市級自然資源檔案管理工作優化路徑探析

摘 要：市級自然資源檔案管理價值不僅僅是管理本身，而是密切關聯自然資源的相關業務工作，在區域經濟規劃和發展中發揮著重要的作用。同時，市級自然資源檔案是國家自然資源檔案的關鍵構成，更是國家制定國計民生政策的重要支撐，關系著國民經濟的發展和人民群眾的利益，但目前市級自然資源檔案管理和服務中存在著諸多問題。因此，為了提高市級自然資源檔案管理效率和質量，真正實現檔案資源的共用和共享，本文以荔浦市為例，深度研究市級自然資源檔案管理中存在的問題，并提出具體優化的路徑。

關鍵詞：荔浦市；自然資源檔案；優化路徑；研究

自然資源檔案反映了城市規劃、礦產資源開發、土地利用、林業監管、不動產登記管理等方面工作的歷史面貌，是相關部門進行服務民生、服務發展的有力依據，對于發揮土地、礦產、林業等自然資源的價值，為更好地促進民生保障、經濟發展，發揮著極其重要的作用。毋庸置疑，市級自然資源檔案管理在整體的區域經濟發展中做出了貢獻，與民眾的利益息息相關。在新的歷史時期，為了順應時代的發展要求，增強自然資源檔案共享利用的價值，提升自然資源檔案管理和服務的水平，我們必須對傳統的管理模式進行優化。

一、自然資源檔案管理概述

自然資源的主體是礦產、林業、土地信息資源等，檔案種類五花八門。自然資源部門在工作中的原始記錄形成的自然資源檔案，包括圖文、聲像等具備極高保存價值的資料，進一步分類可劃分為綜合類、地籍管理類、建設用地類等。根據檔案的性質又劃分為自然資源業務檔案和文書等。在國家的整體發展中，自然資源占據重要的地位，既是國家的基本管理活動，也是核心管理活動，因此，自然資源檔案管理的重要地位不言而喻。自然資源檔案管理最鮮明的特征是分散性、長期性和成套性。檔案形成的條件是圍繞獨立的自然資源項目，如在詳細調查土地利用現狀過程中積累的準備工作資料；與調查結果相關的資料；圍繞調查結果的所有現狀圖；業內整理形成的航片圖轉繪圖文等。土地的利用活動過程只有根據形成規律成套收集整理，才能真正反映出來。項目的完成用時很長，隨著自然環境不斷變化，土地權屬也會改變。由不同工作人員掌握自然資源和相關的檔案管理各項信息，構成了我國自然資源檔案的分散性特征。

自然資源檔案主要價值包括情報、文化價值和相關的憑證。經濟發展的同時，也在大幅度增加著有關土地糾紛、山林糾紛、礦產資源等領域的違法案件和民事訴訟。因此，自然資源檔案在調查取證方面，其價值是不言而喻的。例如，作用最鮮明的是土地登記類自然資源的長久法律憑證，可以成為保護耕地面積的關鍵證據。分析文化價值層面，作為人類文明最原始的記錄，自然資源檔案在大事記中的編寫是真實的依據。在特定的歷史活動中，檔案具有較高的保存價值，倘若管理工作模式不進行革新和優化，就會伴隨人事的變遷而造成檔案的巨大損失。在自然資源檔案機構改革形成的檔案，同樣具備保存價值，檔案法明確規定單位產生機構變動時，必須處置好相關的檔案。

二、荔浦市自然資源檔案管理現狀

荔浦市自然資源極其豐富，既有荔浦芋、生豬、馬蹄、食用菌、砂糖橘等五個傳統特色產業，也有桑蠶、商品蔬菜、速生林、中藥材等五大新興產業，其中荔浦芋被稱為“皇室貢品”，不僅享有盛譽，還被國家評為名牌農產品。荔浦市擁有十余種礦產資源，包括大理石、煤銀、銅、鐵、鉛、錳、鋅、重晶石等，其中儲藏量最大的是錳和重晶石，可供大量開采，成為當地最豐富的自然資源。在此背景下，該市的自然資源管理水平決定著區域經濟的發展程度，而自然資源檔案是相關自然資源管理和開發利用的基礎參考依據。近年來，荔浦市致力于自然資源檔案管理工作體系的改良與優化，取得了可喜的成效，主要表現在以下幾個方面：第一，檔案管理部門設置方面。荔浦市嚴格遵循《檔案法》《檔案法實施辦法》的規范標準，高度重視管理工作，設置了專業化的自然資源檔案管理機構，可以自主設立和管理檔案庫房，確保自然資源檔案的獨立性；第二，檔案設備設施方面。遵循新時代檔案管理服務的特點，荔浦市重視自然資源檔案管理的基礎設備設施建設，在專業檔案庫房內合理配置了檔案柜、圖紙柜、抽濕機、密集架、空調機等。在管理上配備專業人員，同時還配備了打印機、計算機、復印機等辦公設備，創設了良好的檔案管理條件；第三，檔案管理水平方面。荔浦市根據自身檔案的特點，制定了符合自然資源檔案管理的相應制度，以行業標準進行檔案管理工作，讓區域內各個領域都可以享受到優質的檔案服務。

三、荔浦市自然資源檔案管理存在的問題

1.管理專業化程度不高

荔浦市的自然資源檔案工作開展相對晚，管理人員不僅數量不足，而且專業素質不高，難以適應新時代民眾對檔案的需求。現有的檔案管理人員多數是非專業人員以及臨時人員構成，檔案專業方面的知識和技能難以滿足檔案用戶的實際需求。同時，在工作方式上也因為傳統觀念的束縛，管理理念故步自封，缺乏工作活力和創新意識，難以借助現代信息技術提升檔案管理效率。以上這些都體現了管理人員專業素質不高的問題，一定程度上制約了荔浦市自然資源檔案管理工作的良好發展，亟須提升檔案管理人員專業化的程度。

2. 檔案資源收集不完整

從傳統意義上說，自然資源單位保存的自然資源檔案種類和內容繁多，相關單位只是對土地交易檔案比較重視，往往忽略了其他資源的完整性。與此同時，檔案也會包含工作的本身記錄，因為相關單位在文件的傳達中將某些文件遺失，自然資源信息難以完整，檔案收集的被動性影響了檔案建設。另外，因為自然資源數據龐大，有些檔案部門沿襲傳統的管理模式，將一些有利用價值的數據不歸檔，造成自然資源檔案收集不全面、不完整。

3.基礎設備設施薄弱

對于像荔浦這樣的市級自然資源檔案管理機構來說，雖然設置有檔案庫房，但通常為其他辦公場地改造而成，難以充分滿足其承重、層高等要求，有的庫房檔案存放沒有分類，顯得毫無秩序，更有檔案部門庫房與其他辦公區域合并。另外，市級檔案庫房很多難以真正落實安全措施，達不到“九防”的標準，庫房僅僅是一個簡單的“倉庫”。以上的這些基礎設備設施不完善、檔案保護措施落后的問題，導致自然資源檔案管理存在安全隱患。

4.對用戶需求分析不到位

在市級自然資源檔案機制改革中，大都會重視服務模式的革新，但在開發App軟件的時候效果不理想，功能不完善。例如，App中多數自然資源內部事務處理的頁面極其簡單。同時，關聯單位構建的App創新服務模式質量不高，并且，難以開展完善的網站建設，不能滿足現代信息背景下用戶高質量的需求。廣大檔案用戶是自然資源檔案服務的主體，有必要利用大數據技術準確分析用戶的需求，但事實上，檔案部門往往缺乏專業的技術人才，難以為用戶提供精準的服務。

5.數字化質量不高

為了對實體的自然資源檔案進行有效保護，市級自然資源管理機關通過政府購買服務的模式，嘗試進行檔案數字化建設，但有的市級檔案部門因為預算不足，數字化率偏低，還有些檔案部門將數字化項目外包，在實施過程中安全管理不到位，數字化質量不高。總體來看，市級檔案管理普遍存在數字化覆蓋不均衡、進程緩慢、安全措施不到位的問題，制約了自然資源檔案的管理和利用效率。

四、荔浦市自然資源檔案管理工作的優化路徑

1.營造良好的人才培養環境

基礎性、服務性是自然資源檔案工作的主要特征，市級檔案機構必須高度重視，要主動爭取政府的大力支持，同時將自然資源管理水平融入績效考核機制中，根據具體的情況制定工作目標和計劃，要盡量避免出現宏觀決策方面的問題。優質的人才資源是市級自然資源檔案管理隊伍高質量建設的根本保障，因此，市級檔案部門在人才引進的過程中，必須加強與高校的良好合作，從高校的應屆畢業生中選擇優秀的人才來檔案管理部門實習，為高質量的檔案管理隊伍奠定基礎。同時，要不斷提升檔案隊伍人員的管理和服務水平。可以通過定期培訓和崗位競賽等手段提升其綜合素質，強化檔案管理干部的法制觀念，促進管理隊伍的專業能力、服務質量和管理水平的全面提升。

2.健全檔案規范體系

按照相關檔案法規的要求，市級自然資源檔案部門必須建立健全自然資源檔案的管理規范體系。首先，必須向市級綜合檔案館進行全宗新設的申請，讓自然資源檔案成為一個有機整體，對自然資源檔案實施全宗管理。其次，摸底調研后進行檔案處置工作文件的制定，如在機構改革前提出清晰的工作標準，制定改革的相應工作計劃、資料的歸檔范圍、檔案歸屬權責和歸屬流向等措施，保證檔案處理的有效分類。最后，要以原單位檔案管理制度為參考，構建相匹配的工作制度，主要包括不同門類的檔案管理規范、檔案安全保密制度等。同時，按照檔案管理違紀行為處理規范，對各類檔案違法行為進行追責。

3.加強檔案基礎設備設施建設

市級檔案部門要在本單位的基本建設規劃中，納入基礎設備設施建設項目，通過切實改善檔案管理條件，以應對機構改革后急劇增加的檔案數量，以及安全管理的新要求。第一，要根據檔案存儲的規模、數量，因地制宜地新建或者完善自然資源檔案管理場所，包括閱覽室、檔案庫房、整理室、辦公用房等。第二，根據具體狀況購置和升級相關的設備，包括應用支撐、計算、網絡、存儲、安全等方面。第三，購置專用的設備設施，如自動化辦公、安全監控設備、消防設備等，完善檔案保護設備設施及其措施。

4.加強檔案服務能力建設

在社會經濟向深度發展的過程中，資源的可持續性是發展的關鍵保障，自然資源的有效管理和合理利用是其中最重要的環節，而自然資源檔案管理和相關的服務質量，是其價值發揮的根本表現。作為民生檔案的自然資源檔案，被應用的范圍越來越大，對時效性的要求也越來越高。在此背景下，市級自然資源檔案部門務必要轉變工作觀念，端正對客戶的服務意識，厘清政府信息公開工作與自然資源檔案公開查詢的關系，突破傳統的檔案管理模式，有效利用數字化技術。本著通過大數據功能讓用戶“少跑腿”的服務宗旨，依托“互聯網 +”思維，利用微信小程序、移動App、PC端等渠道，為企業、機關、個體等檔案用戶的檔案查閱和應用提供高效而便捷的服務，推動市級自然資源檔案管理水平再上新臺階。

5.加強數字化建設

自然資源檔案管理的數字化建設，其宗旨就是通過自然資源數據庫，更高效地實現檔案資源的共享和利用，因此，必須進行市級檔案管理信息的完全整合。這就要求各個地區、各行業、各級相關部門密切配合進行檔案管理數字化建設，要將數字化檔案管理打造成統一規劃、統一制度、統一規范、統一標準的檔案信息管理大平臺。一個完善的數字化管理系統，基礎信息設備設施建設是重中之重，其中的核心要素是網絡和軟件建設。完整的檔案數字化管理系統建成后，更要做好自然資源檔案信息的保護工作，雖然檔案數字化的宗旨是實現便捷的信息共享，但這不代表允許不法分子竊取信息，必須重視對計算機的防火墻保護、病毒查殺等措施，并且，要對系統漏洞進行及時檢查，保證信息通道的安全性，同時要進行系統的有效備份，將信息安全問題消滅在萌芽中。另外，市級自然資源檔案部門要配備專業人才，通過專業技能促進自然資源檔案管理數字化的建設質量。

6.拓展檔案工作的覆蓋面

根據我國最新修訂的《中華人民共和國檔案法》（2020年）第九條規定，要求企事業單位、團體、機關以及其他組織，必須明確檔案機構以及工作人員對本單位檔案管理的責任，并嚴格監督指導所屬的檔案工作。中央國家機關根據檔案管理的實際需要，在不超越權限的基礎上對本系統檔案工作進行有效指導。以該條款為依據，市級自然資源檔案機構，要積極主動地參與縣級的檔案管理工作，并進行專業的指導，定期組織市級和縣級檔案機構進行交流和學習，促進兩級自然資源檔案工作的協調一致發展。基層自然資源部門在市級自然資源機構的指導下，通過3～5年的時間，構建合理的自然資源檔案管理機制，逐步完善檔案的基礎設施建設，逐漸拓展自然資源檔案的覆蓋面。

7.加強檔案工作統一領導

自然資源檔案工作的服務性、基礎性屬性明顯，是整體自然資源工作的關鍵內容，領導的重視關系到該項工作的成敗。因此，在自然資源檔案工作中，爭取政府和財政部門的支持是至關重要的。要將檔案工作與相關的業務工作同等的部署和規劃，通過建立完善獎懲制度來發揮出人才的工作積極性和主動性，有效留住人才，確保自然資源檔案管理隊伍的穩定性。同時要及時制定統一的自然資源檔案管理的目標和任務，解決工作中的實際問題，確保檔案工作的行穩致遠。

五、結束語

綜上所述，自然資源檔案確實促進了區域社會經濟的發展，是區域自然環境變化歷程的有效承載，對其管理模式的合理優化勢在必行。對于市級檔案管理機構來說，自從進行系統改革后，隨著信息技術迅猛發展和不斷增加的檔案利用需求，自然資源檔案管理存在的問題越發突出，唯有及時解決，方可真正提升自然資源檔案管理的水平。因此，市級自然資源檔案管理部門必須深刻認識到檔案管理中存在的問題，才可以積極主動地解決這些問題，自覺利用現代信息技術不斷優化管理模式和服務模式，切實提升檔案管理的整體水平，真正發揮自然資源檔案的價值。

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（作者單位：荔浦市不動產登記局）

作者簡介：唐友菊（1970—）女，滿族，遼寧沈陽人，館員，專科，研究方向：自然資源檔案的管理、鑒定、分類、整理等。