建筑企業人事檔案管理優化研究

文/北京住總集團有限責任公司 馬昀禹

一、研究背景

我國漢代就有人事檔案存在。中共中央組織部發布了新中國第一部與干部人事檔案相關的《干部檔案工作條例》，于1980年4月16日起施行，是確立人事檔案制度的重要標志。20世紀80年代以來，越來越多的學者開始關注人事檔案，并取得了豐碩的成果。王法雄是以人事檔案管理為主的研究學者，其著作《人事檔案管理概論》，不僅對人事檔案的發展和有關概念進行了分析，而且對其內涵與功能進行了探討；王英瑋以現代人事檔案管理為研究對象，進行了探討。不僅介紹了有關理論和管理方法，還論述了如何保證電子文件的載體和信息的安全。王英瑋認為，想使個人信息的安全達到一定的標準，必須采取各種措施，例如信息認證技術、加密技術等，這樣才能保證信息的安全。王英瑋還指出，隨著電子文檔的普及，檔案管理員應全面了解檔案資料的重要性與價值；只有不斷提高自己的能力和素質，才能更好地適應新的時代；方德勝以公務員人事檔案作為研究對象，進行了深入探討。在方德勝的觀點中，干部人事檔案的信息化，是指利用現代信息技術、掃描儀等先進的信息技術（檔案管理工作涉及諸多環節，包括接收與審核信息、轉遞檔案等）。方德勝還認為，檔案信息化的重要作用有很多，尤其是可以使檔案管理方法革新與完善；利用現代信息技術對干部信息進行管理與規范，既可以有效控制管理費用，又可以防止檔案造假現象發生；既有利于對實物檔案的保護，還可以大幅度減少文件的損壞，使文件的管理質量有了很大的提高。同時，分析了目前干部人事檔案信息化發展緩慢的原因，從而提高干部人事檔案的管理效能，促進干部人事檔案的進一步發展。從以上內容可以看出，目前我國高校人事檔案管理方面的研究，無論從理論上還是從實踐上來看，都取得了相當豐富的成果。但是，我們也應該看到，目前在研究人事檔案管理的同時，仍有很多問題沒有進一步研究，例如，人事檔案改革方案研究，法制建設研究等等。尤其是在干部人事檔案研究方面，沒有形成太多的研究成果，因而有必要進行系統探討。

二、X建筑企業人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案的內容缺失。目前，X建筑企業人事檔案管理中大部分采用的是紙質化檔案，早期的檔案時間過于久遠，由于自然受潮破損或保存不當等因素，大多已不具備完整性，并且難以追回，從而造成早期人事檔案的永久性缺失。再加上大多數建筑企業的人事檔案管理人員肩負著緊迫的工作，往往沒有時間整理和歸檔手頭的紙質檔案，久而久之，積壓的原始檔案越來越多，整理歸檔的負擔越來越大。相應地，管理人員整理的積極性也越來越低。再加上領導對檔案管理的重視程度不夠，短期甚至中期都不會對人事檔案進行檢查，進一步導致檔案得不到及時和完整歸檔，加劇了人事檔案內容的進一步缺失。

（二）人事檔案管理缺乏專業人才。當前，X建筑企業人事檔案管理專業人員較少，企業為了降低檔案管理的人工成本，所聘用的大部分檔案管理人員是受教育程度和自身能力素質較低的人。他們沒有相應的檔案管理工作經驗，也沒有接受過系統的檔案管理工作培訓，再加上自身有其他的工作任務，所以這些人普遍只能應付性地完成檔案管理基礎工作，無法進行人事檔案的精細化管理。而在新政策不斷落實和“互聯網+”大背景下，X建筑企業人事檔案管理工作對管理人員的素質要求大大提升，現代化的人事檔案管理工作需要具有極強的專業素質，熟練掌握計算機技術，將傳統的紙質化檔案準確、系統地轉化為電子檔案，并進行人事檔案的信息化管理推進與改革，從而提高人事檔案管理的工作效率，推進企業管理工作的開展。但這些要求是沒有接受過專業培訓的兼職人員難以做到的。

（三）人事檔案管理缺乏相關制度。X建筑企業幾乎沒有制訂明確的與人事檔案管理工作相關的制度，缺乏制度約束的檔案管理活動暴露出許多弊端，以下兩項制度缺乏的弊端尤為突出：首先，X建筑企業人事檔案管理缺乏相應的保密制度。目前，X建筑企業人事檔案管理的手段和方式相對落后，人事檔案的信息化程度比較低，其較多依賴于管理人員進行人工管理，因此通過數據庫被攻擊從而泄密檔案信息的可能性比較小。但目前正處于互聯網技術蓬勃發展的時期，信息傳播速度快到難以控制，在企業缺乏相應的保密制度的前提下，人事檔案管理人員在特定的條件下，可能難以通過道德的制約做到對檔案信息的高度保密，從而發生人為的信息泄露，進而對被泄露檔案信息的院內員工的日常生活產生嚴重的不良影響。其次，X建筑企業人事檔案管理缺乏責任落實制度。人事檔案作為記錄性的材料，面臨檢查的機會比較少，歸檔后幾乎不會重新被找出來檢查核對，這就造成人事檔案管理人員具有僥幸心理，對待人事檔案的收集、整理和歸檔工作不夠認真嚴謹，甚至可能出現被存放了幾年的檔案還是初始檔案，沒有進行系統的整理和歸檔。一旦需要使用這些檔案時，很容易碰到問題檔案，從而由過去不負責任的管理活動影響到當前的管理活動，卻又因為缺乏相應的責任落實制度而無法進行責任追究和彌補。

（四）人事檔案管理的信息化程度低。X建筑企業人事檔案管理仍處于信息化發展的早期階段，檔案管理工作的信息化基本表現為將可數據化的紙質檔案錄入Excel工作表或是將簡單的文字檔案錄入Word文檔進行保存，缺乏系統的歸納和整理，沒有完善的檔案管理信息系統，甚至沒有統一的錄入標準，導致轉化為電子檔案的信息內容凌亂，各個內容之間也是獨立的個體，不能構成系統的、可共享的總體，不能實現檔案管理信息的有效共享，無法達到信息化管理的目的。并且，由于X建筑企業的領導忽視了人事檔案信息數據化改革的重要性，導致人事檔案管理人員也受到影響，對人事檔案信息化管理的重要性認識不足，沒有采取相應的信息化改革措施，從人為層面阻礙了企業人事檔案管理的信息化發展進程，并且始終處于發展的早期階段，最終導致人事檔案管理的信息化程度低。X建筑企業領導層和檔案管理人員不重視人事檔案管理的信息化發展，企業發展資金幾乎全部投入生產當中，人事檔案管理信息化發展所需的資金被占用，信息化發展所需要的計算機技術、電腦設備以及配套的軟件系統的支持缺乏，從物質層面阻礙了人事檔案管理的信息化發展進程，導致其信息化程度低。

三、X建筑企業人事檔案管理的建議

（一）彌補已缺失檔案，落實未整理檔案。對于X建筑企業早期形成的人事檔案中已經發現缺失的內容，要盡量彌補完善。對于自然受潮導致字跡模糊的部分，可以通過重新摘抄或者直接整理成電子檔案進行保存的方式來完善；對于部分破損導致無法完全辨認原始檔案的部分，可以盡量找到檔案本人，通過回憶或其他方式補全破損內容，完善后再進行整理歸檔保存；對于保存不當導致丟失的部分，盡量保存好現有的剩余檔案，保障其完整度不再受到破壞。對于X建筑企業近期正在形成的新檔案，則要安排更多的管理人員來分擔檔案整理、歸檔的工作，可以減少甚至免除原有檔案管理人員的其他工作，給予檔案管理工作充足的人手或時間，使其專心完成檔案管理工作，以保證新檔案及時得到整理和歸檔，避免新檔案像早期檔案一樣出現缺失。

（二）培訓現有人員，招聘專業人才。檔案管理人員的個人專業能力從根本上決定了企業人事檔案管理工作的完成效率和完成水平，在日常人事檔案管理工作中發揮著重要的作用。因此，必須加強檔案管理人員的個人能力。對于現有崗位上的管理人員，由于大多是由能力較低或將退休的人員兼職的，缺乏相應的檔案管理能力，企業必須通過開展培訓、考核等措施來提高其工作能力。首先，要提高現有管理人員對自身工作的重視度和責任意識，通過對其開展講座進行宣傳，使之意識到自身工作在企業管理工作中發揮的重要作用，明確自身的不足，產生自覺提升自己專業能力的需求，為后續的培訓工作達到更好的效果做鋪墊。其次，邀請專業人員來院開展定期培訓，并通過考核或工作績效評價等方式檢驗培訓成果，提高現有管理人員的業務工作能力。對于幾次培訓后沒有達到考核標準的人員，考慮到企業大量的培訓成本，可以采取一定的懲罰措施或者尋求勝任該工作的員工進行替代，及時淘汰不符合崗位要求的人員。招聘專業人才要符合以下幾個要求：第一，是檔案管理等相關專業畢業的人才，系統學習過檔案管理相關的專業知識；第二，有檔案管理相關的工作經驗，并能夠勝任工作；第三，能夠熟練應用計算機軟件，學習適應能力強，能夠適應“互聯網+”背景下數據化工作趨勢和要求，能夠推動企業人事檔案管理工作的信息化發展進程；第四，具有正確的政治意識和良好的思想道德素質，能夠對檔案內容守口如瓶。

（三）建立健全保密制度和責任落實制度。企業人事檔案是企業多項管理活動的基本依據，關系著企業能否健康長久發展。人事檔案的保密性和完整性，是關系著人事檔案質量好壞的重要內容。為了提高檔案的質量，必須健全人事檔案保密制度和責任落實制度。要想提高企業人事檔案信息的保密性，除了對檔案管理人員加強道德教育外，最重要的是加強對人事檔案管理人員的管理，制訂嚴格的檔案信息保密制度，即檔案信息泄露的懲罰與追究制度，加強對檔案管理人員的制度束縛，從而防止其泄露企業內部人事信息，對企業和員工日常生活造成不良影響。對于嚴重泄露檔案信息的，除了對其進行懲罰之外，還要追究其法律責任，并納入相應的“泄密黑名單”，對其他用人單位和院內其他員工起到警示作用。建立相應的責任落實制度，將檔案整理和歸檔的責任落實到個人，并且任職期間始終負責。檔案一經形成，在該管理人員任職期間，在之后的企業管理活動中，若發現因檔案整理歸檔過程中出現的錯誤或缺損，便由該管理人員負責，要求其對可彌補的內容進行相應的更正和完善，對于無法彌補或造成嚴重不良后果的內容進行責任追究。通過這樣的責任落實制度，提高檔案管理人員工作過程中的嚴謹性，減少工作失誤的可能，無形中提高人事檔案的質量，為企業后期的管理活動打下堅實的基礎。

（四）推進企業人事檔案管理的信息化革新。在互聯網時代，無紙化辦公已經逐漸成為辦公室工作的必然趨勢。為了順應時代的發展，早日實現企業的現代化管理，推進企業人事檔案管理的信息化革新成為必然之舉。鑒于企業人事檔案信息化管理發展的現狀，可從以下兩個方面開展信息化建設：首先，在企業信息部門的技術支持下，建立一個綜合性的人事檔案數據庫管理系統，將紙質化的人事檔案按統一標準、分類別、分步驟地錄入其下設的分類數據庫中，初步完成紙質檔案向數據庫檔案的轉變，為精細化的數據庫管理奠定堅實的基礎。同時，給予企業其他部門一定的查閱權限，使其可以在工作需要時自主查閱部分數據庫的內容，實現部分數據資源的共享，提高企業管理活動的工作效率，減輕人事檔案管理人員的工作壓力。推進企業人事檔案信息化革新的同時，必然要加強網絡安全監測，防止企業的人事檔案信息被別有用心之人盜取。隨著信息技術的發展，黑客技術不斷進步，在對應的網絡接口安裝監控，是保護企業人事檔案信息的重要途徑。唯有如此，才能在發生風險時，及時發現并進行阻止，才能及時防止企業人事檔案信息的泄露，才能夠避免因信息泄露對企業員工產生的危害。

四、結語

企業首先要提高對人事檔案管理的重視程度，給予人事檔案管理人才、技術、資金和設備等支持，逐步解決其現存的問題，并利用互聯網大數據的優勢，推動其向現代化管理模式邁進，發揮其在企業各項管理活動中的重要作用，提高企業管理工作的質量和效率。