學生檔案去向查詢功能的創新實踐

摘 要：學生檔案去向查詢功能要實現傳統模式向新模式的轉變。原來的學生檔案去向查詢功能主要供畢業生查詢檔案是否在校，以及查詢檔案接收單位、接收單位地址、接收單位郵編、收件人、收件電話，還有快遞單號、轉遞日期等內容。新版學生檔案查詢功能則通過增加顯示歸檔記錄、歸檔細目和新生檔案比對結果，將使用人的范圍由畢業生擴大到畢業生和在校生，讓全體學生對自己檔案的完整性有知情權，促使在校生自動補充相應材料，并讓畢業生提醒輔導員及時歸檔。

關鍵詞：學生檔案；去向查詢；歸檔；目錄；比對

Abstract：The function of student file destination query should realize the transformation from traditional mode to new mode.The original student file destination query function is mainly used for graduates to query whether the file is in school，as well as the file receiving unit，the receiving unit address，the receiving unit zip code，the recipient，the receiving telephone number，as well as the express order number，the transmission date and so on.The new version of student file query function expands the scope of users from graduates to graduates and students by adding the display of filing records，filing details and freshman file comparison results，so that all students have the right to know the integrity of their files，and urge students to automatically supplement corresponding materials，so that graduates remind Counselors to file in time.

Keywords：Student files；Destination query；filing；Catalogue；Comparison

國內高校學生檔案工作的信息化建設步伐一直比較緩慢，但是在學生檔案去向查詢功能方面，建設進展相對較快。從十幾年前的小荷才露尖尖角［1］到當下的普遍推廣，隨著信息化建設的進展，現今在我國高校的學生檔案管理系統中，學生檔案去向查詢功能已成為一項基本功能，較好地滿足了畢業生對自己檔案去向的查詢需求。在日新月異的信息化浪潮背景下，在檔案館大力開展數字檔案館建設的同時，原來的學生檔案去向查詢功能已顯得力不從心，對之進行升級改造尤為必要。

1 原來的學生檔案去向查詢功能及其不足

1.1 開放的內容和功能單調

以上海大學為例，從學生檔案查詢入口（見圖1）輸入學號/身份證號和姓名可以進行查詢。學生檔案去向查詢功能提供的內容有兩個，第一個是檔案是否在校，在學生檔案查詢結果頁面，“檔案現狀”若為“轉出”則說明檔案不在校已轉出，“檔案現狀”若為“在校”則說明其學生檔案尚在學校沒有轉出。第二個是檔案轉遞的去向，可以實現查詢檔案接收單位、接收單位地址、接收單位郵編、收件人、收件電話，還有快遞單號、轉遞日期等內容。其實，這也是我國大多數高校學生檔案去向查詢功能的內容，總體呈現的不足是在內容上比較少、在功能上比較單調，僅僅就查詢去向而提供查詢，沒有和更豐富的學生檔案管理工作結合起來。

上海大學學生檔案去向查詢功能還可以查詢郵政物流信息。國內有的高校如遼寧科技大學也是如此，遼寧科技大學早在2010年9月就運行了畢業生網上檔案查詢系統，“將學生信息與就業檔案郵寄EMS網的對接”［2］，實現了在自己系統實時跟蹤郵政物流信息。

1.2 以畢業生查詢為主

在原來的學生檔案去向查詢功能中，服務的對象主要是畢業生，包括應屆畢業生和往屆畢業生。對于應屆畢業生來說，主要是在夏季畢業后，查詢檔案是否已寄出，查詢郵政物流信息。對往屆畢業生來說，查詢自己的檔案是否在校，或者檔案去向為何處。國內很多高校都是如此，例如有的高校將檔案去向查詢功能分為前臺檔案查詢模塊和后臺檔案管理模塊，其中“前臺檔案查詢模塊包括畢業生查詢條件輸入和檔案轉遞信息展示，使用對象為畢業生。”［3］

有的高校將學生檔案去向查詢功能不僅提供給畢業生使用，還特意設計了輔導員查詢的模塊，可以使輔導員“查詢自己所管理班級的學生檔案轉遞信息，掌握班級的檔案轉遞情況。”［4］

在原來的學生檔案去向查詢功能中，對于新生、在校生來說，從來不使用學生檔案去向查詢功能，也沒有使用的必要。雖然歷屆畢業生的人數肯定遠遠大于在校生人數，從這個角度來看學生檔案去向查詢功能服務的范圍不可謂不廣，但僅論應屆畢業生的人數，則遠遠小于在校生人數，學生檔案去向查詢功能一直是應屆畢業生關注的熱點，也理應成為在校生關注的一個點。

2 升級改造的思路和發展方向

2.1 朝著新生檔案檢查和畢業材料核對的方向發展

在本科生和研究生新生檔案歸檔到檔案館后，新生檔案檢查是各校檔案館普遍進行的一項基礎工作，但這項工作也是一項很棘手的工作，因為它面臨著工作量大、人手不足的問題。以上海大學為例，作為綜合性的本科院校，上海大學每年本科生、研究生新生檔案數量近10000卷，而負責學生檔案管理工作的檔案館學生檔案室僅有3名工作人員，每年從新生檔案入校后的11月到次年的5月，他們的主要精力用于此項工作，非常耗時間和精力，以至于分散了他們對其他常規工作、創新工作的關注。至于畢業材料核對方面，則碰到的一個問題是，在學生需要轉遞檔案時，卻發現畢業材料尚未歸檔，這往往發生在延期畢業學生身上。

我們考慮能不能有其他方法，既進行了新生檔案檢查和畢業材料核對，保證檢查和核對的質量不降低，又不會造成工作人員疲于檢查和核對。

2.2 朝著學生檔案遠程利用的方向發展

以往，新生檔案檢查工作結束后，檔案館將缺材料的結果通知相關學院的輔導員并進行催歸。輔導員再通知相關的新生去補交材料，補齊后由輔導員送來歸檔。這個過程是一個單向聯系的過程，在這個過程中，檔案館和輔導員、輔導員和新生都是互動比較頻繁的關系，但是檔案館和新生則缺少互動，新生看起來是被動的信息接受者。

學生檔案工作人員需要改變工作思路，應將新生檔案檢查和畢業生材料歸檔作為一種提供學生遠程利用的內容，與學生直接聯系，調動學生的主動性。不再將新生檔案檢查和畢業生材料歸檔看作主要是檔案館和輔導員之間的工作，而是把學生也拉進來，將檔案館、輔導員、學生之間的單向聯系過程改變為閉環互動過程。這種做法相當于檔案館把新生檔案檢查和畢業材料歸檔的結果直接告訴學生，讓學生時刻關注自己檔案的完整性，節省了輔導員和檔案館的精力和時間。另外從個人檔案角度來說，個人有權接觸和本人相關的檔案，對錯誤資料要求更正。［5］

3 升級改造的具體方案和做法

2022年3月，上海大學檔案館進行了關于學生檔案去向查詢功能的升級改造。

3.1 刪除失效的和關系不大的內容

在原來的學生檔案查詢頁面，曾經附有某半年學生檔案轉遞時間安排和注意事項、本科畢業生如何辦理個人檔案轉出手續、離校研究生檔案管理辦法等通知和規定，由于這些通知和規定的內容已過時或者失效以及鏈接已失效的原因，這些通知和規定已失去在學生檔案查詢頁面存在的價值。加之它們和學生檔案查詢沒有直接的關系，所以在改造學生檔案查詢頁面時將它們進行了刪除。

3.2 保留物流信息查詢功能

原來的學生檔案去向查詢功能中，除了有郵政快遞單號查詢之外，還可以查詢快遞物流信息。在學生檔案查詢結果頁面，“檔案現狀”若為“轉出”，可點擊“快遞單號”查看郵政提供的物流信息，有效期為4個月，這個功能省去了學生在郵局官方網站或者其他網站查詢郵政物流信息的麻煩，方便了學生的使用。新版學生檔案查詢功能中，繼續保留了這一功能。

3.3 增加歸檔記錄和歸檔細目查看功能

上海大學學生檔案接待登記系統中，辦理事項有三大類，即歸檔、利用、轉檔。辦理內容又可以分為歸檔內容、利用內容、轉檔內容三大類。

歸檔內容有新生檔案、畢業材料、學籍發文等。新生檔案分為本科新生檔案、碩士新生檔案、博士本科新生檔案三類，每一類又有具體的歸檔細目。畢業材料分為本科生畢業材料、研究生畢業材料二類，每一類亦有具體的歸檔細目。學籍發文主要是本科生和研究生的各種學籍文件，包括退學文件、休學文件、復學文件、碩博連讀文件、保留學籍文件等。

轉檔內容包含兩個，即交來報到證白聯、取走報到證白聯。

在改造方案中，這些歸檔內容和歸檔詳細內容、轉檔內容都向學生個人公開，顯示在學生檔案查詢結果中，實際上就是歸檔細目向學生本人公開。具體做法是，先在檔案管理界面的歸檔詳情頁，增加顯示辦理事項為“轉檔”的內容。也就是說，所有辦理事項為“歸檔”和“轉檔”的都放在歸檔詳情里顯示。再在歸檔詳情頁面的適當位置顯示新生檔案實時自動比對結果。然后將每個學生的檔案管理界面的歸檔詳情頁同時顯示到學生檔案查詢頁面的結果里。新版學生檔案查詢結果頁面見圖2。

3.4 增加新生檔案比對功能

新生檔案比對的前提條件是接待登記系統中須有新生檔案歸檔數據，上海大學自2021級新生起才有新生檔案歸檔數據，相應地也自2021級起才實行新生檔案比對。比對結果顯示材料全、材料不全（具體缺什么）、不比對材料。畢業材料不用在歸檔詳情頁比對，畢業材料比對功能已在學生檔案轉遞登記系統建立了。

按照上海大學學生檔案管理的實際情況，新生檔案比對具體包括以下材料：

本科新生檔案比對：高中畢業生登記表、新生入學登記表。

碩士新生檔案比對：研究生新生入學登記表、報考攻讀碩士學位研究生登記表、復試表、高中畢業生登記表、本科畢業生登記表、本科成績單。

博士新生檔案比對：博士研究生新生入學登記表、報考攻讀博士學位研究生登記表、復試表、高中畢業生登記表、本科畢業生登記表、本科成績單、碩士成績單、碩士畢業生登記表。

3.5 增加學生檔案查詢須知

由于新增了歸檔記錄的查看功能和新生檔案比對的功能，學生檔案查詢結果已較升級改造前復雜許多，實有必要增加學生檔案查詢須知，以使學生知曉看到查詢結果后如何進行下一步流程。

查詢須知采取問答式的形式，共包含以下六個問題：檔案已轉出，如何查詢快遞單號信息？檔案在校，需要進行轉遞，怎么辦？新生檔案比對包括哪些材料？看到新生檔案比對結果該怎么辦？畢業材料必歸哪些材料？看到畢業材料不全該怎么辦？

看到新生檔案比對結果該怎么辦？查詢須知提醒學生：如系統提示“材料全”或“不比對材料”，則請學生無須理會。如系統提示“材料不全”，則請學生盡快將有關新生材料自行補好交給輔導員，由輔導員歸檔。同時查詢須知也備注了個別特殊情況，如聯合培養學生本身無復試情況表，碩博連讀學生本身無報考攻讀博士學位研究生登記表、復試表。只有碩士學位證書的博士新生，無須補碩士畢業生登記表。

畢業材料必歸哪些材料？查詢須知明確分類指出：本科生畢業材料必歸包括：高校畢業生登記表、本科生成績總表、畢業設計（論文）成績評定書。研究生畢業材料必歸包括：高校畢業生登記表（研究生）、研究生學習成績單、研究生學位論文答辯情況表、學位申請表、學位證明書。查詢須知也備注了特殊情況，如個別專業學生本身無畢業設計（論文）成績評定書，結業、退學、肄業、轉學的學生情況亦有不同。查詢須知提醒學生，已畢業的如發現畢業材料不全，請學生提醒輔導員將有關畢業材料歸檔。

結語

通過新增歸檔和轉檔記錄和細目查看功能，新增新生檔案比對功能，新增學生檔案查詢須知，對原來的學生檔案去向查詢功能進行了升級改造。內容和功能上的增加使得原來的學生檔案去向查詢功能轉變為學生檔案查詢功能。同時，結合新生檔案檢查和畢業材料核對工作，引入了在校生這一角色，實現了檔案館、輔導員、學生之間的閉環互動，尤其是增加了檔案館和學生之間的互動，極大改變了新生檔案檢查和畢業材料核對的工作方式，提升了工作效率。

參考文獻：

［1］趙湘渝.高校畢業生檔案轉遞規范化及查詢智能化探討［J］.成都體育學院學報，2011（8）：76-78.

［2］田樹學.基于ASP的高校畢業生檔案網上查詢系統［J］.遼寧科技大學學報，2012（2）：151-154.

［3］鄧晶.高校畢業生檔案去向查詢應用的設計與實現——以武漢鐵路職業技術學院為例［J］.辦公室業務，2019（6）：76.

［4］鐘萬梅，李翰超.高校學生檔案去向查詢系統的設計與實現［J］.蘭臺內外，2018（1）：56-57.

［5］鄔紅云.高校學生檔案管理中如何實現個人隱私權的保護［J］.城建檔案，2016（6）：65-66.

作者簡介：王偉（1977— ），男，寧夏海原人，博士研究生，上海大學檔案館館員，研究方向：檔案管理、中國近現代史。