醫院數字檔案室建設現狀及優化路徑探討

肖偉玲

摘 要：隨著社會經濟水平的提升，醫院運行進程逐漸加快，檔案管理工作是醫院管理中十分重要的一項環節，在醫院運行期間占據著十分重要的位置。信息化時代來臨，醫院需要正確了解數字檔案室建設的必然性和重要性，加大醫院檔案管理力度，進一步強化醫院檔案工作質量，提升檔案信息資源的利用率，將整體價值發揮到最高，為醫院后期建設發展提供優質且良好的服務，從根本上滿足新時代發展需求，順應發展形勢。本文主要分析和探討了醫院建設數字檔案室的基本現狀，結合實際情況提出了優化路徑。

關鍵詞：醫院數字檔案室；建設現狀；基本優勢；優化路徑

現階段，建設數字檔案室成為信息化時代背景下的一項重點內容，也屬于醫院信息化技術創新和改進的主要部分。采取何種方式有效利用信息化技術，規范性地實施檔案信息資源數字化管理作業，促使檔案工作朝著數字化趨勢發展是面臨的難點。基于此，應當強化數字檔案室建設，優化檔案歸檔模式，提升檢索效率，進一步整合各項資源，從中獲取完善的檔案信息資源。

一、數字檔案室的概念和特征

數字化表現采取計算機信息化處理技術集聲、光以及電等多種信息于一體，將其轉變為數字化信號，該項技術有著極高優勢，具體表現為傳播速度非常快、處理精準、直觀性強。在建設數字檔案室期間，一般是以電子檔案為基本目標，利用電子計算機設備和現代化信息技術管理檔案信息資源，轉換和優化管理方式。其中，電子化檔案是伴隨著多媒體技術的發展而形成的新型檔案形式，把傳統的文件和電子檔案制作為檔案數字信息庫，通過數字化形式全面儲存管理，最終達到共享檔案信息的目的。從以往傳統檔案工作實際開展情況可以看出，還存在一些弊端，難以體現出檔案信息資源的各種優勢。自從數字檔案室形成以后，以往的各項弊端被有效解決，既能夠減少物理空間的占用，減少人力，還可以改善檔案原件的使用時間，確保檔案整體安全性和完整程度。當利用檔案的過程中，數字檔案室和傳統類型的檔案室人工檢查方式有著一定的區別，前者是通過數字化管理系統使目錄與檔案原件相符合，解決了以往空間和時間的約束，滿足人們個性化需求，提升信息使用效率。

二、建設數字檔案室的要點

目前，在建設數字檔案室過程中，包含了諸多的要點，具體表現為以下幾方面。

第一，采取掃描與加工的方式處理傳統載體檔案，實施數字化轉換操作；第二，歸檔和儲存各項電子文件，確保電子檔案的完善性和真實性。通過構建檔案目錄數據庫的形式改善檔案目錄數字庫結構，或者，依照檔案原貌儲存成圖像文件形式，制定目標索引。整體而言，檔案數字化建設作業涉及數字化檔案的收集整理、儲存管理和查閱利用等。對此，可以應用檔案一體化和計算機技術形式收集檔案。

三、醫院數字檔案室建設的現狀分析

1.領導檔案管理理念滯后，思想過于傳統

從檔案管理作業開展期間可以看出，單位領導人員對檔案工作的重視度越來越高，但因對檔案行業發展了解并不全面，導致各項知識點掌握力度不足，思想理念依舊處于紙質檔案儲存和應用層面，尚未認識到建設數字檔案室的作用，加上短時間內開展檔案工作難以獲取良好的經濟效益。因此，使領導人員對檔案工作產生錯誤的思想認識，覺得開展檔案室建設沒有什么作用，也不會得到相應的回報。此外，在工作中因為過度擔心數字檔案室的安全性，束縛了數字化檔案室建設正常實施的進程。

2.檔案管理人員工作能力有待增強

檔案管理人員工作能力和掌握的知識點與建設數字檔案室及其開發應用有著密切的聯系。在醫院運行期間，大多數檔案管理人員并不專業，一般是由各個科室的兼職人員組合而成，真正對檔案進行管理的專業性人員少之又少。兼職人員沒有接受到相關培訓，隊伍素質較低，穩定性不佳，掌握的專業性知識點不多，缺乏較強的服務理念，影響了檔案工作效率的提升。另外，檔案管理工作呈現出安穩狀態，長此以往，檔案管理人員的上進心缺失，思想滯后，放松了對自身的各項要求，不管是業務能力還是思想意識都不符合新時代的要求，導致數字檔案室建設工作開展不到位。

3.數字檔案面臨著嚴峻的風險性，安全性低

首先，數字檔案管理工作有著各種各樣的風險，這些風險是從各方面形成的。比如，受到人為因素的影響，產生了信息被隨意篡改的可能性，有關的儲存設備受到破壞，檔案內容不清晰，系統維護力度不足，軟件沒有及時更新和改進，導致數據缺失。其次，醫院信息不完善，安全性低，電腦操作系統和醫院檔案管理系統面臨著被攻擊的風險，各項問題的出現造成了巨大損失，為后期埋下了一定的安全隱患，從根本上阻礙了順利建設數字檔案室。

4.數字化基礎設備設施單一

當前階段，要想推動檔案數字化良好實施，離不開新型軟硬件基礎設備設施的有力支撐，其配備程度與工作質量和水平提升有關。大部分醫院檔案管理并不是獨立的部門，在該項因素影響下，對其投入的資金較少，數字化設備設施單一，存在著幾個部門共用現象。與此同時，檔案數字化工作水平不高，檔案管理系統和醫院辦公自動化系統尚未進一步銜接。對于大多數醫院來講，對辦公自動化系統設計期間，沒有將對接檔案系統問題重點考慮，數據交換不符合標準要求，導致檔案數字化管理受到了限制。并且，檔案室一般是自成一體的形式，在后期，檔案作業人員要想再次申請開發，將面臨極大的難度，不利于更好地建設數字檔案室。

5.醫院檔案管理體系不健全

通過研究分析，健全且完善的檔案管理體系在醫院檔案管理信息化作業開展期間占據著重要的作用。可是，部分醫院并未結合實際情況制定相應的管理體系以及管理方式，管理體系和管理方式的缺失導致工作人員職責以及信息難以詳細記錄，增加了檔案管理的隨意性，檔案信息資源利用率降低，整體價值下降。另外，醫院缺少相應的檔案借閱體系，有的檔案借閱后并沒有及時歸還，破損現象嚴重，找不到具體的責任人，導致檔案沒有被及時找回。

四、醫院檔案管理中實施數字化管理的必然性

在醫院管理期間應用數字化技術既可以提升運行和管理質量，還可以保持信息管理行為的規范性，將醫院管理信息、人員信息以及病人病例情況清楚地體現出來。同時，也能創新和改善檔案儲存模式，減少成本，增強醫院整體的競爭力。

1.可以提升醫院檔案管理效率

在醫院實施數字化檔案管理有著極高作用，不管是人力還是物力都可以有效節省。檔案數字化建設可以提供先進技術，為醫務人員統計、儲存、提取和檢索檔案提供良好幫助，減少人工誤差，提高檔案管理質量，緩解人員工作壓力。

2.可以整合、共享醫院檔案信息

醫學和其他類型的學科相比較來看，其提出的要求非常高，必須具備客觀性和科學性。在醫務人員工作期間，需要提前翻閱各項資料，掌握知識點，以免工作中發生誤差。對此，資源整合在醫學工作中的作用非常重要。實施醫院檔案數字化管理可以減少成本輸出，整合資源，為醫務人員搜索檔案和資料信息提供諸多便利，拓展檔案的應用領域，與醫院各部門的檔案信息需求相符合。因此，醫院檔案資源可以借助數字化技術開展高效管理。

3.與社會發展需求相符合

互聯網的發展加快了檔案管理數字化的建設進程，使不同規模的數據庫統計管理與各項領域提出的信息化建設要求相符合。對于醫院檔案管理工作來講，應當摒棄以往單一的檔案管理工作模式，引進新型的數字化檔案管理方式，促使醫院進一步發展。

4.有利于對醫院檔案原件全面儲存

在醫院檔案管理工作實施期間，包含了各種各樣的設備設施、圖片檔案以及醫學病例，在整理和儲存方面有著十分嚴格的要求。醫院可以在加強檔案數字化建設的基礎上對其進行全面儲存和管理，為保存文件提供便利，避免檔案原件受損。同時，新型的檔案管理系統也能為醫務人員設置專門的賬號密碼，為查閱檔案提供便利，避免了醫院檔案原件的丟失。

五、醫院數字檔案室建設優化路徑

在醫院管理工作開展期間，檔案管理是非常重要的方面，有著綜合性特征，在醫院各項活動開展過程中產生了特別高的價值。通過分析醫院檔案室建設要求，避免各種問題是關鍵所在，只有分析和判斷以及解決各項問題，制定完善的應對措施，才有利于構建規范性的數字化檔案系統，達到醫療衛生事業穩定發展的目的。

1.加大檔案宣傳力度，制定健全的檔案工作體系

（1）現階段，在開展檔案宣傳教育工作期間，應當完善工作要點，將工作開展效果發揮到最大化，確保宣傳內容的可讀性，不斷優化和創新檔案理念，推廣新興技術。（2）進一步建設醫院內部檔案文化，構建良好的單位檔案管理環境，遵循與時俱進的基本要求。（3）按照我國法律法規和相應標準要求，有效健全醫院檔案工作體系，增強醫院檔案工作開展的規范性。特別是建設數字檔案室期間，必須以各項規范和標準以及工作實際情況為主，構建有關的單位數字檔案室，為檔案數字化建設工作體系給予相應的保障。

2.有效完善檔案管理數字化建設的基礎設備設施

現階段，應當從檔案工作實際開展情況入手，多和單位領導有效溝通和交流，使其正確了解做好檔案管理工作的必然性，并能夠認識到數字化檔案建設具有持久性的特征，該項工作并不是一蹴而就的，必須逐一開展，投入充足的資金，利用相關的資金對基礎設備設施進一步完善，最終實現數字化檔案管理目標。針對辦公自動化系統而言，應當大力對辦公系統有效開發和研究，引進安全性能高、功能良好的檔案管理軟件，加深辦公系統和檔案管理軟件的兼容程度，提升數據的利用率，確保數據的完善性。工作人員對檔案進行管理過程中，明確智能管理工具的使用規范，保持信息化檔案管理系統的智能化水平，加深和用戶的情感交流。自動化系統具備自動篩選的功能，可以讓系統按照用戶輸入的內容有效選擇資源，為醫生提供精準的信息數據，確保醫生醫療決策的準確性。

3.對檔案資源有效利用，為醫院發展提供優質服務

建設數字檔案室的主要目標是為醫院具體工作開展提供優質且良好的服務，從根本上與各科室和工作人員的基本要求相符合，利用新型的數字檔案管理系統開發和利用檔案。此外，有充足經費的醫院可以全面開展數字檔案室建設，而缺少相應資源的，則應有針對性地開展，優先考慮利用率高的檔案，在為單位職工借閱提供方便的基礎上，提升檔案室的工作質量，整合信息資源，確保檔案信息資源互相連接。

4.提升檔案人員工作水平和技能

（1）以醫院工作具體情況為主，引進專業性強并且經驗豐富的檔案人員，為檔案人員提供學習和培訓的機會，提升人員的專業技能和水平，加深其對知識點的掌握。（2）創新和改善知識層面，強化檔案工作人員的服務理念，使其與新時代發展要求相符合。而對于兼職的檔案人員，應當設立獎懲機制，使其積極參與到培訓環節中，經過培訓合格以后才可以持證上崗。（3）強化從業人員的專業和服務理念，落實獎懲制度，從根本上激發檔案管理人員的工作積極性。

5.構建規范性的醫院信息系統，確保數字檔案的完善性

現階段，應主要確保數字檔案自身的安全以及網絡平臺的安全。首先，針對數字檔案來講，可以采取多種方式獲取完善的數據，如在不同儲存設備設施進行備份、定期檢查以及維護，確保數據的安全性。其次，選擇合適的軟硬件設備設施，保持系統穩定運行，配置專業的安全防護軟件。最后，創建應急預案，在日常生活中做好預防工作，遵循基本的預防理念，明確工作人員操作權限，從而確保數字檔案的安全性。

6.加強醫院檔案管理人員對數字化建設的認識

要想增強醫院檔案管理人員的數字化理念，關鍵在于創新和改進。在檔案管理過程中，數字化產生的作用極高，只有優化和改善檔案管理人員的理念，才可以使其把數字化作為檔案管理的基本方式和技術手段，加快檔案管理數字化建設發展腳步，進一步傳播檔案管理工作中的數字化技術，為應用該項技術奠定一定的基礎。同時，還需加深各部門在檔案管理數字化建設中的參與程度，使其將數字化檔案管理作為一項重要工作，放到與教學和醫療同等的位置上。

六、結語

在醫藥衛生體系改革工作深入開展的背景下，醫院服務模式有了明顯的改變，醫院檔案管理數字化成為醫院管理中不可缺少的方面。采取怎樣的方式構建高效的數字化檔案管理，組建合理的系統結構是建設數字化檔案室的一項難點。發展過程中除了滿足信息時代的基本要求之外，也必須綜合考慮到檔案室的信息基礎和物質基礎，結合醫院實際情況開展各項工作，保持檔案數字化管理建設工作的可行性。數字檔案室建設有著長期性特征，醫院需要積極開展檔案數字化工作，有效解決檔案數字化建設中的各項問題，推動數字檔案室建設高效開展。

參考文獻：

[1]肖革新.數據整合是實現醫保大數據的必然路徑[J].中國醫療保險，2022（06）：25.

[2]鄧立東.大數據環境下檔案數字化成果開放利用的管理難點和要點[J].中國管理信息化，2022（20）：165-166.

[3]秦 雯.大數據對醫院檔案管理的影響分析[J].中國管理信息化，2022（01）：105-107.

[4]夏循桃，胡鵬飛，劉軍等.新醫改形勢下大數據對醫院檔案管理的影響[J].中國衛生標準管理，2022（8）：36-38.

[5]鄧勝華.大數據時代對醫院財務檔案管理發展的影響[J].中國管理信息化，2022（20）：169-170.

[6]陳 東，湯 偉.大數據對醫院檔案管理發展的作用分析[J].中國衛生產業，2022：（16）：154-156.

[7]單嬋娟，魏 民，熊林平.大數據背景下醫院信息化建設[J].解放軍醫院管理雜志，2022（23）：106-107.

（作者單位：湛江中心人民醫院）