政府檔案檢查及驗收工作應注意的事項

文/廣東省深圳市鹽田區檔案局 羅韶香

政府檔案檢查及驗收工作應注意的事項

文/廣東省深圳市鹽田區檔案局 羅韶香

【摘要】檔案檢查及驗收工作的好壞，直接影響著政府檔案管理工作的質量，影響著檔案管理的各項基礎業務建設的開展。本文敘述了政府檔案管理的重要作用，并提出了做好政府檔案檢查及驗收工作應當注意的事項，旨在以此來優化政府檔案儲存信息，進而促進政府檔案管理質量的提高，順應社會發展的需求。

【關鍵詞】政府檔案；檢查及驗收工作；措施

政府檔案作為記錄社會發展信息的重要載體，在保證政府履行自身職責以及工作決策的切實性上發揮了重要的作用。但由于社會建設進程的加快以及改革開放決策的深入人心，政府檔案的檢查及驗收工作采取的措施逐漸無法順應時代發展的要求，面臨著嚴峻的管理挑戰。基于此，筆者結合自身經驗，就政府檔案管理的重要作用以及做好政府檔案檢查及驗收工作應注意的事項提出以下的分析與探討。

一、政府檔案管理的重要作用分析

（一）政府檔案管理能夠促進政府權威的樹立。對政府檔案進行有效科學的管理能夠促進政府權威的樹立。現階段，政府檔案正朝著信息化的方向發展與管理，信息的記錄可以反映出政府的所作所為以及政府對社會事務的決策與管理，它是政府為人民服務原則的體現，并且能夠方便人民群眾對政府事務的監督，發揮主人翁的作用。同時政府檔案是實現政府民主與科學決策的關鍵，促進政府自身更好地發揮其職能。

（二）政府檔案能保證人民群眾知情權的運用。我國是社會主義國家，國家的一切都是為了人民，人民作為國家的主人，在社會的發展與建設中擁有著諸多義務與權力。而對政府檔案的管理能夠使得人民群眾的知情權更好地實行。通過政府檔案管理，人們不僅可以方便快捷地了解政府的信息資料，保證政府職能的實現，還可以促進人民群眾參與行政管理，使政府做到科學民主決策。

（三）政府檔案的管理能制約權力，預防腐敗。目前，政府檔案的信息化管理能夠使得人民群眾更為準確地了解政府部門的活動。將政府部門的決策以及工作情況都納入檔案中，在方便人民閱讀考察的基礎上，可以吸引人民群眾更好地建言獻策，及時改正政府部門的決策失誤，讓政府的權力在陽光下進行，為我國法治社會的建設提供保障。

二、做好政府檔案檢查及驗收工作應注意的事項

（一）政府應建立好接收檔案的檢查驗收制度。政府檔案在檢查及驗收時，需要按照政府檔案管理部門所制定的規章制度來進行。有效的規章制度是對政府檔案管理人員在工作時言行舉止的一種約束和規范，也能更好地保障政府檔案檢查及驗收工作的順利進行，把握好政府檔案的質量關。在政府檔案的檢查及驗收工作過程中，如果沒有科學有效的規章制度進行參考，極有可能會使政府檔案的檢查驗收標準因人、因事、因情況而定，沒有合法的依據。

（二）政府應制定好檔案質量檢查驗收的標準。在檢查驗收工作中，有一個合理科學的標準，可以使得政府檔案管理的工作人員明確自己檢查驗收的目標，重視標準，從而更好地做好檔案檢查及驗收工作。若沒有檢查驗收的標準，將會使得政府檔案管理的工作人員在檢查驗收檔案時，無所適從，不知道從何下手，如何定位。而政府檔案檢查驗收標準的制定，應將國家規定的各類檔案的規范要求及政府的實際情況相結合，制定出切合實際、便于操作的驗收標準。

（三）政府檔案部門應對案卷質量偏差進行反饋。政府檔案管理的工作人員在檢查驗收檔案時，當檢查出檔案存在質量偏差時，應及時將質量偏差反饋給立卷部門，讓立卷部門進行及時修改。為了提高工作質量及效率，檔案管理工作人員應對存在質量偏差的檔案進行登記，標明出現偏差的詳細細節，從而方便立卷部門進行糾正。同時，要將質量偏差反饋給檔案收集、立卷人員，讓其進一步加強工作能力，盡量減少在立卷過程中的失誤，提高工作效率，最終實現優化檔案質量的目的。

（四）政府應增強檔案管理工作人員的責任意識。身為一名檔案管理的工作人員，需要樹立起強烈的社會責任感及歷史責任感，因為，政府檔案的檢查及驗收工作是一項需要花時間、費精力的工作，要求工作人員注意力集中，能夠做到一絲不茍。若沒有工作的責任心，將會把檔案的檢查與驗收視為負擔，無法認真仔細地工作。為了增強檔案管理工作人員的工作責任心，政府部門應加強對檔案管理工作人員的思想政治教育，促進工作人員樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，從而保證檔案的檢查驗收工作順利、有序且持久地開展。

三、結束語

綜上所述，做好政府檔案的檢查及驗收工作是加強檔案管理的一個重要環節。而在對政府檔案的檢查驗收時，需要建立好接收檔案的檢查驗收制度，制定好檔案質量檢查驗收的標準，對案卷質量偏差進行及時反饋，并增強檔案管理工作人員的責任意識。只有這樣，才能實現檔案管理的高效率進行，才能更好地利用檔案信息資源，發揮檔案的重要作用。

參考文獻：

[1]金娟.淺談政府檔案信息資源管理[J].蘭臺世界.2008(08).

[2]張劍強.如何做好政府檔案信息資源管理工作[J].黑龍江檔案，2014(06).