現(xiàn)代人力資源管理下的人事檔案管理工作探討

摘要 人事檔案是事業(yè)單位開展人力資源管理工作的基礎材料，其記錄員工的基本情況，通常作為單位任用人才的依據(jù)。隨著時代的發(fā)展，人力資源管理工作重要性越來越突出。人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，其在推動人力資源開發(fā)與建設方面表現(xiàn)出非常重要的作用。目前，國內(nèi)人事檔案管理工作仍處于改革階段，披露出眾多檔案造假行為。在這樣的背景下，對人事檔案管理工作也提出了更嚴苛的要求。而如何做好檔案管理工作，已經(jīng)成為當前人事檔案管理人員迫切解決的問題。基于此，本文就對現(xiàn)代人力資源管理理念下如何開展人事檔案管理工作進行探究，以期能給相關人員提供參考，推動我國人事檔案管理的發(fā)展。

關鍵詞：現(xiàn)代人力資源管理；人事檔案；管理

引言

隨著社會的發(fā)展與進步，用人單位對人才提出更高的要求，不僅要具備扎實的理論基礎，同時也有具備較強的實踐能力。人事檔案主要記錄人才的基本情況，是用人單位開展人力資源管理工作的依據(jù)。可見，人事檔案管理與人力資源管理關系密切。新時代背景下事業(yè)單位必須積極優(yōu)化與革新人事檔案管理，以便能夠為人力資源管理工作提供依據(jù)，為人才提供更全面的服務，進而保證人才在實際工作中充分發(fā)揮其作用與價值。因此，事業(yè)單位就要對當前人事檔案管理現(xiàn)狀進行分析，并在現(xiàn)代人力資源管理指導下對人事檔案管理工作進行優(yōu)化與改革。

1.相關概念

1.1人力資源管理

人力資源管理主要是指一系列人力資源政策及相關管理活動，這些活動包含制定人力資源戰(zhàn)略、員工招聘、培訓與開發(fā)、薪酬管理、員工關系管理等。企業(yè)通過現(xiàn)代化管理手段，對人力資源進行有組織、有計劃地控制與協(xié)調(diào)，以實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標的管理行為。新時代背景下，人力資源管理具有如下特征：一是人才具有更多的選擇權與自主決定權。新經(jīng)濟時代的人才已不再是通過勞動獲得工資收入，而是與資本共享創(chuàng)造果實。因此，事業(yè)單位必須從讓人才內(nèi)在需求出發(fā)，為人才提供他們需求服務與產(chǎn)品，進而留住人才，為事業(yè)單位創(chuàng)造更多的價值。二是人力資源部門是具有導向性的戰(zhàn)略伙伴。新經(jīng)濟時代人力資源管理部門也從幕后走到臺前，參與到事業(yè)單位管理的各個環(huán)節(jié)中，對事業(yè)單位的生存與發(fā)展起到了非常大的推動作用，是實現(xiàn)事業(yè)單位發(fā)展目標的重要途徑。三是更關注知識型員工的開發(fā)與管理。由于知識型員工獨有的特征，推動了事業(yè)單位領導方式的轉變，要求領導人與被領導者之間建立良好的互動方式，這就要求人力資源管理要將知識工作系統(tǒng)以及創(chuàng)新機制的建立作為重點工作內(nèi)容。四是人力資源管理信息化發(fā)展。隨著信息技術的普及與成熟，信息技術被廣泛應用到各個領域。信息技術在人力資源管理中應用不僅可以提高工作效率，同時也使得人力資源管理業(yè)務流程更加規(guī)范化。

1.2人事檔案管理

人事檔案管理是對人事檔案中收集、整理、儲存以及銷毀等一系列活動的總稱，是人力資源管理的重要組成部分，也是開展人才管理的主要依據(jù)。人事檔案是證實個人身份、學歷以及資歷等信息的直接依據(jù)，其與工資待遇以及社會勞動保障關系密切，具有法律效用。另外，人事檔案具有動態(tài)性、全面性、服務性、機密性、現(xiàn)實性以及流動性六大特點。

1.3現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理之間的關系

現(xiàn)代人力資源管理中強調(diào)對人的管理，其不僅是管理的主體，同時也是管理的客體，人必須具備較強的管理能力才能完成此項工作。隨著經(jīng)濟與社會的發(fā)展，人才已經(jīng)成為當前首要資源。因此，人力資源管理也成為了事業(yè)單位管理的重點。人事檔案管理不僅記載著人力資源管理中所有員工的基本信息，同時又儲存著員工的一些歷史記錄，如記過、立功等。人事檔案真實地記錄每個人的人生軌跡，不可篡改，是考察、選拔人才的重要依據(jù)，是人力資源管理重要的組成部分。人力資源管中很多職能都與人事檔案管理息息相關，真實、完整的人事檔案管理可以為人力資源管理提供非常有價值的信息，不僅可以幫助人力資源管理人員及時發(fā)現(xiàn)埋沒的人才，同時也可以減少濫竽充數(shù)的情況。因此，人事檔案管理可以促進人力資源管理的開發(fā)與建設，進而提升人力資源管理水平。

2.現(xiàn)代社會對人事檔案管理工作的要求

隨著社會以及經(jīng)濟的快速發(fā)展，人力資源管理也行政性事務中解放出來，人力資源管理工作也發(fā)生了很大的變化。在這樣的背景下，現(xiàn)代社會對人事檔案管理提出了新的要求，具體如下：第一，構建核心價值體系。事業(yè)單位文化建設與核心價值觀關系密切，是實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關鍵。優(yōu)秀的單位文化可以更深層次地挖掘出更多的資源，對單位的發(fā)展起到指導作用，有助于實現(xiàn)戰(zhàn)略目標。第二，多層次評價標準。在經(jīng)濟飛速發(fā)展背景下，傳統(tǒng)評價標準已經(jīng)無法滿足實際需求。因此，評價標準也要緊跟發(fā)展需求進行優(yōu)化與調(diào)整。對員工的考察不局限于工作能力，還要考察其綜合素質。這樣的考察結果更加全面、客觀，同時這種多層次評價標準也是人事檔案管理工作評價的主要趨勢。第三，以職業(yè)化導向來衡量人才。以職業(yè)化導向衡量人才，可以有效提升人才競爭力。人事檔案中除了要記錄員工的學歷、身份等基礎信息外，還要記載員工的職業(yè)技術水平、職業(yè)道德、職業(yè)精神以及價值觀念，以便于人力資源管理人員可以對員工進行全面的衡量，使人才選拔更加科學性，人崗高度匹配，進而有效提升人力資源管理效果。第四，構建科學的薪酬體系。科學的薪酬體系不僅可以留住員工，同時還可以提升員工工作的積極性。因此，用人單位在構建薪酬體系時要保證其具備較高的激勵效應。

3.現(xiàn)代人力資源管理下加強人事檔案管理的措施

若想人事檔案管理能夠在人力資源管理中充分發(fā)揮其作用，那就需要事業(yè)單位根據(jù)自身實際情況進行深入探索，并從多方面對人事檔案管理進行優(yōu)化與改革。

3.1重視人事檔案管理

人事檔案作為人力資源管理的重要組成部分，是對員工進行管理與評價的直接依據(jù)。因此，相關人員必須人認識到人事檔案管理的重要性。首先，領導層要轉變思想，認識到人事檔案管理的重要性，并發(fā)揮帶頭作用，從實際行動上給予人事檔案管理支持，使人事檔案能夠充分發(fā)揮其在人力資源管理方面的價值。換言之，只有領導層認識到人事檔案管理的重要性，才能讓單位內(nèi)部員工從根本上重視人事檔案管理，進而推動人事檔案管理工作有條不紊的進行。其次，人力資源管理部門強化認知，將人事檔案管理落到實處，同時也要對人事檔案管理工作進行定期考核，及時發(fā)現(xiàn)人事檔案管理中存在不足，推動人事檔案管理工作趨向規(guī)范化與程序化發(fā)展。再次，定期開展檔案相關的宣傳活動，讓更多員工認識到人事檔案在個體利益以及單位人事決策中發(fā)揮的作用，即完整、真實的人事檔案不僅有助于個人成長與發(fā)展，同時還可以為人力管理部門開展人事調(diào)動工作提供便利。另外，單位還可以通過宣傳欄或展示墻宣傳檔案相關的知識，逐步在單位內(nèi)部形成檔案文化，并在檔案文化潛移默化的影響下形成良好的檔案管理氛圍，推動單位人力資源管理工作開展，進而為實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎。

3.2完善人事檔案管理機制

人事檔案管理機制是人事管理人員開展工作的基礎，也是保證人事檔案管理質量的關鍵。隨著時代的發(fā)展，人事檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)與任務，原有的管理機制已經(jīng)無法對人事檔案管理工作起到指導作用，甚至在一定程度上制約著人事檔案管理。在這樣的背景下，人事檔案部門必須對人事檔案管理機制進行完善與優(yōu)化。首先，制定嚴格的檔案收集、保管、利用以及銷毀等業(yè)務流程，促使人事檔案管理更加規(guī)范化與科學化。其次，結合單位實際情況以及新形勢下的要求對人事檔案管理制度進行調(diào)整與優(yōu)化，以保證人事檔案管理制度的可操作性與指導性。再次，構建監(jiān)督機制，事業(yè)單位組建人事檔案管理監(jiān)督小組，以保證人事檔案中個人信息的真實性與完整性。同時定期對人事檔案管理工作進行檢查，以便能夠及時發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中的不足，并督促人事檔案部門改進，提升人事檔案管理質量。最后，制定獎懲制度。制定獎懲制度不僅可以調(diào)動工作人員工作的積極性與主動性，同時還可以減少日常工作中不規(guī)范行為，降低工作失誤，進而保證人事檔案管理工作的質量與效果。

3.3建立高素質人事檔案管理隊伍

人事檔案管理人員工作水平的高低直接決定了人事檔案管理工作的質量與效率，因此事業(yè)單位必須重視高素質人事檔案管理隊伍的建設。首先，事業(yè)單位在招聘人事檔案管理人員時，必須對應聘人員的綜合能力進行評估，保證其達到崗位要求。其次，定期對事業(yè)單位人事檔案管理人員進行專業(yè)知識與技能培訓。事業(yè)單位在對人事檔案管理人員進行培訓前，可通過對人事檔案管理人員進行調(diào)查與訪談，了解當前工作崗位中需要提升的技能與知識，同時結合新形勢下對檔案管理工作的要求制定培訓方案，以保證培訓工作能夠滿足人事檔案管理人員實際需求，避免培訓工作流于形式。在培訓后還有對參與人員進行考核，了解培訓效果以及培訓中的不足，為改進培訓工作提供方向，從而更好地服務人事檔案管理。再次，事業(yè)單位要對人事檔案管理人員進行思想方面的教育，如職業(yè)道德、愛國精神、服務精神等，保證人事檔案管理人員自覺抵制腐朽思想的侵蝕。最后，人事檔案管理人員也要自覺通過多種渠道學習相關的知識與技能，不斷提升自身專業(yè)能力，為做好人事檔案管理工作奠定基礎。

3.4加快人事檔案管理信息化建設

隨著信息化時代的到來，各種前沿科技被廣泛地應用在各個領域，人事檔案管理工作也不例外。人事檔案管理信息化建設不僅可以有效提升事業(yè)單位人事管理水平，同時還可以保證人事檔案信息的真實性與全面性。事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設可以從以下幾個方面入手：首先，事業(yè)單位加大資金投入，積極引進信息化設備。信息化設備是人事檔案管理信息化建設的基礎。因此，人事檔案管理部門向上級申請資金，購入檔案管理信息化設備，推動信息化辦公場地建設，同時也要在部門內(nèi)部營造信息化工作氛圍。另外，人事檔案部門也要安排專業(yè)人員對信息設備以及系統(tǒng)進行定期檢修與系統(tǒng)更新。其次，推進人事檔案信息資源數(shù)據(jù)化。相對于傳統(tǒng)人事檔案管理而言，人事檔案管理信息系統(tǒng)主要是通過電子化、數(shù)據(jù)化開展檔案管理工作。完整的人事檔案信息是推進人事檔案管理信息化建設的前提，因此人事檔案管理人員要做好人事檔案信息數(shù)據(jù)化工作，通過計算機將大量文字轉化成數(shù)據(jù)，存儲在人事檔案管理系統(tǒng)中，進而實現(xiàn)人事檔案管理工作的信息化與數(shù)字化。此外，人事檔案管理人員也要注意人事檔案信息的安全性與備份，以免人事檔案管理系統(tǒng)遭到病毒攻擊時仍能正常開展人事檔案管理工作。

3.5提升人事檔案工作的服務性

現(xiàn)代人力資源管理中主要是以人作為管理對象，詳細的人事檔案能夠讓領導層對員工進行更全面、系統(tǒng)的分析，從而保證人力資源管理工作的高效性。人事檔案工作的服務性不僅是人事檔案發(fā)展的基礎，同時也是根本目的，其主要是通過提供檔案材料服務人事工作，如當對員工進行任命時，通常需要對其工作經(jīng)歷進行全面了解，并通過大數(shù)據(jù)技術量化評估員工的能力，判斷其是否可以勝任新的崗位，以保證職務任命的科學性與合理性。同時，人事檔案管理的重要性也就由此凸顯出來。因此，人事檔案部門必須重視人事檔案工作的服務性，端正自身態(tài)度，樹立正確的服務思想，明確服務方向，只有這樣才能提高人事檔案工作的服務性，落實人事檔案管理工作，保證人力資源管理工作順利進行。

總結

綜上所述，我們不難看出人事檔案管理與現(xiàn)代人力資源管理息息相關，是保證事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的關鍵。因此，事業(yè)單位要在現(xiàn)代人力資源管理指導下做好人事檔案管理工作。但因多方面因素影響，我國人事檔案管理仍存在諸多問題，無法達到現(xiàn)代社會對人事檔案管理工作的要求，這就需要人事檔案管理人員在工作實踐中不斷探索，對當前的人事檔案管理進行優(yōu)化與改革，進而提升事業(yè)單位人力資源管理水平。

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作者簡介：但薇，女，1976年3月生，漢族，四川雅安人，本科，中級經(jīng)濟師，研究方向：人力資源