基于院史館建設的醫院檔案服務社會化研究

狄亞霞　申思

摘 要：醫院檔案服務社會化工作一直沒有得到相關部門足夠的重視，更沒有切實可行的實施路徑。院史館作為公立醫院推進高質量文化建設的重要部門，為醫院檔案服務社會化工作拓展路徑、內涵，提升醫院管理效率。本文建議以院史館建設為契機，從更新服務理念、提升編研能力、開展形式多樣的服務等方式，推動醫院檔案服務社會化工作有序開展。

關鍵詞：醫院；檔案服務社會化；院史館；路徑

隨著公立醫院高質量發展對新文化建設的要求，越來越多的醫院將院史館建設作為醫院文化建設的重要載體。院史館不僅是傳承醫院文化的重要窗口，也是醫院檔案服務社會化的重要交流和展示平臺。新《檔案法》對檔案服務社會化提出新的要求，如何通過院史館建設推動醫院檔案服務社會化工作亟須深入研究和探討。

一、醫院檔案服務社會化研究現狀

我國學者對檔案服務的社會化研究比較深入，從理論和實踐方面都有較多的研究成果。黃霄羽不僅對檔案服務社會化和檔案社會化服務這兩個容易混淆的概念進行清晰辨析，同時也對我國學者在檔案服務社會化方面的研究領域進行歸納總結，認為主要從檔案服務的意義、領域、方式、機制、問題、對策、發展創新六個方面進行研究。加小雙對檔案社會化的內涵、表現與影響進行深入闡述。另外，也有部分學者從醫院檔案服務社會化方面進行探究。例如，楊美玲從醫院檔案服務社會化產生的根源、基本原則和主要內容方面進行闡述；劉園園從醫院檔案服務社會化存在的問題和主要措施進行初探；任詠梅從醫院檔案信息服務社會化的成因和亟待解決的問題進行分析；郜翀、莫藝萱通過分析“蘇州模式”，提出病案社會化管理的創新實踐。總體來說，盡管檔案服務社會化的研究越來越趨向成熟和穩定，但是，在醫院檔案管理領域對服務社會化的研究相對來說比較少，研究的廣度和深度還不夠，部分學者從檔案服務社會化的成因等方面進行研究，部分學者研究醫院檔案管理“中介服務”“外包服務”等社會化服務模式。筆者認為，檔案服務社會化是在檔案為本部門、本領域服務的基礎上，在服務的范圍、內容和方式上的拓展和延伸，也就是由內部服務擴大為全社會、全方位的服務。醫院作為檔案的主管部門在為本院職工服務的同時，如何為患者及社會公眾提供更好的檔案服務，并沒有太多的研究案例。

二、醫院檔案服務社會化工作存在的問題

1.醫院檔案服務社會化意識沒有與時俱進

由于長期以來受檔案管理工作保密性的影響，檔案工作被蒙上一層神秘的色彩，醫院檔案服務基本上只針對內部職工，普通人難以走進檔案室。檔案管理服務社會化未得到充分認識和重視。首先，從衛生主管部門層面，并沒有明確的相關政策和制度促進檔案服務社會化工作。醫療機構主要是根據《醫療衛生機構信息公開管理辦法》要求，對相應信息進行公開。服務社會化工作涉及的倫理、保密、流程等相關制度從頂層設計方面并沒有明確的政策支持。在醫院管理層面，檔案服務社會化對推進醫院高質量發展的重要意義明顯認識不夠，研究不夠深入。醫院領導層對檔案管理工作的統籌、政策支持不到位，基本沒有建立完善的檔案管理和服務體系。服務社會化工作沒有在領導層面引起足夠的重視，認為其是可有可無的。在檔案工作人員層面，服務意識跟不上時代發展要求，檔案工作人員習慣“等、靠”資料送上門，習慣于只做好檔案的收集、歸檔等工作，主動收集和開發檔案的意識不足，專題檔案、人物檔案收集不齊全，病歷檔案、科研檔案開發明顯不夠，同時不符合《機關文件材料歸檔和文書檔案保管期限規定》的檔案，絕大部分保留在個人或科室層面。

2.檔案服務社會化領域狹窄

醫院檔案資料品種豐富、門類繁多，不僅包含文書、會計、基建、科研、人事、設備檔案，還包含海量的病歷檔案等。醫院檔案一般采取綜合檔案和專題檔案管理的形式，綜合檔案管理主要是負責文書檔案的歸檔和利用工作，還包括基建、科研、會計、設備等檔案資料。病歷、人事等專題檔案一般由各部門兼職檔案員負責，綜合檔案室負責指導。盡管醫院檔案涉及方方面面，與社會各界關系密切，但是，醫院檔案服務社會化的路徑還停留在“上門查檔”階段。最常見的服務主要是為患者提供病歷復印、開具疾病診斷證明書和財務發票、查閱職工人事檔案以及相關文件等工作。醫院利用現有檔案主要是編研資料、編撰院志等，公眾基本沒有機會參與到醫院檔案工作中來，更沒有建立家庭檔案、私人檔案。

3.醫院檔案信息化建設沒有跟上社會化發展需求

信息化建設是社會化的重要橋梁，醫院檔案開展服務社會化需要依托信息化平臺，推動檔案管理內部整合、優化服務流程等。目前，醫院已基本建立了覆蓋各就診流程的PACS系統、LIS系統、電子病歷等信息系統，各系統之間通過信息平臺能實現信息互聯互通和共享。相對醫院快速發展的信息化進程，檔案管理顯然還沒有搭上這趟高速列車。一方面，醫院檔案絕大部分還停留在檔案柜、檔案盒、陳列室，除文書和會計檔案基本實現電子化、無紙化存儲之外，其余檔案基本還是進行原始保存；另一方面，病歷檔案和其他檔案之間存在分散保存，信息“孤島”現象明顯，不利于服務社會化工作開展。

三、院史館建設對推進醫院檔案服務社會化的意義

1.院史館拓展醫院檔案服務社會化的路徑

檔案服務社會化的本質是向社會提供檔案利用服務，實現檔案的價值。檔案資源能否充分發揮其利用價值是衡量單位檔案管理工作的重要途徑。院史館是醫院對外交流的重要窗口，院史館中收錄著醫院不同發展階段的重要檔案資料和數據資料，來院患者和社會大眾可以走進院史館，通過觀看圖片、影像、實物、文字等了解醫院的發展歷程、重要成就、重要人物等相關情況，形成對醫院的總體印象和認知，獲取有價值的信息。院史館為醫院檔案服務社會化工作提供一個重要的平臺和路徑選擇，進一步拓展服務領域，為推動醫院檔案服務社會化具有重要的作用。

2.院史館提升醫院檔案服務社會化的內涵

醫院院史館是傳承醫院文化的有效載體。院史館的建設過程是將分散的檔案資料再加工、再利用的過程，這個過程需要社會大眾、醫院職工，特別是退休老職工參與檔案的收集、整理工作，全院上下共同挖掘醫院歷史文化資料，提煉醫院文化精髓。院史館承載著儲存全院員工共同記憶的功能，已經成為全院員工共同的精神家園。院史館建設，不僅充分利用醫院檔案資料，而且將檔案的價值發揮到極致，這也正是檔案服務社會化的重要表現之一。

3.院史館建設是提升醫院管理效率的重要舉措

檔案為醫院發展服務的過程也是檔案服務社會化的過程。院史館正是充分利用醫院檔案資料發揮文化價值作用，力促醫院管理效率提升。院史館展現醫院創業的艱辛和艱難，不僅可以教育培養新進醫務人員愛崗敬業的熱情，也可以使員工從醫院文化中獲取精神力量，形成共同的價值追求和身份認同，推動醫院文化傳承和發展。以文化的“軟實力”凝聚發展力量，能最大限度地降低醫院管理成本，提升管理效率。

四、基于院史館建設的醫院檔案服務社會化路徑

1.更新服務理念，積極推動醫院檔案服務社會化工作

檔案服務理念是建設檔案服務能力的“先鋒官”，檔案服務理念是否完善、是否正確，直接影響檔案服務能力建設的方向，關系到檔案服務能力建設的日后發展。醫院作為檔案資源非常豐富的單位，不僅需對內部開展檔案服務，而且對外部也具備社會化服務條件和職能。醫院檔案服務社會化工作可以認為是醫院醫療服務在檔案方面的延伸和擴展，對改善患者體驗，提升患者滿意度具有同樣重要的價值。醫院的檔案管理工作者應開放思維，摒棄傳統檔案管理的定勢思維，充分認識檔案服務社會化工作的重要意義和發展趨勢。主動工作，積極作為，實現檔案管理的方式上由被動接收檔案變為主動開發檔案，檔案管理服務范圍從內部到外部逐漸拓展，發揮檔案在推進醫院發展中的重要作用，從而最大程度推動檔案服務社會化。建設院史館為院內和院外民眾接觸醫院檔案提供了一個全新的、便捷的、重要的平臺，對提升醫院檔案服務能力具有重要的作用。

2.深挖歷史文化資源，提升編研能力

院史館的根本功能是存儲記憶，完整呈現醫院的創建歷程，反映醫院的精神內涵、醫療技術和科研教學水平等。豐富院史館的館藏資料能讓公眾更全面、系統、真實地了解醫院的發展歷程。加強對檔案資料的收集、整理、篩選、整合、挖掘、提煉，制作成院志、醫院宣傳片、專題片、宣傳畫冊、名人傳記等，豐富醫療特色技術、科室簡介、名醫名科等館藏資料，定期開展公益講座、檔案展覽，開展醫院職工家庭檔案收集等，通過更多的表現形式，更加優化的檔案產品，讓檔案資料“活起來”“動起來”。

3.開展形式多樣的服務方式

目前，數字院史館、線上院史館已逐步進入人們的視野，隨著5G 、云技術、人工智能、數字技術等信息技術不斷發展，可以逐步將院史館融入醫院微信公眾號、醫院官網等平臺，將不涉密的可公開檔案信息納入館藏資料中，實名制注冊后即可瀏覽相關檔案文獻。人們在查閱檔案信息的同時，檔案管理工作也充分發揮其社會價值，為醫院檔案管理工作創造社會效益。

五、基于曲靖市第一人民醫院院史館建設的檔案服務社會化實踐

曲靖市第一人民醫院（昆明醫科大學附屬曲靖醫院）是滇東地區首家西醫醫療機構，前身是云南省惠滇醫院曲靖分院，始建于1938年6月，是一家集醫療、教學、科研、康復、預防為一體的綜合性三級甲等醫院。曲靖市緊急醫療救援中心、曲靖市傳染病醫院、曲靖市腫瘤醫院掛靠在醫院，下設曲靖市第一人民醫院口腔醫院、曲靖市第一人民醫院北城醫院，與師宗縣人民醫院、麒麟區人民醫院組建了醫療聯合體，參與承擔云南省曲靖區域醫療中心運營任務，形成以主院為中心“一院多區”發展格局。醫院占地面積250畝，編制床位2506張，連續5年進入全國地級城市醫院100強榜單，獲得“五星級高級卒中中心”、云南省抗擊新冠肺炎疫情先進集體、創建全國文明城市工作先進單位等。經過84年奮斗，醫院創造了獨特的“惠民澤世、仁德濟滇”惠滇文化，在醫院領導的大力支持下，2022年開始籌建院史館，預算經費500萬元。在籌建過程中，醫院非常重視檔案的開發、利用和編研工作，引導全院和社會各界參與，提升檔案服務能力。

醫院制定院史館籌建工作實施方案，成立院史館籌建的檔案收集組、宣傳報道組、項目保障組、審計監督組、專家顧問組等工作小組，返聘經驗豐富的醫院退休老同志參與院史館建設工作。為豐富館藏內容，更加全面系統地展示醫院發展歷程，醫院面向全院在職/退休干部職工、其他單位及社會大眾征集醫院相關的具有典型性、代表性、來源可靠的有歷史價值的藏品及相關資料。向各臨床醫技科室征集科室科志和科室簡介，并向全院征集醫院精神、宗旨、院訓、愿景、服務理念、院歌等醫院核心文化理念，邀請院內外知名文化專家參與醫院文化提煉和總結。從院史館籌建開始，醫院共邀請院內退休和熟悉醫院歷史的院外老領導和老專家18人，到院開展講述醫院惠滇故事活動，每次活動向全院職工和患者開放，參加人數達2000余人次，一起重溫醫院崢嶸歲月。同時，為深入挖掘老專家、老領導講述的故事，組建宣傳工作專班，并策劃系列報道，深入挖掘醫院“三重”（重大歷史事件、重要人物、重大成就）資料，全面整理醫院歷史、文化特色和名醫大家學術思想、高尚醫德，在醫院網站、微信公眾號，報刊上進行宣傳報道，例如，“醫院第一臺心臟手術”“馬背上的故事”“5.17”隧道坍塌12名工人被困大營救等故事再現醫院艱苦創業、砥礪奮進的那段歷史，不斷讓這些故事凝聚人心，汲取力量。同時，以院史館建設為契機，拍攝醫院歷史宣傳片、學科發展宣傳片，出版抗疫畫冊和清廉文化畫冊，并編撰醫院2012～2022年院志。

院史館建成后將通過5G 、云技術、數字技術等使更多人可以在線參觀，也將成為醫院新員工培訓基地、支部活動和外來嘉賓參觀學習的重要場所，院史館在服務醫院、服務社會中將發揮越來越重要的作用。

綜上所述，隨著檔案事業不斷發展，醫院檔案服務社會化工作已成為發展的必然要求。如何有效推動醫院檔案服務社會化工作，以檔案的高質量發展促進醫院高質量發展，院史館無疑提供了一條可以嘗試的路徑選擇，隨著醫院檔案工作者不斷發揮聰明才智，共同參與，醫院檔案管理工作將會取得新的突破和進展。

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（作者單位：云南省曲靖市第一人民醫院）

基金項目：本文為2022年云南省檔案局科技項目計劃——院史館對規范醫院檔案管理的價值研究（項目編號：2022-26）課題成果之一。

作者簡介：狄亞霞（1981—），女，漢族，湖南岳陽人，碩士研究生，館員，醫院辦公室副主任，研究方向：檔案管理。