企業管理溝通問題及對策研究

王善列

【摘? 要】隨著中國社會主義市場經濟的迅猛發展，各類型企業的數量大幅增加，經營范圍也深入經濟社會的各個方面。為使企業管理更加有效，組織內部交流更加順暢，我們需要加強企業內部工作人員的溝通與交流，只有這樣才能夠提升工作效率，協調各部門之間的交叉工作，提升高質量發展的能力。良好的溝通對企業的管理工作有著非常重要的意義，因此，論文就目前企業現代化管理中的溝通問題及對策進行深入的分析與研究。

【關鍵詞】企業管理；溝通；問題；對策

【中圖分類號】F272【文獻標志碼】A【文章編號】1673-1069（2023）05-0104-03

1 引言

溝通是人類組織的基本特征和活動之一，沒有溝通，就無法形成組織和企業。溝通也是人們進行管理工作的必然流程，在現代企業的日常工作中更加重要。只有進行深入細致的溝通，才能促進后續交易的成功，促進企業的可持續發展，給企業帶來經濟利益，尤其是在當今經濟迅速發展的時代，萬物互聯，信息無處不在，我們要提升企業的競爭力，必須加強內部溝通與管理，這樣才能夠在激烈的市場競爭當中占據一席之地。但是目前我國許多企業往往只注重追求經濟利益，而疏忽了企業內部的科學化管理，急功近利導致問題頻出，出現了一些信息壁壘等影響企業長遠發展的問題。因此，我們需要停下腳步，認真分析在溝通方面存在的問題，分析原因并進行針對性的解決。本文對企業內部多部門之間、多員工之間的工作、情感交流進行深入的分析，并提出合理的對策，爭取能夠在后續的發展當中進行科學有效的溝通和信息傳遞，防止因為信息壁壘導致一些經濟損失的發生，有效提升企業的內部運轉效率。在企業管理過程當中如何進行有效溝通，是我們應當深入研究的課題，它可以進行信息的互換、情感的交流，提高企業效率、效益，如果能夠實現良好的溝通，建立完善的溝通制度，能夠有效提升企業內部運營速度。反之，如果一直進行無效的溝通，會浪費時間，阻礙企業發展。

2 溝通的重要性及基本要求

有資料表明，企業高層管理者70%的時間用在溝通上，類似開會、談判、談心談話、排解糾紛、做報告是其最常見的工作。另外，企業中70%的問題也是由于溝通障礙引起的。溝通不暢，就容易導致效率低下、缺乏執行力。溝通能力也是企業管理者領導力的直接體現。在瞬息萬變的信息社會中，離開溝通，企業寸步難行。因此我們更需要了解溝通的基本知識，重視溝通中遇到的難題，努力把所有員工變成信息溝通的專家。人與人的溝通過程包括輸出者、接受者、信息、渠道等4個主要因素。輸出者在輸出信息時一定要注意信息與接受者的認知范圍相關，并且要有條理、有重點。很多人認為溝通是極簡單的事，人人皆會，只要把自己的想法告知或通知到對方即可，不愿花時間、精力去準備，但是溝通本身是與他人進行心靈深處的交流，而且有著明確的目的性，要去解決特定的問題。任何人都有自己的獨立意志、想法和價值觀，即便努力準備了也不一定對他人產生影響，達成相互理解和認同。所以，首先要有積極慎重的態度，并在此基礎上進行認真準備、嚴肅實施、藝術表達、用心傾聽和積極反饋，這樣才有可能與對方達成一致。認真準備就是盡可能將要表達的內容想法，條理清楚地表達出來，最好列出提綱，并提前通知對方溝通的內容、時間、地點。嚴肅實施主要是指自己的態度要嚴肅認真，尊重溝通對象；要有禮貌，不冷嘲熱諷、正面反駁或是隨意打斷；不能隨便否定對方或者用邏輯分析、雄辯方式強加給對方；要站在對方的立場上，用其講述的實例或者其他無可置疑的事實來與對方的利益結合起來說服對方。其實溝通最核心的是善于學習、用心傾聽。大多數人都是好為人師，若用仰視、學習的心態對待對方，很容易引起對方的共鳴。傾聽的同時要積極反饋，讓對方明白自己的態度和想法，并且按照對方的反饋來及時調整自己的想法和思路，確保溝通的順暢進行和最終目的的有效達成。

3 目前我國企業在管理當中存在的溝通問題

國內大企業的內部部門繁多，人員龐雜，人員素質不一，如果工作人員對于企業內部工作流程不熟悉，對溝通不重視，就無法游刃有余地接收、傳遞、反饋信息，就容易導致信息傳遞不準確，造成沖突，產生矛盾。即便如此，目前我國絕大多數企業也沒有對信息傳遞進行培訓，許多工作人員在傳遞信息的過程當中只了解自己專業的那一部分知識，對企業的其他部門、其他領域的工作不甚了解。對信息傳遞需要注意的確認、反饋沒有正確認知，很有可能自己接受的信息就是錯誤的，以訛傳訛，經過幾級傳遞后更容易出現錯誤，造成工作延誤、效率下降，這種信息失真的現象有可能出現在信息傳遞的各個環節當中，因為部門協作的特性，可能信息要幾經周折才能到達目標部門，任何一個環節出現了問題，都會造成嚴重后果。

例如，公司的進出口業務部門，日常聯系最多的是物流管理部和計劃財務部、內控管理部等。通常的企業當中都是專業人員做專業的事情，業務部門外語流暢、進出口流程精通，對其相關客戶、進出口流程、貿易術語、國際貿易情況了如指掌，但是卻常常由于溝通不暢，與熟悉倉儲業務的物流管理人員產生矛盾，進出口的貿易術語物流人員不熟悉，業務人員不愿解釋，物流人員也沒有耐心去學習，雞同鴨講，極易造成混亂。同樣提供給業務部門的財務報表和分析報告，部門經理也常?？床幻靼?，經常與自己業務無法對應。造成這種問題的根源就是溝通問題。每個人都當自己是專家，信息只管傳遞，不管對方是否能夠正確地接收；接收者常自認為明白，不愿意去了解、學習其他專業知識，沒有對信息傳遞的確認、反饋，信息幾番流轉下去，可能會造成完全失真，對公司的管理造成重大的不利影響。

4 存在溝通問題的原因

4.1 機構運行組織復雜

從大量的調研數據以及過往的實際經驗來看，企業內部繁雜的組織結構是造成信息傳遞不準確、信息失誤的重要原因。當公司剛剛開始發展人員極少時，通常每人都是“多面手”，而且組建之初人員相對熟悉，業務流程極其簡單，溝通障礙反而很少。隨著現代化管理體系的建設，許多企業職能分工越來越細，設置的職能部門也越來越多，需要在上下級、同層級間傳遞的信息也更加多元。復雜信息的迅速、準確傳遞并非易事，它會受到許多因素的干擾，包括傳遞媒體、渠道、相關工作人員等。溝通的方式包括口頭、書面、電子媒介等，科學有效的溝通方式，就是三者相結合，根據實際情況來選擇合適的溝通方式，這就對工作人員有著極高的靈活度的要求，要求每一個信息傳遞者與接收者都要進行多次的確認，同時盡可能保證信息的完整性和準確性，避免導致一些不必要麻煩的出現。但是如果企業內部機構設置過于龐大繁雜，那么就沒有辦法做到清晰、迅速地信息傳遞，每多一個層級，其困難程度以指數級增長，這就需要企業最高領導善于決策，控制組織層級以及職能部門的設立數量。

4.2 管理者溝通不科學

除了部門繁雜、機構臃腫的問題，更主要的原因在于人為因素，企業內部的管理者、員工數量非常多。每個人都有不同的思維、理解方式，因此，對于同一信息的理解與掌握也就不盡相同。對于相同案例或事件的傳達，不同的人會進行不同的描述。而且許多企業的管理者對于下屬存在不信任的現象，他們認為如果原話告知，可能下屬不能夠完全地了解，所以會自行進行加工，傳遞給員工一個自認為比較準確的信息，但是，正是由于多次加工而導致信息越來越偏離原來的軌道，最終造成嚴重的后果。企業的運轉有先后順序，無法許多部門同時進行，只能夠一個部門完成之后傳遞給下一個部門，但是在部門之間會存在一些矛盾與推諉扯皮的情況，導致各個部門之間溝通困難，由于顧及部門利益，導致信息傳遞具有局限性，而且惡劣的人際關系也會影響信息的傳遞。如果因為任務分配不均、領導態度不好等種種因素造成員工內心不滿，或者與下屬之間缺乏積極有效的溝通，那么就會造成二者之間的隔閡。管理者在溝通過程當中還有可能存在居高臨下、“看人下菜碟”的問題，那就更容易激發員工的逆反心理，導致對于信息理解的失誤，以上種種都會造成企業信息傳遞偏差、溝通不足等問題。

5 企業管理溝通的對策

5.1 樹立良好的人際關系

公司中層和企業內部的領導者作為工作運轉、上傳下達的主體，他們的關系直接影響到工作的效率以及信息傳達的準確性和及時性。因此，公司應當對工作人員進行統一的培訓和組織。盡可能地通過一些理論知識和相應的課程來統一人們的思想，避免不同的人具有不同的發散性思維，對于某一類的事情有一個統一的處理，這樣能夠最大限度地減少信息出現差錯的可能性。同時要加強宣傳，提升主人翁意識，在公司內部營造加強溝通、友好合作的氛圍?？梢远ㄆ诮M織員工進行團建，在寬松、愉悅的環境中，通過娛樂活動、協力游戲來增加員工之間的感情，建立良好的人際關系，尤其是在工作當中，會不可避免地有急難險重的任務，這時候要告知大家不能有畏難情緒，不能夠相互推諉，而是要相互理解與尊重，在完成自己的工作之后，盡可能地與其他同事互幫互助。此外，企業內部的管理者也應當站在員工的角度來作出決策。首先，要保護員工的工作積極性，保證他們的薪水薪酬，建立良好的上下級關系，這樣才能夠讓員工更加有動力，在工作當中達成良好的結果，促進企業目標與管理任務的有效執行。其次，企業內部管理者在作出相應的決策時，應當充分考慮廣大員工的意見與建議。企業是由無數個員工組成的，相關工作的推動也是由他們進行的，因此，員工的切身權益和個體意見是非常重要的，“沒有調查，沒有發言權”，只有聽取員工的意見，經過認真調研，才有可能作出正確的決策，在后續方案的實行過程當中，也能夠得到更多的響應與支持。在此過程當中，需要企業的領導者積極與員工進行有效的溝通，進行意見的相互交流與融合。所以，領導者自身的思維方式、思想理念和領導方式也非常重要，那些剛愎自用、不重視下級意見的領導，最終會影響企業的前進，所以只有真正地把員工當成自己的家人，才能夠做到思想與感情產生共鳴，達成真誠的互動與溝通，在向下傳遞信息時也可以做出適當的調整。

5.2 加強制度的建設

除了提升員工自我意識，加強思想宣傳之外，我們還必須加強制度的約束。建立一個科學完整的制度規則，并讓相關員工嚴格遵守其具體要求，這樣方可進行信息的準確傳達。因為僅僅依靠員工自己的自覺性是無法保證不出錯的，所以要和員工進行充分的溝通與交流，將信息傳遞的過程及步驟詳細地制定成制度，并貼在墻壁上。如果出現了信息傳達錯誤或者是偏差而造成企業的嚴重經濟損失時，必須責任到人，追查是哪一個環節、哪一位員工出現了錯誤，按照之前制定的制度去對其進行約談、懲罰。同時，對于一些信息傳達優良的員工，按照制度進行及時激勵。科學的制度能夠讓員工有更多的凝聚力和向心力，讓員工在工作當中奉獻出自己的價值，取得良好的工作成效。

5.3 依靠信息系統的建設

我國的互聯網信息技術迅猛發展，我們也正處于一個信息化暢通發達的時代，互聯網已經滲透到了經濟社會以及政府部門等各個領域當中，在未來的發展過程當中，充分利用互聯網的紅利已經是大勢所趨，對于企業更是必不可少的，所以我們必須按照企業內部工作流程來建立一個信息平臺系統，借助信息化平臺與相關功能來分擔工作人員的負擔，既能夠減輕壓力，減少人力物力的耗費，也能夠提升工作效率，提升信息傳達的準確性和及時性，減少信息的流轉層級，讓基層員工都能見到最真實的信息。需要注意的是，建成的信息系統必須要有完善的制度來保證其正常運轉。初始信息輸入的準確性直接決定了該信息傳遞的價值。錯誤的信息甚至會導致嚴重后果，因此信息的輸入必須準確無誤。另外，信息的傳遞一定要遵循業務流程的方向，建立明晰和不斷優化的業務流程也是保證信息傳遞質量的關鍵一環。

5.4 實現數字化轉型

當今社會正處于5G時代，萬物互聯，社會的進步必然迫使企業隨著進步，否則將被時代的大潮所拋棄。信息溝通、使用方式的不同決定了企業數字化的發展水平。實際上只要企業能夠進化到業務數字化，其管理層級以及職能部門就可以大幅縮減，整個公司就能夠建立起矩陣式扁平的管理結構，一切圍繞公司戰略和客戶需求，按照客戶的不同需求來組合公司各部門，形成一個個獨立的業務單元。管理層級減少，職能部門與業務部門圍繞同一業務組合在一起，有著共同的考核目標，減少了很多職能部門間以及業務與職能部門間的無效溝通，讓大家更能集中精力在核心事項的溝通上，這樣溝通就會變得更加順暢、有效、敏捷。

6 結語

企業的正常運轉不僅僅需要高層領導者個人的努力，更重要的是需要千萬個員工共同的努力配合，這其中就少不了相互溝通與真誠交流，這對企業的正常運轉發揮著至關重要的作用。尤其在面臨百年未有之大變局的當代社會，原有的國際經濟、政治秩序沒有退場，新秩序尚未建成，全球化和地區化、本地化的經濟發展方向仍在不斷角力糾纏，中國經濟又處于加快構建以國內大循環為主體、國內國際雙循環相互促進的新發展格局和追求高質量發展的新階段，企業內部更加需要構建出信息能夠順暢流通的局面來應對日趨復雜的外部競爭環境。而建設良好的信息傳達體系，減少不必要誤會的發生，我們必須學習先進的管理理念，制定積極有效的管理對策，本著尊重對方、設身處地為對方著想的心態才有可能營造出和諧團結的組織，進而在當今激烈的市場競爭中順應經濟發展潮流，高質量穩定發展。

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