鄉鎮衛生院檔案管理工作淺析

汪金環

［摘 要］檔案管理是衛生院重要管理工作之一，對于醫療水平相對滯后的鄉鎮衛生院來說，檔案管理工作質量對其生存及持續發展有著決定性影響，在醫改不斷推進的大環境下，加強檔案管理已然成為我國鄉鎮衛生院實現長足發展的必經之路。就目前來看，部分鄉鎮衛生院的檔案管理工作尚存在諸多亟待解決的問題，對其穩定運營和健康發展產生較大威脅。本文圍繞鄉鎮衛生院檔案管理現存問題展開討論，同時提出相關優化策略，以期為鄉鎮衛生院的良好發展貢獻有益參考。

［關鍵詞］鄉鎮衛生院；檔案管理；持續發展；優化策略

［中圖分類號］G27文獻標志碼：A

長期以來，檔案管理都是基層衛生院日常工作的重中之重，是衛生院日常工作得以順利開展的前提基礎，也是其實現良性發展的有力抓手。兼具規范化、標準化及科學化的檔案管理工作能夠為衛生院的穩定運轉提供基礎保障，對基層醫療機構的安全運營和長效發展起到較好的推動作用［1］。在新形勢下，國內醫療機構如雨后春筍，在市場競爭不斷趨于白熱化的情況下，基層醫療組織需清晰認識到加強檔案管理的現實意義，并積極采取優化策略，以促進檔案管理質量及工作成效的同步提升，使檔案管理工作更好地服務于鄉鎮衛生院，成為推動衛生院良好發展的不竭動力。

1 加強鄉鎮衛生院檔案管理工作的必要性

1.1 提升新農村建設水平的必由之路

建設新農村是我國當前階段的重要任務之一。新農村建設質量和進度對城鄉統籌發展戰略的有效落實有著重要影響。鄉鎮衛生院是為鄉鎮居民提供醫療衛生服務的主要基層部門，其在新農村建設中的作用與影響不容小覷。唯有做好檔案管理工作，才能夠更為全面地掌握鄉鎮居民的健康狀況，有效推動基層醫療衛生事業的蓬勃發展，切實提升新農村建設水平。從本質上來說，衛生院檔案是我國農村人口身體健康情況的呈現載體，檔案中所記錄的每項數據都能夠直觀地體現居民的身體素質。無論是國家發展還是新農村建設，皆需要強健的體魄作為動力源泉，健康的身體是助力經濟發展最好的引擎［2］。再者，我國建設新農村的主要目的在于提升鄉村居民的幸福指數，使其能夠富足、健康地生活。基層衛生院檔案記錄了當地居民的健康數據，這些數據可作為區域醫療衛生政策的制定依據，對新農村建設的穩步推進有較好的促進作用。鄉鎮衛生院應明確自身檔案管理工作在新農村建設這項長期且繁重的任務中的重要意義，并積極采取對策以優化自身服務能力，以此帶動新農村建設水平的不斷提升。

1.2 鄉鎮衛生院實現持續發展的必然選擇

對于任意單位或部門來說，檔案管理都是其最基礎、最關鍵的工作之一。檔案管理規范與否不但影響該單位或部門的正常運轉，同時還關乎其長期發展。作為基層醫療組織的關鍵部門，鄉鎮衛生院若想實現持續發展這一長遠目標，須得明晰檔案管理的重要性和做好此項工作的必要性。詳細來說，檔案管理是衛生院各項基本工作得以有序開展的前提和動力，規范化的檔案管理工作能夠為衛生院的穩定運轉保駕護航［3］。當前，國內醫療行業的市場競爭愈演愈烈，作為基層服務部門的鄉鎮衛生院更是應該在確保公益性的情況下全面強化檔案管理，這既是大環境對衛生院提出的硬性要求，也是衛生院實現自身發展的必然選擇。

2 鄉鎮衛生院檔案管理工作中存在的問題

檔案管理系基層醫療服務單位的基礎管理工作，規范合理的檔案管理可在極大程度上推動衛生院各項工作的高效運行。然而，當前國內基層衛生部門的檔案管理落實情況并不理想，其中還存在意識薄弱、技術落后、管理體系不合理及人才匱乏等亟待解決的問題。這些問題妨礙檔案管理的順利實施，也制約了衛生院的持續進步與發展。經調查與匯總，筆者現將鄉鎮衛生院在開展檔案管理工作期間遇到的問題羅列如下。

2.1 缺乏檔案管理意識

社會經濟的迅猛發展給人們的生活方式及環境帶來了翻天覆地的變化，人們在享受經濟增長帶來的益處的同時，也在承受著生活模式轉變所帶來的病痛。在“保健養生”理念廣泛普及并不斷深化的背景下，鄉鎮居民對自身健康愈發關注，對衛生服務的需求量也隨之增長，衛生院面臨著較為嚴峻的發展挑戰。醫療服務需求量上漲必然會增加檔案管理的任務量，若不能及時更新管理方式，鄉鎮衛生院就極有可能陷入發展困局。然而，就基層衛生部門發展現狀來看，多數衛生院仍將精力集中于行政管理，尚未意識到檔案管理的重大意義。因此，難以發揮檔案在鄉鎮衛生院生存與發展中的重要價值［4］。

2.2 制度體系有待完善

完善的制度體系能夠為管理者或一線服務者提供明確的工作指引，使其開展日常工作時能夠有章可循、有法可依。相較于大型醫院，基層衛生部門的制度體系還有待完善，與檔案管理相關的規章制度尚未健全，故而時常出現檔案損毀或丟失等不良事件，對患者及衛生院造成極大的負面影響。另外，農村合作醫療的落實也加重了檔案管理人員的工作負擔及難度，如若沒有合理規范的制度體系支持，則檔案管理工作很難按計劃開展，混亂無序的檔案管理工作將給整個衛生院的良好運轉帶來不可估量的消極影響［5］。由此可知，明確并完善檔案管理制度體系是檔案得以完好保存和充分開發利用的關鍵途徑，也是衛生院切實提升檔案管理成效的有效舉措。

2.3 技術建設力度不足

通過上文分析可知，基層衛生部門在檔案管理這一工作環節并未投入足夠的建設力度，這不止體現在意識薄弱和制度缺乏兩方面，技術落后也是基層衛生部門檔案管理工作尤為突出的問題。信息科技的飛躍式發展為各行業帶來了諸多先進技術和設備，電子檔案的普及也為醫院開展檔案管理工作提供了極大的便利。但是對于經濟相對落后的基層醫療機構來說，設施設備的缺乏阻礙了其信息化發展進程。一些鄉鎮衛生院建筑面積相對較小，可供檔案存放與管理所用的空間更是小之又小，且部分衛生院的檔案存放室較為潮濕，室內并未配置降溫除濕器械設備，檔案的安全性令人堪憂。除此之外，雖然計算機已在基層衛生部門廣泛使用，但是多數衛生院并未實現檔案管理信息化，仍沿用傳統的人工操作管理方法，不僅難以提升檔案管理利用效率，還容易出現人工誤差，影響數據信息的準確性和完整性［6］。

2.4 高素質人才匱乏

人才是第一生產力，是各行業的立足之本。從本質上來看，基層衛生部門檔案管理意識薄弱、技術落后及制度缺乏等問題的產生與人員的素質水平息息相關。工作流程及方法的改進創新離不開高素質人才，檔案資源的整合、開發利用和存儲管理更需要以專業人才為依托。而人才匱乏是基層衛生部門最常見的發展問題，多數衛生院尚未設立檔案管理專職人員，基層檔案管理人員通常為其他醫療崗位的工作者，且部分人員擔任檔案管理員前并未接受系統培訓，導致其上崗后難以有條不紊地完成管理任務，實際工作成果與理想標準差距較大［7］。

3 提升鄉鎮衛生院檔案管理工作水平的具體對策

從某種程度上來看，檔案是基層衛生院發展歷程的書面化呈現，完整且真實的檔案記錄也能夠反映出衛生院的服務質量及醫療水準，是衛生院全面落實科學管理的數據支撐，加強管理力度、提升管理水平對于衛生院的穩定發展意義重大。

3.1 持續提升從業人員的檔案管理意識

意識是行為的內在驅動力。唯有加強思想意識建設，才能使檔案管理者以飽滿的熱情主動投身于日常工作，并將檔案的存儲利用落到實處。衛生院決策層應重視此項工作，并根據檔案管理人員的個體特性開展差異化意識培訓，綜合引用多個實踐案例來突出檔案管理對衛生院生存發展的現實意義，使檔案管理人員以嚴謹的態度對待工作，引導其積極利用先進的方式方法進行檔案管理，使檔案管理工作更好地為臨床醫療提供指導［8］。與此同時，領導層還應做好宣傳與督促工作，并將檔案管理編入衛生院長期發展計劃，力爭轉變職工的不良觀念，不斷增強其檔案意識，規范其檔案管理行為，以實現業務建設和檔案管理的同步發展。

3.2 健全并落實檔案管理規章制度

完善且有效的制度是檔案管理工作規范化開展的必要前提，唯有健全相關制度，檔案管理人員才能夠按章辦事、依法辦事。院領導需對現行管理體系進行深度剖析，結合當前政策與衛生院檔案管理實際情況重構規章制度，并將健全后的制度體系落實于各管理部門及各工作環節。制度內容需涉及檔案的“留、建、歸”和“存、借、銷”，確保無一環節遺漏。為進一步規范人員行為，還要將檔案管理質量作為衡量衛生院整體工作成效的指標，使檔案管理工作真正融入衛生院長期發展戰略［9］。

3.3 積極引入先進技術與設備

隨著“科技興國”理念的不斷深化，先進技術已然成為各行業的不懈追求。處于新時代的鄉鎮衛生院也應重視技術在節省資源、提升工作及管理效率方面的巨大作用，積極引入先進技術及相關設備，推動衛生院檔案管理工作朝著數字化方向不斷發展。首先，院領導要增加技術設備的投入資金，利用網絡信息和大數據構造衛生院內部檔案中心庫，改變以往的檔案記錄形式，使檔案存儲更具安全性。其次，要對既有檔案管理設施設備進行清點與故障排查，及時更換老化設備，完善基礎管理設施，減少因設備故障而引起的檔案損毀或丟失事件［10］。最后，衛生院應安排專業技術人員定期對檔案中心庫運作系統及相關設備進行安全檢查，為檔案管理工作的安全、順利開展奠定基礎。

3.4 完善人才培養及管理機制

人是檔案管理的主導者，唯有打造一支高素質人才隊伍，衛生院檔案管理工作才能夠實現持續質量改進。鄉鎮衛生院決策領導層應著手完善檔案管理人員的培養和管理機制，不斷強化其業務能力，使其在本職崗位上大放異彩。首先，衛生院應做好在職員工的培訓教育工作，培訓內容需涉及檔案業務及醫藥衛生兩大維度。只有掌握這兩方面知識，才能夠更好地勝任檔案管理工作。同時，領導層要鼓勵并引導在職檔案管理者自主學習，針對表現出色者或是取得相關從業證書者要及時給予精神或物質獎勵，以激發其他職工的學習和工作熱情。其次，衛生院可組織全體工作人員參加以“檔案”為主題的座談會，使各部門成員都能夠了解并理解檔案工作，在衛生院內部營造良好的檔案管理氛圍，有助于形成“檔案文化”［11］。最后，鄉鎮衛生院可適當提高檔案工作人員的福利待遇，并加大檔案管理宣傳力度，做好“人才引進”工作，政府有關部門也應發揮其市場調控作用，對于基層衛生部門檔案管理從業人員給予政策傾斜，吸引更多的外部人才投身于基層醫療建設。

3.5 加大鄉鎮衛生院檔案管理的信息化建設力度

得益于科學技術的持續進步，我國現已全面進入信息時代，信息化也已成為各行業的全新發展方向。在此情況下，落實好基層衛生部門檔案管理信息化建設工作顯得尤為必要。衛生院可著手創建網絡管理體系，在檔案工作中實施“統一領導，分組負責”的管理機制，并將數字化檔案管理理念落到實處。這種網絡管理模式不但可以提升監管水平和質量，同時也可調動檔案管理從業者的工作激情，增強其主動意識，對于檔案管理成效及效率的全面提升有重要意義［12］。此外，衛生院還要重視檔案資源的挖掘與利用工作，引導檔案管理工作者通過合理途徑對現存檔案資源進行開發利用，以挖掘數據資源的潛在價值。同時，衛生院也要持續拓寬資源開發渠道，并積極與其他單位開展合作，從而實現數據資源共享和資源利用率的有效提升。

4 結束語

綜上所述，檔案管理工作的有效落實能夠促進鄉鎮衛生院行政管理水平的全面提升，對于其長久發展有關鍵意義。鄉鎮衛生院需將檔案工作納入長期發展計劃，并從意識培養、制度完善、技術引進和人員培訓等方面加大檔案管理建設力度，確保院內檔案資源的價值與作用得以完全發揮，為基層衛生院的良好運轉與持續發展奠定基礎。

參考文獻

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