關于提高檔案管理科學化水平路徑選擇的探究

摘 要：在經濟飛速發展的今天，我國的檔案工作已經發生了很大改變。在新時期，檔案工作必須要主動運用科學技術來提高工作質量，使其整體水平得到提高，促進社會的整體素質得到進一步提高。信息技術的運用也是歷史發展的必然趨勢，對推動檔案管理的標準化進程是極為重要的工作環節。本文通過對我國當前學校檔案館工作現狀的分析與歸納，給出了幾點具體的操作建議，以期使廣大員工掌握主動運用先進的科學技術，改善工作條件。

關鍵詞：檔案管理；科學化水平；提高路徑

提高檔案管理工作水平，對于促進我國社會發展和進步具有重要的意義，是推動我國檔案事業走向現代化的重要方向。檔案是時代信息、社會信息和商業信息的載體，它是人類發展過程中的重要部分，所起到的作用也不盡相同，可以為未來的發展決策做參考依據。因此，有關部門要有針對性地進行研究，尋求提高其科學管理的方法。

一、檔案管理科學化的必要性

提高檔案工作的科學性已成為當務之急，然而，在實際落實上很困難，給工作人員帶來了很大困擾。與其他工作相比較，檔案工作是一項專業性很高的工作，包含了很多專業知識，工作人員必須時刻從發展的觀點出發，密切聯系理論和實際，不斷學習。

1.推動檔案工作的良性發展

在推動社會主義精神文明的進程中，檔案工作扮演著舉足輕重的角色，其涉及的范圍更廣泛，涉及政治、經濟和文化等方面。通過對文獻資料的剖析與研究，能有效總結過往、預見將來，并能主動吸取其中的教訓，確定今后的發展方向，從而達到對癥下藥的目的。當前，隨著科技的發展，檔案工作所面對的外部條件發生顯著的改變，檔案工作的科學化程度不容忽視。只有做到了科學化，才能發揮出其作用以及優越性，為構建和諧社會，創造一個有利于大眾健康發展的空間與氛圍。

2.加強檔案工作的效能

由于檔案管理工作所涉及的工作內涵和方式比較繁雜，因此，必須提高其科學化程度，保證其工作的有效性和科學性，從而為今后的工作和改革提供指導。隨著人類社會的發展，檔案的類型日益多樣化，其數量和品質也日益提高。首先，要保證檔案工作的積極性和自覺性，必須注重其整體質量和工作水準穩步提高，充分認識到檔案管理的類型和質量提高的本質需求，注重日常工作的具體流程，在減少工作任務量的前提下，更好地實現對癥下藥，真正實現檔案管理科學化水平穩步提升。由于傳統手工檔案管理工作存在著大量的問題，很難保證科學歸檔和歸檔的效力，只是依靠簡單存取、調閱等相對落后的方式，檔案的管理水平和工作質量都不盡如人意，檔案管理科學化對檔案工作的發展起到了很大的促進作用。與此形成鮮明對比的是，在提高科學水平的前提下，保證檔案工作取得全方位突破，這將是提高檔案工作效率的重要因素。科學的檔案管理可以使檔案工作更好地發揮作用，使檔案工作更加精彩，管理效果得到穩步提高。

3.適應信息化進程的需要

在信息化快速發展的今天，資訊科技和網絡已經滲透人們的日常生活中。提高檔案工作的科學性，可以使檔案工作更好地與數字社會發展的實際情況相適應，把更多信息化技術應用到檔案工作之中，使之能夠積極適應新的發展步伐，從而使檔案工作更加科學、穩健地運行。加快數字檔案管理的建設，加速數字檔案室的建設，可以使檔案綜合管理的整體水平得到最優化。

二、檔案管理科學化是新時代的重點要求

1.完善檔案管理科學化水準是提升國家文化軟實力的必然支撐

眾所周知，歷史檔案信息是我們豐富的精神財富，在這些史料中，原始的記載不僅反映了歷史的真正面目，還可使后人對其進行更深刻地研究和分析，使其成為人類精神和文明的結晶。檔案所涉及的范圍既涉及經濟、政治、文化等方面，又涉及不同的社會族群，是保存國家文化的必要材料。隨著經濟一體化不斷發展，越來越多的國外思想開始滲透年輕人之中，這種現象對一個民族的沖擊也越來越大。在這種背景下，各國之間的競爭已經不僅僅局限于經濟和政治，還必須要將這兩個因素結合起來，形成一場文化的角逐，從整體的觀點來看，哪一方占據了優勢，就會占據文化主導地位。因此，只有積極優化和完善我國的檔案管理，才能真正發揮各類檔案的功能，促進各類文獻資料更好地為我國的發展提供有力的文化支持。

2.檔案科學化管理是提升國家信息技術發展的基礎

隨著網絡信息技術的飛速發展和應用，檔案的管理方式發生了變化，特別是對信息技術的深入運用，可以大大豐富和充實檔案的工作形式，實現對檔案管理資料的收集、分析和應用，為我國的文化發展提供了強有力的支撐，可以說檔案管理工作正伴隨著數字化和信息化技術而產生相應的變化。隨著信息化進程的加快，對檔案管理的需求不斷提高，對檔案管理人員的社會責任感y也要求隨之提高。檔案工作人員要適應當今社會的發展趨勢，站在資訊科技的最前沿，對檔案的科學化進行全面剖析，力求提高檔案的精確度，為國家、社會建設提供更加牢固的支持。面對新時代的發展，檔案工作仍然要跨過重重難關，主動處理各種問題和困難。首先，必須要提高工作人員的專業素質。目前，檔案工作的整體水平還算不錯，但仍然有很多問題，這些問題對檔案管理的發展產生了巨大的影響。從宏觀上看，我國的檔案管理信息化程度仍然很低，很多人員仍然受到傳統觀念的限制，使用的檔案管理系統相對比較陳舊，工作質量和效率都比較低下，而檔案的安全問題更應引起大家的高度重視，它不僅關系到檔案管理的執行，還關系到信息技術的發展。

三、現代檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理的重要性受到忽略

檔案管理是一項重要的工作，它可以為我國的社會發展提供重要的信息。但現實中我們發現，當前一些企事業單位領導對檔案管理工作缺乏足夠的認識，沒有形成科學、客觀的認識，從而造成檔案管理工作嚴重流于形式，此舉必然會造成檔案的正常記錄和使用受到影響，將會極大威脅到企事業單位的長遠建設發展。某些企事業單位只會把所有的資料都記錄下來，不會考慮檔案管理的真實性和完整性，也不會將其應用于企事業單位的日常工作，更不能利用其為企業創造更多的利潤，影響了企事業單位的經營和發展。

2.檔案管理工作規范化程度較低

檔案管理人員是推進檔案管理工作的重要因素，是確保檔案資料得到合理整理的重要環節。21世紀，隨著科技的發展和進步，對社會的發展產生了巨大的沖擊。從這一點可以看出，新時期對各類優秀人才需求量很大，然而，一些企事業單位在進行檔案管理時，并沒有投入足夠的人力、物力來滿足新時期的要求，這種情況下，檔案管理員工的工作能力較弱，導致一系列檔案管理的問題，再加上職責劃分不清晰，極大程度影響單位檔案管理信息資源的時效性，后期使用也會受其影響。

3.檔案管理工作的技術支撐滯后

科學、合理的技術軟件可以極大地提高檔案的管理水平和工作效率，使檔案工作人員更加高效、優質地進行檔案管理。當前，我國各大企事業單位對檔案管理工作缺乏足夠的關注和理解，使得檔案管理人員缺乏檔案和信息化專業素質。同時，由于一些企事業單位沒有進行很好的檔案管理培訓、宣傳等方面的工作，致使檔案工作質量下降，有的甚至會產生數據不真實等情況，從而使其與現實中的檔案內容產生了偏差，使檔案的真實性大大下降。

4.對檔案工作的宣傳和管理不到位

檔案管理工作者沒有充分意識到檔案管理工作的重要性，影響了公眾對于檔案管理工作的理解。與此同時，檔案管理工作因為需要較高的專業性，所以，往往需要投入更多的精力和時間，只有這樣才能有效完成管理工作，從根本上提升檔案管理質量和效率，但是，由于前期宣傳力度相對較小，導致檔案管理工作者無論是使用方法還是自身知識儲備，都處于較為落后的境地。

四、提高檔案管理科學化水平的有效途徑

1.明確檔案管理工作的定位

要提高檔案工作的科學性，必須清楚認識到檔案服務于現代社會，服務于群眾，是檔案工作的基礎。要把這一理念融入檔案管理人員的思想和認識，要堅定發展的理念，深入推進和落實黨的執政綱領、路線和方針，重視掌握現代社會形勢變化情況，統籌規劃檔案管理形式，全方位強化自身政治意識、責任意識以及全局意識。檔案管理人員必須適應當代發展的要求，做到與時俱進，要想提高檔案管理科學化水平，就必須做到全面、高效地對每一個管理環節進行優化、改進。有關人員要把傳統的、信息化的管理方式結合起來，把工作重心放在控制每一個環節上，增強服務意識，以便更有效地搜集到有用的信息，并將其利用起來。

2.堅持科學的檔案管理思想

提高檔案管理的科學水平常常要從檔案的觀念等層面加以實施，有關單位要加強服務意識。在快速發展的時代，要對檔案工作進行全面的重視和了解，并在此基礎上，將其融入社會調查工作，這對發揮檔案管理信息資源的作用具有極為重要的意義。同時，有關部門也要增強對檔案的理解，明確職責，對資料的安全性和完整性進行科學控制，主動參加到維護社會的穩定之中，維護國家和民族的權益。

3.提高檔案管理人員的專業素質

檔案管理人員的專業素質與檔案管理的科學水平有著直接的關系，檔案管理人員必須具有較強的認識和正確的工作態度，方可促進檔案工作全面發展。為了提高檔案工作質量，各有關部門應從多方面入手，在用人的過程中，應首先考慮具有較強管理素質和專業性較強的人員。隨著我國信息化進程的加快，檔案管理技術的發展也日趨成熟，各單位要切實加強檔案管理人員的專業素質，必須進行經常性的培訓和教育。一方面，要提高管理者的專業自信和職業榮譽感，另一方面，還要提高員工的工資和福利待遇，激發其工作積極性，讓他們對檔案工作的重要性有一個更加深入的認識。

4.加強基層組織建設

為了提高各企事業單位檔案管理的科學化程度，必須加強對其軟硬件建設和經費投入，從根本上保證各企事業單位檔案管理的精確度和科學性。全面加強系統的管理，可以建立電子閱覽室、信息共享平臺和檔案管理站點，使讀者能夠快速獲取各類信息，實現共享和使用，提高各類檔案管理的使用效率。科學、合理地運用各類檔案管理資料，運用現代科技，改進和優化電子檔案管理的內容，采用更加先進的管理方式，實現檔案管理的科學性。全面推進檔案管理規范化進程，主動突破傳統的檔案管理局限，加快各類綜合檔案管理模式的建立，從而達到對檔案資源的精確管理，明確檔案的交接和審核流程，從源頭上對系統和程序進行優化，確保所有的檔案管理都可以順利開展。同時，加強對檔案資源的動態管理，定期組織相關人員進行監督管理，確保其符合時代要求。

5.強化檔案管理信息化系統

隨著信息化進程的推進，檔案管理的數字化、信息化、智能化進程將變得越來越緊迫，要想實現這一目的，就必須建立起一個更加科學、合理的檔案管理信息體系。因此，必須重視電子檔案管理的安全問題，因為網絡技術的迅速發展，電子檔案管理的應用越來越廣泛，但同時也會受到病毒或者不法分子的攻擊，確保電子檔案管理的安全性是非常必要的。在此過程中，電子檔案管理的真偽問題同樣值得重視。在實踐中，由于缺少標準化的體系，各部門之間不能互相連接，在當前情況下，很難保證其資料的全面存取，有關部門必須加強對檔案管理信息化系統的建設。檔案管理信息化系統可以按照用戶的需要在各種載體上同步生成，或者互相轉換，包括檔案管理的字體、印章和簽名，通過最基本的剪切、復制和粘貼功能就可以達到相同的效果，導致電子檔案管理的真實性很難得到保證。盡管如此，仍可利用電腦技術實現對檔案及資訊的全面保障。比如，把檔案設定為只讀模式或對其進行密碼處理，以實現對電子檔案管理的有效防護。另外，由于信息的獨立性和計算機的特性，人們可以添加、刪減和編輯信息，從而快速生成一份全新的文檔。在這種環境中，一旦數據被篡改，原始文檔就會出現各種各樣的問題，這就需要對現有檔案進行及時備份，以便對其進行正確的分析和使用，從而有效克服了傳統紙質檔案管理效率低下和保存質量低下的問題。

五、總結

簡而言之，檔案資料的使用不再局限于傳統的身份驗證、工作檢查和學習研究，人們可以利用其來捍衛自己的合法權利，將檔案資料從靜止的狀態轉變為生動的影像，為人類所用。在新的社會形態下，檔案管理日益變得更加科學、更加充實，檔案管理員既要具有一定的業務技能，又要熟練運用現代化的手段和管理技術，只有這樣才能貼合新時代的需要，提升檔案管理水平，更好地為人民和國家服務。

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（作者單位：海南省文昌中學）

作者簡介：許奮（1974—），男，漢族，海南文昌人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。