互聯網時代數字檔案資源建設淺析

馮振瑋　鮑玉靜

摘 要：數字檔案資源是檔案事業新時代發展歷程中重要的成果結晶。它為轉變檔案管理模式、優化檔案服務手段、推動檔案信息共享注入了新活力。與傳統載體的檔案信息資源相比，數字檔案資源在信息傳播、檢索、利用以及資源共享等方面有著極大的優越性。本文對數字檔案資源建設的意義及現狀進行分析，并提出推進數字檔案資源建設的舉措。

關鍵詞：數字檔案；檔案資源；資源建設；

新時期，互聯網技術高速發展，檔案信息化建設全面推進，為檔案事業發展帶來了前所未有的機遇和挑戰。傳統的檔案管理、利用、服務模式已經不能滿足日漸多樣化的檔案形式、載體及用戶需求。為實現從館藏紙質檔案到互聯網數字檔案的轉變，數字檔案信息資源建設成為檔案部門必須面對的重要問題。

一、推進數字檔案資源建設的重要意義

近年來，對于檔案信息化發展以及檔案資源建設推動力度日趨加大。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中提出要加快檔案管理信息化進程的目標，要求各級檔案系統、各系統檔案部門等主體加快提升電子檔案管理水平；《“十四五”檔案事業發展規劃》將“檔案資源建設邁出新步伐”作為新時期檔案事業發展目標之一。規劃指出，檔案資源覆蓋面更加廣泛、內容更加豐富、形式更加多樣、結構更加優化，有效落實檔案“應歸盡歸、應收盡收”。數字檔案資源作為一種新的檔案資源形式已經成為檔案工作的新興研究對象，數字檔案資源建設意義重大。

1.推動檔案數字化建設，提高電子檔案綜合管理水平

傳統紙質檔案儲存占用面積較大，容易損壞，且不易保管利用。數字檔案資源建設的基礎工作，即通過數字化加工、在線數據轉換等技術手段將傳統載體檔案轉化為數字資源檔案，實現檔案的數字化、信息化轉變。通過建立檔案信息數據庫、合理優化數字檔案業務流程，對電子檔案進行高效便捷的收集、管理、整合等工作，進而大大提高電子檔案綜合管理水平。

2.改變檔案管理方式，促進互聯網技術與檔案行業深度融合

傳統的檔案管理模式，更多是依賴人工管理的方式進行檔案信息的收集整理與儲存。這種方式需要消耗大量人力、物力資源，且整體工作質量和效率偏低。數字檔案資源建設通過制定科學有效的建設目標及實施方案，能夠將制度體系建設、數字資源建設、互聯網平臺建設、環境安全體系建設等內容涵蓋其中，合理規范采用互聯網、計算機技術開展檔案管理工作，擴展檔案資源深度與廣度，充分發揮檔案管理系統、信息服務平臺等方面的技術優勢，使傳統的檔案整理、存儲、保管及檢索利用模式得以改變，進而實現各類數據資源的互聯互通、信息集成、數據交換及資源共享，大大促進互聯網技術與檔案行業的深度融合。

3.轉變檔案服務模式，建立雙向交互、共贏發展的檔案服務新生態

開展數字檔案資源建設，能夠使檔案資源突破檔案實體與虛擬的限制，將“人對人”“人對物”的傳統檔案服務模式向以用戶需求為導向的數據服務模式轉型。利用互聯網和移動終端設備，拉近檔案資源與用戶之間的時空距離，縮短信息搜集時間，將檔案資源從“被動提供”轉變為“主動利用”，較大程度上改善信息需求與檔案利用率不對等、不平衡的現狀。同時，利用互聯網技術提供智能、便捷的人性化配套服務，能夠打通用戶與檔案管理者、檔案資源的橋梁，暢通檔案信息雙向流通渠道，建立檔案服務新生態。

二、數字檔案資源建設現狀

目前，數字檔案資源建設研究已經在國內廣泛開展，但尚未形成一套成熟的理論體系。各級檔案部門大多已完成或正在進行紙質檔案數字化工作，部分單位構建了針對內部用戶開放的檔案資源利用平臺。截至2021年底，高質量完成數字檔案館（室）建設，并被評定為全國示范數字檔案館（室）的僅有44家單位。由此可見，數字檔案資源建設還有很長的路要走。

1.數字檔案資源建設進程存在差距

各行業對于檔案工作重視程度參差不齊，在提高檔案信息化水平、推動檔案事業發展上所投入的人力、物力、財力也相差甚遠。而數字檔案資源建設是一項系統工程，不是一個部門憑借一己之力就可以完成的，需要開展大量工作進行調研論證、資源匯總以及平臺構建、軟件開發等。此外，檔案資源的產出、整理又涉及整個單位的諸多部門及人員。能否得到足夠的支持與配合，直接影響數字檔案資源建設進程。

2.數字檔案資源數量、質量存在差距

傳統載體檔案的數字化轉換以及電子文件歸檔是數字檔案資源最主要的兩大來源。傳統載體檔案包括紙質檔案、照片檔案、微縮檔案、實物檔案等多種形式。將各種形式的傳統載體檔案進行數字化加工的過程，會受到設備功能、執行標準、人員技術、經費投入等諸多影響，導致產出的數字檔案資源在數量及質量上出現較大差距。而電子文件歸檔主要通過兩種方式實現：一是搭建統一接口平臺，對不同管理系統產出的電子文件進行集成，實現在線歸檔；二是進行數據載體移交，利用檔案管理平臺功能完成條目錄入及電子文件上傳，形成電子檔案。由于不同系統間文件格式不同，接口平臺功能性不同，導致歸檔電子文件的完整性、準確性、合規率存在差距。

3.數字檔案資源服務利用效果存在差距

數字檔案資源的服務利用主要通過網絡化檔案信息系統或平臺以及手機客戶端、微信公眾號、小程序等移動新媒體形式，實現數字檔案資源輸出。在數字檔案資源建設中，是否及時進行檔案信息服務平臺或系統的功能升級、加大軟硬件產品的開發力度、建立完善的服務協議、提供適當的管理權限，都會對用戶的體驗度、認可度產生影響。此外，開放的數字檔案資源總量、用戶獲取的資源質量、檢索利用的便利程度等，也直接導致數字檔案資源服務利用效果參差不齊。

三、推進數字檔案資源建設舉措

應聯系實際發展需要，提出科學有效的數字檔案資源建設目標，以制度建設為基礎，檔案資源整合為支柱，信息服務利用為目的，充分發揮互聯網大數據的技術優勢，推進檔案管理由“平面化”向“數字化”轉型。

1.建立健全數字檔案資源建設制度體系，確保資源建設過程有規可循

目前，國家已經建立相對明確的數字檔案資源建設有關工作規定及標準，如《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31-2017）、《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T 62-2017）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894—2016）等。規范文件只對數字檔案資源建設中的某個環節或部分提出了要求，但就數字檔案資源建設整體而言，還缺乏引領性、系統性、全局性制度要求。

數字檔案資源建設涉及檔案管理業務環節設計、標準規范制定、軟件平臺設計、系統開發測試等眾多環節，是一項復雜的系統工程，應結合自身行業特點對數字檔案資源的建設實施過程制定更加明確、具體、細化的管理制度、業務標準、操作規范等。首先，檔案管理部門可以采取與其他部門和單位聯合開發的方式，明確數字檔案資源建設工作主體責任，明確分管領導和具體人員，建立健全數字檔案資源建設主體責任人及相關部門、人員管理制度；其次，研究制定切實可行的建設方案和具體措施，規范數字檔案產出途徑，優化數字檔案存儲方式，建立網絡平臺風險防控機制，強化數字檔案服務規范意識，確保在資源建設過程中各個環節都有規可循，有“法”可依。

2.加大數字檔案資源整合力度，提高數字檔案信息可利用性

在互聯網技術迅猛發展的時代背景下，檔案信息需求的多樣性與檔案信息供給能力有限之間的矛盾日趨明顯。數字技術形式能夠突破以往檔案資源管理工作存在很多局限，把分散的多元化的數字檔案資源進行有機整合，使其在結構上趨于合理，在配置上趨于優化，最大程度實現檔案本身的共享利用價值。

（1）加快數字化、電子化檔案數據信息整合，為數字檔案資源建設奠定資源基礎。2002年《全國檔案信息化建設實施綱要》提出要加快傳統檔案數字化工作；2013年國家提出實施“存量數字化、增量電子化”戰略。20多年來，各級各類檔案管理部門持續加大檔案信息化進程，大量數字化、電子化檔案信息資源應運而生。

對這些建設時期不同、開發手段不同、采集設備不同、技術標準不同的數據資源進行技術分析、數字加工、分類聚合、數據標引、數據封裝等有效干預，通過系統掛接或利用電子檔案WEB接口功能進行數據信息整合，完成標準一致、符合規范要求的數字檔案資源數據庫搭建。通過大數據技術對數字檔案信息進行深度挖掘、特性分析、應用集成等，加強數字檔案資源數據庫的屬性管理。對來源不同的資源數據庫，建立優質高效的數據互聯，推動隔離的信息資源多向流通，提高數據信息的可交換性和流動性，實現數字檔案資源整合。同時，根據檔案信息化技術特性加強網絡數據安全管理，從用戶、網絡、數據庫等多方面建立防護機制，確保數字檔案資源有效、完整、安全、可控。

（2）推進各類電子信息平臺整合，為數字檔案資源持續豐富化、多元化發展提供動力。互聯網技術高速發展以來，為實現業務流程信息化，各類業務辦公信息平臺如雨后春筍般相繼上線。這些平臺會產出大量電子文件，或者說，通過平臺進行業務管理的流程中有眾多繁雜的文件屬于歸檔范圍內，而這些平臺運行過程大多相對獨立，產出的電子文件無法及時有效形成數字檔案，檔案資源庫的數字信息完善度受到很大影響。

平臺整合能夠將“各自為政”的業務辦公信息平臺通過互聯網技術連接，使分散無序、形式各異的電子檔案數據經過后臺采集、整理、加工、集成，形成統一的數據信息流，自動存儲到檔案資源數據庫中，由此，發布到檔案信息服務平臺上，實現各類數據的橫向互通，擴大數據信息的流通范圍，提供相應的服務功能需求，使用戶無須進行多平臺登錄就能實現數字檔案資源的高效利用。此外，借助網絡爬蟲工具、API接口傳輸等技術將網頁圖片、視頻、音頻等多媒體數據進行抽取、在線加工，轉化生成電子檔案，也將大大推動數字檔案資源豐富化、多元化發展。

（3）開展科學有效的管理整合，為高效推進數字檔案資源建設保駕護航。互聯網大數據環境下的數字檔案資源整合工作不僅需要技術的支撐，還要依靠科學的管理，營造與其相匹配的管理環境。不同部門之間要打破“自成一派”的管理理念，統一觀念、統一步調、協同合作。依托檔案部門實現對檔案資源的全方位管理，從源頭上實現檔案信息的“應歸盡歸”，確保檔案資源的充分共享。

一是要明確數字檔案資源建設管理協調部門為專職檔案部門，負責數字檔案資源建設工作的統一調配和實施；二是明確部門人員分工，將不同階段、不同領域的數字檔案資源建設工作責任落實到人；三是要建立合理的數字檔案資源建設觀念，增強合作意識，由資源建設主體責任人對有關資源產出部門或個人積極進行橫向溝通，持續推進數字檔案資源建設工作落地實施，實現對數字檔案資源建設工作的全員支撐；四是應促進相關單位、部門的互相交流學習，貫徹落實檔案工作方針政策，穩步推進數字檔案資源建設步伐。

3.打造智能化、人性化數字檔案管理服務系統，提高互聯網環境下檔案服務滿意度

數字檔案資源建設歸根結底必須構建一個以局域網、政務網或因特網為媒介，以檔案信息服務平臺為依托，以檔案目錄為線索、數字檔案資源庫為支撐、檔案資源雙向共享為延伸的數字檔案管理服務系統。通過該系統實現檔案資源生成一體化、文檔管理一體化、服務利用一體化。

首先，優質的數據檔案服務系統應建立元數據空間定義、各類檔案元數據項定義、數據交換元數據項定義等，實現業務不規則內容與標準元數據空間信息的匹配，保證元數據捕獲完整；其次，通過采用群組、角色、組織架構授權機制，減少管理人員大量的日常權限維護工作，提高檔案管理工作效率；最后，利用分庫管理模式，數據權限與功能權限完全獨立，實現業務管理、信息管理分離，保障數據信息及系統平臺安全。

智能化、人性化的數字檔案管理服務系統還應強調打造交互式服務模式。一是信息資源檢索注重層次分明、結構合理，便于發現并獲取有效信息；二是通過云數據分析，預測用戶需求傾向、行為趨勢等，提供體驗式引導服務功能，定向推送數字檔案資源、資訊，接收用戶體驗及數據反饋等，實現檔案信息資源與用戶需求之間的無縫對接，完成資源雙向共享，實現檔案信息資源的充分利用與最大增值。

此外，通過微博、微信公眾號、手機軟件客戶端等新媒體形式提供數字檔案資源服務，也是打破管理者與用戶的邊界感，拉近檔案資源與利用者時空距離，提升檔案服務滿意度的重要手段。

四、結語

數字檔案資源作為一種新型的檔案信息資源，是科技發展、社會進步的重要體現。推進數字檔案資源建設不僅有利于持續促進全領域信息化建設，推動檔案事業發展，也有利于提高數字檔案資源利用率，增強社會檔案意識，使檔案資源價值得以充分發揮。在各領域新時期加速發展的大背景下，檔案事業也應主動迎接信息化帶來的機遇和挑戰，在實踐中注重理論和技術應用創新，推進檔案管理與服務模式的融合發展。

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基金項目：地震科技星火項目名稱：地震檔案數字信息資源整合與服務網絡構建，項目編號：Dz20180316006。

作者簡介：馮振瑋（1980—），女，漢族，河北石家莊人，大專，館員，研究方向：科技檔案管理及檔案信息化建設。