享打印機設置過程更簡單，使用過程也更加穩定，不會受到系統補丁、殺毒軟件或網絡協議的干擾。

手機端使用會更方便一些，工作臺上直接點開智能云打印，然后選擇手機打印，再選擇對應的圖片或者文檔，打印機時還可進一步選擇用哪個打印機輸出。同時，其還支持聊天中的文件快速打印，省去在手機中翻找文件的煩惱。此外，如果是重要或涉密文件，可以啟用安全掃碼打印功能，這樣發送過的文檔處于排隊狀態，只有當你走到打印機前，掃描管理員初始設置時貼在打印機上的二維碼才會安全輸出稿件。

在管理方面，管理和運維人員可以清晰地看到統計情況，包括打印次數、紙張數量、具體人員和詳細時間，這可以有效地對打印耗材進行監管，杜絕不必要的非工作打印活動。

及時跟家長溝通，發布重要或緊急通知是學校管理中的剛需，通過短信或微信等即時通信軟件雖然也可以發送，但家長是否收到不好確認，如果每次都要家長在群里回復確認信息，又會形成龐大的信息流，對群里重要信息的發布形成干擾，同時也不便于發布者統計，如何解決發布與發布后的追蹤是個十分迫切的問題。釘釘家校通知功能可以有效解決上述問題，它能根據權限設置，以班級為單位，也能以年級組為單位，還可以整校為單位，快速精準發布通知，同時能單向追蹤信息的反饋簽字確認信息，并回收這些確認信息以供存檔。

管理員登錄管理后臺，在工作臺上啟用家校通知功能，并將其圖標安排在相應的功能分組之下。在權限設置里可以指定使用者發送范圍，比如本班教師只可以發送給本班級，年級組長可以發送到整個年級，而校長室或少先隊輔導員可以全校齊發。此外，系統提供了非常豐富的模板，基本涵蓋了目前各種學校應用場景，如防溺水、疫情防控等，稍加修改便可以使用。

具體使用時，點擊對應發送目標上的“+”號，選擇對應的模板或自定義內容，選擇通知范圍，如果是重要信息需要家長簽字的，要把需家長簽字確認開關開啟。然后點發布即可，也可以使用定時發布功能作預約發送。信息發布后可以看到精確的簽字確認信息；已確認總人數，未確認總人數，分別在哪個年級哪個班級。如果有班級家長沒有確認，還可以通過釘功能直接對家長進行提醒，或者釘班主任，催促他及時聯系學生家長進行確認，真可謂一個都不能少，一個都不會少。

隨著學校與社區及相關行政單位的聯系日益密切，為配合他們完成各項細分任務，需要及時從家長處獲取一些關鍵數據，如何快速回收相應工作的成果，成了教師特別是班主任的日常工作中一個重要問題。針對高效數據的收集與整理，釘釘在設計時就考慮到了這一剛需，智能填表（或班級填表）可以輕松完成這一任務。這里需要先說明一下，默認情況下，班級填表功能在班級群里是默認開啟的，是針對班級范圍里人員可見；智能填表需要在后臺設置開通，是針對全體成員可用的。此外，智能填表還具有權限設置功能，可以限定哪些員工可以發起數據收集活動。

在釘釘工作臺上打開智能填表功能后，會有三個大的功能標簽，分別為創建、填寫與統計。

創建標簽用來設計表單，本身提供了許多常用模板，比如疫情、問卷、收集、報名、投票、評測等，這些模板只要稍加修改即可在我們當前的場景下使用。一般情況下，我們需要設計一些個性化的表單，這時直接點“+”號，選擇創建空白收集表。在新建狀態下，可以修改個性化的封面圖片，填寫表單標題，完善填寫簡要說明，緊挨著的是表單主設計區，在這里可以添加主要收集項目，每個項目為一題。系統目前提供了諸如問答題、單選題、多選題這樣通用型題目，還有身份證、手機號和數字這種帶填寫校驗的題型，用來保證填寫者按要求完成數據填報。另外，針對疫情防控應用，系統提供了省市區、當前位置、日期時間、通信行程卡與手寫簽名應用，對于單位企業存儲足夠的情況下，還可以在這里收集圖片與通用文件，應該說，提供的數據類型是十分豐富的。選中對應的題型，直接拖放到主表單中，如果有同類型題，可以使用下面的復制功能，對于后加的重要項目，可以通過排序功能將其調整到表單前方。

制作完成后，建議先預覽，沒有問題后，點完成。然后進入第二階段：發布。在這個界面里可以設置表單圖標和三個重要的投放指標：誰可以填寫、填寫次數與周期、回收數據統計。誰可以填寫的設定在填寫設置里，可以允許任何人填寫，也可以限制為學校內師生，甚至還可以指定到具體班級或者指定的個人，且可以將表單以主動推送方式投送到組織內指定接收目標，或者每個人，緊急任務還可以設置成待辦與釘通知，這樣會在軟件內用聲光形式加強信息通知力度。填寫次數與周期在表單設置里，這里可以設置表單定期投送、定期填寫，這在周期性數據收集上非常有用。對于限定人次的活動可以設置每人限填一次，對于重大事項可以將“是否可以修改填寫內容”設置為否，對于非記名性投票可以將是否可以匿名填寫的功能開啟。

數據統計設置是為數據收集過程中顯示跟蹤表單填寫進度提供的一項可選參數，比如可以設置共享數據給組織內哪些人看，有人填寫后是否提醒我，定期推送簡明統計結果等。在正式收集到的數據中，像選擇題會有直觀的扇形圖標注各結果的分布情況，周期性數據還會以周期為單位形成獨自的收集任務，自動定時發送。這些數據可以在線直接編輯，亦可導出為本地Excel文件，做進一步分析處理。

學校后勤是做好教學工作的重要支撐，面對越來越豐富的教學環境與手段，從場地數量到物資儲備都在呈直線式上升，前期投入時一般還會有建設方參與，一旦交付后，如何維護和保養，如何第一時間發現設備故障并反饋，便成了一個大而細的工程，如果單獨靠學校的總務主任，這是一項難以高質量完成的工作。得益于釘釘對學校工作的深入探索，為了幫助教師和后勤部門管理好場地環境與教學設備，釘釘投放了兩個針對性非常強的功能板塊：總務報修和電教報修。這兩項功能的啟用過程，如前所述，根據學校自己的分類喜好，放置在工作臺對應分類之下。進入總務報修后，最上方會有三個標簽頁，分別為發起提交、查看報表和查看數據。

發起提交頁為各位班主任或授課教師發現問題時，用來向總務處發送報修申請表。主要項目包括報修主題，這里一般預先設定好可能出現問題的范圍，如開關插座、門窗把手，報修地點需要描述準確位置，如四一班教室，具體內容需要報修者描述清楚問題現象，如無法描述準確的，可以在后面的上傳圖片處拍照上傳，部門一般會默認為當前部門，如果需要，還可以把報修單發送至辦公群，流程部分顯示了報修審批處理的進度，這里可以使用或批，即幾個人中只要有一個人處理就算完成工作，也可以采用與批，即需要幾個人分別按流程處理，如果需要加快進度，還可以把這個單據通過單獨聊天形式發送給審批人。查看報表標簽頁，是作為后勤管理方進行分類匯總統計使用的，這里可以查看指定時間段內一共產生了多少次報修活動，分別是哪些類別，哪個類別或哪個場地的報修最多，這些數據可以呈報學校領導層，方便在后期采購與預算時留夠資源，也為總務處下一步工作重點指明方向。查看數據標簽頁，會按時間順序列出當前的報修記錄，點擊可以展開詳情頁，主要作為歷史數據存檔使用。當報修人填完報修單后，后勤管理員會收到審批提示信息，如果有預案，可以補充說明實施時間或物料情況，然后點審批通過，報修人就會收到反饋；如果非后勤的業務范圍，可以填寫說明信息后點拒絕，完成工單的回執信息。

電教報修的設置與流程和總務基本一致，單列出來主要是電教設備資源的特殊性，需要的響應時間更快。

現代化學校除了理念現代化、設備現代化，組織管理更需要現代化，借助于釘釘平臺，可以充分調動所有教育資源，全面優化人財物的調配效率，提高信息流動速度，讓優秀的教師可以全身心地投入教學，使得管理團隊有時間與精力聚焦教育的核心關切，將智慧校園這一理念落實到具體的每一項事務之上。