單套制歸檔在元器件檢驗業(yè)務(wù)中的應(yīng)用分析

文/上海微小衛(wèi)星工程中心 陸麗忠

單套制是對大量文件的一種管理方式，只構(gòu)建了一種文檔形式，文檔內(nèi)容處于存儲可利用的狀態(tài)。單套制歸檔是相對于電子與紙質(zhì)雙套制而言的，只構(gòu)建了電子文件，單套制歸檔過程中要求保證電子文件的完整性、真實性。

一、單套制歸檔在元器件檢驗業(yè)務(wù)中的應(yīng)用優(yōu)勢

電子元器件檢測對電子信息產(chǎn)業(yè)的順利發(fā)展具有重要意義，是當(dāng)前電子元器件產(chǎn)業(yè)鏈中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，通過元器件檢驗業(yè)務(wù)，有利于提升檢測服務(wù)技術(shù)水平與電子元器件質(zhì)量。電子技術(shù)發(fā)展過程中要求檢測元器件相關(guān)參數(shù)設(shè)置的合理性，精準(zhǔn)鑒別元器件好壞情況。結(jié)合不同元器件運用不同的檢測方法，以此判斷元器件是否能夠正常工作使用，保證產(chǎn)品質(zhì)量。檢測通常包括測試、篩選試驗等環(huán)節(jié)。元器件檢驗業(yè)務(wù)較為復(fù)雜，包括各種類型的信息、數(shù)據(jù)、流程、設(shè)備與知識，要求對此構(gòu)建系統(tǒng)的綜合分析方式，如何對不同批次的元器件進(jìn)行管理是當(dāng)前需要解決的重點問題之一。

單套制歸檔為元器件業(yè)務(wù)處理提供了新的角度與方向，針對不同類型的元器件，利用信息技術(shù)構(gòu)建統(tǒng)一的電子信息檔案；針對不同類型的元器件，進(jìn)行規(guī)范化的管理流程，增強(qiáng)業(yè)務(wù)處理效果。當(dāng)前電子文件歸檔與電子檔案管理已經(jīng)成為檔案管理的重要趨勢之一，單套制歸檔在元器件檢驗業(yè)務(wù)中具有顯著的應(yīng)用優(yōu)勢，當(dāng)前電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔工作不斷推進(jìn)，電子檔案“單套制”管理新模式嵌入檔案現(xiàn)代化管理之中，成為推動檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要助力。

二、系統(tǒng)建設(shè)需求及目標(biāo)

（一）系統(tǒng)建設(shè)需求。單套制歸檔在元器件檢驗業(yè)務(wù)的應(yīng)用中，分析元器件檢測模塊檢測需求，并對此構(gòu)建相應(yīng)的單套制歸檔方式，實現(xiàn)對不同信息內(nèi)容的整合。分析業(yè)務(wù)需求，進(jìn)行調(diào)度管理，錄入委托單，調(diào)度員收到委托單，錄入委托單信息，一份委托單包含多檔產(chǎn)品，流程以每檔產(chǎn)品為單位執(zhí)行，委托單只是標(biāo)識本次委托的內(nèi)容，不統(tǒng)一走流程。嵌入OCR功能輔助委托單自動識別導(dǎo)入。錄入信息分為兩級：第一級為委托單信息，屬性包括委托單位、型號工程、要求完成日期、委托日期、委托人、聯(lián)系方式、通信地址、質(zhì)保依據(jù)，流水號。第二級為每一檔產(chǎn)品信息，包括屬性：序號、訂貨合同號、產(chǎn)品類別、產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品型號、質(zhì)量等級、批次、數(shù)量、生產(chǎn)廠家、質(zhì)保單位、質(zhì)保內(nèi)容等，常用字典包括監(jiān)制、驗收、DPA、補(bǔ)篩、其他等，超期復(fù)驗、失效分析、升級篩選、結(jié)構(gòu)分析等，已交付數(shù)量、取消數(shù)量，是否已交付完成、是否已結(jié)算。需要的字典項包括產(chǎn)品類別、質(zhì)量等級、生產(chǎn)廠家、質(zhì)保內(nèi)容、質(zhì)保單位。監(jiān)制通知錄入中，基于委托單信息和產(chǎn)品信息，錄入監(jiān)制通知單信息，形成監(jiān)制任務(wù)，提交給質(zhì)保負(fù)責(zé)人，由質(zhì)保負(fù)責(zé)人設(shè)置監(jiān)制時間節(jié)點、分配監(jiān)制任務(wù)給檢驗員。應(yīng)當(dāng)注意監(jiān)制產(chǎn)品數(shù)量與委托訂單數(shù)量不掛鉤，錄入監(jiān)制任務(wù)時需要選擇委托單和產(chǎn)品，保證任務(wù)是基于一個委托單的一檔產(chǎn)品，一個任務(wù)不能跨委托單和產(chǎn)品。驗收通知錄入中，基于委托單信息和產(chǎn)品信息，收到驗收通知單后完善委托信息，錄入驗收信息，包括狀態(tài)信息、進(jìn)度要求等，形成驗收任務(wù)，提交給質(zhì)保負(fù)責(zé)人。驗收產(chǎn)品數(shù)量是一檔產(chǎn)品的一部分或全部。錄入驗收任務(wù)時需要選擇委托單和產(chǎn)品，保證任務(wù)是基于一個委托單的一檔產(chǎn)品，一個任務(wù)不能跨委托單和產(chǎn)品。形成監(jiān)制、驗收任務(wù)后，提交給質(zhì)保負(fù)責(zé)人，由質(zhì)保負(fù)責(zé)人設(shè)置各個質(zhì)保內(nèi)容的時間節(jié)點、分配任務(wù)給檢驗員。一個委托單有多檔產(chǎn)品，驗收通知單不會同時收到，收到一個通知單就把相關(guān)產(chǎn)品的信息補(bǔ)充完整，提交下一步分配任務(wù)操作。一檔產(chǎn)品可以分批次驗收，不一定一次性驗收。沒有發(fā)起任務(wù)前委托單和產(chǎn)品可以由調(diào)度員取消。

（二）系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)。質(zhì)保負(fù)責(zé)人接收到調(diào)度員提交的任務(wù)，設(shè)置時間節(jié)點，分配任務(wù)。質(zhì)保內(nèi)容為監(jiān)制的，質(zhì)保負(fù)責(zé)人設(shè)置監(jiān)制任務(wù)時間節(jié)點，分配監(jiān)制任務(wù)，分配到具體檢驗員。質(zhì)保內(nèi)容為驗收的，質(zhì)保負(fù)責(zé)人設(shè)置驗收、到貨檢驗、生成報告、開證打印、出庫等節(jié)點時間，分配任務(wù)，每個任務(wù)分配到具體檢驗員。已分配任務(wù)可以隨時查看每個節(jié)點的執(zhí)行狀態(tài)。任務(wù)中有超期未處理節(jié)點的用不同顏色區(qū)別顯示。顯示待分配任務(wù)列表、進(jìn)行中任務(wù)列表、已完成任務(wù)列表。待分配任務(wù)列表頁面功能有：1.分配任務(wù)。設(shè)置每個節(jié)點的時間和具體負(fù)責(zé)人。2.發(fā)布任務(wù)。確認(rèn)任務(wù)開始執(zhí)行，進(jìn)行中任務(wù)列表、已完成任務(wù)列表頁面功能。3.查看執(zhí)行進(jìn)度。查看任務(wù)的執(zhí)行進(jìn)度，可查看每一個歷史任務(wù)節(jié)點操作的痕跡。增強(qiáng)元器件檢驗業(yè)務(wù)處理效率，對不同的業(yè)務(wù)進(jìn)行整合分析，發(fā)揮單套制歸檔運用優(yōu)勢，對檢測業(yè)務(wù)、財務(wù)管理等不同類別信息進(jìn)行管理，包括元器件工程型號、月度、季度、年度、合同號、規(guī)格、批次生產(chǎn)廠、用戶等進(jìn)行過濾、篩選、統(tǒng)計，以此不斷優(yōu)化各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)運行與處理效率。

三、功能特色、角色分配情況及數(shù)字字典運用

（一）功能特色。元器件系統(tǒng)設(shè)計中分析功能需求，形成了獨有的發(fā)展特色，進(jìn)行調(diào)度管理，兩級顯示中第一級顯示委托單總體內(nèi)容，第二級顯示委托單每檔產(chǎn)品的詳細(xì)列表。可以一級顯示：只顯示每單產(chǎn)品信息?？梢苑譃槿匡@示、未提交任務(wù)、已提交任務(wù)、已完成任務(wù)，執(zhí)行中和已完成的可以查看詳細(xì)執(zhí)行記錄。委托單維護(hù)功能包括：添加、刪除、修改，已經(jīng)提交的不能再刪除、可以修改完善。產(chǎn)品維護(hù)功能包括：添加、刪除、修改，已經(jīng)提交的不能再刪除、可以修改完善。委托單導(dǎo)入功能中，嵌入OCR功能導(dǎo)入掃描的委托單，導(dǎo)入后人工核對修改。監(jiān)制通知單錄入功能包括：錄入監(jiān)制通知單，形成監(jiān)制任務(wù)，監(jiān)制任務(wù)關(guān)聯(lián)到一檔產(chǎn)品上。監(jiān)制數(shù)量和委托單產(chǎn)品數(shù)量不掛鉤。驗收通知單錄入功能包括：錄入驗收通知單，形成驗收任務(wù)，驗收任務(wù)關(guān)聯(lián)到一檔產(chǎn)品上，一檔產(chǎn)品可以分多次驗收，最終驗收數(shù)量之和與委托數(shù)量相等。

（二）角色權(quán)限需求。角色分為調(diào)度員、質(zhì)保負(fù)責(zé)人、檢驗員、庫管員、市場專員。調(diào)度員職責(zé)：錄入委托單，監(jiān)制、驗收通知單，負(fù)責(zé)相關(guān)質(zhì)保信息的完善；質(zhì)保負(fù)責(zé)人職責(zé)：分配任務(wù)、管理任務(wù)、修改權(quán)限、批準(zhǔn)報告，進(jìn)一步完善質(zhì)保信息；檢驗員職責(zé)：根據(jù)任務(wù)分配完成監(jiān)制、驗收任務(wù)，上傳資料，進(jìn)一步完善質(zhì)保信息、生成報告、審核報告工作，打印報告附頁、生成合格證、生成交接單；庫管員職責(zé)：發(fā)貨，進(jìn)一步完善質(zhì)保信息；市場專員職責(zé)：利用分析統(tǒng)計功能生成收費、付費賬單，生成所需要的統(tǒng)計報表等。角色分工及業(yè)務(wù)流程見圖1。

圖1 角色分工及業(yè)務(wù)流程圖

角色分為調(diào)度員、質(zhì)保負(fù)責(zé)人、檢驗員、庫管員、市場專員。調(diào)度員負(fù)責(zé)錄入委托單、監(jiān)制通知單、驗收通知單；質(zhì)保負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)分配任務(wù)、批準(zhǔn)報告；檢驗員根據(jù)任務(wù)分配完成監(jiān)制、驗收、生成報告、審核報告工作，打印報告附頁、生成合格證、生成交接單；庫管員負(fù)責(zé)錄入發(fā)貨信息、發(fā)貨。

（三）數(shù)據(jù)字典管理。質(zhì)保內(nèi)容字典中包括添加、修改、刪除質(zhì)保內(nèi)容字典項。委托單位字典包括：添加、修改、刪除委托單位字典項，屬性有單位名稱、聯(lián)系人、電話；質(zhì)保單位字典包括：添加、修改、刪除質(zhì)保單位字典項，屬性有單位名稱、聯(lián)系人、電話；型號工程字典包括：添加、修改、刪除型號工程字典項，屬性有代碼、名稱；質(zhì)量等級字典包括：添加、修改、刪除質(zhì)量等級字典項；生產(chǎn)廠家字典包括：添加、修改、刪除生產(chǎn)廠家字典項，屬性有單位名稱、聯(lián)系人、電話。如有其他字典需要維護(hù)可添加。

四、單套制歸檔在元器件檢驗業(yè)務(wù)中應(yīng)用的成果

（一）檢驗管理。檢驗管理過程中，檢驗員接到任務(wù)后處理，如果是監(jiān)制任務(wù)，任務(wù)完成后上傳證明材料，自動更新監(jiān)制時間、監(jiān)制狀態(tài)，返回調(diào)度員確認(rèn)。如果監(jiān)制時間晚于任務(wù)時間節(jié)點需要延期，要注明原因。能調(diào)出本檔產(chǎn)品信息，能完善產(chǎn)品信息。能查看自己完成所有監(jiān)制任務(wù)。遇到問題進(jìn)行問題反饋，反饋到具體人。檢驗員接到驗收任務(wù)后處理，任務(wù)完成后上傳證明材料，自動更新驗收時間、驗收狀態(tài)、進(jìn)入下一流程環(huán)節(jié)。如果驗收時間晚于任務(wù)時間節(jié)點需要延期，需要注明原因。能調(diào)出本檔產(chǎn)品信息，能完善產(chǎn)品信息。能查看自己完成的所有驗收任務(wù)。遇到問題進(jìn)行問題反饋，反饋到具體人。檢驗員接到到貨檢驗任務(wù)后處理，任務(wù)完成后上傳證明材料，自動更新驗收時間、到貨檢驗狀態(tài)、進(jìn)入下一流程環(huán)節(jié)。如果到貨檢驗時間晚于任務(wù)時間節(jié)點需要延期，需要注明原因。能調(diào)出本檔產(chǎn)品信息，能完善產(chǎn)品信息。能查看自己完成的所有到貨檢驗任務(wù)。遇到問題進(jìn)行問題反饋，反饋到具體人。檢驗員接到生成報告任務(wù)后處理，按固定模板生成檢驗報告和附頁，生成后再人工編輯完善。完善后提交報告審核人審核，提交前簽名，提交后更新任務(wù)狀態(tài)。如有提交審核時間晚于任務(wù)時間節(jié)點需要延期的，注明原因。能調(diào)出本檔產(chǎn)品信息，能完善產(chǎn)品信息。能查看自己完成所有生成的報告。遇到問題進(jìn)行問題反饋，反饋到具體人。報告審核人員審核報告，合格后流轉(zhuǎn)至報告審批環(huán)節(jié)，不合格退給負(fù)責(zé)生成報告的檢驗員重新修改，直到合格再流轉(zhuǎn)至報告審批環(huán)節(jié)，發(fā)送前簽名。報告審核完成后自動更新任務(wù)狀態(tài)。如有實際時間晚于任務(wù)時間節(jié)點需要延期，注明原因。能調(diào)出本檔產(chǎn)品信息，能完善產(chǎn)品信息。能查看自己所有審核過的報告。遇到問題進(jìn)行問題反饋，反饋到具體人。待審批人審批報告后，負(fù)責(zé)審核開證的檢驗員生成合格證、交接單；打印報告附頁、合格證、交接單。核實無誤后移交給庫管員，有問題重新打印。收到報告審核人員審核通過的報告，審批人進(jìn)行審批、確認(rèn)、簽署報告后發(fā)給負(fù)責(zé)開證打印審批的檢驗員。報告審批完成后自動更新任務(wù)狀態(tài)。收到材料審核員移交的單據(jù)，填寫發(fā)貨信息標(biāo)識完成發(fā)貨，填寫發(fā)貨運輸單號，更新任務(wù)狀態(tài)。

（二）檢驗管理。監(jiān)制管理中待辦任務(wù)頁面顯示逾期提醒，監(jiān)制通知單有明確下廠監(jiān)制時間，完成監(jiān)制時間和狀態(tài)自動更新，上傳文件，延期說明；已完成任務(wù)頁面，歷史記錄，只能查看；驗收管理待辦任務(wù)頁面顯示逾期提醒，驗收時間與狀態(tài)，上傳文件，延期說明；已完成任務(wù)頁面顯示歷史記錄，只能查看；到貨檢驗管理中，待辦任務(wù)頁面設(shè)置逾期提醒，進(jìn)行時間和狀態(tài)到貨檢驗，上傳文件，延期說明；界面與監(jiān)制類似已完成任務(wù)頁面，歷史記錄，只能查看；報待辦任務(wù)頁面生成報告、生成附頁、完善報告、提交報告；被打回報告頁面顯示修改報告、提交報告；已完成任務(wù)頁面查看歷史記錄，審批人審批報告后，提交給負(fù)責(zé)打印審核的人員生成合格證、交接單，打印報告附頁、合格證、交接單。審核紙質(zhì)報告附頁、合格證、交接單，確認(rèn)后移交給庫管，報告審核員審核報告，審核通過，加蓋電子簽章后直接發(fā)給質(zhì)保負(fù)責(zé)人。審批人在報告批準(zhǔn)環(huán)節(jié)批準(zhǔn)報告，若審核不通過，退回檢驗員。審批人加蓋電子簽章后，批準(zhǔn)審核通過的報告，或退回修改。進(jìn)行庫房管理，收到檢驗員移交的單據(jù)后，錄入快遞信息，確認(rèn)發(fā)貨。進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，按合同號、規(guī)格、批次、生產(chǎn)廠、用戶、工程型號、月度、季度、年度進(jìn)行統(tǒng)計，數(shù)據(jù)可以導(dǎo)至Excel。

（三）財務(wù)管理。設(shè)置錄入收費標(biāo)準(zhǔn)，可以結(jié)合實際情況修改單價。設(shè)置獨立的結(jié)算功能，即使任務(wù)未完成，也能按已完成的狀態(tài)做結(jié)算，或按實際情況結(jié)算，可手動選擇。按不同類別篩選生成賬單或統(tǒng)計，如：按用戶、按生產(chǎn)廠家、按質(zhì)保單位、按項目型號等。每一檔元器件增加“付費”和“收費”閉環(huán)功能。如：質(zhì)保單位為“微小衛(wèi)星”時，設(shè)置“是否與生產(chǎn)廠家結(jié)算”的功能用于付款閉環(huán)。設(shè)置“是否與用戶結(jié)算”用于收款閉環(huán)。質(zhì)保單位為外協(xié)方時，增加“是否與外協(xié)方結(jié)算”“是否與用戶結(jié)算”一檔元器件，若分了幾個時間點交付，結(jié)賬時可分開閉環(huán)。設(shè)置一鍵批量操作，可回退操作。付費結(jié)算顯示未付費任務(wù)列表，財務(wù)人員手工選擇要結(jié)算的任務(wù)，批量操作，并可修改單價，導(dǎo)出賬單；收費結(jié)算顯示未收費任務(wù)列表，財務(wù)人員手工選擇要結(jié)算的任務(wù)，可批量操作，并可修改單價，導(dǎo)出賬單。進(jìn)行收費統(tǒng)計，對已收費記錄按照時間、外協(xié)廠家、委托單位、項目型號等進(jìn)行收費統(tǒng)計；進(jìn)行付費統(tǒng)計，對已付費記錄按照時間、外協(xié)廠家、委托單位、項目型號等進(jìn)行付費統(tǒng)計。收費臺賬顯示歷史收費記錄；付費臺賬顯示歷史付費記錄。關(guān)注其他需求，每年數(shù)據(jù)量很大，顯示界面需要方便過濾，方便找到需要查找的任務(wù)信息。界面風(fēng)格要求簡潔大方，操作方便。

五、結(jié)語

元器件檢驗業(yè)務(wù)中，要求能夠掌握實驗測試進(jìn)度，精準(zhǔn)判斷不同的測試項與測試任務(wù)，采用傳統(tǒng)手動數(shù)據(jù)錄入方式測試效率有限，數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計不完善，入庫管理不足，單套制歸檔方式為元器件檢驗業(yè)務(wù)管理提供了多種新的工具，有利于不斷完善數(shù)據(jù)采集方式，優(yōu)化數(shù)據(jù)入庫管理，增強(qiáng)數(shù)據(jù)查找效率。針對大量檢測數(shù)據(jù)構(gòu)建統(tǒng)一管理方式，發(fā)布任務(wù)中確認(rèn)任務(wù)開始執(zhí)行，系統(tǒng)中能夠查看執(zhí)行進(jìn)度，查看歷史任務(wù)節(jié)點操作痕跡，增強(qiáng)元器件檢驗業(yè)務(wù)處理效率，對不同的業(yè)務(wù)進(jìn)行整合分析，發(fā)揮單套制歸檔運用優(yōu)勢，對檢測業(yè)務(wù)、財務(wù)管理等不同類別信息進(jìn)行管理，提升數(shù)據(jù)追溯能力，進(jìn)一步保證數(shù)據(jù)的安全性。