建設數字化辦公平臺助力教育科學研究數字化

江德震 宋德正

摘? ?要：教育科學研究數字化是教育數字化戰略的重要方面，數字化辦公平臺可以提高辦公效率，是教育科學研究數字化的強大動力。省級教育科學研究機構數字化辦公平臺主要包含三大基礎模塊，分別是面向所有職工提供相應服務的服務模塊，供專人管理某項具體業務的管理模塊，以及呈現單位內部公開信息或事項的共享模塊。

關鍵詞：教育科學研究；數字化；辦公平臺

中圖分類號：G40-03? ?文獻標識碼：A? ? 文章編號：1009-010X（2023）12-0007-03

習近平總書記在黨的二十大報告中指出要推進教育數字化，建設全民終身學習的學習型社會、學習型大國。中共中央、國務院于2023年2月印發的《數字中國建設整體布局規劃》也明確強調，要大力實施國家教育數字化戰略行動，完善國家智慧教育平臺。教育科學研究數字化是教育數字化戰略的重要方面，是推動教育科學研究平穩發展、深化教育科學研究改革、激發教育科學研究活力的強大動力。

為了更好實施教育科研數字化，省級教育科學研究機構應該建設數字化辦公平臺，提高單位辦公效率，加強內部溝通、部門協作和資源共享，提升教育科學研究數據傳輸的安全性和時效性。

一、數字化辦公平臺的設計結構

結合教育科學研究工作實際，省級教育科學研究數字化辦公平臺應包含三大基礎模塊（如圖1），分別是面向所有職工提供相應服務的服務模塊，供專人管理某項具體業務的管理模塊，以及呈現單位內部公開信息或事項的共享模塊。為保證辦公信息的安全性，職工需憑賬號、密碼登錄平臺，賬號信息包括姓名、職務、主管工作等基本信息。為保證辦公的便捷性，內網中所有需要打印文件的用紙幅面默認采用國際標準A4型，特殊形式的文件用紙幅面，起草人員可根據實際需要選擇或調整。

二、數字化辦公平臺的基本內容

（一）服務模塊

服務模塊是服務單位全體人員的，因此其內容涉及面較寬，應包含單位職工常用的待辦提醒、工資查詢、請示報告、財務報銷等服務內容（如圖2）。

待辦提醒欄目可設置為系統自動推送，所有需要單位職工完成的工作均在該項服務中進行提醒，職工登錄個人賬號后，可以分類別查看待辦內容。主要推送內容應包括：需要某一職工繼續辦理、審批、閱覽的工作或文件，系統推送或其他職工發送的消息，個人設置的工作日程、重要時間節點提醒等。

工資查詢欄目以個人消息的形式將職工月工資明細推送至個人賬戶。職工可以通過系統根據項目、選定時段導出工資明細的Excel表格，也可直接在線分類別、分時段查詢崗位工資、薪級工資、績效工資、個稅、養老保險、職業年金、公積金等明細中所含項目的發放情況，為獎金、補貼等提供單項查詢。

請示報告欄目需要職工按提示填寫標題、抬頭、正文、附件、落款、時間等相關信息，信息填寫過程中，所有字體默認為仿宋三號字。內容填寫完整后，可保存為編輯模式或審批模式，在編輯模式下可對文件進行修改完善，也可以將文件發送至特定人或特定人群繼續編輯修改；在審批模式下，可直接發送至特定人進行審批，審批模式下文件無法再次編輯，審批完成后自動進入完成模式并自動歸檔。文件起草完成后，如需打印文件，系統將自動按照單位規定的公文格式要求調整字體、行間距等完成排版，打印人員也可適當調整，確保打印效果符合單位要求。

請假服務欄目需要選擇請假類別，因私請假會計入個人休假天數。為方便職工操作和數據統計，請假人和起止時間均通過下拉選擇完成而非個人填寫。請假理由需通過填寫方式完成，填寫完畢提交后，系統根據請假人信息和請假天數確定審批人員，并推送至審批人賬號進行逐級審批，審批結束后，系統自動歸檔。職工有打印需求的，點擊打印即可打印審批中或審批后的請假申請表。

鑒于大多數單位已經有較為成熟的物資管理系統，知網查詢需通過第三方系統完成，因此辦公平臺僅作為申領物資和知網查詢的一個入口出現。單位職工點擊申領物資或知網查詢后，系統直接跳轉至單位資產管理系統或中國知網，單位職工登錄系統后，嘗試通過IP地址認定等技術，讓單位職工可以直接進入相關頁面，且無需再次輸入賬號密碼完成相關操作。

職工報修資產需要選擇資產類別。有資產卡片固定資產要求報修人輸入資產編碼。輸入資產編碼后，自動生成資產名稱、存放地點、使用人等信息，報修人審查信息與實際情況是否有誤，如果默認信息存在錯誤，報修人在備注處填寫現實信息。報修其他資產則要求報修人必須錄入資產名稱，選擇存放地點。信息填寫完畢后，職工必須簡要說明損毀狀況，并上傳一張或多張可以清晰反映資產現狀的照片。

財務報銷欄目應當包含預算編報、支付申請、出差審批、差旅費報銷四項。預算編報需要能夠填寫項目名稱、預算總額、支出事項、列支金額、項目預算明細等，預算編報需具備統計功能和會計報警功能，項目預算明細需要能夠說明每個科目對應的經費額度、使用理由、單價和數量等，且預算完成后，需要能夠按流程完成審批。支付申請的時間、申請人（經辦人）由系統自動生成，填報人據實填寫申請支付的項目名稱、支付科目、支出金額、支出明細、項目起止時間與研究階段，填報完成后系統能夠按流程完成審批。出差審批需要包含出差人員、出差事由、出發地、接待單位、出差起止時間、目的地、交通工具、目的地住宿標準等。差旅費報銷通過選擇進行關聯報銷人和出差審批單，系統根據出差審批單生成人數、車船機票的發站和到站、伙食補助、市內交通補助、事由等信息，手動填寫車船機票金額、公雜費、住宿費、必要說明等信息。

交流中心欄目主要功能為即時通訊和文件傳輸，要求具有更高的傳輸速度和安全性，為提高便捷性采用開發軟件實現而非彈窗。職工在交流中心可以選擇其他職工進行單獨交流，也可選中特定人群組成交流群。交流中心支持語音和視頻交流，為語音和視頻會議提供支持。職工可在即時通訊對話框發送文件，也可以點擊“發送文件”按鈕集中發送文件。所有發送的文件都可以在“發送文件”中按名稱、時間、類型等進行分類，設計已發送，已接收，草稿箱等項目。

（二）管理模塊

管理模塊主要是由教育科學研究機構內具體負責某項工作的行政管理人員使用，平臺作為集成入口，通過鏈接形式鏈接專項管理系統。教育科學研究機構主要的管理系統應當包括會計系統、資產管理系統、檔案管理系統、研究刊物編輯系統等。

（三）共享模塊

資源和信息共享是數字化辦公平臺最重要的功能之一，其重要內容需要包含單位動態、規章制度、會議紀要、通知公示等內容（如圖3）。該模塊中所有共享內容均需自動生成發布日期，單位職工可點贊、可留言、可在單位員工范圍內發起內容分享。為方便檢索共享內容，所有共享內容在發布前需填寫關鍵詞，關鍵詞根據共享內容設置，至少為三個，不設上限，檢索時可設置按照關鍵詞模糊檢索或精確檢索。

單位動態欄目主要發布單位會議消息，公布優質課評選、課題評審的工作安排，展示單位獲獎信息、單位和內設機構的年度總結等。機構職能欄目主要展示內設機構組成人員的基本情況和分工。支部建設欄目發布單位黨總支及各支部的工作動態、組織生活會、主題黨日活動等各項工作內容，發布學習資料等。規章制度欄目主要是展示單位內部制定的、保障單位正常運行的規章制度和行政文件。會議紀要欄目的功能主要是發布單位黨總支辦公會、院長辦公會、其他會議等會議紀要，職工可按年份、月份、期數查看會議紀要，也可輸入關鍵詞檢索會議紀要，會議議定的每件事至少對應一個關鍵詞。通知公示欄目可以將黨總支辦公會、院長辦公會以及辦公室、工會、婦聯等部室或組織向各部室發布、傳達需要周知或者執行的事項，公示單位需要事先預告干部職工周知的事項，批轉、轉發有關公文等。

職工園地欄目主要由職工個人發布，內容不可下載、復制，如有需求可聯系發布人獲取。該欄目內容主要由科學研究、生活日常、社團組織等組成。其中科學研究主要供單位職工將近期個人研究成果分享到內網，也可將近期的研究動向發布到內網，其他職工可發布相關評論或提出建議，幫助發布人推進或完善教科研工作。生活日常供單位職工分享生活感悟、精美照片、唯美視頻等，展現個人或單位生活的美好與溫馨。社團組織主要展示單位婦聯、工會等群眾組織或社會團體組織的社團活動。

三、數字化辦公平臺建設步驟

根據教育科學研究工作需求，數字化辦公平臺內網建設可分三個階段進行，第一階段共享模塊建設相對簡單，第一時間滿足單位職工了解單位信息的一般網絡需求。第二階段建設服務模塊，為單位職工提供便捷高效的服務。第三階段建設較為復雜的會計系統、資產管理系統、編輯系統等管理模塊需要的內部管理系統，并將數字化辦公平臺作為入口進行鏈接。