淺談城鎮保障性住房建設檔案管理問題及應對措施

摘 要：近些年，隨著我國經濟不斷發展，人們對于社會保障方面的要求也越來越高，特別是城鎮保障性住房方面，政府也加大了重視力度，并出臺了相關政策。但是必須承認的是，在如今的城鎮保障性住房建設過程中，相應的檔案管理方面仍然存在一些問題，因此，必須提出有效的應對措施，解決現實問題。

關鍵詞：城鎮保障性住房建設；檔案管理；應對措施

城鎮保障性住房建設不僅僅能促進社會的可持續發展，更能提高人們的生活水平，還可以讓整個社會進一步朝著和諧穩定的方向發展。但是，在我國社會主義建設過程中，保障性住房建設屬于新時期提出的新要求和新政策，在其檔案管理方面缺乏經驗，還有很多不足之處需要進一步探索和完善，以獲得更大的突破和發展。

一、保障性住房檔案管理工作概述

1.工作特點

首先，就是具備動態性的特點。與其他任何的檔案材料都有所不同，對于保障性住房建設的檔案而言，并非是完全保持一成不變的，更多時候都是隨著房屋承租人的不斷變化發生變動。而且，從另一個角度出發，所謂的檔案登記完成，也并不代表檔案管理工作完全結束，相關工作人員必須要從房屋的實際情況出發，根據后續的變動情況，進一步更新檔案資料，與此同時，需要對承租人的實際家庭收入情況以及住房等相關信息進行同步更新。還要對過往存在的一些缺陷內容進行全面補充。其次，就是系統性。對于保障性住房檔案管理工作而言，本身就具備較強的系統性特點。具體而言，就是在該工作開展的過程中，必須要站在國家發展高度，依靠相關法律和規章制度的保障，相關管理部門也要從現實角度出發，進一步構建更為完善的檔案管理制度，針對檔案管理過程中所有參與的管理人員，更要開展全方位專業化的培訓工作。此外，不論是對檔案資料的收集，還是保存以及開展信息化建設工作，都不能單一開展，而是要將系統化的管理機制全面引入進來，才能順利開展。最后，就是延續性。這里所指的延續性，是時間層面的延續，具體而言，就是在開展保障性住房檔案管理工作的過程中，必須要進一步對承租人和實際房屋信息情況進行延續性管理，更要根據時間的變動，及時更改各種變動信息。

2.工作要求

首先，站在保障性住房自身的角度出發，通常情況下，房屋的來源方向非常多，而且具備多樣化的特點，不僅有廉租房、經濟適用房，還有定向安置房等等。所以，整體檔案管理工作的開展，就非常復雜和煩瑣，相關工作人員不僅要對房屋的具體來源情況進行詳細的統計，更要對房屋使用者的具體情況進行全面分析，還有對實際適用的標準情況等等不斷補充和完善，確保檔案可以發揮更大的作用，不會有遺漏和不足之處。其次，在檔案管理工作實際開展的過程中，對于工作人員而言，最需要考慮的問題，就是檔案資料的真實性與否，對于一些造假資料，必須要精準識別，避免出現騙租分配的現象，在這樣的基礎上，后續保障性住房的管理工作高效開展就能得到最大化的支持。

二、城鎮保障性住房建設檔案管理方面存在的問題

1.管理流程和制度缺乏規范性

本文主要對中心城區的公租房檔案管理工作開展研究。從現實發展角度分析，我國在該方面的建設工作已經取得了突破性進展和相對理想的成績，但是，從現實情況，中心城區的公租房檔案管理工作不管是從制度角度來看，還是從流程角度來分析，都有很多的不足之處，缺乏健全性和完善性。在管理過程中，沒有實現規范化管理，尤其是相應的管理部門，頻頻出現管理不規范的問題，導致該問題主要有以下兩方面原因：一是當前我國針對中心城區公租房出臺的相關法律法規和規章制度嚴重不足，且缺乏規范性，在涉及建設、分配以及運營管理等方面有很多漏洞，沒有真正從現實情況出發，很多所謂的規范內容根本無法執行，更缺乏指導性；二是檔案管理相關部門的管理流程和體系相對欠缺，在具體管理的過程中未能達到規范化的標準，很多管理部門不論是在具體管理內容，還是實際的管理流程方面，都未能科學統籌，也未能做到合理把控，特別在審核資料的過程中存在很多不足之處，此種現象頻頻出現，必須要加大重視程度。

2.信息化管理力度不足

從現實工作情況可以發現，與其他的工作有所不同，中心城區公租房檔案管理工作涉及范圍較廣，管理資料內容相對復雜繁多，而且整體的跨度也相對較大，如果仍然采取過往單一紙質的管理模式，那么，相應的管理工作會非常繁重，工作人員不堪重負，且由于是人為操作，不可避免會出現一些操作失誤的情況，導致檔案管理存在一定的漏洞和問題。信息化時代，在信息技術的可持續高效發展背景下，檔案管理工作自然也要做到與時俱進，高效緊密結合信息技術，提高檔案管理工作實效。同時，對相對落后的管理方式進行適度完善和更新，實現信息化管理。但是，從現實情況來看，很多單位都缺乏信息化管理意識，沒有將信息化技術高效運用到具體的管理工作中，更沒有構建完善的信息化管理體系，導致信息化程度非常低。即便有一些管理單位具備信息化意識，但是受到經濟等多方面條件的制約，實際的信息化管理效果也不容樂觀，雖然實施了信息化管理，但實際工作中的可行性相對較低，整體的信息化管理水平仍然較低，嚴重阻礙了檔案管理工作的可持續發展。

3.檔案管理人員專業素養不足

從檔案管理實際工作情況分析，現階段有些管理部門在聘請管理人員時，沒有做到全方位考慮，導致管理人員專業技能不足，相應的業務素質不夠高。這樣的管理人員對于一些檔案管理制度和措施了解不夠深入，很難高效開展檔案管理工作，導致現有的檔案管理工作進度受到影響，同時影響單位整體的管理質量。

4.對于檔案管理工作認識不足

隨著社會經濟的不斷發展，人口不斷增加，住房壓力相對較大，根據相應的調查分析，如今我國大力建設城鎮保障性住房，尤其是中心城區，這使得我國成千上萬的低收入家庭解決了住房難問題。但是，基于保障性住房建設規模進一步擴大，不論是建設數據，還是分配數據，又或者是運營數據以及管理檔案等也在不斷累積，這些數據和檔案需要進行全面整理和分類。對于檔案管理工作而言，要想最大化發揮出實效，就必須進一步朝著制度化和規范化的方向發展，并且，保證所有檔案信息和資料的真實性和可靠性。但是，相關單位對此不夠重視，不論是資金投入，還是相應制度的健全和完善方面都有很多不足之處，特別是有的發達地區更重視經濟效益，而沒有重視相應的檔案管理工作，在住房保障資源分配方面也存在一定的不合理性，未能遵循公平公正的原則進行科學分配，導致該地區保障性問題遲遲無法得到解決，城市的和諧發展也會受到很大程度的影響。

5.缺乏專門的管理機構

相關單位沒有認識到中心城區公租房檔案管理工作的重要性，因此，也沒有建立相關專門的管理機構，所以涉及的一些檔案管理工作與其他部門的工作相互混合，更有甚者，存在其他業務部門代理管理的情況。除此以外，在相應的檔案管理工作進展過程中，還存在一個非常嚴峻的問題，就是缺乏科學有效的銜接機制。很多時候，哪怕是非常簡單的一個手續或證件審核，都需要反復審核很多次，煩瑣的管理方式直接影響檔案管理實效。

三、城鎮保障性住房建設檔案管理的意義

城鎮保障性住房建設檔案主要是在住房保障管理工作中形成的或依法取得的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，分為房源檔案、保障對象檔案和電子檔案三個部分。從我國的整體發展態勢來看，我國當下開展的各項社會保障工作都在有序進行，住房保障檔案管理工作更是重中之重，若能將該項工作做好，達到預期的管理目標，可以最大限度地推進社會保障工作的進展。通過對中心城區公租房檔案材料的全方位整理，可以發現當下工作存在的不足之處，從而在相應保障制度和措施的實施方面獻策獻計。首先，對城鎮保障性住房建設檔案管理加大重視力度，全面規范化管理，可以讓我國整體的社會保障工作實現進一步高效發展。中心城區的公租房檔案管理工作包含了很多內容，不僅有居民的一些詳細身份信息和資料，還有相應的運營和分配資料等，通過深入管理和分析這些資料，可以更好地解決當下存在的一些住房問題，為人們的生活提供更多保障。其次，對城鎮住房保障檔案管理工作進行科學、合理的優化，是當前社會保障工作可持續發展的重要途徑。中心城區公租房檔案管理工作需要對住房對象的真實資料和信息進行全方位記錄，從某一角度來分，這也是為了切實保護其合法權益，讓居住人員可以擁有相應的權力，最終促進相應檔案管理工作的可持續發展；再次，通過進一步完善檔案管理工作，可以讓整體保障工作的效率大幅度提升。根據相應的調查和分析可以發現，我國社會保障對象具有不確定、不穩定的情況，因此，相關部門必須要根據實際情況變化，進行適當調整，確保檔案管理工作可以高效開展，只有在這樣的前提下，整體的檔案管理實效性才能得到更大程度的提升；最后，通過持續完善檔案管理工作，可以明確認識到當下保障工作中存在的種種問題和不足之處，負責人員可以深入其中進行分析，提出正確的解決方法，確保工作水平實現不斷提升，為我國社會保障工作的未來發展指引正確的方向。

四、城鎮保障性住房建設檔案管理問題的應對措施

1.不斷完善和優化法律法規及其規章制度，實現依法管理

站在宏觀角度分析，我國針對城鎮保障性住房檔案管理工作已經出臺了相應的法律法規，還有相應的文件指導具體工作的開展。

因此，在檔案管理工作開展的過程中，要嚴格遵循法律法規和規章制度。對于檔案管理部門而言，必須要將檔案管理工作放在首要位置，確保檔案資料的全面性和真實性，保證所有的檔案資料可以對保障性住房建設過程中的實施情況進行真實記錄，更要對后續的運營和分配問題進行精準劃分，實施具體的制度和規范，保證管理效果。此外，為了提高檔案管理的全面性，相關部門應全面客觀地反饋當下住房問題，呼吁國家不斷完善現有相關的法律法規和規章制度，給檔案管理工作更全方位的保障。在具體檔案管理工作實施的過程中，要嚴格遵循一套一檔原則，依據《歸檔文件整理規則》等，建立保障性住房基本情況和使用管理情況登記表格，并且在房屋分配后三個月內完成歸檔。另外，對于成套房屋，需要按套建立檔案。對于同樣類型的檔案，在開展分類管理的過程中，應側重體現出不同檔案之間具備的關聯性，確保可以實現相互印證。

2.規范管理，加強信息化管理體系構建

相關管理部門必須要從自身的現實情況出發，對現有的管理技術和手段進行完善和更新，緊隨時代潮流，通過結合運用大數據等多方面技術，進一步科學統計房源和對象信息等資料。同時，科學運用高效的辦公軟件系統，為保障性住房的查詢和調檔等工作提供便捷，最大限度地提高工作效率和質量。眾所周知，保障性住房檔案涵蓋的內容非常多，不僅有住房的建設和運營資料，還有具體的分配和人員資料，更有具體制度的實施等多方面內容，因此，相應管理部門必須要從現實角度出發，充分利用信息化手段，制定管理制度，明確每個員工的工作內容和職責，確保制度的實施有所依據，最大化保證檔案管理工作高效開展。此外，對于管理部門而言，必須要對檔案管理的范圍進行嚴格規范。例如，要明確具體房屋的實際租賃情況，還有相關租賃人員的家庭信息等情況。相關管理人員不僅要認真收集紙質資料，還要建立相應的電子檔案，確保整體的檔案管理可以實現數字化。不僅如此，還要對各項管理內容進行認真分析，保證內容的銜接性，實時完善檔案數據管理工作，為具體的檔案資料查詢提供相應支持。同時，還需加大監督管理力度，針對不按規定歸檔、擅自涂改和偽造檔案、擅自銷毀或出賣檔案等行為，依法追究其刑事責任。

3.提高專業人才的綜合素養

檔案管理工作即便融合了先進的信息技術，但最終落實的還是工作人員，因此，管理部門必須要明確認識到只有保證高質量的人才隊伍，才能保證有效實施相應的管理制度，保證管理工作的實施成效。管理部門應在人才隊伍打造方面有自己的思想和方向，既要保證工作人員具備較強的專業素養，還要有責任和擔當。管理部門要對工作人員進行定期培訓，確保其可以更好地掌握檔案管理的相關業務和技能，使其綜合素質不斷提升。當然，在實際培訓的過程中，還要不斷提高管理人員的責任感和使命感，管理部門也需要與當地政府加大溝通和交流，針對檔案管理工作的不足之處，提出針對性意見，并不斷改正和完善。對于檔案管理人員而言，必須要遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，扎實掌握檔案專業知識和技能，明確自身的職責。一是嚴格遵守住房保障檔案管理政策法規，認真執行業務技術規范；二是實時收集和整理住房保障檔案資料，并做到嚴格保管和科學利用。

五、結束語

總而言之，時代在不斷進步，社會在不斷發展，城鎮保障性住房檔案管理工作有待進一步完善和優化，不論是從國家層面上來看，還是從負責管理的部門角度出發，都應做到緊隨時代潮流，融入新的管理思想，加大力度引進信息化技術，確保整體檔案管理工作可以更加方便。不僅如此，還要對現有的法律法規和規章制度進行不斷完善、優化，為檔案管理工作的后續開展提供可靠的依據和正確的指導方向。在檔案管理工作開展過程中，不論何時何地，人都是最為重要的，必須要從人的角度出發，不斷提高管理人員的專業素養，為其提供針對性的培訓，不斷提高其管理技能和水平。此外，管理人員也要做到持續提升自身的綜合素養，不斷學習新的管理知識和理念，確保在進行檔案管理的過程中，可以整合所有的涵蓋內容，保證管理質量和效率，為人們提供更為優質的檔案管理服務，促進社會的健康穩定發展。

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（作者單位：安康市保障性住房管理中心）

基金項目：保障性住房檔案信息服務能力建設研究；課題編號：ZGYGC15411。

作者簡介：胡家芳（1975—），女，漢族，陜西漢濱人，本科，中級館員，研究方向：檔案管理。