大數據時代檔案檢索的幾點思考

盧蘭芳

(沂水縣高橋鎮人民政府 山東 臨沂 276400)

引言

檔案檢索工作其實是利用檔案信息,在系統當中查找檔案內容。檔案檢索的定義包含了兩個過程,分別是存儲和查找。而檔案檢索具體環節分為以下幾個步驟,第一步是需要對檔案具體需求特點進行全面分析;第二步,要選擇檔案檢索具體工具。譬如:結合檔案特定屬性、基本分類、主題、責任者方式、搜索的時間等等;第三步,要結合檔案檢索方式、檔案檢索標識查找和利用檔案,譬如:檔案的主題、關鍵詞、分類號等等;第四步,要通過相關的方式將檔案的內容、目錄提供給檔案查找人員,譬如:電子郵件、復印件等等。由此不難看出檔案查找工作是一項較為復雜且偉大的工程,為了能夠提升檔案檢測服務效率,還需要在檔案資料查找等方面加大投入,保證檔案利用率的有效提升。而且還要在大數據時代當中不斷的開發更加優越檢索技術,以及使用更加良好的檔案檢索策略,以便有效提升檔案利用率、挖掘檔案所蘊藏的價值。

1 大數據時代促進檔案檢索進步的因素分析

現如今我國處于信息爆棚的時代當中,社會發展產生了大量的數據和信息。而且伴隨著現代化信息技術的蓬勃發展,各個行業阻隔和邊界越發模糊,由此也為我國各個行業的協同發展提供了充足的助力。而相對于我國事業單位檔案工作來說,應當充分的融入大數據時代發展的浪潮之中,不斷探索大數據時代檔案檢索的新思路和新方法,將傳統的大建模式形成有效的優化、改革,探討更加有價值的檔案檢索途徑,這樣才能夠順應時代發展要求,全面提升事業單位檔案管理工作效率。

1.1 檔案利用過程的客觀需要

在檔案的查找過程當中,首先需要全面分析檔案查找者的檢索要求,明確檔案查找人員需要的檔案基本內容,之后結合檔案檢索工具尋找出目標檔案。其實檔案檢索改革可以理解為將檔案檢索過程當中檔案信息與用戶需求之間所產生的矛盾,形成有效解決而引發的一項技術性改革。在大數據時代當中,伴隨著音頻、數字聲像等資料的爆棚發展,現在社會經濟不斷進步、物質高速流動,這樣也導致社會發展產生了大量的數據信息,尤其是在工程建設、文化發展等方面產生的跨時間、跨區域、跨空間的數據流動趨勢,而且全社會的信息意識不斷加強,不同背景的、不同學歷的人民群眾都希望能夠通過利用檔案檢索手段查找檔案信息、維護自身利益。由此對于事業單位的檔案檢索工作來說,也應該緊跟時代的浪潮、借助大數據技術轉變傳統的手工檢索形式,進一步滿足人民群眾對于檔案搜索的準確性、豐富性、知識性需求,所以檔案利用過程的客觀需要是促進檔案檢索改革、不斷進步的重要動機。

1.2 信息進步提供的技術支持

科學技術的進步發展,為我國事業單位持續進步提供了強大的動力。而相對于事業單位的檔案工作來說,牽扯到事業單位發展的每一項環節。所以更應當依托于現代化的科技技術,不斷的改善檔案工作模式。首先,科技進步為傳統的檔案資料收藏提供了多元化的幫助。譬如:

現階段檔案資料有圖像、視頻、音頻等信息形式,通過科技手段能夠對上述資料形成有效的保存;其次,現代化技術發展為檔案平臺的兼容性提升提供了巨大的助力,能夠讓不同平臺的檔案資料形成快速的傳播和轉換;最后,數字化技術發展讓檔案工作人員在思維模式、管理方式方面發生了巨大的轉變。而日新月異的信息化技術,不斷深化改革的解鎖方式,將傳統的手工檢索轉變為全新的數字檢索形式,這樣為檔案檢索工作優化改革提供了新的發展機遇,而如下圖1則為檔案檢索多種方式的結構示意圖。

圖1 電子檔案檢索的多種方式

1.3 社會部門分化整合的影響

檔案檢索工作是一項開放性的工作,而檔案檢索所服務的對象也表現為多樣性。原因是檔案資料牽扯到人們社會發展的方方面面,而服務對象即是檔案資料的提供者,也是檔案資料的查閱者。

現階段受到社會發展以及簡化政務環境的影響,檔案資料的內容也在不斷的優化整合,相關事業單位的編制規模也發生了巨大的轉變。同時服務對象所查找的資料內容范圍也在不斷的拓寬,具體表現為檔案檢索人員希望能夠查找統計數據、個人履歷、行政公文等多方面的內容,因此檔案檢索必須要更加的全面和精細,上述要求不可避免的對檔案檢索的方式和側重點產生巨大影響。因此在大數據時代發展浪潮當中,檔案檢索應當著重關注部門分化整合,持續推動檔案檢索蓬勃發展、突破傳統檢索的束縛,讓檔案檢索向著數字化的方向不斷邁進,這樣才能夠滿足社會各行業人民群眾的要求,為社會發展提供了更加優越的檔案檢索服務。

2 大數據時代中優化改革檔案檢索的具體思路與方法

2.1 根據需求,有選擇地數字化館藏

現階段我過一部分基層事業單位檔案館,檔案存儲手段多數為前期掃描、后期存儲,這種工作需要花費大量的人力資源和時間資源,而且地方檔案財力也很難維持此項財政支出。因此基層事業單位的檔案部門必須把握檔案發展基本需求,結合社會服務對象的密度和價值,采取數字化的發展,對于檔案存儲的內容和形式進行有計劃的選擇。尤其是在數據庫建設方面。首要的任務是將檔案目錄形成數字化的展現,并逐步的將檔案的正文進行數字化的轉化。而在數字化轉化過程當中,基層事業單位檔案館還需要重視檔案的利用率和檔案的價值,以便讓最有價值的檔案得到優先的數字化轉換。比如:現階段基層事業單位的人事檔案、項目信息檔案等等。而對于年代久遠的檔案,在數字化轉換方面應當采取逐步放緩的原則。

2.2 整合資源,增加民生檔案的比例

現階段,我國基層事業單位檔案部門其主要的職責是存儲政府機構的相關文獻資料,并且上述文件資料大多數存在各職能部門,并且由各職能部門進行自由保管,這樣就導致人民群眾在檔案建設過程當中很難查閱到目標檔案。同時由于一部分檔案存在著歷史、民生問題,導致檔案不夠全面、較為分散,這樣也對人民群眾檔案的查找、合法權益的維護產生一定不便。對于此種情況,筆者認為在現有條件下應當將基層事業單位檔案種類進行不斷的擴充,對各部門采取檔案收集、整合等工作手段,并逐步的將檔案資料形成數字化的轉換。如此可以增加民生檔案比例,實現檔案資源的進一步整合,這樣充分滿足了人民群眾檢索檔案的現實所需。

2.3 結合具體文件載體改善檢索方式

伴隨著社會的進步、科技的發展,現階段我國檔案載體表現形式呈現出多樣化發展的態勢,最常見的檔案載體主要有照片、文檔、圖紙、膠帶、光盤、軟盤等等。而伴隨著數字化技術、大數據技術的蓬勃發展,需要通過文字檢索檔案內容,通過文字實現圖像多媒體文件的檢索和展示。所以,新時期我國事業單位應當加強多媒體檔案目錄的建設發展,結合具體文件載體,不斷優化改善形式。譬如:音頻當中的真幀檢索、幀定位、幀播放,則應當使用語音檢索、圖像檢索等技術,將音頻當中的語音內容展示出來。這種檢索方式是一種現代化的檢索形式,能夠還能夠結合圖片,檢索音頻當中的人物形象和物體。還應當積極的利用多媒體技術復制更新特殊載體,比如:將軟盤、錄像等載體轉化為多媒體的文獻資料,這樣也能夠避免硬件在長時間保存當中,存在著失效和檔案數據丟失等不良現象。

2.4 檢索技術的網絡化云服務

在新的時期里,檔案檢索需要利用信息技術和網絡技術開展一系列的檔案檢索工作,而且為了檔案檢索網絡化發展必將成為檔案檢索的主旋律,其主要是利用多端口云服務網絡檢索手段,為人民群眾提供更加高效、便捷的網絡資源檢索服務,以及資源共享。因此作為我國基層事業單位檔案管理工作來說,還是需要將檔案檢索技術融入到網絡發展環境當中,逐步的突破檔案檢索的邊界與阻隔,讓檔案檢索資料能夠通過網絡被快速的查找。

現階段,我國許多基層事業檔案在檔案管理工作推進過程當中利用檔案檢索網絡化實現了檢索效率的提升。譬如:有些基層事業單位使用網絡文本類檔案進行語義檢索,也有單位運用云計算技術建立起檔案網絡檢索云平臺,這樣人民群眾能夠通過云服務檢索目標檔案。另外也是可以利用RFID檔案檢索技術,RFID技術是一項非接觸的自動識別技術,其可以通過無線電訊號識別具體檔案目標,并對檔案數據形成快速的讀寫,如此并不需要進行系統的內容檢索與識別,實現了快速的查找檔案。此項技術在檔案信息檢索當中的應用優勢體現在兩個方面,其一是能夠為人民群眾提供快捷、高效的檔案借閱服務,使用此項技術能夠增加檔案數據定位收集功能,讓檔案收集、定位、分類、定位查找更加的高效;其二是能夠突破傳統的人工管理形式,人民群眾提供更加精準的檔案服務效率。因此此項技術所建立起的檔案管理系統具有出色的開放性、安全性、可擴充性特點,如下圖3則是基于RFID技術建立起檔案信息管理系統結構圖。

圖2 檔案信息管理系統結構圖

人民群眾在查找檔案過程當中可以利用系統界面,輸入查找相關信息。此時系統通過RFID技術對檔案數據庫進行關聯和搜索,進一步將RFID電子標簽當中檔案信息投入到顯示屏,而人民群眾通過顯示屏能夠獲取到的信息,這樣可以實現檔案自主的借閱查找,并且能夠打印相關的節約憑條,完成檔案的借閱工作。而人民群眾在歸還檔案時,檔案管理人員也可以利用RFID電子標簽將信息錄入到系統之中,并關聯數據庫進行檢索和比對,如果確實存在相關信息,則需要對這信息進行修改。但是如果電子標簽信息不存在,則需要將實際情況對服務器進行反饋,請求相關人員實行檔案的錄入和管理。

2.5 依托科技建設兼容統一檢索平臺

依托科技建設兼容統一檢索平臺最主要的原則是保證所建立的平臺具有良好的兼容性,必做任務目前我國數據庫電子文本的格式為以下幾個方面,分別是PDF格式、word格式、TXT格式、JPG和JPEG格式。而且近些年來計算機技術的飛速發展,許多文件還是以多媒體的形式存在,這樣就體現出眾多的文件格式內容,而且許多文件在存儲和瀏覽方面存在著嚴重的沖突,對此情況需要檔案技術管理人員積極的安裝插件,以便幫助人民群眾更好的瀏覽檔案信息;其次,在檔案內容方面要實現文件信息的快速查找,為了保障檔案檢索更加的高效,吸引利用兼容文件格式,實現跨庫檢索和全文檢索,此種情況也是為了我國基層事業單位檔案檢索建設發展的重要趨勢。

3 結語

綜上所述,時代的進步、技術的發展為我國檔案利用、檔案檢索提供了充足的助力,未來我國的基層事業單位在檔案利用檢索方面還應當著重關注可視化技術的探索,讓檔案能夠以多元化的形式展現在人民群眾面前。而且還應該著重關注檔案智能檢索的深度發展,以便充分挖掘信息價值。這樣為社會發展、人民群眾切身利益的有效維護,提供充足的幫助,也為我國事業單位更好的服務于社會提供有效的助力。