信息化背景下，紙質檔案數字化建設探析

馬小惠

摘 要：在網絡信息技術快速發展的背景下，紙質檔案數字化是發展的主要趨勢。不同于紙質化檔案，數字化檔案能夠將保存、利用相分離。當前，在我國檔案資源管理中，傳統檔案管理模式呈現出諸多不足，無法滿足信息化時代檔案資源管理的實際需要。為此，要積極優化和推進紙質檔案的數字化建設，提高檔案管理水平和安全性，為檔案資料的開發利用提供便利。文章基于信息化背景，對紙質檔案的數字化建設情況進行闡述分析，以供參考。

關鍵詞：信息化；紙質檔案；數字化建設

隨著大數據、云計算、互聯網等技術的快速發展，其在社會諸多行業和領域中都有廣泛應用。紙質檔案也開始逐步實現數字化管理，為儲存管理與開發利用提供便利。但在紙質檔案數字化建設中，還存在諸多問題，影響檔案數字化的進展，使得檔案利用率不高、管理價值受到影響。因此，必須要提高重視程度，通過科學化的措施方法全面推進紙質檔案數字化建設。

一、紙質檔案數字化的含義與優勢

所謂紙質檔案數字化，就是利用數字化掃描與轉換等方法，數字化處理紙質檔案，建立紙質檔案全文數據庫的過程。紙質檔案數字化是基于計算機技術、掃描技術、數據庫技術、多媒體技術、儲存以及數字攝影技術等形成的全新的檔案信息形態，將過去以紙質為載體的檔案信息轉變為數字化的檔案信息，并通過數字化的方式儲存、網絡化的形式連接，借助計算機系統管理，建立有序結構的檔案信息庫，為信息利用與共享提供便利。新時期，紙質檔案數字化是順應時代發展需要的，在實際工作中具有明顯的優勢。

第一，降低管理成本。紙質檔案管理的要求是比較高的，紙質檔案庫房需要有滅火器、去濕機、空調等設備，并做到防火、防潮、防蟲、防盜等。紙質檔案管理工作的開展需要大量人力、財力、物力作為支持，管理成本也比較高。紙質檔案數字化建設，能夠利用計算機閱讀瀏覽檔案，減少保管儲存成本，節省占地空間，查閱也更為便利快捷。

第二，有效保護檔案原件。利用數字化手段錄入和建立電子檔案，實現信息化管理，可以不利用原件，降低翻閱紙質檔案的次數，對原始檔案有效保護，延長使用壽命，也能夠避免在紙質檔案查閱中出現涂改、撤換和抽取材料等行為。紙質檔案數字化建設后，檔案利用時更為安全。特別是一些年代久遠的檔案，進行數字化管理其實是更好地對檔案進行保護。將紙質檔案數字化之后，對檔案的整理、統計、編制、查閱和開發利用等都不需要再使用原始檔案，能夠降低檔案原件受到損壞的概率，有助于維護檔案安全。

第三，提高工作效率。紙質檔案數字化建設，應用技術手段使傳統的手工檢索轉變為利用計算機檢索，可以節省逐卷逐頁查詢的時間，快速、精準地找到需要的檔案資料，減少人工和中間環節，有助于工作效率的提升。

第四，便利檔案的開發利用。在計算機和掃描技術快速發展的背景下，將紙質檔案轉變為數字化檔案，通過數字化的形式進行保存，也有助于檔案利用率的提高，順利實現檔案信息資料的共享。紙質檔案數字化，能夠打破傳統紙質檔案受到的限制，檔案部門逐步向開放化發展，有利于檔案信息資源共享，為社會提供更加優質、便捷和高效的服務。檔案數字化建設也讓檔案信息資料差異更加簡單，檔案使用者利用計算機網絡不出門就可以知曉各種信息資料。

第五，使檔案館與其他部門有效對接。如今，辦公自動化與信息傳輸網絡化水平日漸提高，很多部門實現了無紙辦公與信息網絡傳輸。紙質檔案的數字化建設，能夠讓檔案管理部門與其他部門有效對接，更好地將檔案信息的作用發揮出來。

二、紙質檔案數字化建設的現狀分析

首先，需要進一步加快檔案數字化建設進程。當前，社會上很多企業、單位發展速度慢，對檔案信息化建設重視不足、投入力度小、規劃不到位和人員不充足，這些都是限制檔案信息化建設的重要因素。還有些單位的檔案信息系統利用、維護不能滿足實際工作需要，只能用來查詢和瀏覽檔案，作用發揮受到限制，檔案數字化的優勢沒有體現出來。

其次，缺少完善的檔案數字化管理制度。對于紙質檔案的數字化建設，其關鍵是保證數字化加工成果更加標準規范。但是，在實際的工作過程中，缺少完善的數字化管理制度，現有制度還存在著更新不及時的情況，無法滿足實際工作需要。具體而言，職責不明確，檔案數字化建設缺少完善的監督指導機制。同時，紙質檔案數字化建設沒有規范化的流程和操作制度標準。此外，檔案管理人員的績效考核和激勵制度不完善。

再次，數字化檔案收集不完整。在特定條件下，紙質檔案才能夠完整保存。對于一些基層單位，在檔案歸集時，很容易出現丟失、損壞和遺漏等情況。傳統的檔案歸集管理方式無法保證檔案能夠全部歸集，原始檔案是否連續、完整和系統，直接對紙質檔案數字化成果的可用性產生影響。為此，需要建立自動組織排序，建立目錄結構的收錄，避免手動連接的不確定性，讓紙質檔案與電子檔案是相同的，切實提高檔案數字化效果。

最后，存在安全隱患。紙質檔案數字化建設中還存在著一定的安全隱患。例如，運輸紙質檔案需要將其從檔案室搬運到數字化加工室，加工后再放回檔案室中，在此過程，由于人為與外部因素影響，檔案可能會出現損壞、丟失的情況。還有紙質檔案的儲存環境，將檔案存放在數字化加工室中，由于天氣和保管因素的影響，室內潮濕，影響紙質檔案的保管效果。再如，紙質檔案在數字化加工時，要系統化地對紙質檔案進行編號和拆釘等處理，掃描后將原始檔案恢復原狀。整理時由于不清楚規則或操作不當容易引起紙質檔案的丟失與損壞。此外，在網絡信息技術背景下，病毒、黑客和硬盤驅動器等損壞會導致檔案數據丟失與泄露。

三、信息化背景下紙質檔案數字化建設的有效策略

1.加強對檔案數字化建設的重視

在紙質檔案數字化建設中，為實現良好的效果，需要提高對檔案數字化建設的重視程度，將檔案數字化建設納入總體規劃建設中，并增加資金投入，為紙質檔案數字化建設打下堅實的基礎。各單位應結合自身的收支情況，設置檔案工作的專項資金、數字化檔案的專項資金，為檔案工作的推進提供保障。同時，檔案管理部門要科學、有效地利用資金，成立監察小組，對資金的具體流向進行把控，使紙質檔案數字化建設有序推進。

2.建立完善的檔案數字化管理制度

在信息化背景下，要順利實現紙質檔案的數字化建設，需要有完善的管理制度作為保障，通過科學的制度對相關行為進行約束指導和規范，使相關工作有效落實。在紙質檔案數字化管理制度建設時，要從檔案數字化建設的實際出發，依據數字化建設的具體內容，對相關制度進行針對性的完善和調整。例如，檔案立卷歸檔，要明確相關規范與實施細則，根據檔案保管期限，了解不同類型紙質檔案資源的保管期限，明確到期后具體處理要求，防止檔案數字化管理不到位，對檔案的利用價值造成不利影響。檔案數字化建設管理過程中，要明確電子檔案的管理流程，如歸檔制度、移交制度、接收和查閱制度等，結合電子檔案管理的各環節完善相應的管理制度，使檔案數字化建設管理更加標準與規范。在紙質檔案的數字化建設中，檔案管理人員也是十分重要的，要提高其工作主動性，完善績效考核制度，對于表現良好的檔案管理人員要給予一定的獎勵，對于表現不好的要進行一定的懲罰。此外，落實檔案管理責任制，結合檔案管理的具體崗位，明確工作人員的具體職責，使檔案數字化建設真正落到實處。

3.實現檔案一體化管理

為使紙質檔案數字化建設獲得好的效果，應建立一體化管理系統，從檔案的收集開始到最終利用，對檔案進行一體化的管理控制，使傳統檔案管理中的不足得到妥善處理。通過模塊化開發，針對檔案的收集、整理、加工、保存與利用等環節的實際管理需要設置管理模塊，建立可拓展的一體化管理系統，使檔案數字化管理需要得到滿足。建立收集中心，將數據端口向收集對象開放，與管理系統對接，自動、實時收集數據信息，并對收集到的信息預歸檔。同時，建立管理中心，對檔案進行分類管理，依據不同檔案的類型進行子模塊劃分，對多種類型檔案進行管理，自動產生目錄、檔案號等。此外，建立保管中心，自動生成檔案號，自動化歸檔，對電子檔案進行分類儲存。建立利用中心，賦予檢索與查閱功能，實現檔案的多樣化檢索，結合用戶實際需要選擇合適的檢索方式，讓檔案利用更加高效。

4.拓寬服務范圍

對紙質檔案進行數字化建設，其實最終的目的就是提高檔案的利用率。檔案資源的類型和內容是比較豐富的，利用價值也比較高。為使檔案資源數字化建設的價值充分體現出來，要不斷對檔案的服務范圍進行拓寬，讓檔案利用更加便利。首先，對于傳統被動的服務模式進行優化，提高服務的主動性，強化檔案的利用。各單位可積極宣傳推廣，使人們對檔案資源有更好的認識，建立檔案官方平臺，將相關信息發布到平臺上，詳細介紹檔案服務內容，宣傳檔案數字化建設的重要影響，使人們科學使用數字化檔案館，為公眾提供良好的檔案服務。其次，要對檔案服務范圍進行延伸。隨著檔案數字化建設的推進，檔案利用獲得了很好保障，建立數字化檔案館，拓寬檔案服務內容，擴大檔案服務的領域，使公眾對檔案利用的具體需要得到滿足，將更加優質的檔案服務提供給公眾，凸顯檔案數字化建設的最大作用。

5.做好硬軟件管理

在信息化背景下，紙質檔案要順利實現數字化建設，硬軟件是重要的前提，紙質檔案數字化建設管理是長期的工作內容，在動態化的建設中，要做好硬軟件設備管理，定期做好硬件、軟件設備設施的更新升級，保證檔案管理系統能夠及時升級發展，并保持在良好的狀態下運行。在紙質檔案數字化建設中，要加強硬件建設，結合檔案數字化的實際確定硬件設備設施性能，選擇最能滿足檔案管理系統運行需要的硬件設備設施，使檔案數字化管理獲得堅實的保障。對于軟件，積極與軟件開發公司合作，結合紙質檔案數字化管理的實際需要定制專門的軟件，并與軟件公司簽訂軟件維護合同，軟件公司負責軟件的維護保養，定期升級，對檔案數字化管理功能優化，將檔案數字化管理的優勢充分發揮出來，使檔案管理更加準確、高效。

6.做好檔案數字化的安全管理

檔案中記錄的都是人類的真實活動行為，是一種不可再生資源，是十分寶貴的，若出現安全事故，原始檔案受到損壞是無法修復的，為避免檔案數字化建設中出現不必要的安全事故，還需要做好安全管理工作。首先，提高檔案管理人員的安全意識，加強檔案數字化建設安全管理的宣傳，定期組織檔案安全重要性和檔案損壞泄露危害性的主題講座。其次，在檔案搬運時加強管理。積極與檔案加工部門協商，雙方由專人對檔案的搬運、清點與登記負責，將責任落實到個人，只有雙方都到場的情況下才可以借閱檔案，并對檔案借閱的數量嚴格控制，使檔案更加完整。在檔案搬運時，要做好防盜、防雨等安全管理，避免檔案在外“過夜”。此外，紙質檔案在掃描前需要做好準備工作，要選擇合適的數字化處理設備，如果原始檔案不方便拆卷，或者拆卷會損壞原始檔案，就需要使用數碼相機和速拍儀等進行數字化加工。同時，數字化處理設備必須是安全的。嚴禁數字化設備與外網連接，不可以使用私人的儲存介質和處理設備。最后，做好數字化加工室的管理。數字化加工人員和檔案管理人員必須佩戴工作證件，禁止閑雜人等進入。在數字化加工室和檔案儲存室嚴禁吸煙，不允許放置易燃易爆等存在安全隱患的物品。此外，每天都需要有安全人員對檔案室、加工室進行安全檢查，避免一切可能出現的安全隱患。

7.加強檔案管理人員教育培訓

在信息化背景下，紙質檔案數字化建設大力推進，傳統檔案管理理念、方法也發生了巨大的變化，這就要求檔案管理人員需要具備先進的意識理念和工作方法。檔案管理人員長時間適應傳統檔案管理與服務工作，在檔案數字化建設后，其在信息技術上就會顯示出不足。為此，必須要加強對檔案管理人員數字化管理的教育培訓，使檔案管理人員不僅具備檔案管理知識，也能夠熟練掌握和操作信息技術設備，明確信息技術知識和手段，開展針對性的檔案數字化管理培訓，結合檔案管理人員的實際情況制訂針對性的培訓計劃，對培訓內容進行優化創新，切實提高檔案管理人員的數字化檔案管理水平，提升其管理技能，更好地為檔案數字化建設服務。

四、結束語

總而言之，在信息化背景下，數字化與信息化管理模式廣泛應用，使得傳統紙質檔案管理方式被取代。檔案數字化建設管理是永久、便捷和實用的，極大提高了檔案管理工作的質量和管理效率。但由于諸多因素影響，檔案數字化建設管理還存在諸多問題，為此，必須要通過科學化的措施解決，提高檔案數字化建設的重視程度、建立數字化管理制度、實行一體化管理模式、拓寬服務范圍、做好硬軟件管理和安全管理、全力提高檔案管理人員水平，為紙質檔案數字化建設提供科學的保障，降低數字化建設中的風險和隱患，切實提高紙質檔案數字化建設效果。

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（作者單位：凌源市退役軍人事務服務中心）