淺析高職院校干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作

摘 要：人事檔案工作作為組織工作的重要組成部分，發(fā)揮著重要的基礎(chǔ)性作用。本文結(jié)合高職院校干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作概況，分析工作開展中存在的問題，從制度建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、人事檔案文化建設(shè)三個(gè)方面研究解決路徑，提升人事檔案工作效率。

關(guān)鍵詞：人事檔案；內(nèi)嵌；組織工作

近十年來，中央組織部在全國開展了兩次大型的干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，審核范圍覆蓋高職院校所有在職工作人員人事檔案。由此可見，與我們切身利益息息相關(guān)的人事檔案，其重要性不言而喻，而保障其內(nèi)容的真實(shí)性與準(zhǔn)確性也成為目前及今后人事檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。不僅如此，高職院校干部人事檔案工作，還內(nèi)嵌為組織工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，并成為人才選拔的一個(gè)前置條件，為組織工作提供重要的參考依據(jù)。

一、高職院校干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作概況

高職院校人事檔案，記錄著每一位教職工的成長經(jīng)歷和工作經(jīng)歷，包含學(xué)歷學(xué)位、思想考核材料、工資、政審、黨團(tuán)員材料、獎(jiǎng)懲材料、聘用材料等十大類。通過查閱教職工人事檔案，可以很直觀、立體地展現(xiàn)教職工成長的過程，以及教職工的思想情況、業(yè)務(wù)水平和工作能力等?！笆舜蟆币詠恚陡刹咳耸聶n案工作條例》《干部選拔任用工作監(jiān)督檢查和責(zé)任追究辦法》等都對干部選拔任用提出了新要求，對人事檔案的管理也更為嚴(yán)格，干部人事檔案“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”。人事檔案工作已經(jīng)內(nèi)嵌到干部選拔工作當(dāng)中，并成為選拔人才的重要一環(huán)。

二、存在的問題

1.工作量與人力配備的矛盾

“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”工作的開展，是建立在人事檔案規(guī)范化、完整化且真實(shí)有效的整理基礎(chǔ)之上的。人事檔案的收集、整理是一個(gè)長期的大工程，非短期突擊整理能完成。高職院校所管理的人事檔案卷數(shù)越多，工程就越大。根據(jù)人事檔案管理規(guī)定，每千卷檔案配備檔案工作人員一名。因此，大部分高職院校都配備有一名人事檔案工作人員。但是，部分高職院校檔案員仍屬于兼職性質(zhì)，大部分時(shí)間要協(xié)助部門做好其他工作，整理人事檔案的時(shí)間較少，長此以往，積壓的檔案工作量就會越來越大。

縱觀近十年的人事檔案專項(xiàng)審核工作，以整理500卷人事檔案為例，加上檔案員平時(shí)其他的日常工作，如接收轉(zhuǎn)遞檔案、檔案查詢借閱、檔案利用等，以及對檔案材料的查漏補(bǔ)缺工作等，以一人之力，全部整理好這500卷人事檔案用時(shí)約十年。整理的時(shí)間尚未包含檔案審核時(shí)間，檔案審核也是一項(xiàng)工作量巨大的工程。高強(qiáng)度工作使很多檔案員都備感壓力，而人力配備方面若得不到有效解決，將直接影響人事檔案整理的質(zhì)量以及組織審核檔案工作的開展。

2.崗位設(shè)置與檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)的矛盾

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第十一條規(guī)定：檔案專業(yè)人員可以按照國家有關(guān)規(guī)定評定專業(yè)技術(shù)職稱。但在實(shí)際情況中，能長期堅(jiān)守在人事檔案崗位的人員很少，能工作10年以上的人員更是少之又少。究其原因，主要有以下幾個(gè)方面：一是崗位流動(dòng)性大；二是近年來檔案工作壓力大、工作量大，工作強(qiáng)度高，對檔案人員的各方面知識要求高，而人力、物力方面若無法得到滿足，工作就很難開展，檔案員容易產(chǎn)生職業(yè)倦?。蝗谴嬖诼殬I(yè)發(fā)展期待值不對等情況。據(jù)了解，目前一些高職院校人事檔案崗位被設(shè)為管理崗，僅有少部分高職院校將檔案工作設(shè)為專業(yè)技術(shù)崗。在被設(shè)為管理崗上的人事檔案工作人員，由于看不到職稱晉升通道，申報(bào)檔案職稱的人員很少，工作積極性也會大受影響。周而復(fù)始，就造成人員不斷流動(dòng)，真正愿意留在檔案崗工作的人員少之又少。人事檔案工作人員頻繁換崗，使高職院校檔案工作很難系統(tǒng)開展，檔案信息化建設(shè)工作更是難以推動(dòng)，人事檔案審核工作效率亟待提高。

3.檔案工作強(qiáng)度與檔案工作氛圍的矛盾

由于人事檔案的特殊性，一談到人事檔案，人們總有種錯(cuò)覺，覺得這是一項(xiàng)不急、不忙甚至是很清閑的工作，一些單位的人事檔案工作還經(jīng)常是兼職人員承擔(dān)。整理檔案的時(shí)間被大大壓縮后，人事檔案材料得不到及時(shí)收集和整理，長期積壓，問題越堆越多，后續(xù)工作的開展便愈加困難。

歷經(jīng)10年的人事檔案專項(xiàng)審核工作，人們開始深切感受到檔案工作的重要性及其工作的高強(qiáng)度性。特別是人事檔案“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”要求的提出，對人事檔案的整理質(zhì)量和利用效率提出更高要求與期待。但由于長期以來人事檔案工作給人清閑的錯(cuò)覺，且高職院校人事檔案室一般只有一名檔案工作人員，使檔案管理工作氛圍較為尷尬。一邊是高強(qiáng)度的工作壓力和大量的工作，一邊是檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需求，而僅有一名檔案工作者要完成如此大的工程，顯然是不可能的。

三、解決路徑

1.“一破一立”，強(qiáng)化人事檔案管理制度建設(shè)

（1）破除人們對人事檔案工作的偏見

人事檔案內(nèi)嵌組織工作，就必須提升人事檔案的綜合管理水平和管理效能。首先，要破除以往對人事檔案工作的偏見。人事檔案工作不是可有可無的，也并非大家想象中的教職工養(yǎng)老的清閑之地。特別是近十幾年來國家加大對人事檔案的管理力度，人事檔案管理的工作量不亞于其他工作崗位。人事檔案記錄著每一位教職工自學(xué)生時(shí)代到參加工作，直至退休的整個(gè)人事管理全過程，內(nèi)容涵蓋學(xué)歷學(xué)位教育、思想政治、職稱晉升、工資、獎(jiǎng)懲、體檢等10個(gè)類別。它是與每一位教職工的切身利益息息相關(guān)，并能在關(guān)鍵時(shí)候發(fā)揮證據(jù)性作用，為教職工的合法權(quán)益保駕護(hù)航。因此，加大對人事檔案工作的宣傳力度，運(yùn)用信息技術(shù)讓教職工對人事檔案有充分的認(rèn)識和理解，并運(yùn)用這種共同的認(rèn)知推動(dòng)人事檔案管理工作的開展。

（2）規(guī)范人事檔案管理制度是檔案管理提質(zhì)增效的助推劑

人事檔案高效、有序運(yùn)轉(zhuǎn)離不開人事檔案管理制度的有效推進(jìn)和監(jiān)督引導(dǎo)。2018年，中央組織部《干部人事檔案工作條例》發(fā)布，全文共七章四十六條，從體制、工作機(jī)構(gòu)、內(nèi)容和分類、日常管理、利用和審核、紀(jì)律和監(jiān)督等方面對干部人事檔案進(jìn)行了全方位、科學(xué)化、規(guī)范化的管理，并對人事檔案工作提出更高的要求和期待，對人事檔案內(nèi)嵌組織工作提出具體的工作任務(wù)和工作要求。條例的發(fā)布，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，進(jìn)一步深化人事檔案管理內(nèi)容建設(shè)，夯實(shí)了檔案管理各個(gè)方面的硬件框架，有力推動(dòng)全國干部人事檔案信息化建設(shè)工作的開展。高職院校在開展條例學(xué)習(xí)的同時(shí)，也需要根據(jù)學(xué)校的管理特點(diǎn)制定適用于本校人事檔案管理的相關(guān)制度。人事檔案制度的約束管理，其實(shí)質(zhì)便是在前端控制對檔案進(jìn)行有效干預(yù)，制止不合規(guī)、不合法的事情發(fā)生，使人事檔案的接收、轉(zhuǎn)遞、利用、監(jiān)督等工作落到實(shí)處。眾所周知，人事檔案如果前期整理工作沒有做好，后期的檔案審核工作便無法開展，組織工作就無法順利完成。因此，人事檔案管理制度的制定，對檔案內(nèi)嵌組織工作的開展具有非常重要的作用。

近年來，人事檔案工作量劇增，檔案利用頻繁。因此，從制度著手，加大對人事檔案工作在人力、物力方面的支持，并制定相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制，從源頭解決人事檔案員頻繁換崗、青黃不接的現(xiàn)象，使人事檔案工作得以高質(zhì)量發(fā)展。

2.暢通崗位晉升通道，加強(qiáng)檔案專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

（1）重視檔案工作，暢通檔案工作人員崗位晉升通道

檔案管理工作量大且煩瑣，每一項(xiàng)工作內(nèi)容的完成都是檔案工作者細(xì)致、認(rèn)真工作的展現(xiàn)，是專業(yè)技術(shù)工作水平的呈現(xiàn)，體現(xiàn)著檔案工作者多年的工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)素養(yǎng)。因此，加強(qiáng)對檔案工作的重視，從上級管理部門到單位，形成共識，提高政治站位，增強(qiáng)人事檔案工作的頂層設(shè)計(jì)，暢通他們的崗位晉升通道，使其能在檔案專業(yè)技術(shù)崗上安心工作。同時(shí)，創(chuàng)造良好的職稱晉升環(huán)境，崗位設(shè)置與檔案專業(yè)技術(shù)人員專業(yè)技術(shù)情況相符，激勵(lì)政策與檔案發(fā)展前景一致，才能更大激發(fā)人事檔案工作人員的工作積極性，推動(dòng)高職院校人事檔案工作更好、更快地發(fā)展。

（2）加強(qiáng)人事檔案工作者職業(yè)生涯規(guī)劃指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)

職業(yè)生涯規(guī)劃方面的指導(dǎo)，是高職院校就業(yè)指導(dǎo)課程的重要內(nèi)容之一。不僅高職院校的學(xué)生需要這方面的指導(dǎo)，人事檔案工作者同樣需要科學(xué)、專業(yè)的職業(yè)生涯規(guī)劃指導(dǎo)。高校應(yīng)自人事檔案員聘崗開始，從培訓(xùn)入手，加大對檔案工作者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。業(yè)務(wù)培訓(xùn)內(nèi)容不僅能提升人事檔案工作者的業(yè)務(wù)水平，還應(yīng)包括對檔案工作者職業(yè)生涯規(guī)劃的指導(dǎo)。引導(dǎo)人事檔案員樹立職稱晉升的意識，圍繞檔案系列高、中、初級評審條件，提早規(guī)劃，從檔案專業(yè)技術(shù)工作經(jīng)歷、業(yè)績成果條件等方面準(zhǔn)備對應(yīng)的相關(guān)內(nèi)容（如下圖所示），提高檔案職稱評審的通過率，增強(qiáng)人事檔案工作人員的自信心。同時(shí)，這也是提升高職院校檔案隊(duì)伍整體水平的一個(gè)有效路徑。

對檔案工作人員的培訓(xùn)，不僅是在到崗初期，還應(yīng)貫穿其整個(gè)職業(yè)生涯。根據(jù)國家檔案局、人力資源和社會保障部印發(fā)的《檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定》（檔發(fā)〔2018〕19號）要求，“檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育每年累計(jì)應(yīng)當(dāng)不少于90學(xué)時(shí)，其中，檔案專業(yè)科目一般不少于總學(xué)時(shí)的三分之二”。因此，參加檔案培訓(xùn)已被列入檔案工作人員每年的工作任務(wù)，檔案員可以通過參加檔案培訓(xùn)班、研修班、檔案業(yè)務(wù)實(shí)踐活動(dòng)、遠(yuǎn)程教育、學(xué)術(shù)講座等方式，努力提升自身人事檔案業(yè)務(wù)管理水平，不斷更新自身人事檔案知識結(jié)構(gòu)，拓寬視野，改進(jìn)人事檔案工作方式、方法，從而推動(dòng)人事檔案內(nèi)嵌組織工作的開展，達(dá)到共贏的局面。

3.人事檔案文化融入高職院校校園文化建設(shè)

（1）將人事檔案知識融入高職院校課堂

人事檔案不僅與高職院校教職工切身利益息息相關(guān)，同時(shí)對在校大學(xué)生也有著深遠(yuǎn)影響。特別是近年來，各單位的人才招聘均要求對應(yīng)聘人員的人事檔案“凡進(jìn)必審”，人事檔案在整個(gè)招聘環(huán)節(jié)屬于至關(guān)重要的一環(huán)。因此，將人事檔案知識融入學(xué)生課堂，在高職院校是非常有必要的，這不僅能讓學(xué)生對職業(yè)生涯有著更清晰的認(rèn)識，對今后畢業(yè)生的就業(yè)也有良好的指導(dǎo)和促進(jìn)作用。以會計(jì)專業(yè)的學(xué)生為例，可以向其介紹人事檔案里涉及職稱晉升的材料，如第一類個(gè)人履歷，第三類的思想政治情況，第四類里面的學(xué)歷、學(xué)位、專業(yè)技術(shù)材料等等，使大家對今后就業(yè)及職業(yè)生涯發(fā)展有一個(gè)總體的規(guī)劃，明確今后學(xué)習(xí)中應(yīng)該努力的方向，增強(qiáng)內(nèi)驅(qū)力，并強(qiáng)化學(xué)習(xí)成果，成為更優(yōu)秀的畢業(yè)生，拓寬個(gè)人就業(yè)面和就業(yè)成功率。畢業(yè)生就業(yè)率得以提高的同時(shí)，也能吸引更多優(yōu)秀的生源報(bào)考高職院校，而生源質(zhì)量的優(yōu)化，必然帶動(dòng)高職院校教學(xué)、人才招聘、組織工作等各項(xiàng)工作的開展，有力促進(jìn)高職院校更快、更好地發(fā)展。

（2）多形式開展人事檔案文化宣傳

教職工的人事檔案意識決定大家的檔案行為。多年來，人事檔案造假、檔案相對人自己攜帶個(gè)人人事檔案、人事檔案材料缺失等新聞屢屢見報(bào)。首先，要從根源上杜絕這些現(xiàn)象的發(fā)生，人事檔案文化宣傳是一個(gè)行之有效的路徑。通過多種形式和途徑開展人事檔案的文化宣傳，使檔案文化深入人心，并自覺維護(hù)人事檔案工作的開展。例如，邀請人事檔案專家開展一系列的人事檔案專題講座，講座可以是現(xiàn)場開展，也可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行。其次，可以通過高職院校內(nèi)網(wǎng)、宣傳欄、教職工工作群等廣泛宣傳國家關(guān)于人事檔案管理的制度，如中央辦公廳2018年11月印發(fā)、中央組織部負(fù)責(zé)解釋的《干部人事檔案工作條例》，還可以通過學(xué)校下發(fā)統(tǒng)一的學(xué)習(xí)要求，由各部門組織開展學(xué)習(xí)。最后，可以和學(xué)校紀(jì)律檢查部門合作，通過各種形式讓教職工了解人事檔案管理方面所禁止的事項(xiàng)、內(nèi)容，加強(qiáng)教職工人事檔案管理的法治意識，遵法守法，共同維護(hù)人事檔案的權(quán)威性和公信力，并懂得在關(guān)鍵時(shí)刻運(yùn)用人事檔案維護(hù)個(gè)人的合法權(quán)益等。

（3）加大檔案科研支持力度

通過研究近年各地檔案系列職稱評審條件，不難發(fā)現(xiàn)，各地的評審條件加大對檔案工作者實(shí)際工作成績認(rèn)可度，對科研方面的要求有所弱化。這對檔案工作人員而言是有利的，畢竟檔案管理是偏重于實(shí)踐工作。高職院校是以教學(xué)為主的單位，教師整體的科研能力及科研水平都較高，檔案工作人員要在區(qū)級科研項(xiàng)目上進(jìn)行突破還是有一定難度的。但是，這并不代表科研能力對檔案工作者不重要。不管是從檔案事業(yè)的發(fā)展，還是從檔案工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)等方面，參與檔案科研項(xiàng)目的研究，可以讓檔案理論與實(shí)踐的結(jié)合得到進(jìn)一步驗(yàn)證，檔案工作人員的檔案知識也會更加系統(tǒng)化、專業(yè)化。因此，在時(shí)間允許的情況下，檔案工作人員多參與檔案科研項(xiàng)目還是非常有必要的。這也需要高職院校加大對檔案科研的支持力度，從檔案科研指導(dǎo)、科研培訓(xùn)、科研團(tuán)隊(duì)、科研經(jīng)費(fèi)等方面對檔案工作人員提供幫助。通過科研幫扶，逐步培養(yǎng)學(xué)校檔案科研人才，用檔案科研實(shí)力推動(dòng)高職院校檔案工作的科學(xué)化和規(guī)范化，促進(jìn)干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作高效開展。

四、結(jié)語

時(shí)代的發(fā)展，歷史的推動(dòng)，見證了人事檔案事業(yè)不斷發(fā)展壯大。特別是歷經(jīng)兩次全國性的大型人事檔案專項(xiàng)審核工作，組織對人事檔案管理工作提出了更高的要求，對干部人事檔案隊(duì)伍建設(shè)提出了更高的期許。制度建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、文化氛圍建設(shè)成為當(dāng)前人事檔案管理工作的主旋律，并逐步邁向人事檔案信息化建設(shè)。

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（作者單位：廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

基金項(xiàng)目：2021年度廣西高校中青年教師科研基礎(chǔ)能力提升項(xiàng)目立項(xiàng)課題《智慧檔案視角下高職院校干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作研究》（項(xiàng)目編號：2021KY1120）。

作者簡介：何宗哲（1984—），女，漢族，廣西陸川人，公共管理碩士，副研究館員，研究方向：檔案管理。