新形勢下關于石油企業檔案管理信息化探究

摘 要：檔案管理是石油企業管理的重要內容，是關乎石油企業發展的主要因素。在信息時代背景下，石油企業檔案管理加強信息化建設，不僅符合時代發展需求，也有助于提升石油企業信息資源的開發利用率。但受傳統觀念等因素的影響，石油企業檔案信息化管理中依然存在一定的不足，影響石油企業檔案管理水平和效率。針對這種情況，應結合新形勢下的新要求，積極探索石油企業檔案信息化管理策略，推動檔案管理信息化水平的提升。

關鍵詞：石油企業；檔案管理；信息化

信息化是檔案管理工作發展的主流趨勢，同時，也是企業構建現代化管理機制的重要組成部分，信息化水平在很大程度上體現了企業的競爭力與發展水平。檔案管理是石油企業管理的重要組成部分，提升檔案管理信息化水平，既有助于提升檔案信息資源的利用率，也能為石油企業的發展提供有力支持。因此，應結合石油企業發展需求，加強檔案管理信息化建設，提升石油企業檔案管理水平。

一、石油企業檔案管理信息化的必要性

1.國家對檔案信息化建設的要求

企業信息化建設是國家經濟發展的重要舉措，石油企業作為國有大中型企業，在國家經濟發展中發揮著至關重要的作用，其信息化水平不僅關乎著自身的發展，同時也會影響到國家整體經濟的發展，因此，加強企業檔案管理信息化至關重要。加強信息化建設，不僅符合國家對檔案信息化建設的要求，還能更好地保障石油企業的發展，同時對國民經濟的發展也具有十分重要的意義。

2.有助于提升石油企業信息資源利用率

現代社會背景下，信息的作用更加明顯。但是，長期以來，由于標準不統一等因素的制約，使得石油企業檔案管理信息化水平有待提升，石油企業檔案信息資源開發利用率不高。石油企業檔案管理信息化建設則可以解決這方面的問題，借助信息化管理手段，可以實現對檔案資源的統一高效管理，同時也能提升檔案信息共享水平與利用率，實現對檔案信息的統一管理與規劃。

3.符合企業現代化發展要求

傳統的石油企業檔案管理過程中，由于管理手段落后，導致檔案管理工作不僅效率不高，還需要消耗大量的人力、財力、物力，管理工作效率不高，檔案管理質量也得不到保障。檔案管理信息化能夠在保障管理水平的基礎上降低管理成本，還可以提高石油企業檔案管理工作質量與效率，同時，推動石油企業現代化發展。

二、石油企業檔案管理信息化的特點

1.原始性

石油企業檔案信息化原始性特點主要是指電子文件信息內容的原始性。檔案學理論認為檔案文件應為原件，而電子檔案則轉變了檔案信息的載體，但是，檔案內容依然保持著原始性。相較于原始檔案，電子檔案知識記錄方式發生了轉變，檔案信息依然保持著原始性，因此，電子檔案依然具有歷史憑證價值。電子檔案是將原始檔案信息從傳統載體中分離出來，以數字化檔案的方式存儲于網絡之中，因此，其憑證價值并未受到影響。

2.全面性與系統性

一方面，檔案管理信息化的全面性是指檔案信息涉及的內容涵蓋石油企業生產、經營、管理等各個方面內容。另一方面，是指檔案信息涉及的內容不僅包括石油企業以往生產經營活動產生的各種信息資料，還包括石油企業生產經營過程中正在形成的檔案信息。檔案管理信息化同時還具有系統性特征，石油企業屬于大中型國有企業，企業由研發、生產、經營等部門構成，石油企業檔案信息化并不是單一某個部門的信息化，而是企業所有部門的信息化以及各個工作層次系統性的信息化，因此，企業檔案信息化具有系統性的特點。除此之外，在石油企業檔案信息化建設過程中還要確保電子文件與紙質文件并存，這也體現了檔案管理信息化系統性的特點。

3.服務性與時效性

檔案管理的目的在于充分挖掘和利用檔案信息資源，為石油企業的發展服務，檔案管理信息化則可以更好成為檔案管理的目的，借助信息技術進一步強化檔案資源的利用率與利用價值，為石油企業發展提供有力保障。因此，檔案管理信息化具有服務性的特點，是為石油企業發展服務的。除此之外，檔案信息只有在相應的時間內發揮作用才能發揮其價值，為石油企業創造更多的社會與經濟效益，這使得檔案管理信息化具備了時效性的特點。石油企業面臨的市場不斷發展變化，如果檔案信息缺乏時效性，則不利于石油企業做出科學決策，影響石油企業的發展，因此，要保證檔案信息的時效性。

三、石油企業檔案管理信息化存在的不足

1.缺乏足夠的重視

在石油企業發展過程中，檔案管理信息化建設往往得不到充分重視，導致檔案管理信息化建設效率不高，成效不理想。由于得不到充分的重視，導致檔案管理設備更新不及時，檔案管理人員流動性大，并且，檔案信息化工作中存在一定的漏洞。在新形勢下，石油企業發展面臨著許多新的挑戰，使得企業領導往往會將生產經營活動作為管理的重點，而檔案管理則被邊緣化，相應的檔案管理信息化也未得到充分重視。對檔案管理信息化認識不充分，給予的支持不足，會在很大程度上制約石油企業檔案管理信息化發展進程，同時，也不利于石油企業的現代化發展。

2.檔案管理信息化缺乏統籌規劃

在檔案管理信息化建設過程中，由于缺乏統籌規劃，導致信息化建設存在一定的盲目性，低水平重復建設等方面的問題時有發生。此外，在檔案管理信息化建設過程中的盲目性還表現在信息化建設與石油企業自身檔案管理工作需求不符，同時，也未根據自身的技術、資源等方面條件，未充分考慮信息化建設的長期性與艱巨性，盲目跟進，給企業帶來巨大的壓力和負擔，不僅信息化建設成效不理想，甚至還會給石油企業檔案管理帶來負面影響。檔案信息數據庫建成之后得不到及時更新與補充，缺乏專業人才進行維護，使得檔案管理信息化建設流于形式。

3.基礎條件薄弱

檔案信息化建設具有長期性、艱巨性的特點，需要企業大量投入才能保證取得理想成效。但是，部分石油企業自身基礎條件薄弱，難以給予檔案信息化建設有力的保障。在企業轉型過程中，有的企業領導未能充分認識到檔案信息化的重要作用，不愿意在檔案信息化建設中產生過多投入，導致檔案信息化建設面臨著資金、技術、人才等方面不足的問題。另外，在檔案信息化建設過程中，通常都以計算機技術人員為主，檔案管理人員往往只能作為配角出現，而計算機技術人員對檔案管理相關業務了解不全面，進而影響檔案信息化建設的質量和效果。

四、新形勢下石油企業檔案管理信息化策略

1.構建信息化管理系統

石油企業檔案管理信息化建設過程中，應注重構建檔案信息化管理系統，包括安全系統、操作系統、數據庫系統等，同時，石油企業還要注重對檔案軟件的開發，開發出更具適用性、更加安全可靠的檔案管理軟件。首先，應加大資金投入，為檔案管理信息化建設提供資金保障。利用投入的資金來更新相關設備設施與軟件系統，為檔案信息化管理奠定基礎。其次，加強部門之間的協作，由石油企業領導牽頭共同解決檔案管理信息化建設中遇到的問題。檔案管理信息化建設不僅是檔案管理部門的責任，同時，還需要得到石油企業領導的支持以及其他部門的積極配合，才能確保各項工作順利開展。最后，由于信息技術更新速度較快，使得檔案管理涉及的軟硬件設備也面臨著定期更新的問題。為了提升資金利用率，節約檔案管理信息化建設成本，在軟硬件配置過程中應具備發展眼光，從長遠角度考慮問題。一方面在軟硬件基礎設備設施購置過程中，應結合資金情況，選購最具性價比的信息化設備設施，選購的設備設施不僅要滿足當前檔案管理需求，同時，還要滿足未來一段時間檔案管理工作的要求。另一方面要注重提升現有軟硬件設備設施的利用率，通過升級改造等方式提升其應用效果，以便更好地為檔案管理服務。

2.構建檔案信息數據庫

檔案信息數據庫是檔案管理信息化的基礎，是實現檔案信息網絡檢索的前提，同時，也是提升檔案信息利用率的保障。檔案信息數據庫的數據來源渠道主要有3個方面，一是通過企業辦公系統與檔案管理系統相連接，可以直接將相關電子檔案納入檔案信息數據庫中；二是將石油企業未歸檔的電子檔案統一納入檔案信息數據庫之中；三是借助掃描等方式，實現傳統紙質檔案的數字化轉化，然后統一納入檔案信息數據庫。在此過程中，應做好規劃，明確檔案數字化范圍，尤其要重點關注石油企業主要項目以及重要業務相關檔案。

3.建設檔案信息網絡

檔案信息網絡建設是開展檔案服務網絡化的前提和基礎，檔案信息需要借助網絡進行傳輸和共享，因此，在石油企業檔案管理信息化建設過程中應高度重視檔案信息網絡建設。石油企業檔案服務網絡化主要體現在網上閱覽、電子閱覽室以及內部主頁3個方面。對于網上閱覽而言，用戶可以直接通過石油企業內部主頁來查閱檔案資料。在檔案管理過程中，管理人員可以將應用頻率較高的檔案文件直接設置在桌面上，這樣，用戶便可以在自身權限范圍內直接查找所需內容，無須進行檔案信息檢索，十分便捷。此外，網上閱覽還實現了遠程異地的檔案信息服務，可以為遠程辦公提供有力支持。電子閱覽室的建設，用戶可以借助電子閱覽專用計算機獲取所需的檔案信息。但值得注意的是，在利用電子閱覽室提供檔案信息服務的同時，要防止用戶隨意下載和打印電子文件，以免威脅到檔案信息的安全。建立石油企業內部主頁同樣能夠給用戶帶來巨大的便利，用戶通過內部主頁不僅能夠直接檢索和瀏覽所需的檔案信息，還可以通過訂閱的方式實時了解檔案信息的更新情況。

4.RFID技術的應用

RFID技術即射頻識別技術，是重要的檔案信息化管理技術之一。在檔案管理過程中，必然會涉及檔案資料借還手續辦理，需要進行大量的簽字登記工作，影響檔案管理工作效率，同時，也會增加管理人員的負擔。射頻識別技術的應用則能夠轉變這種狀況，借助射頻識別技術可以為所有檔案資料添加唯一標簽，并在檔案管理信息系統中進行條目錄入，便于檔案資料的快速借還。應用射頻識別技術能夠對添加唯一標簽的檔案資料進行快速識別，并且在識別后自動讀取數據庫中與檔案信息相關的資料。射頻識別技術具有識別效率高的優勢，有助于檔案管理效率的提升。

相較于二維碼或者條形碼，射頻識別技術無須打印和粘貼相關標識，因此，不會涉及條碼損壞無法讀取等方面的問題。在檔案管理過程中應用射頻識別技術，需要管理人員將檔案的管理號、產品代號、名稱、密級等方面信息錄入檔案信息數據庫，然后借助RFID標簽轉換機為檔案添加唯一標簽，同時，通過RFID標簽轉換機，將RFID標簽與檔案信息數據庫進行對接，只需掃描RFID標簽便可以在數據庫中直接檢索出相關內容，十分便捷高效。

5.安全技術應用

檔案管理信息化為檔案信息應用帶來了極大便利，但也帶來了更多的安全隱患。電子檔案具有易修改、易轉移、易復制等方面的特點，會給檔案信息安全帶來巨大威脅。例如，通常情況下由辦公自動化系統導入企業檔案系統的文件多以Word的格式存在，這種格式的文件便于復制、修改以及編輯，導致檔案信息存在較大的安全隱患。針對這種情況，需要在石油企業檔案管理過程中加強對安全技術的應用，將可編輯的檔案文件轉化為不可編輯、不可修改模式，以此來保障檔案信息的安全性。這便會涉及檔案文件格式的轉化，將檔案文件由以往的Word格式轉化成為DOC格式或者TXT格式的文件，但如果采用人工方式進行檔案文件格式轉化，不僅效率低，還需要耗費大量人力，因此，可借助辦公自動化系統在后臺自動完成檔案文件格式轉化，然后再將轉化完成的檔案文件納入石油企業檔案管理系統。通過這種方式，既能保證檔案資料的原始性，也能進一步保障檔案資料的安全性。

五、石油企業檔案管理信息化保障措施

1.樹立檔案信息化觀念

首先，要加強宣傳，促使石油企業人員認識到檔案管理信息化的重要意義，尤其要注重對企業領導人員的宣傳，使企業領導轉變觀念，給予檔案管理信息化應用更多的支持和理解。檔案管理信息化能夠提升石油企業檔案信息資源利用率，可以為企業決策提供更加全面有力的支持，更好地保障企業決策的科學性。同時，檔案管理信息化建設并不僅是檔案部門的責任，還需要石油企業各部門的通力合作，企業領導應做到協調工作，組織各部門積極配合信息化建設工作。其次，檔案管理人員要認清信息化是檔案管理工作的發展趨勢。只有加強檔案管理信息化建設才能更好地融入信息社會，才能充分發揮檔案資源的優勢和價值，更好地為石油企業發展服務。

2.完善石油企業檔案信息化管理機制

首先，要明確檔案管理部門的責任，由檔案管理部門負責石油企業生產經營相關檔案信息的收集、整理與歸檔。同時，檔案管理部門應在信息化建設中負主要責任，以及負責后續的升級維護等方面的工作。石油企業應構建完善的考核制度，并將檔案管理信息化作為重要考核內容，對檔案信息的錄入、應用等制定相應的規范要求，保障檔案管理的規范性。

六、結束語

檔案資料是石油企業的重要資源，檔案管理也是石油企業管理的重要內容。新形勢下，為充分發揮檔案資源的優勢，助力石油企業的可持續發展，應加強檔案管理信息化建設，提升石油企業檔案管理的信息化水平，確保石油企業的健康穩定發展。

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（作者單位：陜西延長石油機械裝備制造有限公司）

作者簡介：杜慧（1986—），女，漢族，陜西延安人，本科，助理館員，研究方向：新形勢下關于石油企業檔案信息化管理技術的探究。