地質工作中的檔案管理策略分析

黃惠芳

(甘肅省核地質二一二大隊 甘肅 武威 733000)

引言

地質檔案管理工作是一項專業性較強的技術管理和技術服務工作,地質工作中形成的地質檔案是人類對地球探索的客觀記錄,是地質工作者研究、描述、總結地質現象形成的科技資料,是普及科學知識的重要基礎性戰略性信息資源,包括地質基礎資料、測繪檔案等信息數據。隨著地質勘察工作逐漸進入了高速發展階段,地質檔案資料收藏量和管理服務能力逐步提升,地質資料事業得以全面發展[1]。地質檔案管理是地勘單位的重要工作內容,地質檔案在地質勘探過程中具有重要的價值,針對目前檔案管理工作實際情況中存在的現實問題,地勘單位地質檔案管理人員應采取科學的措施,不斷完善、優化地質項目檔案管理工作,為地質勘探工作的開展提供依據,提高地質勘探的科學有效性,從而推動地質勘探單位的健康持續發展。

1 地質檔案的特點

1.1 區域性

地質檔案是地質工作過程中地質工作人員探索地球時的認識積累和客觀記載,是地質資料的重要載體,在開展地質工作中具有舉足輕重的作用。而地質工作往往是基于特定地區和特定環境開展的研究和普查活動,了解某一地區的地質活動狀況,掌握其活動的規律性。因此,在地質工作中的檔案管理要突出區域性的特點,將區域性作為地質活動開展的基礎,根據地質活動情況和地理信息,進行資源與信息的整合和管控,在檔案分類、流轉、歸檔的過程中,形成地域性需求的相互關聯,確保其具有區域性[2]。

1.2 成套性

地質檔案相對于其他科技資料,其成套性特征更加顯著。地質檔案包含了整個地質工程項目的全部信息,以地質成果報告為中心,對地質活動過程中產生的相關數據信息進行了系統規范的采集和整理,包括勘探工程及現場實驗類、底圖類、測繪類、野外地質觀察類、航遙影像類等,在檔案管理過程中根據地質工作需要,按照環境因素對材料進行管理,形成完整的系統存儲,保證記錄的完整性和銜接性[3]。

1.3 多樣性

從總體上看,地質檔案分為多種類型,主要按照地質資料和地質檔案管理的工作需要對其進行分類和歸檔,按照《原始地質資料歸檔目錄》的相關規定,地質檔案可以分為基礎地理、基礎地質、地質資源、遙感地質、綜合類等九大類。多樣性的檔案特征可以拓展檔案管理的廣度,以保證在復雜的地質工作中,通過對資源的合理利用,實現地質資料的有效獲取。

1.4 周期長

地質項目周期一般較長,地質檔案生成于地質活動中的野外勘探、物質勘探、測繪等過程中,涉及的工作流程和環節較為復雜。如在地質探礦中,涉及了地質調查、普查、勘探等多個環節,從最初的地質調查,擴展到一定的野外勘測內容,再到編制地質報告,在此過程中形成的檔案信息自然具有周期長的特點。

1.5 專業性

地質檔案記載著自然界的地質現象、運動規律,是一種具有高度專業性的科技資料,涵蓋的專業領域廣泛,是地質工作的重要成果,為地質調查、勘探、找礦提供了重要的科學基礎。隨著時代的發展, 野外數字化地形測量技術、GPS RTK技術、衛星遙感技術、3S技術等現代測繪技術被廣泛地應用于地質工作中,地質檔案的專業性日益增強,地質檔案管理人員必須具備良好的專業素養,以實現地質檔案的科學管理。

1.6 發展性

地質資料的形成貫穿于地質勘探項目的全周期,包括立項、初步設計、初勘、詳細設計、野外勘查、綜合管理、成果報告編制、成果驗收等各個階段,是一個不斷發展的動態化過程。各個階段的地質勘探工作目的、內容不同,前一階段的工作成果是下一階段工作開展的基礎,隨著地質工作的不斷深入,相關檔案也在不斷更新和完善。

2 地質工作中的檔案管理存在的問題

2.1 檔案數字化建設進程緩慢

檔案數字化建設是推動檔案事業高質量發展的必然趨勢,地質工作中生成的地質資料作為一種原生信息資源,借助信息技術為檔案工作服務的檔案數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措和新要求[4]。自檔案數字化工作開展以來,地質檔案數字化工作正在有力有序推進,但是在地質檔案數字化建設過程中,存在進程緩慢的現實問題,主要體現在以下兩方面。

第一,傳統地質資料尚未實現全面數字化管理。傳統地質檔案除卻以文字、圖片等形式存在之外,還包含了礦產、水文、遙感、物探等大量形式多樣的地質資料,如標本、聲音等,此類檔案資料數據量大,且數字化管理難度較大,制約著地質檔案數字化建設進程。

第二,地質檔案管理信息化設備落后。地質檔案數字化建設除了要有現代化管理思維和信息技術外,還需要計算機、掃描儀、服務器等相配套的軟件、硬件設施。但是結合目前地勘單位的地質檔案管理現狀發現,在地質檔案數字化管理過程中,部分單位缺少高分辨率的掃描儀器和專門的服務器等,影響地質檔案在數字化管理工作,給地質檔案資料的錄入和檢索造成了一定的困難。

2.2 地質檔案資料管理水平有待提高

地質檔案中有相當數量的原始地質數據和實物地質數據,此類檔案資料仍然保留著傳統的檔案管理方式,采用“接收、存檔、保管、上交、匯交”的管理流程。原始地質資料數量龐大,長期存放于檔案館,不僅占據了場地空間,而且紙質資料在長期存放過程中會出現紙張發黃、褪色、老化、損壞等現象,既影響了資料查詢效率,又容易造成珍貴檔案資料的損壞,導致原始檔案數據無法被充分有效地利用。在數字化轉型戰略實施背景下,傳統的地質檔案管理方式已經不能適應當前地質工作發展新形勢的要求,因此,亟須提高地質檔案管理水平。

2.3 地質檔案管理人員的專業素養及綜合素質有待提升

在檔案數字化建設的背景下,具有扎實的檔案管理專業知識以及地質檔案數字化管理技能的管理人員,是推動地質檔案管理數字化、智能化發展的人才保障[5]。但是,結合地質檔案數字化管理的實際情況發現,部分檔案管理人員的管理理念和思想觀念仍停留在傳統固有思維層面,沒有充分認識到地質檔案數字化管理的優越性,忽視自身信息素養提升,導致地質檔案數字化發展受阻。

3 地質工作中的檔案管理策略

3.1 加快推進地質檔案數字化進程

檔案數字化是一種新型的檔案信息形態,將傳統地質檔案資源轉化為數字化的檔案信息,搭建檔案信息庫,既提升了檔案資料的安全性,也有助于提高檔案查閱檢索的效率。在“十四五”規劃“構建檔案管理新格局”“加快推進檔案信息化建設,引領檔案管理現代化”的背景下,地質檔案管理主體應切實抓好檔案數字化建設工作,積極探索創新檔案信息化管理新模式,充分運用計算機信息技術、掃描技術和存儲等技術,深入實施“數字轉型”戰略,以實現“增量電子化、存量數字化”的目標,加快推進地質檔案數字化進程[6]。

第一,加快傳統地質檔案數字化建設速度。全面實現傳統地質檔案數字化轉化,是一項長期系統化的工程,檔案管理人員應根據檔案資源的實際利用情況,進行調研、分析,遵循需求牽引和成本效益原則,按需將利用率高的檔案資源優先數字化,利用率低的檔案后數字化,在此基礎上堅持“常用優先、目錄優先、急用優先、孤本優先、特色優先”原則,逐步對檔案資源進行數字化處理,直至將所有的地質檔案全部以電子化形式存儲。

第二,完善地質檔案數字化建設的軟硬件設備。完整、先進、實用的軟硬件設備,是地質檔案管理數字化管理的基礎。一方面,地質部門需要及時更新過時的軟硬件設施,針對計算機、掃描儀、存儲設備等硬件設備,要從性能、效率、使用價值、更新換代周期等方面考慮,選用性價比高、性能優良的硬件設備,以保證硬件設備在短時間內不會被淘汰;針對全文數據庫、目錄數據庫等軟件設施的選擇,可以通過與軟件公司建立合作關系,既能保證軟件的后續維修,又有助于給予檔案管理人員軟件應用和常見問題等方面的專業指導,為地質檔案數字化建設營造良好的環境。另一方面,建立地質檔案數字化管理平臺,對海量、異構、多元的地質檔案數據進行集成化管理,建設綜合性的地質數據檢索庫,將不同地域、不同部門的地質檔案信息資源集中起來,促進地質信息資源共享,提升地質信息服務水平。

3.2 提高地質檔案管理水平

第一,相關單位應提高對檔案數字化建設的認識,將傳統工作與信息技術相結合,積極利用地理信息系統技術,加強對地質工作中生成的檔案信息數據的集中管理,提升檔案工作的質量,提高地質檔案管理水平。第二,通過建立地質檔案電子閱覽室、地質資料館網站等開展各類地質檔案資源網上、線下服務,提高地質檔案利用效率。第三,精細化管理檔案業務流程。在實際勘測中,地質單位可以成立專門的檔案管理檢查小組,定期對地質檔案資料進行核查、糾錯,確保資料的真實性和可靠性[7]。此外,為了進一步優化地質工作中的檔案管理工作,在完成對檔案管理過程的專項檢查后,應對所發現的問題進行分析、討論,并結合地質勘測情況和檔案管理實際水平,歸納出優化檔案管理過程的對策,確保檔案管理工作和地質勘測工作的順利進行,不斷推進地勘單位的檔案管理工作向精細化管理的方向發展,提高檔案管理水平。第四,規范檔案管理工作,不僅有利于提高地質檔案管理水平,還有助于提高地質勘測工作水平和工作效率,保證地質勘測工作順利開展。一方面,在地質勘測過程中,建立檔案管理小組,處理地質活動中的相關檔案問題,并定期召開檔案管理交流會,對地質勘測工作和檔案管理工作進行整體性的思考,并針對如何改進檔案管理工作提出建議,以此為依據,制定檔案管理工作規劃,調整檔案管理制度,使其與地質工作、檔案管理的實際需要相適應。另一方面,根據文檔類別、接收數、掃描數、歸檔數等內容,定期對檔案資料進行核對,保證地質檔案管理工作規范化發展,從而提高工作效率。

3.3 加強地質檔案管理人員隊伍建設

地質檔案管理人員是地質檔案管理工作的行為主體,同時也是推動地質勘探活動順利將開展的重要力量,在地質研究決策過程中發揮著關鍵的作用。在地質檔案管理過程中,通過落實“人才強檔”戰略,加強地質檔案管理人員隊伍建設,培養兼具專業素養和信息化素養的復合型地質檔案管理人才,以此推動地質檔案管理工作高質量發展。一方面,地質單位可以通過崗前培訓、外送培訓、進修學習、學術交流等多種形式,加強對檔案管理人員信息技術和業務技能的培養,使檔案管理人員積極主動地學習新技術、新方法,鼓勵管理人員創新檔案管理方法,強化其信息化管理理念和信息技術應用能力,不斷提高和完善地質檔案管理人員的專業素養和綜合素養,提高檔案管理工作的質量。另一方面,地質部門可以與當地高校合作,吸納一批既具有檔案管理、又具備信息技能的復合型人才,使人才隊伍與地質研究工作以及地質檔案管理工作發展需求相適應[8]。

4 結語

地質檔案貫穿于整個地質活動過程中,是地質勘探成果的直觀反映,在新時代背景下,優化地質工作中的檔案管理工作具有積極意義。結合地質勘探部門檔案管理工作實際情況,順應檔案數字化發展趨勢,加快推進地質檔案數字化進程,并通過優化檔案管理工作流程,規范檔案管理工作,以此提高地質檔案管理水平,同時,注重地質檔案管理人員隊伍建設,為地質研究和檔案管理工作提供強有力的人才支撐,推動地質資料事業和地質勘察工作的開展。