“雙高”背景下高職檔案信息化建設分析

包鈺

“雙高計劃”啟動于2019年，是新時代對于高職院校提出的新要求和新標準。在推動我國治理體系和治理能力現代化過程中，我國高職院校也要緊跟時代，進行自我管理、自我教育、自我約束，提出新的專業人才教育體系，建立現代化的人才培養模式，培養出現代社會需要的高質量職業技術人才。高等職業院校改革教育機制，培養高質量人才，必然離不開高校檔案信息化建設。雖然各大高職院校已經認識到建設信息化檔案的重要性和必然性，但是將檔案信息化投入實踐的高校較少，主要是檔案信息化是近幾年提出的新概念，體系尚不成熟，機制有待探索。

一、高校檔案信息概述

高職院校的檔案包括學校的歷史背景、發展進程、重大決策方案以及全校師生的相關個人信息資料，是高校的精神財富和文化積累的體現。隨著社會對人才的需求量增多，高校也逐漸擴充自己的招生名額，高校檔案的數量也就越發龐大，傳統的紙質檔案已經不能滿足檔案的記錄需求。檔案記錄是為了滿足師生在學習、科研、職位變更等活動中對檔案信息的需求，如畢業生在寫畢業論文時，瀏覽往年的優秀畢業論文將會為其提供重要的幫助；科研項目的人員也會將其在科研過程中的實驗記錄和科研成果等記錄在學校的檔案當中，以方便之后的調取查用；學生在申請獎學金或者畢業后應聘崗位時，會需要學籍檔案或者學歷證書等證明材料。紙質檔案文件不僅容易丟失、儲存量大，而且信息分類困難，檔案管理人員往往要花很大的精力去整理檔案資料，在檔案調取時也十分繁瑣。如果檔案信息不能被充分的利用，那么檔案庫的建立也失去了使用價值。

為適應時代需要，我國明確提出了檔案信息化，并對其定義做了系統闡述，從此開啟了高校檔案由傳統紙質記錄轉向了計算機等信息技術記錄，大大提高了檔案管理工作的效率，使得高校檔案管理適應信息化時代的前進腳步。計算機等軟件應用到高校檔案管理領域，使得信息的儲備量增加，分類管理更加簡便，并且可以在信息檔案數據庫中快速檢索到需要的信息資料。雙高計劃背景下，高校采取信息化檔案管理模式有其必然性，這同樣也是教育事業的重大進步。

二、高校檔案信息化建設普遍化

（一）高校檔案信息化建設的具體體現。

站在人類社會發展進程的戰略高度，信息化已經成為各行各業發展的必然趨勢。由于互聯網的普及，通訊越發便利，人們足不出戶就能接觸到海量的信息，并且日常學習和生活對于信息量的要求也在提升。國家針對檔案信息化頒布了相關政策，鼓勵檔案管理領域采用互聯網信息技術。高校理應響應國家的號召，積極推動高校檔案管理信息化，這也是國家檔案信息化的重要組成部分。

（二）師生對于檔案信息的現實需要。

進入二十一世紀以來，人們的生活節奏越來越快，自然也就對檔案信息管理效率提出更高的標準。高校檔案信息數量龐雜，任務量繁重，包括對信息的鑒別、收集、儲存、整理、分析等。為了提升高校檔案信息工作的效率，將互聯網技術應用到檔案管理工作當中迫在眉睫。高校檔案信息管理工作的開展影響著高校師生日常學習生活的進行，因此必須基于高校師生對檔案信息的現實需要，利用信息化的管理手段，為高校師生提供有針對性的信息服務。

三、高等職業院校檔案信息化建設的重要性

只有將檔案投入使用，充分利用起來，高職檔案信息才有價值。提高檔案的使用效率和利用價值，必須要注意以下幾個方面：一是，根據高校的發展目標和規劃方案，對高校檔案管理進行改革，使其適應高校的發展趨勢，提升檔案管理的規范化程度；二是，對年代久遠的檔案信息進行整理，刪除其中沒有現實應用價值的檔案信息，在這個過程中一定要對信息進行慎重判斷，以免誤刪重要的檔案信息。通過對高校的檔案信息建設工作的深入了解，深刻認識到了檔案信息管理的重要性及其意義價值。第一，建設中國特色的專業學科必須要有相關專業發展過程以及理論研究成果等檔案信息的支持，學科的水平提高是逐日累積的，沒有相關檔案信息支撐，不可能建設起高水平的專業學科。歷史背景和精神文化是一個學校綜合實力的重要組成部分，是高校建設的靈魂，正是由于高校檔案館的存在，使得學校的歷史故事和精神文化得到傳承，一代又一代高校師生在高校的精神文化滋養下，健康發展，取得顯著的成就。第二，高校檔案涉及范圍較大，既包括學校層面的發展規劃、歷史資料等，也包括師生個人的相關信息資料或者學習研究成果等，來源的復雜和數量的繁多都要求采用規范化的檔案管理體制，只有這樣才能使學校的檔案體系更加完整科學，提高檔案管理的科技含量和信息化程度。第三，通過檔案管理信息化，增強高校與企業的合作，提升高等職業院校的專業水平和職業性。

推動檔案管理信息化對于高校來說，可以節省人力，順應自動化辦公的時代要求，使用互聯網云存儲相關的檔案信息，拋棄傳統的紙質記錄方式，有著多重優點。云存儲首先具有儲存量大、節約儲存空間、省錢等優點，其次還具有不易丟失、可以分類管理、查找便捷等優點。

四、高職檔案信息化建設的缺陷

（一）沒有認識到檔案信息化建設的重要程度。

檔案管理作為高校的輔助工作單位，沒有得到學校的重視。部分學校領導認為檔案管理工作簡單，只需收集和查找檔案即可，無需采用信息化的管理模式，甚至有些高校為了增設教室或者實驗室等，縮小檔案室的空間，減少檔案室的工作人員，只派一名工作人員管理檔案室。由于高校沒有認識到檔案室的重要性，自然不會設計相關的制度規章，沒有規范化的檔案管理機制。檔案室由于缺乏人力資源，無法自我改革和完善，使得高校內的檔案管理發展落后。

（二）缺乏資金。

高校檔案信息化管理改革需要具有一定的資金支持，部分高校沒有成功采用信息化的高校檔案管理體制，就是因為缺乏啟動資金。沒有足夠的經濟基礎，高校只能退而求其次，將檔案信息錄入計算機中進行存儲和整理，但無法與其他用戶共享，不能利用計算機快速查閱所需要的數據信息。除了啟動資金，高校同時缺少平臺的維護資金，使得部分設備和軟件系統老舊，甚至存在很多技術漏洞，可能導致檔案信息的丟失。

（三）缺乏高校檔案管理軟件系統。

當前，國內先進的檔案管理軟件主要包括情報管理軟件、益都管理軟件等。由于這些系統軟件較為成熟，因此費用也相對較高。高校由于客觀條件的限制，很少引進先進的檔案管理軟件，多數使用校內技術人員或者教師自己研究開發的軟件系統，系統設計簡單，功能不完備，一般只能進行簡單的存儲和整理工作，不能為用戶提供快速檢索服務和共享功能。

（四）缺乏檔案管理專業技術人員。

檔案管理信息化對于檔案管理人員的要求較高，除了擁有一定的檔案管理專業技能之外，還需要有一定的維護網站、數據管理的能力。當前高校對于人才的培養模式較為單一，復合型人才緊缺。此外由于高校對于檔案管理的重要性程度認識不足，對于檔案管理人員的要求較低，基本都處于本科以下學歷水平，甚至有些高校所聘用的檔案管理人員根本未經過檔案管理的系統學習，也不具有檔案管理的工作經驗。在這種背景下，檔案管理人員的工作模式不夠科學，只限于傳統的收集和查閱，嚴重阻礙了檔案管理工作的效率，給有調取檔案信息需求的師生帶來了難題。

（五）缺乏檔案管理工作宣傳。

高校缺乏對檔案管理信息的宣傳，致使許多有相關需求的師生，只能通過咨詢前輩、翻閱書籍等方法查找相關信息，不僅效率低下，信息真實度不能保障，而且極有可能查找不到相關信息。然而事實上，這些師生所需要的信息在學校檔案庫中可以輕松找到，有些師生不了解檔案庫所收錄的信息內容，甚至不知道檔案庫的存在。

（六）檔案庫功能不齊全。

由于檔案管理人員水平不夠，也認識不到檔案管理工作的重要性，因此工作態度不積極。即使檔案室中的信息豐富，檔案管理人員沒有建立完善的工作體制，也會使檔案信息無法發揮應有的價值，嚴重阻礙檔案管理工作的開展。不僅是高校及其師生，甚至是高校檔案管理工作人員，都認為高校檔案管理沒有意義，從而喪失工作的動力，僅僅完成硬性的工作任務，導致檔案管理機制老舊。高校的檔案管理機制未能順應社會主義現代化的時代要求，檔案資源利用不充分，不能滿足高校師生對相關檔案信息的要求，只將檔案管理部門當作學校檔案的儲藏間。

五、建設信息化的高等職業院校檔案

經過上述研究調查可知，在雙高計劃的背景下，信息化高校檔案建設領域的問題復雜多樣，根本在于高校檔案管理工作得不到重視，從而使得檔案管理領域缺少啟動資金和維護資金，缺少檔案管理軟件和硬件設備，缺少檔案管理專業技術人才，缺少檔案管理信息宣傳等。

建設信息化的高等職業院校檔案離不開高校領導對其重要程度的認識，高校領導可以帶動高校師生轉變對檔案管理的錯誤認識，從而將高校檔案管理上升到更重要的地位。高校領導不僅要加大對信息化檔案管理的建設資本投入，還應當節約資本的使用，將建設資本用在最關鍵的設備更新和人員引進上，減少不必要或者重要性程度較低的資金開銷。此外，建設信息化檔案管理的工作面臨著諸多風險和挑戰，為保證工作順利進行，高校領導應當從檔案的實際情況和師生的實際需要出發，構建系統科學的檔案管理機制，嚴格按照所制定的檔案管理機制開展工作。

在檔案管理機制改革過程中，處理檔案信息是任務的關鍵。檔案信息大體上分為年代較久遠的紙質資料以及近些年的數字化資料。對于紙質資料，檔案管理員要做好掃描工作，將其轉化為數字化資料，在工作過程中檔案管理員一定要保持謹慎認真的工作態度，認真掃描好每一份文件，不得有缺頁缺內容的情況發生。此外，有些資料由于年代過于久遠，紙張已經泛黃破損，字跡模糊難辨，無法通過掃描提取完整內容，對于這些資料，檔案管理人需要手工輸入，遇到內容不確定的地方詢問學校知情人員，做到紙質資料全面錄入。除紙質化資料之外，檔案庫中還可能存有磁帶、光盤等，需要檔案管理人員運用相關技術，將其中存儲的信息進行模數轉換。做好上述前期工作之后，檔案管理人員應當建立文件目錄數據庫，將檔案室所儲存的全部資料信息收錄其中，從而使高校檔案實現一體化管理，引入先進軟件設備，建立數據庫的資源共享功能。

檔案管理人員直接執行相關檔案管理工作，是檔案信息管理的直接責任人員，因此檔案管理人員的專業水平和職業素質直接影響到高校的檔案管理服務水平。高校應當注重檔案管理專業技術人才的引進，提升檔案管理人員的專業水平。除了外來人才的引進，高校還應當提升校內原有檔案管理人員的職業素養，開展專門培訓工作，采用課堂講授、專題講座、實踐練習等多種形式，積極引導和鼓勵相關人員參加。此外高?？梢云刚埿Ｍ馄髽I的相關專業人才，考察校內檔案管理工作的情況，對不足部分給予指導，提高檔案管理人員的工作效率和工作熱情。除了提升檔案管理人員的專業水平，還應當改變檔案管理人員的思想觀念，使他們認識到自己工作的重要性，從而激發學習動力。

根據上述研究和分析可知，建設信息化的高校檔案管理體系是社會的必然需要和時代的發展趨勢，是對檔案管理工作的全面提升，但是建設信息化的高校檔案管理體系面臨重重困難。當前，多數高校沒有認識到檔案信息化建設的重要程度，缺乏啟動資金和后期維護資金，缺乏高校檔案管理軟件系統，缺乏檔案管理專業技術人員，缺乏檔案管理工作宣傳，檔案庫功能不齊全。思想問題擺在首位，高校首先應當正確認識高校檔案管理工作的重要性，然后根據上述問題和缺陷，有針對性地逐個提出解決方案。例如加大資金投入，優化資金配置，加強人才引入，重視職工培訓等。高校通過建立系統的檔案管理體系改革方案，解決檔案管理工作的現存問題，從而最終實現高校檔案管理信息化建設。

（作者單位：巴音郭楞職業技術學院）