信息化環境下水利工程檔案規范化管理

摘 要：水利工程檔案是水利工程建設過程的最真實記錄，檔案的規范化管理為水利事業的高質量發展奠定了基礎。信息化時代檔案管理效率更高、管理更加科學，水利工程檔案管理迎來了革命性變革，已經由傳統模式步入了現代模式。本文根據某市水利工程檔案管理經驗，從建立層級化聯動機制、創建信息數據庫、強化系統測試應用等方面進行了分析，通過成本分析，認為檔案信息化大大降低了成本。依此經驗，提升水利工程檔案信息化規范化管理應從組織體系和制度設計、標準體系、保證體系等方面入手努力。

關鍵詞：水利工程檔案；信息化；規范化

水利工程檔案是水利工程建設的原始記錄，為水利工程查考、維護、管理工作提供重要憑證。近年來，信息化、大數據改變了經濟社會發展面貌，也成為水利工程檔案管理的必由之路，為水利工程的高質量發展提供了堅實的信息數據支撐。隨著水利事業建設熱潮的來臨，以信息化推動檔案規范化，成為水利工程事業轉型升級的主攻方向。本文以某市水利工程建設為例，分析水利工程檔案面臨的新形勢，提出有效地解決對策。

1 水利工程檔案管理的基本特征和時代要求

水利工程檔案作為專門業務檔案類，既有檔案的基本屬性，也有水利工程特征。在信息化加速發展時期，信息化建設也為水利工程檔案管理帶來新的機遇[1]。

1.1 水利工程檔案管理的基本特征

1.1.1檔案管理科學化程度要求高。水利工程檔案的基本特性決定了管理的難度和差距：從種類上來看，水利工程建設涉及多個二級項目和環節，中間流程多、涉及人員多決定了收集整理的復雜性。水利工程在建設過程中受外界因素影響較大，增加了檔案工作的不穩定因素。從規范性上來看，水利工程檔案單位保管期限一般是兩年，然后專門移交水利管理部門。這就對檔案整理提出了更高的要求，既要管理好、整理好，又能符合標準移交好，對檔案的收集、整理、歸納、移交等方面的連貫性、科學性提出了較高要求。

1.1.2 檔案管理標準化程度要求高。由于水利工程檔案的種類比較多，其整理標準也有所不同，比如水道檔案、橋梁檔案、施工記錄檔案等，都有不同的標準，對專業化要求比較高。除此之外，水利工程設施的特殊性，檔案歸檔的內容和范圍也會發生變化，檔案管理必須要根據政策標準及時調整，因此，總體來看，水利工程檔案的管理難度要明顯高于其他類別檔案。

1.2 信息化對水利工程檔案管理的革命性變革

1.2.1管理效率有了質的提升。在傳統的檔案治理體系中，檔案的查詢、利用等環節需要大量的人力、物力。由于在管理環節中，人的因素占比大，也容易產生錯誤，進而影響查詢質量和效果。信息化管理模式的引入，使人的因素大幅度降低，通過大數據技術對水利工程檔案資料進行高效地管理和利用，提升了檔案管理的實效。通過調研發現，大數據的檔案管理模式已經滲透到水利工程檔案的收集、整理、保管、利用等環節中，通過數據庫的完善和資源整合，利用過程大大壓縮，網上辦公已經實現，水利工程項目建設的進程得到極大提升。

1.2.2 決策過程更加科學。水利工程檔案信息包括了整個工程建設和各部管理部門的資料，為后期利用、維護等提供數據和信息支撐，這些數據為其他工程建設提供了樣本，有助于建設工程單位制定科學的管理策略，有助于決策機構和團隊快速全面地掌握相關的關鍵信息，為團隊決策的制訂提供科學、翔實、準確的數據，確保決策的方向更加準確、更加翔實，從而提升水利中心工作質量及水平，為水利事業發展起到了推動作用。

1.2.3 建立檔案信息共享渠道。水利工程檔案能記錄豐富的信息，例如橋梁建設技術檔案是記錄橋梁內部結構和修建中形成的技術檔案資料，既有重要的保存價值，后期利用率又高。在紙質檔案管理條件下，橋梁建設技術管理存在較多局限性，許多檔案只有一件，如需復制或抄寫，將耗費大量的資源，檔案多次借閱查找，無形中會破壞檔案資料的質量，縮短檔案壽命。同時，信息查找也相對困難，資源共享性難以達到，不利于檔案價值最大化的發揮，降低了檔案管理工作的快捷性。通過信息化技術的引入，信息庫中的大型數據，搭建了檔案信息的共享渠道，彰顯了檔案工作的實際應用價值。

1.2.4 提升檔案信息傳遞的安全性。在傳統的檔案信息管理共享機制中，信息發送和接受只能依靠郵遞、加密通道等方法，傳播效率較低，受到傳送時空的限制，為檔案工作帶來極大的不便；同時，傳輸通道也會出現丟失、損毀文件的現象，有泄密風險，給檔案安全帶來很大隱患。隨著檔案管理信息化水平提升，檔案管理人員通過信息系統對檔案資源進行加密傳輸，既提升了檔案利用率，又保證檔案資源的安全性，避免了失密泄密，檔案資源的傳輸利用進入了新的發展階段。

1.2.5 提升檔案管理的穩定性。安全性的提升帶來管理的穩定性。傳統紙質檔案在保管利用匯總過程中易受到侵蝕損壞。比如，腐蝕、水災、浸泡、火災等，都會給檔案保存帶來永久的破壞。紙質檔案本身存儲時間受紙張性質的影響，具有不可逆性，字體容易模糊，特別是水利工程檔案的圖紙，更容易出現褪色、污損，嚴重影響檔案信息的存儲效果。通過提高信息化管理水平，檔案信息和載體之間可真正實現“脫節”，紙質檔案一經數字化，將不再有人打擾，減少了紙質材料的人為接觸，既保證了檔案資料的可利用，又保障了實體檔案原件。

2 水利工程檔案信息化規范化的管理邏輯和成本分析

2.1 建立層級化聯動機制

在信息化管理的前段控制階段中，組織領導體系至關重要。一是明確管理人員職責使命。這是信息化建設的基礎和前提。某市水利工程制定了《檔案收集管理規定》《檔案人員職責和獎懲規定》和《水利工程檔案整理工作細則》，強化檔案源頭的治理，督促員工在起始階段按要求收集好檔案，為歸檔做好準備；二是強化管理措施落實。對于檔案人員來說，規則明確了職責定位，需要根據水利檔案的管理標準，全面整理各項文書圖紙、批復、報告等資料定期歸檔，對違反安全規定的船舶提出懲戒措施。同時，對信息化建設提出了要求，讓大家都參與到檔案信息化建設中，管理體系更加優化。

2.2 創建信息數據庫

一是明確數據庫的建設標準。主要包括域、字段、命名等，提高系統的優化程度，為修改和查詢提供便利。二是遵循行業規范。對檔案信息的存取和查詢、利用需要按照國家標準，符合操作流程。三是兼容性要強。信息技術突飛猛進，存儲形式多樣，建設要有前瞻性，端口和末端要選取多樣的方式，提高兼容度，為后期升級改造提供支撐。四是數據庫的管理信息要翔實準確。管理員信息要完備，包括基本的出生日期、姓名、標號及部門，以及負責水利工程模塊的信息，主要是收集的范圍、時間、進度和標準等。五是數據庫的功能要齊全。功能主要除了常見的查詢利用之外，還有遠程訪問、在線打印、打包提取、模糊查詢、全文輸出等，全面提升了檔案管理水準，適應水利工程事業的發展的要求。

2.3 強化系統測試應用

一是進行合理性檢測。主要是系統的頁面、布局、交互式訪問系統等是否符合要求和完備。二是加強功能測試方面。主要是檢查各項功能是否安全有效，需要對各項模塊進行檢查，比如登錄模塊身份驗證是否安全，查詢模塊是否能檢索齊全，操作模塊是否便捷有效，利用模塊是否能夠進行編研、打印等。檢測也可以根據需求進行測試，比如，以建設圖紙為單位，全面檢查數據庫中表格的完整性、標注的清晰性、字體的規范性，保證數據查詢的符合系統設計的要求。三是加強安全性檢測。數據庫建設同時構建防火墻、建立防水墻等加強數據保護的措施，確保查詢系統具備安全性、先進性、穩定性等，防止因數據泄露造成不必要的損失，實現檔案資源高效安全地利用。安全性檢測是檢測的重中之重，也是必須進行的常態化檢測的應有內容。

2.4 水利工程檔案信息化規范化的效果分析

一是投入產出成本分析。檔案信息化建設推進前期需要投入大量的資金，主要用于系統建設和軟硬件的購買，但是系統建成以后，將大大節約人力物力和過程成本。同時，信息化建成后，雖然有一定的維護費用，但是隨著查檔量的增加，在不考慮時間成本的前提下，信息化管理的成本也明顯低于傳統模式。二是審批利用成本。網上審批，提升了審批效率，降低了材料成本，同時提高了檔案人員的工作效率，使其有更多地精力投入其他環節。相關對比見下表。

3 提升水利工程檔案信息化規范化管理的實踐路徑

3.1 建立水利工程檔案管理組織體系和制度設計

加強信息化建設的組織領導，建立科層次化的組織領導架構。堅持檔案工作“分級管理，維護完整，便于利用”的基本原則，成立了工程一把手親自擔任組長、分管領導擔任副組長、綜合辦公室主任主管的檔案工作領導小組、檔案信息化工作領導小組[2]。工程領導將檔案管理信息化規范化工作列入重要議事日程，與工程建設同安排、同部署、同檢查、同落實。隨著領導的變動，及時調整檔案工作領導小組，保證檔案工作穩定開展，服務好水利工作。

3.2 加強制度建設和標準體系建設

一是完善管理制度。根據工作實際，制定《檔案整理歸檔制度》《檔案保管制度》《檔案信息化建設標準》等制度，完善檔案的立卷歸檔、安全保管、調閱、檔案統計、信息化等各方面，細化檔案管理工作制度建設，做到檔案管理工作有章可循，努力實現檔案管理的規范化、標準化和科學化，確保全部檔案資料保存完好[3]。二是推行檔案“一季一歸，一月一報”制度。綜合辦公室制定歸檔日程安排，各部門及時對已完成進行歸檔。檔案室每月統計各部門的歸檔情況，并在每月的例會上進行通報，及時督促各業務部門按照規定移交案件歸檔。三是強化信息化標準建設。以推進數字化檔案室建設為契機，啟用電子檔案查閱系統，實現閱檔無紙化，實現傳統檔案管理模式向信息技術主導模式的轉變。持續推廣數字化系統的使用，逐步實現辦理流程與卷宗同步生成，在確保數據完整準確的情況下生成電子檔案，減少歸檔的步驟和環節，提高歸檔效率。

3.3 建立信息技術檔案利用服務體系

一方面，要加強定制化個性化服務，提高檔案利用的精準度。通過大數據、云計算、物聯網等關鍵技術實現對檔案信息的精準識別、精準整合和精準加工，設計不同的組合模塊[4]，通過搜索記錄，精準計算利用者的愛好、興趣、習慣等，為查詢者提供更為準確便利的信息服務模式。另一方面，創新性開展交互體驗服務。5G技術與檔案信息服務的深度融合，增強了檔案體驗式互動，通過交互方式實現專題檢索、在線視頻點播等檔案特色活動，同時可以通過VR技術實現檔案場景的復原和再現，為水利工程檔案的高效利用提供智力支持。

3.4 構筑檔案信息化安全防護體系

一方面，深入查找風險點和隱患。水利工程涉及人員多、單位多，檔案信息海量，各環節都必須加強身份識別和認證，做到閉環管理。強化管理共享系統，建立層級性的模塊共享類型，完善查詢身份管理，避免出現一個賬戶可以一覽所有資源的情況。另一方面，建立人防和技防相結合的復合型體系。現代化管理體系中，人防比技防顯得重要，網絡攻擊的復雜性、隱蔽性越來越強，在大多數技防體系相同的前提下，檔案管理人員的思想自覺和防范意識成為重中之重。因此，管理人員的選拔是基礎，要把安全責任意識高、保密意識強作為標準，打造一支責任心強、對檔案管理有熱情的管理隊伍，為檔案管理打下堅實的隊伍基礎。

3.5 構建信息化建設的保障體系

一方面，檔案管理部門要給予足夠的資金支持，推進智慧檔案室建設，購置計算機設備和存儲系統，加強系統技術的研發，與時俱進提升系統的先進性。另一方，加強人才隊伍建設。要樹立檔案信息化既是生產力，也是產品輸出的方向點，加強創新型人才的培養，特別是前沿科技信息人才的培養，打造企業發展新的增長極。

結語

通過對某市水利工程管理的分析，該工程項目建設單位已經形成了信息化規范化的管理模式，為其他單位提供了可復制可推廣的經驗做法。面對信息化大潮的方興未艾，水利工程管理的規范化必須以信息化為引領，提升管理的科學化水平，為水利事業的高質量發展貢獻檔案力量。

參考文獻

[1]王付容.新時代背景下水利工程檔案管理工作研究[J].黑龍江檔案，2022（08）：30.

[2]劉美紅.江蘇省靖江市檢察院加強檔案管理提升檢察工作水平的幾點做法[J].《法制與社會》，2011（11）：30。

[3]羅曉丹.淺談河南省水利普查檔案質量控制管理措施[J].治淮，2012（12）：05.

[4]房榮軍.“十四五”時期檔案信息化的發展趨向與實踐進路[J].蘭臺世界，2022（11）：04.

作者簡介：聶麗華（1974-），河北省水務中心副研究館員，研究方向：檔案管理。