基于HRP與OA系統的后勤物資管理全流程優化研究

尹莎　謝洋

關鍵詞：后勤物資；全流程管理；醫院資源規劃（HRP）；辦公自動化（OA）

中圖法分類號：TP311 文獻標識碼：A

HRP由成熟的企業資源規劃（enterprise resource planning，ERP）發展而來，并將其應用于醫院運營管理，實現資金流、業務流和數據流之間的有效結合與互聯互通，是指融合現代管理理念，整合醫院各類資源，進行統一規劃管理。辦公自動化（office automation，OA）系統負載輕，開放性好，系統維護升級方便，網絡辦公不受到地域的限制，能夠實現對文本、圖像、聲音等信息的訪問，具有良好的使用性能。

醫院后勤物資保障工作是醫院正常運轉的基本保證和重要組成部分，其管理水平直接關系到醫院運轉的質量和效率。醫院后勤物資包括辦公用品、被服裝具、保潔用品、維修材料、五金交電、計算機耗材及配件等，具有物資品種繁雜、工作內容瑣碎等特點。

為滿足和提升醫院對后勤物資保障工作需求，本文基于HRP系統和OA系統對H醫院后勤物資管理流程進行優化改造，以提高工作的時效性、統一性和規范性。在此次優化系統建設實施過程中，分三個步驟來進行：第一步，分析現有流程存在的問題；第二步，結合需求和信息系統能實現的功能進行流程優化和搭建平臺：第三步，對優化后的管理流程進行評價和完善。

1現狀及存在的問題

目前，河北醫科大學第二醫院后勤保障部按照是否“零庫存”的屬性將物資分為庫存物資和專購物資，申請科室分為醫療醫技科室和行政后勤科室，申請和審批模式分為線上和線下兩種。

醫療醫技科室物資采用線上申請線下審批的模式。為了數據安全，醫院HRP系統連接醫院內部局域網絡，醫師工作站和護理工作站都在內網計算機，因此，醫療醫技科室申請物資在內網計算機上登錄HRP系統按說明操作即可生成請領單，系統根據物資屬性拆單，庫存物資訂單發送至庫房保管員直接出庫，專購物資發送至采購員生成供應商訂單，依次由庫房負責人、后勤保障部主任、主管院領導審批通過后發送至供應商客戶端。

行政后勤科室物資申請和審批均采用線下模式。行政后勤科室由申請人提出書面申請，科室負責人審批通過后送至后勤保障部，庫存物資經庫房負責人審核通過后辦理出庫，專購物資經采購員匯總后依次由庫房負責人、后勤保障部主任、主管院領導審批通過后，采購員通過電話方式通知供應商送貨。

供應商下訂單采用線上線下結合模式。通過內網HRP系統申請的專購物資通過線下審批通過后，采購員通過HRP系統供應商客戶端發送訂單，并生成訂單條形碼，通過條形碼辦理入庫，系統自動對應請領單生成出庫單。通過線下書面審批通過后的專購物資，由采購員電話通知供應商送貨，隨貨同行單備注使用科室，采購員手動入庫，保管員按照隨貨同行單備注的使用科室手動錄入出庫單。圖1為后勤物資供應流程圖。

基于以上模式，存在以下問題。第一，時效性差，耗時過長。只要涉及線下審批及書面材料的流轉，就需要不同角色的人見面，就需要為了克服空間的距離而花費時間，加上等待審批和等著手工錄入出庫單與出貨的時間等，經統計申請與審批環節平均用時為6h，平均領用等待時間為19min。第二，準確性差，出錯率高。線下訂單經口頭傳達，難免存在遺漏或者備注錯誤，導致多發、少發、發錯科室等情況。

2后勤物資管理流程優化

2.1系統框架

梳理和重新確定后勤物資管理的要求和業務流程，在HRP系統總體框架基礎上OA系統審批流，業務大致為“物資申請單→申請審批→申請審核→下達供貨訂單→驗收入庫→出庫記賬”。重新構建的后勤物資管理模塊包括院內HRP系統申請模塊、OA系統審批模塊、HRP系統出入庫管理模塊。優化的關鍵點包括：一是將所有線上書面申請及審批改成OA系統：二是將審批后的結果自動反饋到HRP系統。

2.2 HRP系統流程模塊

本文基于原有的業務流程進行了優化改造，將所有的線下書面申請和審批全部改為線上OA系統處理，同時信息中心加裝了跳板機，實現了內外網的數據互通共享。

HRP系統在與OA系統對接的前后程序上較之前有所改進，分別進行了匯總和拆單操作。HRP申請單的數量為500個／天左右，若每一個都到OA系統走審批，則工作量太大。因此，專購物資訂單經采購員在HRP系統定期匯總后提交至OA系統進行審批，如遇特殊情況可加急審批，一天OA審批流會保持在5個以下。OA系統審批通過后反饋到HRP系統進行拆單處理，根據不同的供應商和不同和申請科室生成多個訂單并發送至供貨商，待貨物完成驗收入庫后，系統再根據不同的申請科室重新組合成出庫單，由保管員辦理備貨出庫。圖2為優化后的后勤物資供應流程圖。

2.3 OA系統流程模塊

嵌入HRP系統中的OA審批流有三個，主要是針對行政后勤科室使用：一是申請科室審批流，主要針對原采用書面申請與審批的科室：二是供應商訂單審批流，替代了原有的對供應商訂單的線下審批；三是物資發放審批流，由OA系統與HRP系統對接，審核通過后直接生成出庫單，取代了保管員依照申請批示單手工錄入的程序。

優化后的申請科室審批流程，在其中嵌入了選擇條件，如用途分為常規辦公和特殊用途，常規辦公不超限額申請部門負責人審批通過后直接流轉到庫房，若為特殊用途，則須增加主管院領導審批環節。再如，申請單金額≥500元的申請需要主管院領導審批，原來采用書面申請，科室不知道申請單金額，因此容易造成出庫時發現金額超限再去找主管院領導審核的情況。另外，優化流程后，HRP系統可實現根據物資屬性自動將庫存物資和專購物資拆分為兩個訂單，分別發送至保管員和采購員兩個角色，避免了申請科室將物資寫在一個申請單上，到庫房才發現需要拆分后又重新審批的情況。圖3為OA系統申請科室審批流程圖。

優化后的供應商訂單流程實現了“匯總后審批，通過后拆分”，供應商訂單分為增加庫存和專購臨采兩種情況，優化前是“一單一簽”的模式.即所有的書面申請都需要領導簽字審批，給領導帶來了很大的工作量。由于所有的審批都采用“面簽”的方式，大大增加了等待審批的時間。優化的流程實現了“定時匯總，線上審批”，審批人用手機即可審批，審批通過后將結果反饋到HRP系統，自動生成供應商訂單并實現了“一單一碼”，驗貨后對供應商隨貨同行單掃碼入庫，入庫后保管員收到系統根據請領單生成的出庫單，根據出庫單備貨，備貨完成后通知申請科室領取物資或由第三方配送公司送貨至科室。圖4為OA系統后勤物資管理科室供應商訂單流程圖。

無論是庫存物資還是專購物資，經申請科室負責人審批通過后都要經庫房負責人審核，審核其領用物資種類和數量的必要性。比如，醫療醫技科室及醫務處、護理部、感染控制處、住院處等與臨床工作緊密相關的職能科室或窗口科室可以領用白大衣等工作服，而一般的行政人員是不可以領用的。因此，庫房負責人對醫院物資的管控和成本的管理是必不可少的角色。圖5為OA系統后勤物資管理科室發放流程圖。

3應用效果評價

將OA系統與HRP系統相結合，實現了多部門使用、多級別審批的工作全部線上完成，提高了后勤物資管理工作的高效性、規范性和準確性，同時為醫院節約了人力成本和財力成本，做到了痕跡管理、有據可循。

3.1提高工作時效性

后勤物資領用審批流程在OA系統的應用，簡化了辦公流程，避免了“找人、等人”的現象，減少了審批的等待時間，相關負責人在移動上網設備上處理即可，增加了處理工作的靈活性，縮短了審批周期，提高了辦事效率和執行力。

除了OA系統本身的優勢能提高工作效率，其與HRP系統對接后產生的數據更為規范，格式更為統一。HRP系統采用結構化模板式界面，對每個字段進行系統控制和校驗，防止漏填和錯填，一次性審批通過，避免了申請人采用無格式敘述性文字填報導致多次退回和修改的情況發生，極大地提高了工作效率。

OA系統可記錄流程中每一個環節的發生時間節點，能夠方便準確地統計出每個環節的時長。對比流程優化前后的1個月的平均申請審批和貨物領取等待時長，優化后的申請與審批環節平均用時由6h降低到2.5h，縮短了58.3%：平均領用等待時間由19min降低到7min，縮短了63.2%。

3.2規范操作流程，提高工作質量

兩個系統集成后，數據的字段內容和格式部是統一調用HRP系統中物品字典的數據，有些字段是可選擇的，如物資名稱、規格等，有些字段是填寫的，如數量、備注等。因此，由HRP系統轉錄到OA系統里的表格格式一致，且能自動生成金額合計，便于條件判斷，從而確定下一步流向，在降低出錯率的同時提高了操作的規范性和工作質量。

3.3加強痕跡管理，做到有據可循

在OA系統中流轉的每一個環節，系統都有記錄并形成電子文單、帶有修改痕跡的簽發電子文稿、關聯文件信息、電子文件運轉流程圖等，有效確保了無紙化辦公運轉模式下歸檔材料的完整性，切實保留了文件之間直接的完整、清晰的相互關系，極大豐富了檔案信息資源數據庫，實現了信息資源整合。

3.4為醫院節約成本

此次流程優化不但提高了工作質量和工作效率，也為醫院節約了人力成本和物力成本。一般申請人為本院員工，把原來等待審批、返工糾錯和等待領取物資的時間用在了其他工作上，大大減少了人力的投入。OA系統采用了無紙化辦公，在減少了紙張的同時也減少了相應打印耗材、筆墨、書釘等其他辦公費用，為醫院節省了相關開支。

4結束語

通過轉變傳統工作模式，完成物資供應流程再造，在有效提升物資供應效率和效益、改進服務質量、降低運營成本的同時，便于醫院集中人力、物力、財力，專注于提升醫療技術水平。

優化后的后勤物資全流程管理實現了OA系統與HRP系統互聯互通、高效集成，實現了申請和審批全流程線上處理，實現了標準化流程管理，簡化了后勤物資的管理流程，大幅度提高了工作效率，降低了醫院運營和審計的風險，提高了醫院綜合管理水平和臨床一線的服務質量。

作者簡介：

尹莎（1987—），本科，經濟師，研究方向：醫院成本管理。