國際工程總承包項目投標管理的有效性

羅偉

在國際工程中，投標是一項復雜程度比較高的工作，具有較強的系統性。由于國際工程涉及國際合作，使得投標過程周期長、風險和成本較高。在國際工程的投標工作中，需要多方面人員的共同參與，比如設計、采購、施工和商務人員等，這就意味著在國際工程的投標工作中，任何一個環節沒有嚴格把控都會埋下隱患。基于此，本文討論了國際工程總承包項目的招標管理策略。

國際工程是一項風險與利潤共存的建設活動，其特點是施工周期長、規模大，施工過程往往需要多國參與。作為總承包公司，不僅要負責國際工程的采購、設計和施工，還需要在投標階段就介入工程，不僅施工周期長，而且風險和成本也比較高，如果投標人員或公司領導未能充分了解項目建設內容，或者對招標文件的內容分析不到位，就會導致公司蒙受巨額損失。在通常情況下，國際工程的建設環境處于國外，在地質條件、環境條件和文化條件等方面與國內有著較大的差異，導致國際工程的落實較為困難，需要嚴格控制國際工程的建設全過程。尤其是在投標階段，如果投標人員和企業領導沒有嚴格遵守投標程序開展工作，對工程量估算錯誤，報價過低，很有可能在實際施工過程中受到地質、環境和文化等因素的影響發生虧損。同時，企業在參與國際工程的建設過程中，往往會受到國際匯率的影響，導致企業的經濟效益存在一定的不穩定性，這就需要企業在投標階段充分做好調研和分析，保障總承包企業的經濟效益。因此，研究國際工程總承包項目投標管理的程序策略具有現實意義。

一、國際工程總承包項目投標管理程序

（一）項目跟蹤階段

1.市場信息備案

在市場信息備案階段，由企業的經營生產部門負責收集、跟蹤業務范圍內的國際總承包市場信息，提交給企業的跟蹤部門，經過分析后向國際總承包項目的開發管理部門進行具有跟蹤價值的項目備案。由項目商務負責人根據國際工程的資質、業績等方面的要求，判斷本公司的承攬模式是否符合業主要求，是否具備準入資格。市場信息備案流程是由跟蹤主體部門填寫備案表，提交至總承包項目開發管理部門負責人審核，之后經過歸口部門、分管領導的審核、批準，最終形成市場信息備案表。

2.立項備案

形成市場信息備案表后，由總承包項目主體責任部門進行立項申請文件的編制，將立項申請文件提交至國際工程總承包項目開發管理部門。

（二）項目投標決策階段

在跟蹤階段工作完成后，投標部門將派出商務經理，與報價經理共同組成商務團隊，針對國際工程開展投標決策、組織等工作。

1.風險評審

國際工程項目風險分析報告的編制需要在商務經理的組織下開展，由國際業務風險歸口管理部門負責組織國際業務領導、法律顧問、報價經理等人員參加項目風險評審會議。在國際工程風險評審會議中，有關人員主要就以下幾方面內容展開評審：國際工程是否符合本公司發展戰略；本公司是否符合準入要求；項目前置手續是否完成；項目建設場地是否明確；設計能力、專利技術要求；發包方資質及資金來源；是否存在墊資要求；對于上下游分包的，應當明確范圍和價格；項目建設所在地的法律、人文環境調查情況等等，尤其要注意承包范圍，如征地、項目審批等工作應當由發包方來完成。在進行評審后，根據以上內容的評審結果出具風險評估報告。

2.合同條件評審

在合同條件評審階段，由商務經理牽頭組織人員對招標文件進行仔細閱讀和研究，申請合同條件初步評審。企業風險歸口管理部門應當針對合同條件組織國際業務領導、法律顧問、報價經理等人員進行評審，并且記錄成文件。合同條件評審中，相關人員應當針對以下問題展開評審：①合同的一致性：合同條件應當符合招標要求、技術要求，并且對合同文件的組成進行評審；②合同條件審核：合同條件中的承包范圍、合同術語和邏輯關系、生效條件與開工條件、合同價格、支付條款、保函、設備所有權、承包方的停工和解約權利、技術要求、工期要求、保證金和爭議解決方式等等。在完成合同條件初步評審后，商務經理可以申請公司級評審，由公司的法律部門組織生產部、財務員、風險歸口管理部門等部門開展公司級評審，生成會議紀要。

3.投標決策

在合同通過公司級評審后，商務經理可以申請投標決策。決策過程主要由投標部門商務經理、風險歸口管理部門、法律部門共同參與，最終形成國際工程總承包項目立項決策記錄表。

（三）投標組織階段

1.投標策劃

投標決策完成后，可以進入投標組織階段。本階段由投標部門商務經理組織人員進行國際工程總承包項目投標策劃書的編制，正式開始投標組織工作。國際工程總承包項目投標策劃書應當包含工程概況、工程范圍、項目信息、投標文件組成、編寫原則、投標部門聯系方式、投標工作分配、工作進度、風險及措施等內容。在完成策劃書后，投標部門商務經理應當組織團隊成員召開投標啟動會，向團隊成員介紹工程概況、投標計劃，并且依據投標策劃書分配工作任務，由投標部門領導提出工作要求，解答成員提出的問題。此外，在投標過程中，通常需要其他部門的協作，投標部門應當與協作部門提前通氣，簽訂內部責任書，明確協作內容、時間和責任劃分等等。

2.投（議）標備案

國務院在2017年公布了一系列規定，取消了對外承包工程資格審批和投（議）標核準，但是要求對外承包工程企業在參與境外工程項目時對項目進行備案。因此，企業的國際業務部門應當配合投標部門進行項目備案，登錄商務部合作司網站錄入國際工程前期信息，在對外承包工程數據庫中進行備案，在收到商務部批復后，商務經理應當將回執歸檔保存，以便于后續保函的辦理。

3.現場踏勘

備案完成后，總承包項目應當組織人員到工程現場進行踏勘，旨在了解工程情況、地質條件、工程范圍等要素，從而確定商務報價的外部影響因素。同時，總承包企業應當組織人員調查當地的市場行情，如人力資源、物資情況、工程材料獲取渠道、材料價格、機械設備獲得渠道、交通運輸情況和稅務情況等等。踏勘團隊中應當包含商務人員、技術人員和工程管理人員等，在踏勘結束后，踏勘團隊負責人組織人員編制踏勘報告、商情報告和現場條件考察報告，提交至投標團隊。

4.合作協議

在通常情況下，投標協議并不作為投標文件的組成文件，投標協議是在投標、議標過程中，發包方與企業、設備供應商等利益主體就合作意向簽署的文件，主要包含協議公司名稱、工程基本信息、責任分工、施工計劃等等。合作協議應當進行評審，由商務經理進行用印登記，最終完成簽署。

5.聯合體協議

在國際工程中，如果總承包項目出現企業與其他合作方以聯合體形式進行投標時，需要簽署聯合體協議。聯合體協議主要是為了降低投標風險，提升企業自身的競爭力，是投標文件的重要組成部分，其內容包括聯合體各公司名稱、工程基本信息、聯合體各公司責任、費用和風險分配等等。聯合體協議應當進行評審，由商務經理進行用印登記，最終完成簽署。

6.保密協議

依照企業的保密工作規定，結合招投標需要，應當進行保密協議的簽署，由各部門負責人與保密辦公室負責人進行簽訂。保密協議應當進行評審，由商務經理進行用印登記，最終完成簽署。

7.投標授權

在通常情況下，招標文件中會對投標授權提出明確的要求，企業應當依據招標文件的要求，由企業法律部門負責申請、審批和辦理投標授權書。

8.投標保函

投標保函需要使用投標備案回執來進行辦理，投標部門需要按照招標文件的要求，開立和修改投標保函，企業財務管理部門負責保函開立。

9.投標所需財務資料

在投標階段所需要的財務資料應包含公司完稅證明、審計報告、授權證明、總資產、總負債、總收入、凈資產等文件和信息。投標部門應當按照投標文件的要求，填寫對外財務資料審批表，交由財務管理部門進行審核。

10.投標所需證照資料

投標必備的證照資料有營業執照、法人身份證件、公司資質等文件。

11.投標所需法律性證明資料

投標階段需要準備的法律性證明資料有法人無犯罪證明、企業征信、企業未破產證明、企業訴訟狀況等證明文件。投標部門應當按照投標文件的要求，由公司法律部門協助進行資料的收集和整理。

12.報價工作的組織

在國際工程總承包項目投標策劃書的指導下，企業各部門可以開展報價工作。如果投標工作全部由公司內部部門組織開展時，各個部門的工作安排如下：

①開發管理部門按照招標文件、發包方及投標策劃書的要求，進行項目報價技術組織措施的編制。

②設計部門進行設計方案的編制，出具材料、設備、工程量文件以及材料參數、數量等文件。同時需要對勘察設計費進行計算，形成項目勘察設計費報價表。

③項目執行部門需要結合國際工程的設計方案和工程量，對實施方案進行編制，實施方案應當包含執行模式、施工組織措施、質量保證措施、人力資源使用計劃等等。

④開發管理部門根據項目情況，開展機械設備、工程材料的詢價工作，形成國際工程總承包項目設備及材料采購詢價匯總表。并且，針對投標項目中設備材料的運輸、清關、退稅等費用進行詢價，編制采購方案和運輸方案。

⑤技術經濟部門根據工程設計方案、設備材料工程量和報價技術組織措施編制價格水平報價，提出價格建議。

⑥開發管理部門根據各部門提供的資料，以及招標文件的要求編制國際報價，在經過公司內部評審后，形成國際總承包項目報價文件。

（四）投標文件評審及投標報價決策階段

1.商務文件評審

在投標文件中商務文件主要由投標部門負責評審，商務經理組織各部門領導、人員參加評審會議并且形成會議紀要。商務文件評審主要包括檢查投標文件的完整性、核對投標過程中投標文件的更新、檢查商務文件效力、核對簽字是否有效等。

2.技術文件評審

設計部門應當根據投標策劃方案編制總承包項目的技術方案，并且設置專門的負責人嚴格把關技術方案的質量。同時，委派技術經理管理和控制投標技術方案和報價資料，同時對技術方案、報價資料的偏差進行評審。在投標報價評審之前，應當召開技術方案評審會議，按照招標文件的技術要求，對技術方案中的技術經濟指標、應用范圍、技術風險等方面進行評審，形成評審意見。

3.報價評審

在國際工程的總承包項目中，應當由企業的經營管理部門組織報價評審工作，評審主要針對投標報價原則、范圍、計價依據、資金計劃等方面展開評審，同時要對報價中所隱含的不確定因素進行評審。首先，在評審前，投標部門的商務經理應當對招標文件中關于責任、費用和分工的條款進行整理，并且完成技術評審工作；其次，在開展報價評審時，要針對報價編制原則與項目執行模式、報價范圍、報價全面性進行重點評審，尤其是項目中可能存在較大偏差的項目，應當作為評審中重點討論的問題。同時，要對材料價格、設備價格與市場價格水平進行評審。

4.報價決策

在投標文件遞交之前應當進行報價決策，由投標部門領導牽頭，各部門參與最終決策，最終形成國際工程總承包項目投標報價決策記錄表。投標決策文件形成后，由投標部門的商務經理組織人員進行投標文件的裝訂、簽字等工作，遞交至發包方，完成投標工作。

（五）合同談判、簽署及移交階段

首先，在國際工程中，如果企業成功中標，應當由投標部門調配人員組成合同談判團隊，參與合同談判工作；其次，談判結束后，若雙方達成一致意見，企業的投標部門應當按照規定開展合同評審和簽署工作；第三，投標部門應當將國際工程總承包項目的最終報價與決策及時上報給有關部門和執行團隊；第四，簽署合同后，投標部門應當組織人員進行國際工程總承包項目移交報告的編制，提出項目移交申請。同時，投標部門與執行團隊應當完成合同交底工作，交接投標階段全過程文件，并且簽署文件移交記錄；第五，投標結束后，投標部門無論中標與否，都應當召開投標總結會議，編制投標總結報告。

二、提升國際工程總承包項目投標管理有效性的策略

（一）加強對招標文件的系統分析和研究

在通常情況下，國際工程總承包項目的招標文件主要包含合同圖紙、工程規定、工程量清單、產品生產商名單和合同等內容，企業的投標部門應當按照招標文件中所標示出的截標日期進行投標文件的組織和編制。在組織和編制過程中，應當合理地調度和配置人力資源，認真、細致地分析招標文件，對其中可能隱含的風險進行準確識別，投標部門應當認真核對招標文件中的產品供應商名單，可以在投標文件中列出我方推薦的產品供應商名單，從而為報價提供更多參考。

（二）慎重選擇合作伙伴和合作模式

在國際工程中，總承包項目中通常會以聯合體模式進行項目的承包，從而展示企業實力，提升管理能力，增加中標概率。但是由于聯合體中的各企業本身具有不同的發展戰略和管理模式，使得聯合體在建立后需要很長一段時間來進行管理融合，為聯合體的合作各方增加了一定的合作風險。因此，企業在投標階段如果決定采用聯合體模式進行投標，應當慎重選擇合作方與合作模式。

結語：

綜上所述，參與國際工程是企業提升自身實力、加速發展的重大機遇，開展國際工程總承包項目投標管理是新時期企業開展項目全過程管理的必然手段，能夠有效推動企業國際業務的發展。通過在企業中開展科學、有效的投標管理，規范投標過程，提升企業國際業務水平，為企業的可持續發展提供有力保障。