信息化視野下檔案管理工作存在問題及改進措施

徐松 李俊年 吳士勇 萬惠

摘 要：信息化時代為檔案管理工作帶來了新的機遇，也帶來了新的挑戰。隨著經濟社會的快速發展，檔案管理工作和檔案服務理念發生了新的轉換。本文以信息化背景視野，通過分析檔案管理工作中存在的困難和問題，提出改進路徑，以期為檔案管理部門和檔案管理工作人員提供有益參考。

基金項目：青海省科研基礎條件和能力建設項目“青海省地方病檔案資源數字化建設與應用（2022-ZJ-NL02）

關鍵詞：信息化；檔案管理；問題

隨著社會快速發展，檔案管理模式和服務理念發生了翻天覆地的變化，傳統的檔案管理方式已經無法適應與滿足信息化背景下，各類機構和工作對檔案信息資源的需求。以筆者工作單位為例，近年來，以各類館藏檔案史料為基礎，綜合文書、科技、財務、基建等各類別檔案，將智慧檔案管理系統納入檔案信息化建設，從而使此前互不關聯、相互獨立的傳統檔案史料，在一定程度上實現檔案信息化及資源的有效共享，為后期檔案的高效快捷利用奠定良好基礎。

1 信息化時代檔案管理工作面臨的挑戰

1.1 缺乏大眾所需的信息化資源

現代檔案管理機構生存的基礎就是各類檔案資源，在信息化時代，檔案用戶對利用對象的需求已從單純的紙質原件發展為便捷、豐富的多載體檔案形式。但是，在信息化的轉型過程中，由于檔案資料的形式多樣性，在獲取數字化資源的途徑上與一般性的文字材料存在一定差距，因此只能通過數字化處理的方法對傳統的檔案進行處理；另外，在現階段實際辦公過程中，由于公文傳遞處理方式具有特殊性和多樣性，絕大多數文件材料只有在公文處理完畢并整理歸檔后才能對其進行數字化處理，在此過程中，部分檔案管理部門和檔案管理工作者還缺乏主動保存意識，或者還不知如何去保存，這樣就會造成現代化的檔案管理缺乏現代化的信息資源。

1.2 存在檔案數字化的技術瓶頸

現階段的檔案數字化處理方式，一般采用掃描原件或通過微縮掃描膠片的方式進行處理。為了保證數字化處理過程中信息的完整性，需要采購較為昂貴的儀器設備，同時需安排專人負責后期維護使用，而除傳統的紙質版文書資料外，在聲像檔案的數字化處理過程中，技術人員對采集設備和存儲設備會提出來更高的要求，代價也就更大，另外傳統檔案信息進行數字轉換的效率有限，每日工作量有限，這就需要為此投入大量的工作時間去進行數字化處理。如果采取掃描縮微膠片，可以加快掃描速度。目前檔案管理機構的縮微率普遍不高，只有少部分進行縮微處理。要實現檔案的縮微化不是短時間內就能完成的，檔案資料數字化的基本原理是通過掃描將其轉化為圖片格式進行保存，這種方式雖然趨向于標準化，但是在后期檔案利用中存在一定的弊端。例如，當我們需要對檔案中的某一信息進行檢索時，就需要先將圖片信息通過智能識別系統進行文字提取，轉換為文本形式后再進行信息檢索，而由于目前智能識別系統尚不成熟，在對一些文字信息提取轉換過程中容易造成識別偏差，出現錯誤信息，無法保證檔案信息的真實性、準確性。而且目前的智能識別系統對于一些手寫的文字檔案無法識別，則需要人工進行轉換，為此會占用大量的人力和時間。

1.3 多媒體信息反饋率有待提高

在現代檔案管理機構中存儲的對象不再是純粹的文字信息，它將包含大量的多媒體信息。這是多媒體技術被人類廣泛運用的必然結果。但有兩個問題阻礙我們在檔案管理中獲取多媒體信息。一是由于多媒體信息的多媒體性和不可預知性，傳統的面向文字信息的結構化關系型數據庫已不能適應，這就需要面向對象的非結構化的多媒體數據庫；二是多媒體信息完全不同于傳統的文字信息，傳統的建立在文字基礎上的檢索方法已完全不適用，這就需要我們開發一種多媒體模糊檢索技術，方便檔案管理與利用。但是用戶的網絡接收設備還不普及，這就限制了檔案管理信息的反饋。另外，網絡安全也是一個重要問題，行業管理部門來說，現在面臨的一個嚴峻事實就是沒有相應的電子文件標準、多媒體信息標準、數字檔案的著錄標準、全文數據庫的標準等，這些標準的建立是現代檔案管理機構建立規范安全的信息資源系統的重要前提。

1.4 檔案信息化管理模式亟需變革

在以往傳統的檔案管理模式中，管理人員培養主要通過“老帶新”“傳幫帶”的方式進行，這種培養方式以經驗積累為主，面對信息化轉型，管理流程、管理模式存在一定的滯后性。為了能使檔案管理抓住互聯網發展帶來的新機遇，不僅需要對管理人員重新進行系統化、科學化的培養，也需要及時對檔案管理模式進行變革，通過多樣化、多層次優化升級檔案管理模式，以便應對互聯網發展帶來的各方面的挑戰，從而達到“互聯網+”時代下檔案管理模式轉型和發展的客觀要求。現代社會要求檔案管理服務形式是多種多樣的，而不是傳統的面對面式服務；帶有主動性的，而不是“坐等上門”；是不受時間、空間限制的，而不是到點關門。這也要求我們需要改變以往的傳統服務理念和工作機制，順應互聯網時代下新的檔案管理模式，從而化解其對傳統管理方式和服務理念帶來的沖擊和影響。

1.5 安全保密工作存在隱患

檔案安全是檔案管理工作的重中之重，在檔案信息化轉型過程中，如何防止檔案信息泄露或丟失成為主要問題。通過對以往信息泄露案件的分析，泄露途徑主要包括人為拷貝、存儲設備丟失和網絡入侵三種，與之相對應的管理要素是檔案管理人員及存儲設備的管理制度、法律法規和網絡信息安全技術，其中網絡信息安全技術最為復雜。在大數據時代，建立信息化檔案管理系統就是通過互聯網使檔案信息與使用者互聯互通，便于檔案信息的高效利用[1]，也因為這一點，檔案信息不再單純存在于一個真實密閉的檔案室內，而是共享于一個龐大的互聯網中，任何人只要通過秘鑰或者獲得一定的權限即可實現檔案查閱，而以現有的技術，在數據共享的前提下，無法保證檔案信息的安全保密性，使檔案信息的泄露風險增加，無論是國家機密檔案，抑或是涉及隱私的個人信息被泄露，都將會給國家、社會或者個人帶來財產和生命安全的重大損失。此外，用于存儲檔案信息的機器設備其穩定性低于傳統紙質材料，一旦存儲設備發生故障，就容易導致檔案的遺失。而現階段應用較為廣泛的“云存儲”技術其安全性還有待進一步考究。為此，如何在保證信息安全的前提下實現數據共享，是信息化檔案管理系統所面臨的一大挑戰。

2 新時期檔案管理的發展途徑及對策

2.1 加強檔案數字化人才隊伍建設

2.1.1提升業務知識水平。通過在職培訓、專題講座、短期輪訓、參觀考察、脫產培訓等方式努力提高檔案人員自身的知識水平。通過舉辦一些高起點、高水平、高質量的檔案專業技術人員研討班來提高檔案人員的理論高度和解決實際問題的分析水平。

2.1.2通過教育培訓。樹立終身學習的思想，增強檔案業務學習的自覺性，從多種途徑不斷更新自己的知識和技能，建成一支能夠應對信息化檔案管理中各種復雜問題的高素質、高技術人才隊伍。

2.1.3創新能力培養。目前，在檔案管理系統的發展過程中存在的一個普遍問題是檔案管理人員缺乏一定的創新能力，習慣于依照傳統的方式方法進行工作，不善于通過學術研究來探索改進和發展檔案管理系統。要解決這個問題，就要有針對性地在檔案業務培訓內容中加強開拓創新能力的培養，在整體教育上大力強化檔案人才隊伍在開拓創新思維、哲學思辨能力、自學能力、觸類旁通能力、舉一反三能力等方面的培養力度。

2.1.4加強職業道德建設。針對當前檔案管理人才緊缺、人員老化，水平偏低等現狀，建立健全科學嚴謹的人才選拔制度就顯得尤為重要，通過篩選，擇優錄取一批技術水平強、道德素養高的專業管理人才。要注重職業道德教育，應充分認識到檔案管理人員的工作積極性、服務水平、自主能動性、對自我工作的認知程度和在工作中時刻保持的社會責任感和歷史使命，都會對檔案工作所產生的經濟價值具有一定的推動作用。

2.2強化和落實檔案收集工作

2.2.1要提高職工的檔案意識。通過“線下”講授或者“線上”學習等形式，借助網絡、報刊等媒介開展形式多樣的教育宣傳工作，提高全體職工的檔案意識，改變以往單一的檔案收集模式，讓職工自發的參與檔案收集，在平時工作中對與之相關的檔案進行積累、保護和收集歸納，以便后期歸檔入冊，提高檔案管理人員的收集整理工作效率。實踐證明，對檔案工作了解得越多、越深刻、越全面，才會越清楚地認識檔案收集的重要性，也就會越重視檔案的形成和積累，關心、支持檔案的收集工作。

2.2.2要健全收集制度，確保齊全完整。針對目前大多檔案部門歸檔制度、歸檔范圍不夠明確和細化、對各業務部門開展的工作不了解等問題，檔案部門工作人員可以在國家有關歸檔范圍指導性文件的指導下[2]，和各業務部門工作人員溝通協商，對現有的制度進行細化、修改、補充，完善，使其更具有操作性和明確性，并根據當前新形勢的發展需要，建立切實可行的收集歸檔制度，拓寬檔案的收集范圍，豐富檔案收集的種類[3]。

2.2.3要加強法制建設，樹立法治權威。由上級主管部門及檔案管理行政部門加大執法力度，定期或不定期的對各單位開展監督檢查，將執法監督檢查制度化，各單位尤其是領導干部要通過自學或專項培訓加強對檔案法規的理解和對依法行政、依法治黨的思想意識。嚴肅處理檢查檔案工作中發現的違規違紀問題，樹立依法治檔的權威性，從而杜絕各單位在檔案管理過程中違規違紀的現象發生。

2.3 完善檔案管理制度

2.3.1要轉變傳統的制度觀念。積極適應新時代下檔案事業的發展模式，通過各種形式的學習，將以往“坐、等、靠、要”的傳統思想轉變為積極創新、主動爭取的新思想、新理念，以新思想新理念助推工作發展，并且開展積極有益的探索思考，勇于創新大膽提出新時期信息化背景下檔案管理工作的指導方式和管理制度。具體來說，可以通過加強檔案管理的標準化、制度化建設等方式，來應對信息化發展中出現的新問題，并逐步建立與之相適應的、完善的現代檔案管理制度。

2.3.2要確立法制管理思想。受制于主觀和客觀因素的制約，在以往各個單位的檔案管理工作中，制定的各項規章制度較為籠統，往往趨向于行政管理的方向，缺乏一定的法制管理理念，由此導致一些問題的發生。為解決這一問題，檔案管理工作必須要嚴格確立法制管理思想，堅持法治底線，做到有法可依、有法必依，杜絕違法違規現象。

2.3.3要注重貫徹落實。制度指定的根本目的是為了助力工作落實，各項制度為檔案管理工作奠定了基本思想，但是在具體管理中，要堅持實事求是，具體問題具體分析，將抽象的制度轉換為具體的可執行的抓手，形成自上而下的網格管理體系，進而促進檔案制度的落實。

2.4 推動檔案管理信息化建設

2.4.1增加人力物力保障。檔案信息化建設需要較多的人力、物力和財力的保障，這是投入周期長、成效顯著慢的工作，作為檔案管理部門，一般都是由政府舉辦的公益性單位，主要以滿足社會和公眾服務為目標，不具備創造物資財富的基礎和渠道，自身難以創造出明顯的經濟效益，所以必須爭取財政上的支持積極，主動作為，通過科學的、合理的、規范的途徑增加資金收入，為檔案管理信息化建設提供物質保障。

2.4.2注重檔案信息網絡安全保證。在信息化時代，隨著新媒體和大數據的衍生以及傳播載體和傳播方式的改變，檔案信息化建設過程中的網絡安全問題日益突出。為確保檔案信息安全，需要加強信息化檔案管理系統的軟件和硬件設備，以及專業隊伍建設，以應對來自不同領域、不同方向的挑戰。

結語

信息化時代的到來為檔案管理工作帶來了便利，很大程度上提高了檔案管理水平，使檔案管理更具科學性和針對性[4]，為檔案資源的有效利用和合理共享提供了便利。為適應新時代發展需求，各級檔案管理部門還需加強檔案信息化建設[5]，注重人員培養，加強軟硬件投入，規范流程制度，不斷促進檔案信息化建設的持續穩定發展。

參考文獻

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[2]孫弘.文書檔案收集歸檔工作存在的問題和對策[J].蘭臺內外。2019，（36）：38。

[3]婁翠英.數字化校園背景下高職院校的檔案管理工作[J].文教資料。2019（01）：116-117+71。

[4]林偉娟.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].文化產業。2022（33） ：16-18。

[5]溫妍.試析信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化[J].蘭臺內外。2022，（16）：36-38。

作者簡介：徐松，碩士研究生，青海省地方病預防控制所館員，研究方向：檔案管理、檔案信息化。通信作者：萬惠，大學學歷，青海省地方病預防控制所高級經濟師、研究館員，研究方向：檔案管理。