基于大數據檔案管理工作中的有效路徑思考

朱金剛

摘 要：文章從大數據技術、檔案管理兩個核心概念切入分析，總結基于大數據下的檔案管理工作優(yōu)勢及存在的不足，回歸實際重點剖析實現大數據檔案管理的有效路徑，得出結論可圍繞以下七點落實：奠定基礎，明確檔案管理信息化的重要性；安全防護，構建完善檔案安全管理體系；頂層設計，實現檔案管理資源信息共享；優(yōu)化機制，實施科學檔案管理工作模式；創(chuàng)新服務，建立健全便捷檔案服務體系；提供保障，加大設備與資金的投入力度；推動建設，落實專業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)，以期能提供可靠借鑒，構建“互聯(lián)網+檔案”的發(fā)展新格局。

關鍵詞：大數據；檔案管理工作；有效路徑；信息化建設

檔案是新時期具備真實性、完整性和參考性特征的重要記錄，在當前社會各個行業(yè)管理領域占據著關鍵性的地位，逐漸成為重要的管理媒介。從宏觀角度分析，檔案管理對國民發(fā)展有著不可替代的作用和意義。結合大數據時代的發(fā)展要求，檔案管理工作為確保能跟隨時代發(fā)展的步伐，也要及時更新當前的管理方法。分析當前檔案管理工作現狀可知，仍然存在和大數據發(fā)展不相符合的問題，如檔案的安全性無法得以保障、管理人員能力不足等，阻礙著檔案管理工作的開展，繼而影響到發(fā)揮檔案管理的社會服務價值，亟須采取措施解決。

一、核心概念界定

1．大數據時代

大數據（big data）或稱巨量資料，指資料量規(guī)模巨大到無法透過主流軟件工具在合理時間內擷取、管理、處理和整理的資訊，具備的特點有大量、高速、多樣、低價值密度與真實。大數據時代最早被麥肯錫公司提出，認為數據滲透各行業(yè)和業(yè)務職能領域。大數據是IT行業(yè)專業(yè)術語，學術界普遍將大數據時代定義為：對海量數據挖掘和運用且相關技術發(fā)展創(chuàng)新的時代，其重要性突出。

2.檔案管理

檔案記載了社會發(fā)展的漫長過程，在記錄上體現出客觀性與真實性特征，性質上又具備了對應的法律效應，是許多單位工作中不可缺少的信息工具。檔案管理（Archives management）屬于檔案學專有名詞，指檔案館（室）對檔案（實體、信息）進行管理并提供服務的工作，屬于我國檔案事業(yè)中的基礎內容之一。按照檔案管理的各個業(yè)務活動來劃分，它又囊括檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等。隨著檔案管理逐漸朝著現代化與信息化的方向發(fā)展，對檔案管理工作的結構也產生更多影響，而實施檔案管理的最終目標，是能為社會提供專業(yè)性服務并發(fā)揮其價值。

二、基于大數據檔案管理工作的優(yōu)勢

第一，利于推動檔案管理現代化進程。大數據下檔案管理模式和實現路徑上均發(fā)生巨大轉變，各項先進的技術成為助推力，無形中加快了檔案管理現代化。例如，檔案信息搜集上，運用大數據技術與云計算等能提高精確性，無論是信息的識別與分類都較于傳統(tǒng)人工模式有著極大優(yōu)勢，讓檔案管理工作實現質的飛躍，最終為檔案管理現代化建設鋪平了道路。第二，利于檔案資源整合與利用。顯而易見，檔案管理是為了通過整合和利用檔案資源，為當前和未來的管理工作提供參考。基于大數據下的檔案管理，能突破傳統(tǒng)人工管理的局限，減少滯后性，在較快的時間內提取、識別、過濾、配置與運用資源，顯著降低了檔案管理所需的人力和物力成本。在未來通過廣泛運用大數據技術，能讓檔案管理工作更加立體化與多樣化，保障了檔案管理工作的質量和效率。

三、基于大數據檔案管理工作存在的不足

大數據時代，檔案管理工作仍然存在許多亟待解決的問題。其一，認識不足，管理模式和理念待更新。從時代發(fā)展潮流和自身發(fā)展需求看，檔案管理和大數據的結合勢在必行。但當前，部分檔案管理工作者的互聯(lián)網意識薄弱，對大數據技術運用的認識存在誤區(qū)，制約了檔案管理的現代化建設。其二，基礎設施薄弱，投入力度待強化。檔案管理需要有強大的人力、物力和財力作為支撐，但由于基礎設備設施建設薄弱，條件不足，導致未能更好地發(fā)揮出大數據優(yōu)勢，在未來需加強投入。其三，安全隱患，檔案管理存在安全風險。和傳統(tǒng)的紙質檔案相比，大數據下的電子檔案有著傳輸便捷、內容虛擬與儲存方便的特點，但同時也要面對更多風險。例如，黑客攻擊、電腦病毒和機器故障等導致檔案丟失、泄露等問題，都必須加以重視，及時防范。其四，專業(yè)、高水平的檔案管理人才缺失。人才是任何事業(yè)發(fā)展的核心資源，大數據下的檔案管理對人才要求嚴格，人才需要具備扎實的專業(yè)知識及技能。人才缺乏是制約大數據檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的根本原因之一。

四、基于大數據檔案管理工作的有效路徑

1.奠定基礎，明確檔案管理信息化的重要性

基于大數據下的檔案管理工作基礎，就是要明確該工作的重要性，通過宣傳激發(fā)管理意識。對于各企事業(yè)單位而言，檔案是開展活動和個人信息的重要記錄，也是日常工作發(fā)展的見證。檔案管理工作者要加強對大數據和檔案管理的宣傳工作，借助不同機會來傳播管理知識，提升全員管理意識。例如，在“6·9國際檔案日”時，通過提前部署、廣泛動員，舉辦豐富多彩的主題宣傳活動，開辟相應專欄。各部門還可懸掛相關標語、發(fā)放宣傳資料、舉辦展覽和座談會，或是利用電視臺、網站、微博和微信公眾號等平臺來宣傳，傳播檔案管理文化知識，營造檔案管理工作氛圍，從而不斷強化人員對于檔案管理的認識，重視大數據時代的檔案管理落實。以陜西省檔案局部署的宣傳活動為例，下發(fā)《與公民相關常用檔案法律規(guī)定》《小紅的蘭臺奇遇記》宣傳資料，讓更多群眾了解檔案的重要性，檔案和個人息息相關。單位要將檔案管理納入年度計劃，從戰(zhàn)略規(guī)劃的角度出發(fā)，將檔案管理與其他的業(yè)務活動放置在同等重要位置上，同步部署、推廣與評估。

2.安全防護，構建完善的檔案安全管理體系

檔案管理工作中“安全”二字是重要核心，無安全，就無從談及檔案的管理、運用與服務。檔案管理的安全保密防護，可從物理防護、人防及技術防御等層面分析。物理防護即安全建設、改善檔案管理條件等，人防則和人員管理、責任制度有關，均屬于基礎性防護手段。技術防御屬于檔案管理安全的關鍵手段。首先，要構建安全防護系統(tǒng)，提升保密性。嚴審進入檔案館（室）的檔案資料，安排富有責任心的專業(yè)技術人員從源頭上把關，檢驗檔案內容和安全等級，尤其是預防檔案傳輸中的丟失、被泄密等風險問題，確保檔案用戶的個人隱私不受侵害；其次，要建設大數據存儲備份中心。大數據技術憑借著強大的信息處理與存儲優(yōu)勢被廣泛運用，同樣能實現檔案資源的存儲備份管理。利用先進技術建立備份中心，在保障隱私安全的同時也能進行檔案資源的集中化管理、開發(fā)和運用。此外，還應重視重要檔案異地異質備份管理。借鑒汶川地震中北川檔案館2萬多卷檔案被損毀的教訓，要重視異地異質備份工作，實現雙重保障；最后，檔案管理工作者要定期維護和升級系統(tǒng)，設置權限并建立防火墻，條件允許下成立專門的檔案管理檢查組，專門就安全防護方面檢查督促。

3.頂層設計，實現檔案管理資源信息共享

2021年3月“中國檔案資訊網”新聞中心指出，“多年來全國各地檔案部門積極作為，遵循習近平總書記強調的‘讓人民群眾共享發(fā)展成果思想，多措并舉推動檔案資源共享”。檔案管理要以資源共享為抓手，不斷完善檔案管理建設。首先，認真做好頂層設計，提供制度保障。如今，檔案資源共享地域擴大，數據信息不斷增大，涉及的檔案資源管理程序、規(guī)范都需要國家檔案局設計，并出臺權威法律法規(guī)；其次，充分調研，提出“一站式”檔案信息資源共享平臺設計方案。（1）梳理檔案資源，為平臺架構提供橫向參照。明確要納入共享范圍的檔案資源，強化管理，提高共享平臺的有效性和針對性；（2）分析檔案管理流程，提供縱向參照。剖析檔案管理工作不同環(huán)節(jié)，構建精簡高效的管理流程模型；（3）統(tǒng)一門戶管理，運用統(tǒng)一化的門戶管理技術、用戶管理、安全審計和標準規(guī)范；（4）尋求合作，建立協(xié)同聯(lián)動保障機制。擴大檔案資源共享的范圍，構建多層次、全方位的合作機制，努力實現思想統(tǒng)一、步伐一致。

4.優(yōu)化機制，實施科學檔案管理工作模式

基于大數據下的檔案管理工作，要實施科學化管理模式，優(yōu)化相關機制。首先，優(yōu)化管理機制。在進行檔案的收集、整理及信息提取等過程中，都需要合理整合資源，確保符合檔案管理的實際需求。整個過程強化考核，檔案管理工作者要緊扣時代脈搏，用與時俱進的思想來完善現行管理制度，不斷提升工作者的主觀能動性；其次，要采取集中化管理模式。與以往的分散式管理相比，集中式雖然可能增加管理工作的成本，但能最大程度上確保檔案的完整性和真實性。隨著當前各種互聯(lián)網技術的發(fā)展，計算機存儲容量擴展，均為檔案集中化管理創(chuàng)造出極為有利的條件。同時，制定詳細明確的登記流程。該環(huán)節(jié)的實施不但能避免不同登記流程沖突，還能確保檔案登記規(guī)范化，避免發(fā)生錯誤，保障所有檔案資料都能及時查詢。簡言之，該環(huán)節(jié)要關注檔案的數據收集、保存與查詢，選擇科學、規(guī)范的方法；最后，要適當結合電子檔案和紙質檔案的管理模式。整合不同管理模式，有效實現效益整合、優(yōu)化與利用，促進檔案管理水平持續(xù)提高。

5.創(chuàng)新服務，建立健全便捷檔案服務體系

數據本身并無價值，通過數據提供服務才能發(fā)揮價值。如何從檔案資源里挖掘價值，也是當前面臨的挑戰(zhàn)。首先，要加速檔案資源開放進程。大數據時代，檔案部門要加速檔案資源開放，遵循《政府信息公開條例》要求，優(yōu)化辦事流程，為社會提供豐富信息，打破檔案部門和其他政府部門壁壘，推動“智慧城市”建設；其次，要創(chuàng)新檔案服務理念。大數據下的檔案管理應圍繞四種服務理念來開展工作：（1）人性化服務。體現“以人為本”思想，傾聽用戶訴求；（2）個性化服務。利用大數據技術收集、追蹤用戶需求和行為，預測所需內容來服務；（3）智能化服務。智能抓取有效信息，指明服務通道；（4）知識化服務。指以知識管理理念為導向，以大數據為支點的服務，實現知識檢索、整合、共享與交流的一體化服務。（5）要拓展檔案服務途徑。基于大數據下的檔案管理各層面均發(fā)生變化，檔案服務途徑也明顯有所拓展。為此，要充分運用新媒體、網絡遠程功能與云服務手段（云計算、云存儲）來提供服務，全面實現檔案管理實施的優(yōu)化。

6.提供保障，加大設備與資金的投入力度

檔案管理中先進的設備是設施必要的，設備設施運行的快慢往往決定著工作效率。設備設施的老化、落后和功能不齊全均可能影響到檔案管理效率，甚至導致檔案信息丟失，阻礙檔案管理事業(yè)發(fā)展。大數據下的檔案管理工作要實現創(chuàng)新、安全和高效，就需要不斷更新硬軟件設備設施。（1）配備煙感報警器、自動滅火和智能監(jiān)控系統(tǒng)，強化消防預警和檔案防盜能力；添置數字化加工設備設施和機房服務器，配備指紋門禁，促進檔案實體的安全；（2）更新密集架，擴大電子檔案接收容量，安裝防磁柜，配備電腦與除濕機等；（3）購置大型辦公多功能一體機、掃描儀和檔案信息管理系統(tǒng)，提高查檔、用檔案效率。另外，要加大資金投入。檔案的保存、分類和數據化文件的鑒定和歸檔、數據庫維護和檔案信息錄入等，都需要資金投入。貫徹落實《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，切實將檔案事業(yè)發(fā)展中所需的經費納入“制度化軌道”，從而，針對檔案管理中存在的具體困難和問題安排專項經費，提供強大保障。

7.推動建設，落實專業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)

為推動基于大數據下的檔案管理工作建設，實現可持續(xù)化發(fā)展，需要從檔案管理人才的角度來切入探索路徑。檔案管理模式日新月異，但卻暴露出人才短缺問題。基于大數據下要切實提高人才的政治素質、專業(yè)知識技能和科學文化知識。第一，健全人才培養(yǎng)機制。組建檔案管理人才培養(yǎng)工作領導小組，定期召開專題會議，研究人才培養(yǎng)工作，構建環(huán)環(huán)相扣的“檔案工作者培養(yǎng)鏈”。營造良好人才培養(yǎng)氛圍，構建不同層次的人才梯隊。第二，注重培訓質效。圍繞人才培養(yǎng)需求深入調研，制訂人才培訓專題計劃，開展相關的知識講堂等，并邀請專家圍繞檔案行政管理、信息化建設和前沿技術運用等業(yè)務來進行授課，逐步打造出精品課程，全面提升檔案管理人才的綜合素質。培訓方法可以采取線上、線下補充培訓模式，開展上崗培訓和遠程教育，充實人才的知識儲備。第三，建立激勵機制。利用政治激勵、思想激勵、生活激勵和工作激勵等方式來健全機制，幫助檔案管理人才克服基于大數據下的檔案管理困難，發(fā)揮工作積極性，確立檔案管理事業(yè)發(fā)展奮斗目標。

五、結語

綜上所述，大數據時代給社會帶來巨量數據資源，而檔案是保存重要信息的資料記錄，隨著大數據時代來臨，也實現了檔案管理效率的提高，關于檔案信息的查詢利用也更加便捷。在大數據下優(yōu)化檔案管理對提升檔案管理質量、促進社會各行業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展都有關鍵作用。通過本次研究可得出，大數據時代為各行業(yè)領域的檔案管理帶來新的發(fā)展契機，為促進檔案管理事業(yè)長遠發(fā)展，在大數據時代背景下可圍繞基礎工作、安全管理、信息共享、模式機制、服務體系、物力財力保障和人才培養(yǎng)等多個關鍵詞來探索路徑，確保檔案管理工作成效。

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（作者單位：山東省棗莊市市中區(qū)綜合行政執(zhí)法局）