事業(yè)單位干部檔案管理問題與對策

摘 要：事業(yè)單位干部人事檔案管理是人事局的重要工作內(nèi)容，是人事工作的基礎(chǔ)所在。文章以全面深化改革為大背景，就事業(yè)單位干部人事檔案管理的現(xiàn)狀予以分析，在此基礎(chǔ)上，就如何做好此項(xiàng)工作進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；干部人事；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

干部人事檔案是干部任命提拔交流的重要依據(jù)，做好干部人事檔案管理工作責(zé)任重大，意義深刻。在全面深化改革和信息化管理的今天，對事業(yè)單位干部人事檔案管理提出了更高的要求，必須與時(shí)俱進(jìn)，改進(jìn)方法，完善制度，狠抓落實(shí)，才能把工作做得更好。

1、現(xiàn)狀分析

1.1認(rèn)識不高，重視不夠

一方面是領(lǐng)導(dǎo)和管理人員不夠重視。在一些人的心目中，認(rèn)為事業(yè)單位檔案管理就是整理資料，保管檔案，因此，被錯(cuò)誤地認(rèn)為是一項(xiàng)無足輕重的工作。所以在人員安排上，一般就是安排年紀(jì)較大的非專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理，往往以兼職為主，除了檔案管理，還安排了其他工作。由于人手少，身兼數(shù)職，任務(wù)繁雜，精力不夠，加上缺乏專業(yè)素養(yǎng)，檔案管理意識不強(qiáng)，從而導(dǎo)致人事檔案資料難以及時(shí)歸檔整理。另一方面是干部自己不夠重視。有的事業(yè)單位干部對沒有充分認(rèn)識到人事檔案的重要意義，把個(gè)人的人事檔案不當(dāng)回事兒。如不及時(shí)上交畢業(yè)證、獎(jiǎng)勵(lì)等相關(guān)信息材料。在進(jìn)行個(gè)人信息資料填寫時(shí)，隨意性很大，如在多個(gè)材料中前后填寫的姓名、出生日期不統(tǒng)一，在年度考核材料填寫時(shí)，都是按照過去的模式套，幾乎年年都大同小異，有的甚至干脆從網(wǎng)上下載照抄，與個(gè)人的實(shí)際相去甚遠(yuǎn)，不是自己的真實(shí)記錄。

1.2審核不嚴(yán)，管理不當(dāng)

一是對檔案審核不嚴(yán)格。從過來看，對人事檔案管理不夠重視，也就導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案審核把關(guān)不嚴(yán)格，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：有的材料不完整。有少部分檔案不夠完整，如履歷、考核等資料存在空缺。有的內(nèi)容不夠準(zhǔn)確、真實(shí)、統(tǒng)一。特別干部的年齡、工齡、黨齡和學(xué)歷等信息不準(zhǔn)確、不真實(shí)的問題比較突出，從而出現(xiàn)檔案造假等嚴(yán)重問題。此外還有檔案填寫不夠規(guī)范的問題，如年度考核中有的沒有填寫日期，有的沒有蓋章等問題，這些都是因?yàn)槭占瘷n案材料時(shí)把關(guān)不嚴(yán)所致。二是流轉(zhuǎn)管理不嚴(yán)。隨著事業(yè)單位干部的人事調(diào)整，人事檔案也會隨之流動(dòng)。但是，從現(xiàn)實(shí)來看，卻不能夠嚴(yán)格按照規(guī)定做好人事檔案的流轉(zhuǎn)工作，容易出現(xiàn)被人帶走，涂抹修改、偽造篡改等違紀(jì)違法行為，從而影響了檔案的真實(shí)性、可靠性，出現(xiàn)內(nèi)容不實(shí)等問題。還有的人才流動(dòng)不能同步于檔案轉(zhuǎn)遞，導(dǎo)致檔案流轉(zhuǎn)滯后于人事調(diào)整，造成人檔分離、保管分散、棄檔不用等問題，從而增加了檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，也導(dǎo)致人事管理的難度升級。

1.3方式陳舊，不夠先進(jìn)

一方面是干部人事檔案管理方式陳舊。事業(yè)單位干部人事檔案不夠規(guī)則，存在破損、卷角、折皺等問題，在剪裁、折疊、裱糊過程中，過程繁瑣，需要耗費(fèi)大量的人力物力和精力。在每年檔案材料歸檔過程中，工作量非常大，這樣就導(dǎo)致工作效率大大降低和勞動(dòng)強(qiáng)度的增加。

另一方面，信息化程度較低?，F(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，但是當(dāng)前干部人事檔案管理依然是以紙質(zhì)版材料主要載體，以手工錄入歸檔整理為主要方式，這樣就影響檔案管理的質(zhì)量和效率，而無紙化、信息化的閱檔為主[1]。

2、對策思考

2.1統(tǒng)一思想，高度重視檔案管理

一是充分認(rèn)識到檔案管理的重要性。作為單位領(lǐng)導(dǎo)，要充分重視干部人事檔案管理工作，選好檔案管理人員，將責(zé)任心和能力強(qiáng)的人員納為檔案工作者，從源頭上提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。加大經(jīng)費(fèi)投入，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，同時(shí)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高檔案工作人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。此外，要充分借助報(bào)刊電視網(wǎng)絡(luò)等媒體，加強(qiáng)檔案管理工作宣傳，讓更多的人了解、理解、支持和重視檔案管理工作。二是加強(qiáng)檔案材料收集。材料收集是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，是做好檔案管理的前提。當(dāng)前正處于干部人事制度改革的重要時(shí)期，干部的學(xué)歷、考核、培訓(xùn)、聘任等入檔材料增多，這就需要檔案管理人員要充分認(rèn)識到檔案材料收錄歸檔的重要性，端正工作態(tài)度，認(rèn)真仔細(xì)地收集、甄別和審核。對于不符合要求的材料，必須要求及時(shí)進(jìn)行整改規(guī)范到位后再入檔，要確保程序完整，確保干部人事檔案工作的真實(shí)性、權(quán)威性[2]。

2.2完善制度，狠抓檔案管理隊(duì)伍

一是健全檔案管理制度。針對干部人事管理的制度漏洞和內(nèi)容不齊全、填寫不準(zhǔn)確等問題，制定管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，進(jìn)一步建立健全檔案管理制度。要不斷完善有關(guān)制度，抓住流程中的每道程序和步驟，切實(shí)做到準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、完整。同時(shí)，要加強(qiáng)有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的執(zhí)行，細(xì)化檔案收集、鑒別、歸檔、審核、保管、保密、傳遞等制度，將檔案管理職責(zé)分解到檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)、崗位、人員。此外，還要加強(qiáng)對人事檔案管理失職瀆職、損毀篡改、偽造、丟失等違紀(jì)違法行為的懲處力度。二是加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)高低直接影響了檔案管理工作的開展。因此，作為檔案管理人員，應(yīng)該強(qiáng)化檔案管理意識，嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定，切實(shí)做精做細(xì)做到位。要提高管理人員的經(jīng)濟(jì)待遇和福利待遇，充分調(diào)動(dòng)起工作的積極性和主動(dòng)性。

2.3積極創(chuàng)新，積極改進(jìn)管理方式

一是創(chuàng)新檔案管理模式。從實(shí)際出發(fā)，要降低干部檔案用紙要求，調(diào)整規(guī)格，簡化整理檔案工序，減少檔案材料加工工序和工作量。二是充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用。要充分借助信息技術(shù)的優(yōu)勢，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備，將檔案資料錄入到檔案管理系統(tǒng)中，通過計(jì)算機(jī)軟件將其變?yōu)閿?shù)據(jù)資料，構(gòu)建先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案于電子檔案雙重管理的信息化。三是加強(qiáng)檔案流轉(zhuǎn)管理。針對檔案流轉(zhuǎn)問題要完善相關(guān)制度，加大制度執(zhí)行力度，確保檔案流轉(zhuǎn)中真正做到檔案隨人走，在人事調(diào)整中保持檔案能夠同步流轉(zhuǎn)[3]。

3、結(jié)語

綜上所述，檔案是干部人事管理中的基礎(chǔ)，也是干部工資調(diào)整、履歷證明、調(diào)動(dòng)提拔的重要依據(jù)，因此，做好檔案管理具有十分重要的意義。要高度重視檔案管理工作，安排政治素養(yǎng)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員擔(dān)當(dāng)干部人事管理工作，提高其待遇，改進(jìn)管理方式，完善管理制度，提高管理質(zhì)量和效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]肖芹.事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，03：70-71.

[2]鄭軍.試論事業(yè)單位檔案管理中的弊端及解決對策[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——經(jīng)營管理決策的應(yīng)用與分析學(xué)術(shù)研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院：，2016：1.

[3]孫偉.淺析基層事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2015，30：168-170.