信息化環境下醫院檔案安全管理措施

摘 要：在社會經濟以及信息技術的不斷發展下，涌現出各種類型的檔案載體，對醫院的檔案安全管理工作提出更高的要求。本文主要圍繞信息化環境下醫院檔案安全管理措施展開論述，闡述信息化環境下醫院實施檔案安全管理的重要性，分析信息化環境下醫院檔案安全管理存在的問題，并提出醫院在信息化環境下加強檔案安全管理的相應措施。

關鍵詞：信息化環境；醫院；檔案安全管理

檔案安全是開展檔案工作的生命線和底線，是檔案管理部門的第一要務，同時，也是一項基本任務，是檔案工作者必須落實的基本職責。醫院檔案記錄醫院從建設到發展各個方面的資料內容，隨著信息技術在醫院內部的廣泛應用，進一步強化檔案安全管理，保障檔案的安全性與完整性是醫院實施檔案管理的必然趨勢。

一、信息化環境下醫院檔案安全管理的重要性

1.有助于提升檔案工作效率

醫院在自身建設及發展的各個環節，會不斷產生各類檔案信息，需要通過對相應檔案資料的收集、整理、存儲來全面推進檔案安全管理。而在具體的檔案安全管理環節，如果一貫沿用人工管理的方式，那么，醫院各部門以及各項醫療工作中所產生的資料、數據的全面性就很難得到保障，從而影響之后的檔案調用。但通過引入信息化技術，不僅可以在檔案管理人員實施此項工作時為其提供更好的助力，確保全過程檔案安全管理工作的實現，而且還可以促進檔案工作效率的大幅度提升。醫院的日常發展與有序運行需要時刻保持對檔案安全管理的重視度，利用多元的針對舉措，不斷優化具體的檔案安全管理環節，能夠有效降低相關人員的工作負擔，有效提升檔案安全管理水平。

2.有助于更好完善地檔案內容

醫院在開展檔案安全管理工作的過程中，如果通過人工方式來維護檔案資料的安全性，就會由于一系列的原因而導致管理工作無法落到實處，發揮不出預期的檔案安全管理效果，很多檔案信息的科學性及合理性也得不到全面保障。而在信息化環境下，檔案安全管理與信息技術的有機融合，能夠使醫院檔案得到全方位保護，為后續管理工作的順利開展提供真實、可靠的信息參考，增強對檔案資料的科學化、合理化使用。基于醫院之后的良好建設與發展，完整的檔案內容可以直接反映出醫院整體檔案管理水平的高低，還可以更好地保障醫院未來的可持續、健康發展，切實提升醫院的整體競爭力與管理水平。

3.有助于提升醫院的醫療服務質量及效率

醫院內部的檔案信息資料，不但可以為醫護人員的學習、教學、科研等工作提供真實、有效的數據參考，還可以給醫院決策、管理等重大事項的開展提供可靠的原始參考依據，在很大程度上影響著醫院的醫療服務水平。醫院落實檔案安全管理，通過與信息技術的有機結合，在提高了檔案使用率的同時，還能夠為檔案使用者創造諸多便利，為醫院決策以及提升醫療服務提供更具豐富性的檔案資源，推動醫院醫療工作效率的顯著提升。

4.有助于推動醫療事業的更好發展

醫院檔案涵蓋醫務人員的人事信息、患者的就診住院信息、內部采購等各方面的信息，其中一些信息屬于患者與醫務人員的個人隱私，在醫院后續的建設發展中具有更為有效的價值。醫院在實施檔案安全管理工作時，通過對信息技術的使用能夠促進檔案信息優勢最大化，進一步提升相關人員的檔案安全管理意識，有效降低信息遺失或被惡意損壞等問題的出現率，從而為我國醫療衛生事業的良好發展提供有力支撐。醫院立足于檔案安全管理工作，并在其中融入先進的信息化技術，以此實現對檔案安全的信息化管理，營造和諧、有序的檔案管理環境，為醫療事業的穩健、持續發展奠定堅實基礎。

二、信息化環境下醫院檔案安全管理問題

1.存在極大的安全隱患

在信息化環境下，醫院實施檔案管理工作仍舊沿用信息化與紙質化相結合的管理模式。然而，從實際的管理情況來看，不論是信息化檔案管理，還是紙質化檔案管理，均存在著明顯的不完善性。在信息化檔案管理工作進程中，需要以原始數據信息為基礎，再進行加工處理，但過程中會不可避免地受操作不當等問題的影響而破壞部分重要信息，以至于醫院檔案的完整性與安全性得不到確切保障；而紙質化檔案管理工作，又會由于儲存方式、環境等因素的影響，致使檔案管理工作難以呈現出理想的管理成效，對紙質檔案的安全性產生一定威脅。醫院在管理檔案安全的過程中，對此項工作高度重視，確保不同類型檔案的安全，為醫院的運營發展提供更為穩固的信息數據保障。

2.檔案管理思想觀念落后

醫院檔案管理人員在實施工作的進程中，并未真正意識到促進檔案安全管理與信息技術融合的作用及價值，單純地認為開展檔案安全管理，僅需實時監管好各項管理流程下的工作即可，并不需要通過信息化技術來實施動態監管。檔案安全管理具有一定的復雜性，必須由檔案管理人員來全方位監管，以檔案資料為對象所展開的各項工作，確保各項管理流程科學化、合理化落實，以期有效提升醫院檔案安全管理的總體成效。

利用信息化技術，不但可以形成對醫院檔案的全程監管，同時還可以進一步提升檔案安全管理的成效，推動工作的高質高效落實。然而，從醫院實際的檔案安全管理工作現狀來看，部分檔案管理人員對于應用信息技術的認知較為片面，并沒有與安全管理實現高效融合，不利于醫院檔案安全管理效果的提高。

3.檔案管理人員的意識與能力問題

醫院在推進檔案安全管理工作時，依托信息技術的助力可以幫助檔案管理人員在短時間內完成對檔案資料的收集與儲存，以此為檔案安全管理的順利實施奠定全面的信息基礎。分析檔案管理人員的工作情況，主要存在兩方面的問題：一是檔案管理人員對于信息技術的應用能力不高。比如，大部分管理人員僅掌握了簡單的計算機操作，而對更深層次的技術操作方法及手段并沒有做到熟練掌握，直接影響信息技術在醫院檔案安全管理中的有效運用，是一項急需解決的難題；二是檔案管理人員的安全管理意識較為薄弱。從醫院的檔案管理部門來看，不少管理人員對檔案安全管理的認知存在偏差，認為此項工作僅是簡單地收集、整理、儲存醫院在發展過程中所產生的各類數據信息即可，而針對重要檔案內容的安全保護卻有所忽視，甚至會由于管理人員的思想疏忽，導致重要檔案信息被損壞或遺失，給醫院檔案安全管理工作的科學化落實帶來不利影響。

三、信息化環境下醫院檔案安全管理措施

1.建立完善的檔案安全管理規章制度

醫院要想有效落實檔案安全管理工作，就必須制定健全、完善的檔案安全管理規章制度，并不斷強化對規章制度落實情況的全程監督，同時構建起系統化、長效化的檔案管理機制，以保證規章制度的全面貫徹落實。堅持對建章立制與貫徹落實兩手抓，并集中針對制度的制定與執行環節的工作，進一步完善醫院內部現有的數字檔案信息安全制度，堅決落實在建設醫院檔案信息化的過程中對信息安全的保障工作。針對醫院在信息化環境下的檔案安全工作，必須從數據、網絡、系統、設備等各方面展開強化管理，利用系統、完備的防范體系，從而實現對醫院數字檔案的全方位保護。電子文件具有易傳播、被竊取、易改動等特點，尤其是還不能進行直接識讀，而是需要依托特定設備或軟件完成讀取，這就要求醫院在攻克相關技術難題的同時，制定行之有效的管理制度與流程，以此更好地解決電子文件在保真、保密、保讀取等方面的問題。

2.積極轉變檔案安全管理理念

在醫院檔案安全管理工作的具體落實過程中，要求檔案管理人員時刻具備先進的工作理念，切實認識到信息技術對于檔案安全管理的重要作用。同時，還要逐步完善此項工作，為高效實施醫院檔案工作做好基礎保障。思想理念是醫院推進檔案安全管理工作的重要前提，在實際的管理過程中，必須在檔案管理人員中展開定期、廣泛的宣傳，使其深刻意識到信息化技術在檔案安全管理中所具備的價值意義，使其樹立正確的思想理念，確保醫院檔案安全管理穩步發展。

第一，對檔案管理人員展開與信息化檔案安全管理有關的宣傳工作，可以借助互聯網、宣傳欄等，充分發揮信息技術與安全管理工作相結合的強大優勢。如果條件允許，還可以為檔案管理人員提供一些真實的案例，確保他們能夠真正意識到信息技術和檔案安全管理相融合的效用，然后再督促他們將其靈活運用到日常的醫療服務工作中，使醫院檔案安全管理工作更好地落實。

第二，定期組織開展思想教育活動。集中組織檔案管理人員參與思想政治教育方面的培訓，使其真正認識檔案安全管理在醫院良好發展中的重要性，并切實轉變自身的管理理念，優化創新現有的管理模式，加強對檔案安全管理工作的優化與完善，從而為后續各項工作的協調發展提供充足的人員保障。

3.重視對信息技術的運用，及時引入信息安全管理技術

醫院在落實檔案安全管理工作時，要想減少由于管理工作不到位而造成的檔案安全隱患，就必須要引入先進的技術手段，使其成為實施檔案安全管理的主要媒介，大幅度降低因為黑客或病毒給醫院檔案資料造成的嚴重破壞。

一是引入信息識別技術。基于信息化環境，醫院的檔案安全管理工作通過運用信息識別技術，能夠針對數字化檔案的調用、管理等工作形成合理限制，同時對檔案管理人員的職責權限做好詳細劃分與充分明確，促使各管理人員僅能獲取自身權限范圍內的檔案信息，進而保障檔案信息的安全性。

二是引入加密技術。此項技術具體運用于醫院檔案的傳輸與共享，通過對檔案資料做加密、解密等處理，能夠進一步提高醫院檔案在傳輸過程中的安全性，以此來顯著增強對醫院檔案的保護成效。

三是引入防火墻技術。該項技術主要用于防范病毒、非法入侵等，其實際上是融合相關安全管理軟件或硬件，從而給計算機網絡搭建一道防護屏障，以此全面保障用戶信息的安全完整，是如今檔案安全管理工作中較為常用的一項技術手段。

總的來說，醫院檔案安全管理工作的落實必須強化對各類安全管理技術的重視與應用，以此更好地提升針對數字化檔案的管理水平，為醫院的可持續、健康發展提供更具全面性與真實性的檔案資料。

4.建立線上檔案管理平臺，落實全生命周期管理

立足于信息化環境，醫院要想切實管理好內部檔案的安全，進一步發揮自身信息化管理優勢，推動管理工作順利、有序實施，加強線上檔案管理平臺的建設是十分有必要的，有助于實現對醫院檔案的全生命周期管理。在科學技術迅猛發展下，傳統檔案管理方式已然無法滿足醫院的現代化發展需求，同時也阻礙了醫院對自身檔案管理優勢的展現。因此，醫院在具體的檔案安全管理環節，重視對線上檔案管理平臺的構建，通過全生命周期管理的方式來處理并儲存相關檔案資料，能夠最大限度地降低外部因素給檔案信息儲存帶來的不利影響。

首先，搭建系統、完備的電子檔案庫。對紙質檔案與電子檔案實施統一管理，從檔案錄入、整理，再到檔案審核、借閱、銷毀等各個環節，來幫助醫院形成對檔案管理情況的整體把握，而且檔案資料的安全性也能夠得到全面提升。通過建立電子檔案庫集中管理各類檔案資料，可以為更好地開展醫院檔案安全管理工作提供有效助力。

其次，嚴格遵守電子化歸檔、借閱等標準化的管理流程。制定檔案管理流程的目的在于更好地規范并約束具體的檔案管理環節，確保各項檔案管理工作及其內容的科學性及合理性，以此為高質高效地落實信息化檔案安全管理打下堅實基礎。醫院在制定檔案管理流程的工作中，必須要與檔案管理等相關部門展開實時交流與溝通，積極打破各部門之間的信息壁壘，各類檔案資料歸檔應及時、有效，并高效使用各項檔案資料，使其為醫院醫療服務工作的開展實施提供支持。

最后，深入分析檔案安全管理工作情況，以更好地滿足醫院檔案在建設與發展方面的實際需求。醫院在搭建線上檔案管理平臺時，務必要及時分析自身實際運營發展現狀，據此搭建與醫院各項管理工作相適應的平臺，從而促進醫院檔案安全管理的智慧化、信息化發展。基于線上檔案管理平臺的建設，既能夠為高效開展檔案安全管理提供有力的技術支撐，還可以動態化收集、處理、管理、使用相應的檔案資料，有效規避檔案丟失或遺漏等問題的出現，促進醫院檔案安全管理成效整體提升。

四、結語

綜上所述，對于醫院的檔案安全管理工作來說，信息技術在其中發揮著尤為重要的作用，能夠為醫院檔案的完整性與安全性提供堅實的技術保障，促進檔案安全管理高質高效落實。文章以信息化環境下醫院檔案安全管理措施為中心，通過對醫院基于信息化環境實施檔案安全管理的重要性進行概述，能夠使相關人員深刻意識到信息技術對于醫院檔案安全的實際效用，以及通過對醫院檔案安全管理在信息化環境下所暴露出的問題進行分析，輔助檔案管理人員充分認識到自身工作的不足之處，并對信息化環境下加強醫院檔案安全管理的措施進行總結，為更好地實施醫院后續的信息化檔案安全管理工作提供有效參考。

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（作者單位：菏澤市傳染病醫院）

作者簡介：任保領（1981—），男，漢族，山東鄆城人，本科，館員，研究方向：檔案管理。