信息化環境下人社檔案管理探究

摘 要：信息化時代，我國人社檔案管理正在發生巨大變革，應用新技術創新檔案管理標準與模式，構建統一化、精簡化檔案管理已成為提升人社檔案管理質量和水平的必然之舉。本文以信息化為背景，以人社檔案管理為探究對象，探究其相關理論并提出有效優化對策，希望能強化大數據、云計算等新技術在人社檔案管理中的應用，提高人社檔案管理信息化水平，促進其穩健發展。

關鍵詞：信息化；人社檔案；檔案管理

人社檔案管理質量和水平對社會保險體系建設有重要影響，檔案管理部門積極探究信息化檔案管理，既利于民生民利，也對維護社會穩定、促進社會和諧有積極作用。對此，人社檔案管理人員要深刻意識到發展人社檔案管理信息化的重要性，以標準化、現代化、信息化來構建全新的檔案管理體系，確保檔案管理的實效性，發揮其社會物質資源最大效能，為人社部門其他工作的高效率、高質量開展打下良好基礎。

一、信息化環境下人社檔案管理的特點

1.標準性及規范性特點

信息化背景下，人社檔案管理工作的開展更追求規范性和標準性，特別是智能技術的應用，讓檔案管理系統更加整齊、簡潔，能更好地服務于檔案管理系統，為人社局各部門工作提供便利。同時，先進的科學技術還在無形中對人社檔案管理業務流程形成一種約束，使員工的每一步操作都在規范化、標準化范圍之內，形成新的數據指標，為我國人力資源管理、社會保障事業以及檔案管理等工作提供全新的技術支持和保障，推動我國檔案管理事業高質量、高效率發展。例如，在人社檔案信息錄入過程中，檔案管理人員會根據信息化檔案管理模式來進行數據輸入，在無形中就會形成一種規范性、標準化工作流程和形式，既方便了檔案管理人員操作，也讓檔案管理更加簡潔、明了，方便檔案管理人員調用、查詢信息，提高其工作質量和服務效率。

2.先進性及成熟性特點

在標準性、規范性特點的基礎上，人社檔案信息化管理還會進一步趨向于成熟性、先進性，為檔案管理部門其他工作順利開展打下良好基礎。同時，在信息化推動下，人社檔案管理在業務流程、實際操作以及便捷度等方面都具有一定的先進性、可延伸性，且更加成熟穩定，能夠真正發揮人社檔案管理的價值，滿足當下人社部門業務發展需求。例如，青海人社檔案管理在已建立信息化、標準化的基礎上，完成對檔案收集、整理、歸納等八個環節的規范化管理，并以此為基礎，自定義配置了各業務事項檔案元數據，提高了檔案數據查詢的精準化。同時，青海人社還通過檔案權限控制形成一套安全防擴散機制，提高檔案管理的安全性。在業務管理實現標準化、規范化之后，青海人社檔案管理還進行了延伸拓展，完成了電子檔案系統與各類應用系統間的有效對接，將人社業務和檔案管理有機融合為一體，完善業務流程，實現業務、檔案協同發展，體現出檔案管理的成熟性和先進性優勢。

3.全面性及專業化特點

信息化時代，人社檔案管理在信息化技術的推動下逐漸呈現出全面性、專業化特點。特別是在人社檔案涉及多個領域方面，信息化技術的應用不僅能夠幫助人社檔案管理實現有效的分類管理，還能覆蓋人社檔案管理的各個業務層面，確保其能更好地服務于人社工作，提高人社服務質量和工作效率，滿足人社局業務發展需求。例如，在戶籍調動方面，受我國經濟體制改革持續深化的影響，各地人員流動頻繁，人事檔案流轉速度加快，這也增加了人社檔案的使用頻率。因此，集中化檔案管理模式已經很難適應當前檔案管理需求，無法徹底解決人社檔案管理中的實際問題。

對此，檔案管理部門利用信息化技術全面實施規范化管理，提高對各個業務的覆蓋面，解決不同地區間人員檔案調用頻繁問題，為人員流動提供便利，為社會經濟發展提供后盾支持。可以說，在信息技術的推動下，人社檔案管理實現了真正的資源共享，能最大限度地發揮檔案資源的價值，促進人社檔案管理部門緊跟時代步伐，提高其專業性和全面性，以便更好地服務于新時代人社檔案管理工作。

4.安全性及保密性特點

信息化技術的應用讓人社檔案管理徹底擺脫了紙質化工作，也解決了紙質化檔案管理過程中不穩定易丟失、漏寫、錯寫等問題，為保證人社檔案管理的安全性提供保障。同時，人社檔案管理部門積極利用信息技術的加密手段來防止檔案信息的泄露和丟失，避免黑客攻擊，保證數字信息的安全與穩定，確保人社檔案管理信息化工作的穩定開展。例如，鄞州人社局檔案中心高度重視檔案信息化管理的安全性和保密性，不僅將檔案安全工作作為一項重要任務來抓，還利用信息技術優化信息系統動態跟蹤問效，配置視頻監控系統、溫濕度儀器等，對檔案實施全程監控管理，全面升級其安全防護體系，切實做好防盜、防火、防泄漏等安全預防工作，充分發揮信息化在檔案管理中的優勢，提高檔案管理安全性。同時，為維護檔案信息化管理的安全性，鄞州人社局還嚴格規范了檔案管理人員的身份驗證和操作權限，通過備份、日志、可恢復文件等舉措來保證人社檔案管理的安全性和穩定性，為確保鄞州人社局工作順利進行奠定良好基礎。

二、信息化環境下人社檔案管理的價值

1.有利于提升對信息化管理的認知，拓展信息技術的應用

對人社檔案管理信息化的正確認知是提升其管理效能，提高其服務質量的重要前提。檔案管理部門在應用信息技術之后，為了更好地確保檔案管理信息化、數字化發展高效性、高質性，會在部門上下發起學習號召，引領部門員工積極學習并了解信息化檔案管理相關事項，提高其對信息化檔案管理的正確認知，繼而樹立其更好的服務意識和創新意識，為推進人社檔案管理信息化發展提供支持。同時，人社檔案管理部門以信息化為背景展開創新發展，還能提升檔案管理部門領導對信息化檔案管理重要性的重視，從而投入完善工作當中，確保檔案信息化管理有規可循、有法可依，確保人社檔案管理信息化發展擁有充足動力和助力。此外，在信息化影響下，檔案管理部門還會積極構建屬于自己的門戶網站、微信公眾號和App，并利用抖音、快手等短視頻平臺來更好地宣傳人社檔案信息化管理，以此來拓展人社檔案管理的知名度，提高群眾對人社局的支持和認可。此外，通過大數據、云平臺等信息技術的應用，人社檔案管理部門還能更好地了解群眾需求，并以此為基礎開發出針對性應用系統，完善檔案信息化管理，整合檔案資源，推進人社檔案管理進一步完善和發展。

2.有利于強化人社檔案管理效率，提升其管理服務效能

大數據時代，檔案管理部門積極應用信息技術，構建信息化檔案管理，既能提升人社檔案管理的信息化水平，實現其自動化歸檔、檢索和利用，還能確保人社檔案系統統計的精準化，解決以往檔案管理中的問題，有效提升人社檔案管理效率，發揮其應用價值。同時，數據共享、大數據、云計算平臺等先進技術的進一步利用，還能切實提升員工的工作效能，特別是“掌上辦”“自助辦”“網上辦”等技術成果的出現，更是讓人社檔案管理部門能夠為企業、個人提供精準化、跟蹤式服務，確保服務全方位、智能化，增強服務效能。例如，某參保人員在原單位離職后，本人將社保轉移到戶籍所在地人才服務中心參加靈活就業人員社會養老保險之后，人社檔案管理系統經過大數據、人工智能等技術篩選、分析，自動為該離職人員推送相關信息，采集其是否有再就業意愿，并根據其意愿適時推送合適的就業崗位，解決其就業問題和企業人才需求問題。再如，在職工退休審批過程中，部分職工因參加工作時間較早，部分個人檔案因時間久遠、管理不當等緣故出現不連續、不完整，甚至是遺失等情況，影響其退休審批。對此，人社檔案管理部門通過大數據整合所有即將退休人員名單，并提前一年預通知，提醒其核查檔案資料，避免出現因檔案不全延誤退休時間或少拿退休金等情況出現。

3.有利于優化人社檔案管理流程，促進各部門互聯互通

隨著人社檔案管理信息化系統應用的加深，檔案收集、管理形式也在不斷更新發展。信息化技術能為人社檔案管理人員快速檢索相關信息提供便利，并對檔案信息進行細致分類，確保其可以快速獲得信息反饋，了解信息效能。在利用信息檢索功能過程中，人社檔案管理人員能夠快速、隨時了解并掌握檔案管理情況，為接下來的工作規劃提供有效參考，避免出現因信息不準確導致工作不到位的情況。

例如，人社檔案管理人員在檔案管理過程中，應定期到各部門去收集不同的資料，并根據資料的不同類型進行整理匯編，構建協調系統，確保各部門間互聯互通，信息流動暢通，提高其他部門員工工作效率，提升群眾對人社局的滿意度。在檔案信息收集過程中，人社檔案管理人員會對不同數據采取不同采集方式，如業務類檔案數據收集，需要通過標準數據接口自動進入檔案管理平臺，對文書類、財務類檔案，則通過各部門數據庫間的數據管道進行導入，確保數據管理的安全性和即時性。在檔案管理過程中，從檔案接收、掃描、管理到系統管理、信息訂閱等流程都有非常嚴格的規定和標準，檔案管理人員在實際操作過程中必須按照規范化形式來操作。這些舉措都會確保檔案管理的安全性，能提升人社檔案管理質效，推進人社事業持續、穩健、高質量發展。

三、信息化環境下人社檔案管理的策略

1.更新理念，增強員工對檔案信息化管理重要性認知

信息化時代，人社檔案信息化管理是重中之重，對人社檔案管理甚至是人社局整體工作發展都會產生重要影響。人社檔案管理部門員工要積極轉變對檔案信息化管理的思想態度，以全新理念來增強對信息化人社檔案管理重要性認知，繼而改變自身思想和行為，使其積極參與到人社檔案信息化管理當中。首先，人社檔案管理部門要做好資源調研，從整體上綜合考慮本部門的發展趨勢，并以此為參考，制定科學的信息化發展規劃。人社檔案管理部門可以先確定一個科學可行的發展總目標，然后根據不同階段的不同發展情況來細化總目標，使其形成一個個小目標，并將其納入檔案管理工作中，推進檔案管理信息化發展。其次，人社檔案管理領導及相關人員要切實轉變思想，以信息化檔案管理觀念來強化信息技術應用的自覺性，并將其與其他部門業務相融合，全面提升人社局員工對檔案信息化管理重要性認知。

2.升級技術，健全檔案管理制度體系打造自動化模式

信息技術的高速發展，推進了人社檔案管理信息化、數字化、標準化發展，檔案管理部門要加快信息化管理步伐，實現檔案信息化處理，同時，還要通過建立多部門統一信息化平臺來實現全面線上操作服務，實現檔案信息資源共享，提高人社檔案管理信息化水平，實現檔案管理效能的最大化。人社檔案管理部門要健全檔案管理資源收集歸檔制度，要讓檔案資料成為反饋群眾真實情況的有效載體，確保工作人員能從中找到有價值的信息。同時，人社檔案管理部門要嚴把審核關，要建立完善的檔案收集歸檔制度，并要求員工嚴格遵循制度規定，以標準化、規范化形式來收集、查閱內容，確保人社檔案管理工作的高效進行。此外，人社檔案管理部門還要充分發揮計算機管理功能，借助信息化系統來提升檔案管理工作的自動化，提高其工作效率。例如，為確保檔案管理規范化、信息化、制度化，棗莊人社局先后制定了《即時錄入制度》《入庫管理制度》《錄入制度審查制度》等制度，進一步明確了檔案管理工作流程、服務范疇和服務手段，為人社檔案管理的持久性提供支持。在檔案接收方面，棗莊人社局以現有檔案信息為基礎，利用信息技術深入挖掘山東省人社檔案管理服務模塊功能，并對新接收的檔案全部實施即時錄入。該局以系統自動生成的《交接單》為憑據，建立“不錄入、不接收”“先錄入、后接收”的檔案交接制度，確保了檔案信息的完整性和精準性，提高了服務質量，得到群眾的一致好評。

3.培養人才，提升員工素養，打造專業化檔案管理團隊

人社檔案管理部門以信息化為背景探索新型管理模式和制度，并將信息技術手段和先進操作管理技術應用到檔案管理中，這些都迫切需要專業人士去操作完成。因此，在人社檔案管理信息化過程中，檔案管理部門必須要強化對部門員工的業務培訓，要讓員工結合崗位需求，邊實踐邊學習，在提升業務能力的同時也強化其對計算機知識、信息文化的學習和掌握，促使其成長為綜合型人社檔案管理人才。同時，人社檔案管理部門還要不斷加強員工的政治思想和職業道德教育，要讓他們擁有較高政治覺悟和思想意識，培養其責任感、使命感，使其能夠堅守道德底線和職業操守，嚴把入口關，當好人社檔案管理的“守門員”。在培養內部員工的同時，檔案管理部門還要積極引進外部人才，利用外部優秀人才的加入來激活內部“活性”，提高內部員工的危機意識，使其能自覺加入提升隊伍中，實現自我提升與發展，為人社檔案信息化管理發展提供人才支持和保障。在招聘過程中，檔案管理部門還要明確崗位職責，提高招聘門檻，以招聘一批有文化、有專業技能、有檔案管理知識和經驗的復合型人才來充實檔案管理隊伍，彌補現有部門的結構短板，推進人社檔案管理部門整體化發展。

四、結語

新知識經濟時代，檔案管理部門要與時俱進，充分發揮先進技術的管理優勢，積極運用大數據、云計算、人工智能等技術深化檔案管理改革，以全新思想、及時變革的態度來學習新技術，創新管理模式，以信息化、數字化賦能檔案現代化，確保人社檔案管理創新、高效、安全、科學發展。同時，人社檔案管理部門還要積極強化隊伍建設，從多方面入手，有序推進檔案管理信息化發展，提高其工作質效和服務效能，為民生民利、經濟發展提供保障。

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（作者單位：內蒙古自治區赤峰市紅山區人力資源和社會保障局人事人才服務中心）

基金項目：新時期人事檔案管理信息化建設研究，項目編號：KJCX21809。

作者簡介：孟凡強（1984—），男，漢族，山東日照人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。