探析醫(yī)院實物檔案的收集與整理

摘 要：醫(yī)院實物檔案是以實物為載體的檔案資料，是對醫(yī)院歷史的真實記錄，也是對醫(yī)院各項工作的客觀見證，具有十分重要的考察、審核作用，還可以作為關(guān)鍵憑證。本文主要圍繞醫(yī)院實物檔案的收集與整理展開論述，闡述了醫(yī)院在收集、整理實物檔案的過程中存在的問題，分析了導(dǎo)致問題的主要因素，并分別提出了優(yōu)化醫(yī)院實物檔案收集和整理工作的措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；實物檔案；收集；整理

醫(yī)院實物檔案具體包含醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)療服務(wù)、護(hù)理服務(wù)、科研教學(xué)的過程中所獲得的證書、獎?wù)隆ⅹ勁频龋涗浿t(yī)院歷史的發(fā)展進(jìn)程、管理能力的提升、醫(yī)療技術(shù)的進(jìn)步、精神文明的創(chuàng)建等內(nèi)容。隨著醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展，其醫(yī)療交流業(yè)務(wù)與社會活動不斷增多，相應(yīng)的實物檔案也在逐漸增加，就我院而言，近幾年所獲得的實物檔案有116塊上級授予的牌匾、10封感謝信、5面錦旗、1個2022年北京冬奧會火炬，還有在抗疫工作中榮獲的10塊國家及省市縣授予的牌匾、10面錦旗、10封感謝信、2本證書、社會愛心人士捐贈的72幅字畫，以及抗疫醫(yī)護(hù)人員的防護(hù)服、簽名T恤、登機(jī)牌、人員出入證，均收錄在醫(yī)院的院史館展廳。這些實物檔案是醫(yī)院檔案不可或缺的部分，做好對其收集與整理具有重要的意義。

一、醫(yī)院實物檔案的收集與整理問題

1.實物檔案收集缺乏規(guī)范性，時間跨度長

大部分醫(yī)院針對實物檔案的收集并沒有劃分歸檔范圍、設(shè)置保管期限、限定收集時間，也有一部分醫(yī)院即便規(guī)定了歸檔范圍、保存期限等，但沒有實現(xiàn)與真實情況有機(jī)結(jié)合。醫(yī)院指導(dǎo)性的施行辦法相對比較欠缺，以至于很多科室部門對于實物檔案的分類不夠明確，具體的劃分工作缺乏科學(xué)性，難以就保管期限做出清晰界定，大多數(shù)情況下的檔案移交工作都無法在規(guī)定的時間內(nèi)完成，導(dǎo)致實物檔案的收集過程較為漫長，不利于后續(xù)整理、儲存、使用等環(huán)節(jié)有序進(jìn)行。

2.實物檔案收集不夠齊全

醫(yī)院開展的眾多醫(yī)療、科研等活動，會產(chǎn)生大量的實物檔案。目前，在針對實物檔案的實際管理過程中，因為欠缺統(tǒng)一化的收集標(biāo)準(zhǔn)，所以在很大程度上給收集、整理、開發(fā)、利用等相關(guān)工作帶來諸多不便之處，導(dǎo)致檔案收集過程中的混亂局面。再加上部分部門或人員所獲得的獎杯、錦旗等，通常都是由部門或個人自行保管，并沒有統(tǒng)一收到醫(yī)院的檔案室內(nèi)，導(dǎo)致了一些實物被遺漏掉情況。

3.實物檔案管理較為混亂

醫(yī)院在長期發(fā)展中所產(chǎn)生的實物檔案具有年份跨度大的特點(diǎn)，大部分檔案在平時并不怎么使用，所以很多醫(yī)院就對這方面有所忽視，并沒有對這部分檔案實施統(tǒng)一的整理與儲存。面對這樣的情況，如果醫(yī)院要舉辦院慶、搬遷等大型活動時就需要展示相應(yīng)的實物，但由于日常管理混亂的原因?qū)е滤鸭щy，很有可能會影響活動順利進(jìn)行。

4.實物檔案存儲條件較差

醫(yī)院的實物檔案有其自身的特殊性，相較于其他文書資料、設(shè)備及技術(shù)資料而言，對于實物檔案的儲存必須要給予充足的空間，如獨(dú)立檔案房、鐵架等，同時還要配備相應(yīng)的檢測溫度、濕度的儀器設(shè)備等。但是，很多醫(yī)院在安排實物檔案儲存空間時，由于資金問題導(dǎo)致檔案存儲條件比較差，甚至只是簡單放置在檔案室的角落中，沒有對其形成很好的保護(hù)。長此以往，會給獎杯、錦旗等實物檔案造成不同程度的破壞，從而降低其觀賞價值。

5.實物檔案管理人員技術(shù)能力較低

對于醫(yī)院的檔案管理工作來說，其中的部分管理人員屬于兼職，不僅僅負(fù)責(zé)對實物檔案的管理，同時還會負(fù)責(zé)其他方面的業(yè)務(wù)工作，所以人員的變動比較大，沒有現(xiàn)代化的管理技能作為支撐，導(dǎo)致整體的檔案管理工作出現(xiàn)了不專業(yè)性，很難就管理環(huán)節(jié)存在的問題做到實時總結(jié)與整改，不能將收集的實物檔案進(jìn)行及時登記造冊，并附上對應(yīng)的文字說明。

二、醫(yī)院實物檔案的收集與整理問題的引發(fā)因素

1.對于實物檔案的收集與整理不夠重視

首先，實物檔案是醫(yī)院總體檔案中的重要組成部分，必須要得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)管理人員的重視。但是，從一些醫(yī)院對于檔案管理的態(tài)度來看，實物檔案的收集與整理工作并沒有得到足夠的重視，主要表現(xiàn)在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)面對實物檔案時的意識比較淡薄，更注重臨床醫(yī)學(xué)，而在實物檔案的收集與整理方面有所忽略。其次，片面關(guān)注醫(yī)務(wù)工作人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)技能的提高，在構(gòu)建人才培養(yǎng)體系時只將重點(diǎn)放在針對醫(yī)務(wù)人員的培養(yǎng)上，沒有認(rèn)識到實物檔案收集與整理工作對醫(yī)院經(jīng)濟(jì)及社會效益的提升也有著十分積極的促進(jìn)作用，導(dǎo)致對實物檔案隨意存放，沒有對其實施全方位保護(hù)的現(xiàn)象。

2.機(jī)制不夠健全

絕大多數(shù)醫(yī)院并沒有給實物檔案收集與整理工作提供完善的機(jī)制支持，導(dǎo)致相關(guān)負(fù)責(zé)人員難以依據(jù)具體的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)展開合作分工，從而在收集實物檔案的過程中出現(xiàn)了責(zé)任不清的狀況，致使實物檔案的收集與整理缺乏主要的負(fù)責(zé)人員。與此同時，醫(yī)院內(nèi)部各有關(guān)部門也沒有構(gòu)建健全的檔案工作機(jī)制，如沒有落實開展實物檔案收集與整理工作的第一責(zé)任人，只有人力資源等個別部門兼設(shè)了檔案管理人員，缺乏獨(dú)立的檔案工作團(tuán)隊。因此，這種檔案工作職責(zé)缺乏明確性、人員欠缺穩(wěn)定性的工作機(jī)制，從客觀上制約了實物檔案收集和管理工作的有序開展。

3.資金投入力度有待加大

大部分醫(yī)院搭建了系統(tǒng)完備的人力資源管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、PCS系統(tǒng)等，同時還開設(shè)了微信公眾號、預(yù)約診療、電子就診等信息化服務(wù)，然而在檔案管理方面的資金投入力度還有待加強(qiáng)，不僅沒有搭建具備獨(dú)立性的檔案信息化管理系統(tǒng)，也沒有在所構(gòu)建的信息化體系內(nèi)預(yù)留實物檔案管理端口，因此，通常情況下的實物檔案收集工作仍舊需要利用人工操作，以至于收集到的相當(dāng)一部分檔案與醫(yī)院現(xiàn)代化的管理步伐不相適應(yīng)，難以將醫(yī)院當(dāng)下的發(fā)展節(jié)奏全面反映出來。

4.業(yè)務(wù)指導(dǎo)不到位

根據(jù)醫(yī)院以往的檔案管理模式來看，大部分檔案管理人員形成了坐等上門的工作習(xí)慣。雖然有時也會下沉到各部門進(jìn)行檔案收集，但也僅限于通知形式，并沒有給出實際的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從而使得相關(guān)人員在收集、整理、歸納實物檔案的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、原則方面沒有形成清楚的認(rèn)知，容易引發(fā)畏難情緒，出現(xiàn)思想上缺乏積極性、行動上缺乏責(zé)任心的情況。

三、針對醫(yī)院實物檔案收集工作的優(yōu)化措施

對于醫(yī)院實物檔案來說，收集工作是增強(qiáng)實物檔案豐富性的有效途徑，是整理實物檔案的基礎(chǔ)，是方便使用者調(diào)用的前提。為了確保實物檔案收集工作的更好落實，醫(yī)院需要做好以下幾點(diǎn)工作：

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全組織

醫(yī)院檔案管理部門可以成立一個獨(dú)立的實物檔案收集工作機(jī)構(gòu)，積極學(xué)習(xí)收集實物檔案方面的相關(guān)文件，提升全體檔案人員的管理意識。還可以面向全院下發(fā)有關(guān)通知，逐一部署在收集實物檔案過程中的時間、地點(diǎn)、范圍等內(nèi)容，各部門也可以設(shè)置兼職檔案員，主要負(fù)責(zé)對于實物檔案的全面收集。

2.明確歸檔范圍

第一，醫(yī)院在各項醫(yī)療服務(wù)、精神文明創(chuàng)建、創(chuàng)先爭優(yōu)、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評等工作中獲得獎勵的實物材料，如各類獎狀、獎牌、獎杯、證書等。

第二，醫(yī)院在各類醫(yī)療、科研項目中贏得獎項的實物材料。

第三，醫(yī)院在業(yè)務(wù)往來或社會活動中收到對方饋贈的以及具有儲存與收藏價值的紀(jì)念品實物材料；

第四，上級領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜胰耸可W臨指導(dǎo)工作的過程中留下的，包括但不限于簽名、留言、題詞等實物材料。

3.搭建實物檔案的收集網(wǎng)絡(luò)

針對醫(yī)院而言，充分落實好實物檔案的全面化收集是一項細(xì)致且復(fù)雜的工作，必須要有各部門成員共同參與，全力配合。因此，醫(yī)院可以通過積極搭建收集網(wǎng)絡(luò)的方式，再由科室內(nèi)的兼職檔案人員實施分管本部門的實物檔案收集工作，將檔案管理網(wǎng)絡(luò)的實際效用切實發(fā)揮出來。在收集工作展開的同時，還需要相關(guān)人員時常深入各部門，適當(dāng)對相應(yīng)的收集工作給予科學(xué)化指導(dǎo)與全面化檢查。

4.做好重點(diǎn)普查登記

檔案管理人員應(yīng)以全面收集為基礎(chǔ)，以已知儲存位置的應(yīng)歸實物檔案為對象，來進(jìn)行重點(diǎn)普查與登記，從而確保所收集到的實物檔案的完整性、齊全性，避免造成實物檔案的遺漏。比如，某醫(yī)院在院慶期間，陸續(xù)在各科室與員工中收集到了證書、材料、照片等上百件實物檔案內(nèi)容，不僅提升了醫(yī)院檔案庫存的豐富性，還能夠在醫(yī)院進(jìn)行院志及院史的編寫，或者為相應(yīng)展覽提供真實、可靠的參考依據(jù)。

5.確定好歸檔時間與要求

醫(yī)院開展各項醫(yī)療工作、參與各類社會活動所獲得的實物檔案材料，在收集環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)由領(lǐng)獎或活動承辦部門來指定專門人員進(jìn)行收集，于每年年初再移交給醫(yī)院的檔案部門，檔案部門在對一些實物檔案歸檔之前，需要拿到移交部門所出具的“實物檔案移交登記表”，同時要保證各類歸檔實物檔案完好無缺。

四、針對醫(yī)院實物檔案整理工作的優(yōu)化措施

針對需要?dú)w檔的實物內(nèi)容，在分類上不能過于簡單，而是應(yīng)當(dāng)將其作為珍藏品進(jìn)行科學(xué)、合理地整理與儲存，最大程度維持實物檔案的原貌，防止出現(xiàn)污染、損壞、遺失的情況，盡量延長實物檔案的存在價值與壽命。

1.領(lǐng)導(dǎo)重視與宣傳工作相結(jié)合

在醫(yī)院實物檔案的整理環(huán)節(jié)中，具體工作內(nèi)容主要包括對實物檔案的整理、統(tǒng)計、編目等，必須要引起醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理部門的強(qiáng)烈重視。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)就實物檔案整理工作指派一位專業(yè)的負(fù)責(zé)人員，同時，各科室中也要推選出一位兼職管理人員。檔案管理部門需要定期組織相關(guān)工作會議，主要針對實物檔案整理工作中暴露出的問題進(jìn)行及時指正，還要加大對于實物檔案整理重要性的宣傳，促使醫(yī)院所有相關(guān)工作人員都能夠形成對整理工作的深刻認(rèn)識。檔案管理部門也要定期與各部門加強(qiáng)溝通，做好其思想層面的工作。

2.配備實物檔案專用的庫房和相應(yīng)設(shè)備設(shè)施

醫(yī)院可以采取櫥柜集中式保管的方式對實物檔案進(jìn)行保存與管理，同時編制櫥柜與實物檔案的序列號。其一，根據(jù)實物特征將不同類型的實物存放在對應(yīng)的櫥柜中，如可以包括獎牌類、獎杯類、獎狀類、獎?wù)骂悺㈠\旗類、圖像類等，同時對于每一小類還應(yīng)依據(jù)取得年份的不同再細(xì)分相應(yīng)的屬類；其二，根據(jù)實物的級別，將全部的實物檔案劃分成四個不同的級別，即國家級、省級、市級、縣級，以各個種類中的數(shù)量為依據(jù)來規(guī)定對應(yīng)的箱位號，然后再基于實物特征進(jìn)行有序陳列；其三，根據(jù)實物的收集年度，將在各個年度獲得的所有榮譽(yù)，按照醫(yī)療技術(shù)、門診服務(wù)、臨床醫(yī)學(xué)、行政后勤等進(jìn)行分類整理，從而提高實物檔案管理的便捷性。

3.編寫說明

由于實物檔案的特殊性，其中的部分實物需要通過文字描寫的方式來記錄其歸檔情況，可以在實物的背面將屬類、編號、名稱、時間、所屬人員、負(fù)責(zé)人員等信息進(jìn)行明確標(biāo)注，也可以利用編制題目的方法，如錄像帶作為實物檔案中的重要部分，可以在錄像帶的側(cè)面加注與內(nèi)容相符的題目，或是在正面的錄入內(nèi)容中添加摘要。同時，針對一些需要永久留存而又不會經(jīng)常用到的錄像帶，必須每隔半年進(jìn)行一次倒帶，避免錄像內(nèi)容出現(xiàn)變形或黏合的情況。

4.建立實物檔案相冊，降低對實物檔案的磨損率

為了保證對實物檔案的完好留存，相關(guān)檔案管理人員可以將已經(jīng)完成收集的實物拍攝成照片，并在照片的背面標(biāo)注好具體的要素，如歸檔事由、時間、人員、背景、地點(diǎn)、拍攝者，然后將標(biāo)注完成的照片放入提前準(zhǔn)備好的檔案影集內(nèi)，以此作為宣傳醫(yī)院形象、開展職工教育、編寫醫(yī)院史志的重要參考資料。

5.編制實物檔案的總目錄與分目錄

為了確保對于醫(yī)院實物檔案的快速檢索，相關(guān)管理人員必須要做好針對檔案總目錄與分目錄的編寫，這樣就能夠?qū)嵨餀n案的具體內(nèi)容、成分、檔案號進(jìn)行系統(tǒng)化展示，是一種十分有必要的檢索工具。實物檔案的總目錄可以包含實物檔案號、全宗號、目錄號、榮譽(yù)級別、榮獲年度、保存期限、存放柜號、標(biāo)注等。另外，可根據(jù)實物檔案屬類進(jìn)行逐一整理與排架，一項實物材料要對應(yīng)一個儲存與管理單位，并且要依據(jù)實際的歸檔時間來完成登記號與分類號的編寫。為了維持實物檔案的原貌，可以對檔案號分別利用不同的標(biāo)簽進(jìn)行編寫，然后再將其粘貼在對應(yīng)實物檔案的背面位置。

6.規(guī)定保管期限

各類獎牌、獎杯、獎狀、獎?wù)隆⒆C書、錦旗的保存與管理期限和同一類型的不同載體材料的檔案保管期限是一樣的，而針對一些沒有載體材料的實物檔案，可以對其進(jìn)行永久保存，除此之外的可以進(jìn)行短期保存。

五、結(jié)語

綜上所述，針對實物檔案的收集、整理在醫(yī)院檔案管理工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。文章以醫(yī)院實物檔案的收集與整理為中心，分析醫(yī)院在收集與整理實物檔案的過程中暴露出的問題，使相關(guān)檔案管理人員充分認(rèn)識到自身工作的不足之處，并對出現(xiàn)問題的原因進(jìn)行分析，使檔案管理人員在具體的整改工作中有所規(guī)避，通過總結(jié)醫(yī)院實物檔案收集與整理工作的優(yōu)化措施，為醫(yī)院實物檔案收集與整理工作的順利實施提供有效參考。

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（作者單位：福建省立醫(yī)院）

基金項目： 醫(yī)學(xué)科研檔案智能化知識服務(wù)模式研究，閩財指〔2022〕547號，項目編號： 2022I0027。

作者簡介：劉幼女（1977—），女，漢族，福建漳平人，本科，助理館員，研究方向：圖書情報檔案管理。