人事檔案信息化管理發展之路

馬勤

隨著當代社會信息化的迅猛發展，信息技術在各行各業得到廣泛運用。人事檔案管理也不例外，同樣需要引進信息技術，進行信息化管理。人事檔案信息化管理既能提升人事檔案管理的效率，還能保證人事檔案的安全性。現通過對人事檔案信息化管理面臨的挑戰進行深度探究，提出相關策略，以期為人事檔案信息化管理工作提供有效參考。

人事檔案管理工作主要體現在人事管理活動中，包括個體的學歷、工作表現以及工作經歷等。隨著信息技術的快速發展，傳統的人事檔案管理模式已經不能滿足社會日益增長的需求，這對人事檔案管理的精細化提出了越來越高的要求，也為人事檔案管理工作帶來了巨大挑戰。人事檔案信息化管理是時代發展的必然趨勢，但在發展過程中，其難免會遇到各種問題。針對發展中各個階段遇到的問題，本文提出了合理有效的對策，旨在實現人事檔案管理信息化。

人事檔案信息化管理的重要意義

隨著信息技術的快速發展，傳統的管理方法已經不能滿足社會的發展需求，因此，信息化管理模式得到廣泛應用。目前，人們高度重視人事檔案工作，但如果只利用人力進行檔案管理，將無法達到高質量與高效率的管理效果；而如果將信息技術融入其中，則可以從根本上提升人事檔案管理水平。

人事檔案信息化管理與傳統檔案管理相比更加便捷。例如，人事檔案錄入、保存、查詢以及利用等都無需人工操作。另外，信息化平臺還能對人事檔案進行個性化管理，如對相關人員的年齡、民族以及興趣愛好進行查詢，基于此，管理人員便可以進行信息分類，對人事檔案的相關數據進行深度探究，并根據相關人員的需求為其提供所需要的信息資源。綜上所述，人事檔案信息化管理的重要意義可以歸納為以下幾點。

提高人事檔案信息的時效性

以往的人事檔案管理主要以紙質檔案為主，管理人員收集、整理和管理檔案需要進行大量的重復操作，無法保證人事檔案信息的時效性?，F階段，信息化技術給人事檔案管理工作帶來了便利，管理人員只需要將相關數據錄入系統，就可以順利完成工作。這從根本上提升了人事檔案管理工作的效率與質量。

改革與創新人事制度

在信息時代，互聯網技術已經普遍運用到人們的生活和工作中。從人事角度出發，相關工作人員只需要使用信息技術就可以開展招聘工作，選拔優秀人才。信息技術在人力資源管理中能夠有效記錄入職員工的不同表現，并隨時更新人事檔案信息，進而加大監督工作力度，增強監督工作實效。綜上所述，人事檔案信息化管理能夠更好地促進人事制度的改革與創新。

提升紙質檔案的保護水平

在單位管理工作中，人事檔案具備較高的利用率，其中主要包含工作人員的考核與人事調動工作。由于紙質檔案經常需要拆卸和裝訂，久而久之，就會出現破損的情況。對人事檔案進行信息化管理，可以實現對檔案信息的規范化整理，不僅能方便查閱，還能提升對紙質檔案的保護水平。

保證檔案信息的完整性與真實性

在人事檔案信息化管理過程中，計算機防御技術可以在一定程度上防止檔案信息丟失，充分保證檔案信息的完整性與真實性。與傳統檔案管理方式相比，對人事檔案進行信息化管理，不僅有利于管理人員快速查找到所需要的信息，還能保證信息的安全，防止資料丟失。

提升人事檔案的利用率

人事檔案信息化管理不僅為管理工作提供了便利，還提升了檔案信息的利用率。以往在進行檔案信息的錄入、查詢以及增加的工作上，經常需要花費管理人員大量的時間與精力，且很難保證信息的完整性與有效性，但是對人事檔案進行信息化管理后，管理人員只需要在適當的時候手動錄入即可，這從根本上提升了人事檔案的利用率。

人事檔案信息化管理面臨的挑戰

基礎設備不完善

人事檔案信息化管理工作的順利開展不僅需要高水平的網絡技術，更需要完善的儀器設備，如計算機、掃描儀等。現階段，很多單位的基礎設備還不夠完善，其功能無法達到行業標準，導致人事檔案信息化管理工作無法順利開展。

相應監管力度不夠

目前，由于大部分企業并不重視人事檔案管理工作，故而嚴重影響了人事檔案信息化管理工作的開展。此外，大部分檔案管理人員沒有認清自身的崗位職責，監督力度不夠，導致在進行檔案信息化管理工作中遇到了很多困難，給檔案管理帶來了巨大挑戰。

信息數據庫建設落后

信息數據庫在人事檔案信息化管理工作中具有至關重要的作用，主要體現在檔案信息的收集、整理、存檔、維護以及更新等方面。大多數單位沒有建設人事檔案信息數據庫，在這方面還存在很多不足。比如，沒有較完善的數據信息以及后期維護工作不到位等。

檔案管理人員能力偏低

要想提升人事檔案信息化管理水平，就要提高管理人員的工作能力。在人事檔案信息化管理工作中，很多工作內容都需要依靠計算機來完成。但是，大部分檔案管理人員年齡偏大，嚴重影響了人事檔案信息化管理工作的開展。大部分檔案管理人員不重視人事檔案信息化管理，對信息技術缺乏足夠的認識與理解，網絡安全意識也較為薄弱，這導致人事檔案信息安全性較低，存在一定的安全隱患。

提高人事檔案信息化管理水平的對策

完善基礎設施

要想順利開展人事檔案信息化管理工作，就必須具備完善的基礎設施，如果沒有完善的基礎設施，人事檔案的信息化管理就無法實現。因此，管理人員需要高度重視人事檔案管理工作，了解完善基礎設施對工作開展的關鍵作用，同時還要加強基礎設施建設。在人事檔案管理工作中，基礎設施是信息數據的重要載體，不僅可以及時傳輸信息數據，還能對其進行合理有效的保存。由此可見，在人事檔案管理工作中，只有具備完善的基礎設施，才能保證人事檔案信息化管理工作順利開展，從根本上提升人事檔案管理工作的效率和水平，為人事檔案信息化管理打下良好的基礎。

建設人事檔案信息化管理系統

在信息時代背景下，信息技術被廣泛運用于各個行業。它的特點是高效、快捷以及無地域、時間的限制。檔案管理人員根據信息技術的特點，建設科學合理的人事檔案管理系統，應用網絡技術保證人事檔案信息的時效性，保證檔案信息的安全性。建設科學合理的人事檔案管理系統可以解決各部門之間信息不暢通的問題，從而更好地開展檔案管理工作。此外，使用計算機將紙質檔案錄入系統中并生成電子檔案，有利于檔案管理人員及時對電子檔案信息進行分類，如崗位、年齡、學歷等，從根本上提升人事檔案管理的效率。

構建完善的動態人事檔案信息數據庫

為了順利開展人事檔案信息化管理工作，需要及時構建完善動態人事檔案信息數據庫。利用檔案信息分級，可以使擁有不同權限的用戶獲取相應的信息。首先，應高度重視檔案材料的相關工作，檔案管理工作人員在平時的工作中，應對數據進行管理以及備份。其次，為了保證信息數據庫儀器設備的安全性以及穩定性，相關管理人員需要定期對設備進行檢查以及維護，加強信息數據庫建設。最后，在構建信息數據庫的同時，還應建立完善的人事檔案網絡服務系統，為檔案管理人員提供良好的服務，從而充分展示出人事檔案信息化管理的重要價值。

提升人事檔案管理服務水平

建立完善的人事檔案信息化管理服務體系，不僅可以增強管理人員的服務意識，還能增加相關服務內容，讓檔案信息資源得到利用，同時可以促進人事檔案信息的共享。優化人事檔案信息的服務功能，對文字、圖像以及視頻進行分類，同時保存檔案信息，連接網絡，就能夠實現資源共享。由此，檔案管理人員可以不受時間和空間的限制，隨時隨地查詢相關信息，進而為每個個體提供不同的服務。人事檔案信息化管理對檔案管理人員的技術水平要求較高，要想提升檔案管理服務水平，就需要管理人員有足夠的信息化知識儲備。由此可見，人事檔案信息化管理服務需要依靠信息技術，因此應該重點培養相關檔案管理人才，打造一支高素質、高水平的檔案管理隊伍。首先，企業需要定期為相關管理人員組織相關培訓工作，主要包括計算機技術等內容，通過培訓從根本上提升管理人員的管理服務水平。其次，企業要引導管理人員高度重視檔案管理工作，使其形成良好的安全意識和保密意識，同時制定相應的規章制度。只有做好各個環節的工作，才能從根本上提高檔案管理人員的綜合素質，提升人事檔案管理服務水平，為人事檔案信息化管理工作順利開展奠定堅實的基礎。

開發專門的數字化工具

為了保證人事檔案信息的安全，不僅要嚴格遵守國家的法律法規，還應構建完善的信息資源保障體系，運用數字化工具對其進行有效管理。開發數字化工具需要利用科學有效的手段，對數字化檔案進行管理與維護，并利用身份認證、安全審計以及權限設置等技術，保證信息資源的安全，進而保證網絡系統的正常運行。

組建復合型管理團隊

為了實現檔案信息化管理，必須打造一支高素質、高水平的管理團隊，這對檔案信息化管理工作的開展具有重要作用。在此過程中，不僅需要提升檔案管理人員的信息化水平，還應該提升其計算機應用能力，以便器更好地進行信息自動登記、輔助立卷、歸檔以及傳遞利用等工作。管理人員應具備豐富的管理經驗，在檔案管理工作中，保證檔案信息安全完整。檔案管理人員應該根據自身的工作，增強學習意識，定期參加相關培訓，提高自身的業務能力。為了加快改變傳統檔案管理模式，檔案管理部門應完善工作計劃，對相關檔案管理人員進行信息化培訓，要求其學習計算機、網絡以及信息知識內容等，組建一支高素質、高水平的復合型管理團隊。

加強檔案工作制度建設

在人事檔案信息化管理工作中，為了使檔案管理工作可持續發展，檔案管理人員需要認真落實相關工作方針、政策和相關制度。管理人員應該明確檔案工作崗位責任制度、管理制度以及保密等制度，嚴格遵守檔案管理相關制度，為做好檔案管理工作提供堅實的保障。只有建立嚴格的檔案管理制度和明確的責任制，才能促進檔案管理事業的可持續發展。

加強法治建設，更新信息技術

為了加強人事檔案信息的安全性和穩定性，應加強法治建設。例如，建立完善的監管體系，并利用法律規范對計算機技術進行有效管控，實時分享相關信息。

在對檔案管理進行法治建設的同時，還需要明確網絡協議與數據權限，如果發現人事檔案管理人員對信息內容存在破壞行為，應該立即對其進行處罰。此外，要對人事檔案信息化管理的各個步驟進行明確的規定和及時的監督，要對信息技術各個層面進行優化與更新。

綜上所述，隨著信息技術不斷發展，檔案信息化管理已成為必然趨勢。人事檔案管理部門應高度重視檔案管理工作的安全性及穩定性?，F階段，我國人事檔案信息化管理還面臨著很多挑戰，相關管理人員要重視檔案信息化管理工作，并探究出合理有效的策略，從而進一步加強人事檔案信息化管理建設。

（作者單位：山東建筑大學法學院）