高校校友檔案資源管理體系構(gòu)建研究

顧麗佳

摘 要：高校校友工作日益受到重視，而高校校友檔案的管理嚴(yán)重滯后。探索高校校友檔案管理體系的構(gòu)建對(duì)于調(diào)整高校檔案館藏結(jié)構(gòu)、豐富檔案信息資源、利用校友資源促進(jìn)高校發(fā)展都具有非常重大的意義。本文從前端控制、實(shí)體管理和信息化交互平臺(tái)三個(gè)層面對(duì)高校校友檔案管理體系的整體框架進(jìn)行構(gòu)建與設(shè)計(jì)。

關(guān)鍵詞：校友檔案 檔案分類方法 交互網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

高校校友是高校特有的珍貴資源，具有向?qū)W校提供人才供給、社交網(wǎng)絡(luò)、形象提升、信息交換、教育輔助、產(chǎn)學(xué)研交流、資金支持等一系列幫助高校發(fā)展的重要價(jià)值。然而對(duì)于高校校友檔案資源的收集管理，大多高校至今沒(méi)有形成一個(gè)系統(tǒng)規(guī)范的管理體系。探索高校校友檔案管理體系的構(gòu)建對(duì)于調(diào)整高校檔案館藏結(jié)構(gòu)、豐富高校檔案信息資源、整合校友信息資源促進(jìn)高校發(fā)展都具有非常重大的意義。

本文從前端控制、實(shí)體管理和信息化交互平臺(tái)三個(gè)層面對(duì)高校校友檔案管理體系的整體框架進(jìn)行構(gòu)建與設(shè)計(jì)。

一、高校校友檔案資源前端控制

（一）校友檔案歸檔基本單位的確定

校友檔案資源的管理不應(yīng)打破原有高校檔案管理體系，可以設(shè)立集體記憶為主，以突出亮點(diǎn)為輔，以滿足社會(huì)普遍需求為目標(biāo)。知名校友檔案作為校園文化建設(shè)亮點(diǎn)可以激勵(lì)在校生勤奮學(xué)習(xí)、畢業(yè)生努力奮斗，但校友檔案應(yīng)該更多是反映廣大畢業(yè)生與母校間的集體記憶。宏觀職能鑒定理論強(qiáng)調(diào)，檔案不應(yīng)只為政權(quán)服務(wù)，而更應(yīng)該為社會(huì)大眾服務(wù)。因此，高校校友檔案的歸檔基本單位的確定可以按需分類：以個(gè)人為歸檔基本單位的知名校友類、以班級(jí)為歸檔基本單位的普通校友類、以校友分會(huì)為歸檔基本單位的特色校友類。

校友檔案是一種社群檔案，是一群同一學(xué)校畢業(yè)的學(xué)生對(duì)母校的共同記憶體，所以以班級(jí)為歸檔基本單位符合普通校友與母校的聯(lián)系，更為合理。同時(shí)，高校的生源來(lái)自天南海北，學(xué)生在校期間和畢業(yè)后都會(huì)加入一些老鄉(xiāng)校友群、行業(yè)校友群等，地域情懷、同一行業(yè)和相似的經(jīng)歷會(huì)拉近這些校友的距離，這類校友民間組織群體也會(huì)形成特色鮮明的校友檔案，設(shè)置特色校友類能使高校校友檔案的信息更全面。

（二）校友檔案工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)框架

要建立校友檔案收集管理機(jī)制，首先需要有良好的工作隊(duì)伍建設(shè)。高校檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)由學(xué)校檔案館領(lǐng)導(dǎo)，指導(dǎo)各相關(guān)部門(mén)兼職檔案員開(kāi)展。而校友檔案工作隊(duì)伍稍顯特別的是，除上述二級(jí)管理以外，學(xué)院還設(shè)置了班級(jí)檔案員，對(duì)從班級(jí)成立開(kāi)始直到學(xué)生畢業(yè)的活動(dòng)實(shí)踐進(jìn)行全面記錄；校友會(huì)設(shè)置了校友分會(huì)檔案員，對(duì)有地域特色、行業(yè)特色的校友檔案和校友離校后成長(zhǎng)檔案的收集。

（三）校友檔案形成管理機(jī)制框架

1. 明確歸口職責(zé)，納入日常管理

高校檔案館負(fù)責(zé)校友檔案的收集指導(dǎo)和整體規(guī)劃；校組織部、團(tuán)委負(fù)責(zé)校友的黨團(tuán)組織材料的轉(zhuǎn)遞和歸檔；教務(wù)處、學(xué)生處負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案、教學(xué)檔案的收集歸檔；各院系以班級(jí)為單位，負(fù)責(zé)學(xué)生在校期間班級(jí)、宿舍形成材料的歸檔；校友工作辦公室負(fù)責(zé)校友信息交互平臺(tái)的建設(shè)，以校友分會(huì)為單位，廣泛收集校友成長(zhǎng)檔案。各校友檔案歸口部門(mén)應(yīng)當(dāng)把校友檔案工作列入工作管理制度。

2. 實(shí)體與電子相結(jié)合

劃定在校生校友檔案歸檔范圍，指導(dǎo)班級(jí)檔案員做好日常積累校友檔案工作。注重實(shí)體與電子相結(jié)合，在涉及個(gè)人的校友檔案處理上，如果遇到學(xué)生想自己保留的，與個(gè)人相關(guān)度較大的，可以由個(gè)人保留原件，只收電子件，這樣既可以提高收全率，又可以突破檔案館藏空間的限制。

3. 創(chuàng)新合作，打通壁壘

拓寬校友檔案的收集渠道，著眼多部門(mén)合作，可以在校友會(huì)舉辦校慶前夕配合校慶公告宣傳檔案征集，并借助校慶等校友活動(dòng)，舉辦校友檔案特色展，校友參觀校友檔案展覽，會(huì)產(chǎn)生共鳴，對(duì)收集有極大促進(jìn)作用；可以著眼在本校畢業(yè)后留校工作的教職工，配合人事處、退管會(huì)開(kāi)拓檔案收集渠道。打通部門(mén)間壁壘，讓高校檔案館從被動(dòng)接受到主動(dòng)征集。

二、高校校友檔案資源實(shí)體管理

（一）高校校友檔案分類方法

目前高校校友檔案合適的管理模式是：已屬于《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》規(guī)定的歸檔范圍內(nèi)的檔案，按照既定分類方式繼續(xù)歸檔，以確保檔案管理的延續(xù)性和一致性；而現(xiàn)有制度歸檔范圍以外，有保存價(jià)值的校友材料，可以專設(shè)校友類。具體類目設(shè)置如下：

（1）一級(jí)類目：XY。

（2）二級(jí)類目：XY11知名校友類，以姓名為三級(jí)類目，材料積累的方式編順序號(hào)；XY12 普通校友類，以班級(jí)為三級(jí)類目，班級(jí)為基本歸檔單位的普通校友檔案；XY13 特色校友類，以校友分會(huì)名稱為三級(jí)類目，旨在收集以地域性、行業(yè)性為特色，建立集體回憶的民間組織類校友檔案（見(jiàn)表1）。

（二）高校校友檔案利用模式

高校校友檔案資源，具有極強(qiáng)的文化價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，是進(jìn)行校園文化宣傳、學(xué)生思政教育最貼近實(shí)際、貼近生活的好教材。要讓高校校友檔案有效利用，檔案館應(yīng)創(chuàng)新利用模式，“走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”，變被動(dòng)提供利用為主動(dòng)匯編宣傳。

深度挖掘優(yōu)秀校友事跡，結(jié)合校園文化宣傳，通過(guò)學(xué)校官網(wǎng)、公眾號(hào)、官微等多渠道廣泛宣傳，把校友前輩堅(jiān)持不懈、敢于擔(dān)當(dāng)、誠(chéng)信感恩的實(shí)例匯編成“校友小故事”。這樣鮮明生動(dòng)又接地氣的思想教育，讓學(xué)生們能有思想認(rèn)同、文化認(rèn)同、情感認(rèn)同，更真實(shí)具體，可親可敬。

結(jié)合高校校友檔案資源，為學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)做指引。學(xué)校可發(fā)掘校友檔案中優(yōu)秀的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)校友，邀請(qǐng)其回母校參加事跡報(bào)告會(huì)、座談會(huì)，就業(yè)指導(dǎo)課等；發(fā)掘卓有成就的杰出校友，為校際合作、校企合作搭橋，建立學(xué)生社會(huì)實(shí)踐基地等。

三、高校校友檔案資源信息化交互平臺(tái)

高校校友資源具有廣泛性、綜合性和動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)。廣泛性是指校友資源數(shù)量很大，分布很廣；綜合性是指校友資源其實(shí)是人財(cái)物的結(jié)合，為母校發(fā)展提供多方面的助力；動(dòng)態(tài)性是指校友群體在不斷擴(kuò)大、校友個(gè)人社會(huì)地位、影響力不斷變化。因此，建立高校校友檔案資源信息化交互平臺(tái)，掌握在校生和畢業(yè)校友的動(dòng)態(tài)情況就顯得十分必要。

高校校友檔案資源信息化交互平臺(tái)，不同于傳統(tǒng)意義上的檔案信息化系統(tǒng)，只提供信息服務(wù)。交互平臺(tái)的意義在于實(shí)現(xiàn)雙向觸達(dá)，構(gòu)建以人為中心的智慧共治體系，需要融合多方力量，涵蓋校內(nèi)相關(guān)部門(mén)、學(xué)院、校友個(gè)體、社會(huì)力量等，讓校友檔案的數(shù)據(jù)服務(wù)可以大范圍觸達(dá)校友個(gè)體和有信息需求的部門(mén)，而這些用戶也可及時(shí)向檔案館形成意見(jiàn)反饋，從而形成多方協(xié)同的閉環(huán)，提升檔案信息的管理質(zhì)量。簡(jiǎn)而言之，高校校友檔案資源信息化交互平臺(tái)主要分為兩大塊：校友檔案信息系統(tǒng)和校友信息交互平臺(tái)。

（一）校友檔案信息系統(tǒng)

校友檔案信息系統(tǒng)儲(chǔ)存校友檔案的數(shù)字化信息，并有對(duì)校內(nèi)和校外不同的專屬利用通道，校內(nèi)部門(mén)查檔走校內(nèi)審批流程，校外利用則使用身份安全認(rèn)證，通過(guò)后可以利用其身份對(duì)應(yīng)范圍的校友檔案信息，如校友身份對(duì)應(yīng)可查范圍有：個(gè)人學(xué)籍、個(gè)人檔案轉(zhuǎn)遞和學(xué)院班級(jí)的集體檔案信息等；而用人單位對(duì)應(yīng)的可查范圍僅限申請(qǐng)查詢的信息。

（二）校友信息交互平臺(tái)

校友信息交互平臺(tái)更像是校友信息材料的歸檔前臺(tái)，是電子文件的預(yù)立卷，主體是校友辦，關(guān)聯(lián)各學(xué)院和各校友分會(huì)。各學(xué)院以班級(jí)為單位進(jìn)行管理，對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)在校階段進(jìn)行全面記錄，日常由班級(jí)檔案員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行著錄和維護(hù)，及時(shí)更新，以確保每年歸檔范圍內(nèi)的信息及時(shí)而完整；各校友分會(huì)按年度內(nèi)活動(dòng)開(kāi)展情況，及時(shí)發(fā)布校友活動(dòng)通知，上傳活動(dòng)照片視頻和活動(dòng)報(bào)道。

作為一個(gè)交互平臺(tái)，它不但能夠讓校友根據(jù)班級(jí)身份瀏覽集體校友檔案信息，回顧自己在母校期間的點(diǎn)滴，與同學(xué)交流互動(dòng)，還能打破原有“自上而下”的管理方式，在征集階段和收集階段的檔案可以實(shí)現(xiàn)權(quán)限內(nèi)的開(kāi)放編輯和上傳功能。校友實(shí)名認(rèn)證后，選擇他曾經(jīng)所屬的班級(jí)和對(duì)應(yīng)校友分會(huì)，可以對(duì)校友個(gè)人信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新、對(duì)集體校友檔案信息進(jìn)行編輯更正，和補(bǔ)充上傳信息。檔案部門(mén)在每年對(duì)上傳信息整理后，以歸檔方式進(jìn)行信息固定。這種檔案形成有“校友群體”的參與，可以讓高校校友檔案更加可親可近，更“接地氣”，增強(qiáng)校友的主體體驗(yàn)，同時(shí)增加相關(guān)協(xié)同部門(mén)的便利，提高工作效率。

作為一個(gè)交互平臺(tái)，它還可以針對(duì)校友的不同需求提供定制化服務(wù)。平臺(tái)注冊(cè)校友可以根據(jù)自己的需求，訂閱信息推送服務(wù)：母校重大發(fā)展信息、專業(yè)前沿動(dòng)態(tài)、母校榮譽(yù)、大型校慶活動(dòng)、優(yōu)秀校友動(dòng)態(tài)、就業(yè)創(chuàng)業(yè)指導(dǎo)等。這種信息推送需要學(xué)校各相關(guān)部門(mén)的支持，比如人事處和就業(yè)辦提供招聘信息、科研處提供專業(yè)前沿動(dòng)態(tài)、校長(zhǎng)辦公室和宣傳部提供母校發(fā)展重大信息及榮譽(yù)信息、校友辦提供校慶資訊和優(yōu)秀校友動(dòng)態(tài)等等。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)轉(zhuǎn)型進(jìn)入快車(chē)道，我國(guó)社會(huì)主體多元化加速。黨和國(guó)家機(jī)構(gòu)改革不斷深化，檔案資源結(jié)構(gòu)也發(fā)生歷史性變化。各高校應(yīng)結(jié)合學(xué)校自身實(shí)際情況和特色，構(gòu)建校友檔案管理體系，整合利用校友信息資源，為學(xué)校發(fā)展助力。

參考文獻(xiàn)：

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