事業單位檔案管理中存在的問題及對策初探

摘 要：良好的檔案管理不僅能保護事業單位的檔案資源，還能優化其業務流程，推進檔案管理部門高效化、信息化、現代化發展，為推進事業單位整體工作蓬勃發展提供助力。本文主要闡述了事業單位檔案管理的重要性，分析當前事業單位檔案管理發展中存在的問題，并提出解決對策，希望能為改善事業單位檔案管理模式，提高其管理質效，推動事業單位可持續發展提供參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題；對策

檔案管理對事業單位的穩定發展有重要影響，是事業單位各項工作順利開展的有效參考依據。隨著信息技術的不斷融合應用，傳統檔案管理問題頻出，已嚴重影響事業單位的發展。對此，事業單位檔案管理部門應與時俱進，積極與新時代、新形勢接軌，及時發現問題，找到解決對策，強化檔案管理對事業單位智能化發展的支持作用，開辟檔案管理發展的新路徑。

一、事業單位檔案管理的重要性

1.有利于更好地服務于事業單位工作，提高工作質效

近些年來，科技飛速發展，事業單位檔案管理部門也與時俱進，不斷融合新科技、新理念，直接推進了檔案管理體系的創新發展，使其能夠更好地服務于事業單位發展，為其提供助力。

（1）為事業單位管理工作提供保障

事業單位在發展過程中，既有項目管理，也有人事管理，因此，工作煩瑣，涉及面較廣。檔案作為一種重要依據，詳細記錄事業單位發展期間經歷的人、事以及物資的變動，是事業單位各部門業務發展的重要參考和依據。例如，人事檔案主要記錄單位員工成長的經歷和細節，包含員工的基本信息、工作績效、專業能力等各個方面，是單位開展管理工作的重要依據。事業單位積極完善檔案管理，能夠更好地協調員工調動，為單位知人善用、發揮員工最大價值提供支持。

（2）為人事變動考核提供參考依據

人事調動是事業單位發展過程中必然會經歷的環節，而檔案反映了員工的能力、性格和品質，是單位調用員工的基本參考依據。同時，檔案還記錄員工的工作經歷，利于單位更好地考核員工，選拔優秀人才。事業單位通過檔案管理能夠全面、詳細地了解員工，并以此為參考依據，分配其擔任能力范圍之內的工作，發揮其專業特長，提高單位工作效率和質量。良好的檔案管理還能助力事業單位更好地考核員工，實現對員工客觀、公正的評價，提高員工的職業幸福感和滿足感，增強員工對單位的歸屬感。

2.有利于迎合檔案管理發展的新趨勢，為其提供支持

新形勢下，事業單位檔案管理迎來了新的發展趨勢，因此，事業單位深化檔案管理是必然之舉，也對其未來發展具有巨大影響。一方面，檔案管理逐步信息化，無論是檔案載體，還是利用需求等方面，都出現了信息化趨勢。在這種情況下，事業單位不斷加強檔案管理，既有助于滿足信息化時代事業單位檔案管理新發展趨勢的需求，也對促進檔案管理數字化、信息化，提升事業單位服務質量和工作效率有積極推動作用。另一方面，事業單位在發展時期也面臨巨大壓力和挑戰，加大檔案管理職能、完善其體制構建對檔案管理發展以及事業單位本身都有巨大益處。事業單位在合理利用、配置檔案管理資源，加大對檔案管理利用服務功能的同時，不斷深化檔案管理，能夠推動檔案管理知識化發展，對事業單位轉型發展并發揮其自身效益和價值有積極的推動作用。

二、事業單位檔案管理中存在的主要問題

1.對檔案管理缺乏足夠重視，缺失頂層設計和規劃

對檔案管理重視不足是很多事業單位存在的共同問題，這也導致部分事業單位忽視了檔案管理工作的重要性和緊迫性，在檔案管理過程中無法給予頂層設計和規劃的支持和保證，影響事業單位檔案管理發展。雖然習近平總書記發表了關于做好新時代檔案工作的重要指示，但因為檔案管理在部分單位的應用頻率較低，導致一些領導干部依然無法產生足夠的重視，覺得檔案管理是“小工作”，未對其進行整體部署和規劃，致使其缺乏頂層設計和規劃，影響其體制建設。領導的不重視也會影響檔案管理人員的態度，最終導致整個單位的檔案管理無法跟上時代步伐，難以形成現代化、信息化建設，阻礙檔案管理的理念變革和方法創新。例如，某研究所領導對檔案管理工作不重視，未將其納入本單位領導議事日程，在重大會議上也極少針對檔案管理問題進行探討，在做許多重要決策部署之時也不會考慮檔案因素，甚至在人力、物力、財力分配方面忽視檔案管理部門。這些舉動都導致檔案管理部門難以發揮其實際應用價值，降低了員工對檔案管理的重視度，致使其相關工作在內部無法順利開展，影響檔案管理服務質量的提升。

2.檔案管理制度體系不規范，管理職責落實不到位

行之有效的管理制度體系能推進事業單位檔案管理工作有條不紊地進行，是事業單位高效率、高質量發展的重要保障和助力。但在當下的事業單位檔案管理發展中，部分檔案管理部門采取傳統管理制度的情況依然存在，這種籠統、松懈、缺乏針對性的制度很容易導致單位檔案信息不全、錄入不精準等情況出現，既降低了檔案管理部門的工作效率，也無法為事業單位其他部門工作順利開展提供精準數據支持。同時，檔案管理未被列入分管領導崗位職責范圍，缺乏對檔案管理有效的考核和監督機制也是當前部分事業單位檔案管理發展中的問題。例如，有的事業單位重視檔案管理，會對檔案管理部門領導、專職管理人員、兼職管理人員等所有涉獵其中的員工進行考核。而有的單位卻僅僅對兼職管理人員進行考核，或者是對某些特定人員進行考核。這種缺乏全面、有效的考核和監督機制雖然也能起到一定的效果，卻無法完全發揮其作用，導致檔案管理職責落實不到位，體系制度構建不完善，影響檔案管理和事業單位的發展。

3.檔案信息化建設規劃不足，信息化水平有待提升

隨著信息技術在檔案管理中的應用，電子化、數字化檔案管理已成為當今發展的必然趨勢。但也有部分事業單位思想相對落后，缺乏對檔案信息化建設必要性的重視，未將檔案信息化發展完全納入單位發展規劃中，無法在單位內部形成自上而下的發展形勢。同時，部分事業單位雖然實行了檔案管理信息化，但因需要投入大量人力、物力和財力，還需要聘請專業信息化檔案管理人員等緣故，導致信息化進程停滯不前，不愿主動接觸新技術，購置先進技術設備和軟件。因此，在系統升級和信息化維護方面，這部分事業單位檔案管理仍處于信息化初期階段，對檔案信息化利用也較少，在一定程度上降低了單位的“軟實力”，影響檔案管理效率和單位發展。例如，某公立小學對檔案管理認知主要停留在記錄在校師生信息，建立一個信息系統，方便錄入、查詢師生檔案信息即可。因此，該校對檔案管理的信息化建設追求并不高，僅維系在基礎信息化水平，導致其檔案管理功能有限，無法完全發揮檔案管理的價值。同時，因缺乏重視信息化建設，該校也未及時配置相應的殺毒軟件、應急電源、防火墻軟件設備，對現有電子檔案、數字檔案未及時備份，對后期檔案信息資源開發利用埋下隱患，導致該校檔案的后期發展受到很大影響。

4.檔案管理隊伍建設不合理，員工專業素養不足

新時代，以人為本的理念深入各個領域，也深深影響著各行各業的發展，事業單位檔案管理部門也不例外。檔案管理人員作為檔案管理第一負責人，其業務能力、專業素養高低都對檔案管理發展有重要影響。特別是現代化檔案管理專業強、內容復雜、涉及范圍廣，必須要有高素質、專業能力強的人員來完成。然而，部分事業單位檔案管理部門卻缺乏這樣的專業人才，無法與單位與日俱增的檔案業務管理工作相匹配，導致工作效率降低，服務質量下降，影響單位檔案質量的正常運行和群眾對事業單位的好感度。一方面，部分事業單位檔案管理部門人員身兼多職，事務太多，導致其無法專心于檔案管理工作，難以提升自身能力和專業素養；另一方面，面對事業單位門類眾多、數量龐大的檔案資料，僅靠寥寥數人是很難及時完成檔案管理工作并保證工作質量的，因此還需要其他部門人員兼職，在一定程度上拉低了檔案管理隊伍的水平，無法確保檔案管理服務的實效性。此外，部分事業單位在選拔檔案管理人員時缺乏統一標準，對此類員工的要求不高，導致檔案管理人員僅具備一兩項業務能力，無法完全掌握所有專業知識和能力，難以為單位檔案管理發展提供有效的人才支持。例如，某單位在招聘時僅要求檔案管理人員會熟練使用辦公軟件，對其是否了解檔案管理法律法規，是否具備先進的檔案管理理念等方面無具體要求。這種招聘本身就拉低了檔案管理部門的員工水平，影響檔案管理的發展。

三、事業單位檔案管理問題的解決對策

1.加強組織領導、落實職責，構建完善的檔案管理體系與機制

強有力的組織領導、明確的管理職責都是做好事業單位檔案管理的重要保證。事業單位要加強對檔案管理工作的組織領導，將其納入單位發展規劃、年度工作計劃當中，加強統籌規劃、頂層設計，以此來強化整個單位對檔案管理工作的重視度。單位還要積極規范并強化職能定位，構建分工明確、職責分明的工作管理機制，要做到“有人管并真管”的效果，確保每一項工作職責都能落實到個人，避免出現相互推諉現象。事業單位還要積極完善管理機制，嚴格規定工作流程，確保管理人員在工作中有據可依、有章可循。同時，事業單位要引入有效考核機制，不斷強化員工的法律意識，提高其責任感，使其從思想上加強對檔案管理工作的重視，并促使其主動履行管理責任，確保檔案管理實效性。例如，某電網研究院針對內部員工歸檔不及時、檔案資料質量不高、重視度不夠等問題進行了創新改革。首先，該研究院結合本單位自身管理特點，編制了檔案管理總體規劃，明確了檔案管理目標、質量標準和分階段歸檔要求。其次，該研究院還統一了電網工程簽證表格及其填寫方法，并在在建工程中使用，提高員工對檔案管理的重視度。通過一系列創新舉措，該研究院工程項目檔案歸檔及時性、精準性大大提高，檔案管理質量也遠超從前，做到了規范性、統一性，得到了專家的好評。

2.加快單位檔案信息化建設，為檔案管理優化提供技術支持

隨著大數據、云計算等信息技術在檔案管理中的應用，事業單位要積極借助信息技術來加強檔案信息化管理，構建信息化體系，推進數字化檔案室建設與發展，為本單位工作順利進行提供支持和助力。事業單位還要與時代接軌，以智能化、數字化、信息化體系來完成檔案管理轉型，解決以往檔案管理中的問題和不足，為檔案管理發展提供技術支持。首先，事業單位要加大基礎設施建設，構建一套靈活性、結構化計算機布線系統，積極配置相應的基礎設施，確保檔案管理工作順利進行。其次，事業單位要根據本單位檔案管理特點逐漸實現增量電子化、存量數字化、管理信息化，并以信息化為核心發展現代化管理系統，提高檔案資源整合利用，推進事業單位高效發展。例如，農發行某支行在檔案管理過程中利用信息技術建立專業化檔案系統，圍繞檔案信息生成、存儲、傳輸、應用等環節打造智能化管理平臺，為本行業務發展提供檔案信息支持。同時，該行還不斷加強理論學習，推進數字化檔案管理進程，實現了檔案數字化、智能化、集約化發展，為全行業務高質量發展打下良好基礎。

3.完善管理人才的培養機制，打造穩定性強的專業化管理團隊

穩定的專兼職檔案管理人員是事業單位檔案管理工作順利開展的重要保障。對此，事業單位要積極完善檔案管理人才培養機制，打造穩定性強、專業化、高素質團隊，優化隊伍結構，提升檔案管理隊伍質量和能力。首先，事業單位可以在內部建立完善的業務培訓體系和人才培養機制，通過線上線下培訓和學習來強化隊伍建設，提高檔案管理隊伍的能力，使其善于研究、管理熟練、精于操作，提高其工作能力和效率。單位還要積極開展多種形式的業務交流、學術研討活動，支持和鼓勵員工參與繼續教育和專業培訓，為其逐漸提升業務水平和專業化能力提供支持。其次，事業單位還要開展多層次檔案專業知識、技能培訓活動，以員工實際情況為立足點，以新時代檔案管理發展趨勢為導向，以信息化為抓手，系統整合檔案管理業務培訓資源，編寫實用性強的學習、實踐資料，為員工自我提升和發展提供良好支持。再次，事業單位還要重視從外部引進優秀人才，利用與高校合作機會定向培養高素質檔案管理人才，為檔案管理部門發展儲備優秀人才，確保后續發展有足夠的人才支持。同時，單位還要提高人才招聘和選拔門檻，從根本上提升檔案管理人員水平。最后，事業單位要制定各種鼓勵政策，激勵員工自主參與到業務培訓和能力提升中，激發員工學習自主性，提高檔案管理部門學習氛圍。多措并舉能有效促進檔案管理人員的業務水平和專業素養提升，優化管理隊伍結構，提高檔案管理工作質效，推動事業單位業務工作穩健、高質量發展。

四、結語

總之，檔案管理對事業單位發展的穩定性和可持續性有至關重要的影響。事業單位要深入分析檔案管理發展中的問題，對癥解決，為自身檔案管理進程的加快以及質量的提升提供保障。同時，事業單位還要立足本單位發展實情，以未來發展趨勢為導向，以習近平總書記關于做好新時代檔案工作重要指示精神為引導，從多方面守正創新，真抓實干，全面推進檔案管理的體系建設，為實現檔案強國政策貢獻一臂之力。

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（作者單位：內蒙古自治區赤峰市紅山區人力資源和社會保障局人事人才服務中心）

作者簡介：孟凡強（1984—），男，漢族，山東日照人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。