事業單位檔案管理工作的優化路徑研究

摘 要：檔案管理是調研、監督、審核等工作的前提和基礎，是保證事業單位有序發展、業務決策和調整的重要依據，其作為改革的重要組成部分，在改革中探索和創新檔案管理模式，利用高質量的檔案信息，支持事業單位的改革、業務調整、投資建設等工作。本文根據現有研究資料，結合事業單位檔案管理相關理論及法律法規，針對事業單位檔案管理工作優化路徑及其方法進行了分析，并提出檔案管理人員要全面細致地了解崗位工作內容等路徑建議。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；檔案安全

事業單位的檔案管理具有全面性和細致性的特征，在此項工作中必須將技術與方法創新結合起來，全面應用先進思想和技術提升檔案管理質量，充分挖掘檔案信息的價值與決策支撐作用，滿足事業單位的建設和發展要求。其中，檔案信息的整理和挖掘利用是改革中需要解決的關鍵環節，必須將檔案管理工作的優化途徑與信息化建設有效結合起來，不斷優化檔案管理組織機制，建立健全檔案信息挖掘使用機制，為事業單位建設和發展創造良好的條件。

一、全面細致了解檔案管理崗位工作內容

1.認真細致了解崗位職責

只有認真細致地了解崗位工作職責，才能為高質量完成檔案管理工作奠定良好的基礎。在這一過程中，檔案管理人員可以從兩個方面來了解自己的崗位工作職責。一方面，了解檔案管理的相關法律法規和政策規定，確定授權的職能范圍，事業單位檔案管理工作涉及的內容比較廣泛，不僅涉及事業單位各項業務，還可能有涉密等諸多問題，檔案管理人員需要明確自己的崗位工作職責，厘清自己所處崗位與其他崗位之間的職責關系，以及對應的檔案管理內容，規范、細致、高效地完成檔案管理工作。

另一方面，事業單位的檔案管理部門承擔比較大的工作責任，在了解崗位工作內容的過程中，需要根據事業單位的相關管理制度以及國家有關法律法規，明確工作責任以及對應的工作目標，確保在工作當中能夠有條不紊地履行工作職責，高質量地完成各項檔案管理任務。

2.熟練掌握各種檔案管理流程

檔案管理的基本流程是收集、歸納、歸檔和使用，但是，不同檔案的使用流程也存在一定的差異，因為檔案的密級不同，使用方法和與之對應的流程也存在較大的差異。事業單位在檔案管理工作中，應該要求每一名檔案管理人員都能夠熟悉不同種類檔案信息的管理流程，了解不同檔案信息管理流程之間的差異。比如，具體的檔案收集范圍和收集方式，檔案收集后如何進行歸納，達到檔案入檔的標準，如何對檔案進行分類，然后在規定的過程中分門別類并按照密級準確進行保存，這些都需要每一名檔案管理人員在工作中熟練掌握并加以運用。在檔案管理的流程再造和優化中，除了不同類型檔案管理的流程之外，還需要考慮一些特殊的流程，如檔案的報廢、公開或者是銷毀流程，這些工作在事業單位檔案管理當中成績不顯著，但是，檔案管理人員也必須熟練掌握，一旦遇到類似的檔案管理任務，可以及時按照規定的流程進行，避免因相關任務完成不當或流程不當可能而承擔責任，有效避免由此給事業單位各項管理工作帶來的負面影響。

二、加強檔案管理隊伍建設

1.轉變檔案管理工作觀念

轉變檔案管理觀念要從深入認識檔案管理與各項業務工作之間的關系開始，第一，建立正確的檔案管理觀念，以檔案管理日常工作為核心內容，站在服務型政府建設的角度，審視其在日常工作中的地位和作用，及其對經濟社會發展的重要意義，強調檔案管理的權威性、安全性、準確性和及時性，并不斷提高檔案管理的技術水平和效能。

第二，倡導檔案文化，引導員工樹立合法、合規的管理意識。建立扁平化的、高效的檔案管理體系，通過組織、識別、存儲、核實、保護等一系列方式，積極引導員工樹立科學的檔案管理觀念，并使之成為日常工作的重要組成部分。

第三，在培訓中加強檔案管理的教育，站在事業單位改革發展的角度，審視檔案管理的重要性及其在事業單位中的作用。第四，提升員工檔案管理素養，推行“檔案+”“檔案改革”等檔案管理創新舉措。

2.全面提高檔案管理信息化素養

檔案管理人員信息化素養是新時期行政事業單位檔案數字化、信息化建設的必要條件，在這一過程中需要體現出信息化建設的現實需求。具體措施如下：第一，要充分發揮檔案信息化工作在事業單位改革及發展中的作用，引導其深入了解信息技術與檔案管理之間的關系，采用新一代信息技術集成信息系統，結合多樣化的應用軟件，實現全面信息化的實施過程，以改善檔案管理的技術手段。第二，檔案信息化培訓要面向操作實踐和應用實踐，側重于檔案管理人員信息素養上的不足，重點放在信息化軟件、管理軟件以及數字化軟件的掌握和運用上，要熟悉軟件的功能及其操作的基本流程和要求，尤其是檔案數字化技術的總體架構，包括服務器、網絡等硬件設備以及軟件系統等。信息技術是培訓的重點內容，其中也包括檔案數字化安全管理體系，如對信息資源進行權限管理、安全策略設計及審核等。第三，完善信息化管理體制，確保信息系統運行有序、穩定，包括文件的數字化處理和信息檢索等，與數字化和信息化建設相關的制度，尤其是檔案管理流程體系中每一個流程的具體控制標準和要求，這些都是信息化素養的重要內容，針對這些內容需要設計專門的培訓方案，明確培訓提升的基本目標。

3.提高檔案管理的基礎能力

檔案管理是一項重要的工作，不僅關系到檔案的安全和完整，還關系到檔案的有效利用。其中，主要包括基本理論、流程、規定、設備等。要想提高檔案管理基礎能力，需要采取一些有效的措施，具體包括以下幾點。第一，要建立良好的檔案管理制度。檔案管理制度是檔案管理的基礎，其規定了檔案的管理流程、管理職責、管理規范等，可以有效指導檔案管理工作；第二，優化、調整培訓內容，提升培訓質量。檔案培訓必須面向操作實踐，面向一線檔案工作的實踐需要，將技能提升與理論知識的學習融合起來，全面提升檔案管理實踐能力；第三，要建立完善的檔案管理信息系統。檔案管理信息系統可以有效實現檔案的管理、查詢、統計等功能，可以提高檔案管理的效率，提高檔案管理的水平；第四，要加強檔案管理的監督檢查。要定期對檔案管理工作進行檢查，及時發現問題，及時采取措施解決檔案管理中的問題，糾正檔案管理人員錯誤思想和行為，確保檔案管理工作制度和措施有效實施，要重點針對檔案管理中的數字化建設、檔案分類、檔案的使用和安全等開展工作。

4.開展各種形式檔案學習交流活動

檔案學習交流活動是提高檔案管理人員工作能力和水平的有效方法和手段，在檔案學習交流活動的組織實施上，可以采取如下幾項措施。第一，組織開展單位內部檔案管理學習交流活動，也就是由本單位的檔案管理人員，針對檔案管理工作開展各種形式的學習交流會，分析本單位檔案管理的形式及其存在的不足，共同針對檔案管理當中的薄弱環節，提出相應的改進或優化建議，在此基礎上完善本單位的檔案管理機制。第二，開展跨單位的檔案管理學習交流活動，換單位的檔案管理，學習交流活動可以在本系統內開展，也可以與系統之外的其他單位進行學習交流，在學習交流的過程主要學習借鑒檔案管理工作的一些先進經驗，檔案信息化建設和數字化建設的成果及其方法，檔案開發利用的具體形式和過程等，通過學習交流也可以了解自身檔案管理上的不足，對本單位檔案管理工作進行改進和優化，同時，也可以引導檔案管理人員在工作中不斷增強自身的檔案管理素養。第三，鼓勵檔案管理人員開展檔案管理研究，通過各種形式的課題研究，引導他們深入了解檔案管理工作的重要，結合本單位的實際情況不斷創新檔案管理的形式和內容，挖掘檔案的價值和潛力，更好地服務于單位的各項工作。

三、構建扁平化的檔案管理組織體系

1.通過決策下放增強檔案管理效率

決策下放是扁平化檔案管理體系的關鍵環節，實現決策下放需要注意以下幾點。第一，要提高檔案管理的效率，事業單位就要改變傳統的檔案管理模式，實行決策下放。將檔案管理的權力從上級部門下放到下級部門，讓下級部門有能力和權力來管理檔案，從而提高檔案管理的效率。第二，檔案管理制度的優化應該側重于信息化和數字化實施以后，按照管理流程及崗位工作內容和職責的調整與變化，進一步明確工作崗位的職責界限，以及新的檔案管理和使用程序的建設，為實現高質量檔案管理目標奠定良好的基礎，尤其是其他部門如何配合檔案管理部門做好檔案搜集、整理、歸檔等一系列的工作，這些都需要通過檔案管理制度加以規范和明確。第三，減少檔案管理的中間環節，將檔案管理的決策下沉到具體的責任崗位上，由責任崗位工作人員根據事業單位的管理制度及相關法律、法規的要求，完成具體的檔案搜集、整理、歸檔、保存等工作，通過外部監督機制對工作質量進行監督，這對檔案管理效率的提升具有良好的幫助和促進作用。

2.促進不同部門和崗位間檔案管理協作

在事業單位檔案管理扁平化組織管理機制改革當中，既要簡化檔案管理的中間環節，又要強化檔案管理工作的橫向協作，橫向協作主要涵蓋部門之間的協作以及崗位之間的協作。一方面，跨部門的檔案協作要以明確檔案管理基本流程與不同部門的責任作為主要內容，明確不同部門在檔案管理工作中的具體職責及對應的責任崗位和工作標準，尤其是部門協作監督機制和協調方式，確保檔案信息和材料能夠在不同部門高效流轉，最終匯總于檔案管理部門。在此基礎上還需要通過培訓教育和引導等多種方式，不斷強化部門之間的協作意識和協作能力，確保事業單位檔案管理工作能夠有序高效進行；另一方面，在崗位協作上要明確不同工作崗位在檔案管理工作之間的關聯關系，明確檔案管理基本流程及其對應的工作崗位，要求每一名事業單位檔案管理人員能夠嚴格按照管理流程，強化崗位之間的協作能力，確保檔案信息能夠在不同工作崗位之間高效傳播。檔案管理崗位之間的協作需要建立有效的溝通渠道，創建有效的溝通網絡，建立有效的協作合作伙伴關系，建立和完善檔案管理崗位之間協作的相關工作制度，為實現檔案工作有效協作而努力。

四、重視和加強思想道德教育和績效考核管理

1.重視和加強思想道德教育

檔案管理人員的思想道德教育內容比較多，主要包括黨風廉政教育和檔案文化建設。其中，推進檔案機關法規制度建設，弘揚檔案事業正確發展理念，尤其是新時期檔案管理思想和先進的檔案管理方法，落實檔案機關職責、檔案管理的相關制度、內部管理規定，從理論上理解和把握檔案管理與單位各項工作之間的關系，注重檔案質量以及服務單位各項業務開展的具體方法，以此為基礎強化思想素質及其職業道德基礎，引導其在工作中嚴格落實黨的“二十大”精神和要求，實現思想道德與職業道德融合發展，為做好檔案管理奠定良好的思想道德基礎，以職業道德指引強化其責任意識、職業能力。同時，要增強檔案管理人員的保密意識，加強從業人員保密教育，加強檔案處理規程等制度建設和教育，督促其在工作和生活中自覺約束、控制自己的行為，建立數據安全管理機制，完善保密制度，加強保密管理，將制度建設與安全防范技術手段結合起來，嚴格執行檔案資料安全管理相關規定，讓事業單位的檔案管理人員充分認識到保密意識的重要性，在工作和生活中自覺遵守保密意識，杜絕出現泄露事業單位機密檔案信息的情況。

2.認真落實檔案管理績效考核制度

科學、完善的檔案管理績效考核制度是確保行政事業單位做好檔案管理工作的重要條件，也是行政事業單位內部控制機制在檔案管理工作中的重要體現。事業單位檔案績效管理工作需要注意以下幾點：首先，要實行長期考核，通過長時間監控和評估檔案管理；其次，依靠客觀指標來確定考核的目標，對能反映檔案工作效果的量化指標進行考核，先通過因素分析等方面和手段確定關鍵指標要素及對應的權重，確保指標設定與被考核對象的檔案管理工作內容的特征相吻合。再次，要實行全員考核，建立檔案文化作為考核的內容，且加強績效考核，制定詳細科學考核機制，加強考核過程的監督，最大程度地確保績效考核工作公平公正的進行，使績效考核結果能夠充分體現員工在檔案管理過程中的貢獻及其價值，利用績效考核督促檔案管理人員認真履行自己的工作職責。從而使檔案管理工作取得更好的效果。此外，要重視檔案機關財務管理和資產保護等情況，嚴格執行各項責任制，不斷完善檔案績效管理制度，夯實檔案資產、信息安全管理的薄弱環節。最后，檔案管理考核要將效率、質量、準確性和數字化等項目結合起來，增強考核的全面性、系統性，通過績效考核客觀、全面評價檔案管理人員的實際管理績效及其為事業單位檔案管理做出的貢獻。

總之，行政事業單位必須把握檔案管理的新要求、新發展趨勢、新檔案管理思想和技術，全面體現事業單位改革與業務拓展的現實需求，提高信息化、數字化建設能力、水平和成果，夯實其思想道德素質、責任觀念、操作能力，實現檔案管理高質量發展的目標。全面落實上級主管機關檔案管理的改革與發展要求，為業務工作、黨建工作、投資建設等提供優質的檔案管理服務，發揮檔案管理在行政事業單位改革中的助力作用。

參考文獻：

[1]張 絮.提升事業單位檔案管理信息化建設的對策[J].營銷界，2019（51）：85+151.

[2]孫樹清.事業單位檔案管理信息化建設有效策略分析[J].中國新通信，2020（11）：105.

[3]陳紅梅.如何有效提升事業單位人力資源檔案管理水平[J].現代營銷（下旬刊），2016（06）：92.

[4]邵 敏.淺談事業單位檔案管理及服務效能提升[J].黑龍江檔案，2021（06）：74-75.

[5]鄧 華.大數據背景下事業單位檔案管理工作創新路徑探索[J].黑龍江檔案，2021（06）：210-211.

（作者單位：山東省濰坊市奎文生態環境監控中心）

作者簡介：王琨（1980—），女，漢族，山東濰坊人，本科，館員，研究方向：檔案。