做好高校部門檔案工作的認(rèn)識(shí)與思考

文/叢筠

高校檔案工作在推進(jìn)高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化中具有基礎(chǔ)性、支撐性作用。高校各部門做好本部門檔案工作有利于激發(fā)工作動(dòng)力、開展校史教育和煥發(fā)師生愛校榮校品格、提升部門工作科學(xué)化水平和迎接上級(jí)組織開展的評(píng)估檢查項(xiàng)目。部門檔案人員應(yīng)掌握檔案工作知識(shí)和技能，貫徹部門檔案管理“五性”要求，把握部門檔案管理要點(diǎn)。同時(shí)，要優(yōu)化高校部門檔案管理的協(xié)調(diào)機(jī)制、培訓(xùn)機(jī)制和考核機(jī)制，不斷推進(jìn)檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化

高校檔案，是高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案工作在推進(jìn)高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化中具有基礎(chǔ)性、支撐性作用。高校部門作為檔案材料形成單位，檔案意識(shí)和管理水平直接影響高校檔案功能發(fā)揮。

一、做好高校部門檔案工作的重要意義

高校部門做好部門檔案工作具有重要意義。重要在于：

一是有利于激發(fā)部門工作動(dòng)力。俗話說，“人過留名、雁過留聲”，部門負(fù)責(zé)人在主持本部門工作期間的業(yè)績(jī)，從工作計(jì)劃、創(chuàng)新舉措、實(shí)施過程到最終成效，乃至師生反應(yīng)和社會(huì)反響，都通過檔案長(zhǎng)期甚至永久地保存下去。因而，做好部門檔案工作，有利于激發(fā)部門工作熱情和創(chuàng)新動(dòng)力，為部門和學(xué)校發(fā)展創(chuàng)造名垂學(xué)校史冊(cè)的業(yè)績(jī)。

二是有利于開展校史教育和煥發(fā)師生愛校榮校品格。學(xué)校主要依據(jù)高校部門等檔案材料建設(shè)的校史館，展陳各個(gè)歷史階段的發(fā)展成就，師生通過參觀，可以增強(qiáng)自豪感和主人翁精神，自覺為學(xué)校建設(shè)奉獻(xiàn)光和熱。

三是有利于提升部門工作科學(xué)化水平。做好部門檔案工作，需要有對(duì)部門和學(xué)校發(fā)展高度負(fù)責(zé)的精神，需要提升部門工作計(jì)劃性、執(zhí)行力和效果，需要具有必要的檔案知識(shí)和技能，在此基礎(chǔ)上形成良好的工作習(xí)慣，不斷提升部門工作的科學(xué)化、規(guī)范化水平。

四是有利于迎接上級(jí)組織開展的評(píng)估檢查項(xiàng)目。平時(shí)檔案工作到位，當(dāng)遇到上級(jí)組織開展的相關(guān)評(píng)估檢查情況，可以起到未雨綢繆、事半功倍的效果。

基于上述認(rèn)識(shí)，高校部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真履行部門檔案管理職責(zé)：將部門檔案工作納入工作計(jì)劃和議程，具體領(lǐng)導(dǎo)、布置本單位檔案的收集、整理、立卷、移交及歸檔工作，積極支持、配合高校檔案機(jī)構(gòu)工作，按照規(guī)定時(shí)限完成重大活動(dòng)、重點(diǎn)工程和大型儀器設(shè)備項(xiàng)目檔案的收集、整理、移交工作，聽取本部門檔案人員的工作匯報(bào)并幫助解決工作中的困難，定期檢查本部門的檔案工作。

二、掌握做好高校部門檔案工作的知識(shí)和技能

根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和工作需要，高校部門一般都配有檔案人員。盡管部門檔案人員大多為兼職，但是也需要履職盡責(zé)，增強(qiáng)做好部門檔案工作的責(zé)任感和使命感，學(xué)習(xí)和運(yùn)用好檔案工作知識(shí)和技能。一是掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)。通過自學(xué)或參加培訓(xùn)等方式，學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，特別是《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法、教育部《高等學(xué)校檔案管理辦法》、本省市區(qū)檔案管理地方性法規(guī)規(guī)章和校內(nèi)檔案管理規(guī)章制度，在了解法條含義、增強(qiáng)法治意識(shí)基礎(chǔ)上做到學(xué)以致用。二是掌握檔案工作專業(yè)技能。檔案工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性，目前我國(guó)既有檔案國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，也有檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，這是檔案工作專業(yè)性的鮮明體現(xiàn)。如檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)就有從檔案工作基本術(shù)語(yǔ)（DA/T1-2000）到行政事業(yè)單位一般公共預(yù)算支出財(cái)務(wù)報(bào)銷電子會(huì)計(jì)憑證檔案管理技術(shù)規(guī)范（DA/T 95—2022）等共95 個(gè)。部門檔案人員對(duì)于相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)不僅要了解，還要能夠熟練地運(yùn)用到工作中去。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，部門檔案人員還要具備搜集和處理電子檔案材料的能力。在工作實(shí)踐中，根據(jù)需要，部門檔案人員可以向部門其他人員傳授這些知識(shí)和技能，密切合作，共同做好部門檔案工作。

三、貫徹高校部門檔案管理的“五性”要求

提及高校檔案工作，很多人會(huì)誤以為只是高校檔案機(jī)構(gòu)的工作，與本部門關(guān)系不大。實(shí)際上，高校檔案機(jī)構(gòu)所管理的檔案主要來源于高校各部門等提供的檔案材料，部門檔案材料數(shù)量質(zhì)量和檔案管理水平的高低，直接決定著高校檔案作用的發(fā)揮程度。為此，高校部門有必要按照“五性”要求，結(jié)合本部門實(shí)際，做好部門檔案工作，為學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)工作創(chuàng)造良好條件。

一是真實(shí)性。真實(shí)性要求部門檔案材料必須是客觀真實(shí)的，準(zhǔn)確反映教學(xué)、科研、基建等活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容及歷史過程，不得編造偽造。

二是完整性。完整性要求部門將應(yīng)當(dāng)歸檔的資料全部搜集整理后予以歸檔，做到“應(yīng)歸盡歸”，不得將應(yīng)當(dāng)歸檔到學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)的檔案材料作為部門私有財(cái)產(chǎn)拒不移交。應(yīng)高度重視由本部門承擔(dān)的學(xué)校中心工作，特別是重大活動(dòng)、重要會(huì)議、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重大科研項(xiàng)目、重大改革工程等檔案材料的完整性。

三是規(guī)范性。規(guī)范性要求嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和學(xué)校規(guī)章制度管理部門檔案材料，如對(duì)歸檔電子文件應(yīng)符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）要求。

四是安全性。在開展信息公開工作的同時(shí)，部門要增強(qiáng)安全觀念和保密意識(shí)，防止檔案材料遺失或泄密，特別是不通過微信、微博等傳送涉密的檔案材料。

五是及時(shí)性。及時(shí)性不僅要求對(duì)于本部門檔案材料及時(shí)預(yù)立卷，盡可能形成每月或每季度定期預(yù)立卷的機(jī)制，而且要按照規(guī)定時(shí)間移交。

上述“五性”要求主要針對(duì)需要向?qū)W校檔案機(jī)構(gòu)移交的檔案材料。同時(shí)，部門還應(yīng)做好無(wú)需移交、本部門自存各類檔案的管理和利用工作。高校檔案機(jī)構(gòu)歸檔檔案與高校部門自存檔案的區(qū)別在于：一是優(yōu)先性不同。對(duì)于需要?dú)w檔的檔案材料，高校檔案機(jī)構(gòu)優(yōu)先，歸檔原件，部門自存檔案留存復(fù)制件。二是保存期限不同。高校檔案機(jī)構(gòu)檔案保管期限一般為永久或長(zhǎng)期，而部門自存檔案一般為短期。三是依據(jù)不同。高校檔案機(jī)構(gòu)歸檔范圍根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度確定，而部門自存檔案則一般由各部門根據(jù)需要確定。

四、把握高校部門檔案管理要點(diǎn)

部門檔案管理流程由預(yù)立卷、檔案整理、檔案移交等階段組成。其中，檔案整理又包括初步整理、裝訂、編寫頁(yè)號(hào)、核查、編寫檔號(hào)、著錄數(shù)據(jù)、裝盒、目錄打印及數(shù)據(jù)核查上報(bào)、下載并填寫《備考表》等環(huán)節(jié)，其要點(diǎn)主要有：

(一)完善預(yù)立卷制度。將部門本年度將形成或已形成的文件材料設(shè)置預(yù)備案卷，按檔案保管期限、類別、時(shí)間分類保管，為下一年度的歸檔工作做好準(zhǔn)備，以確保本部門形成檔案材料的齊全、完整。根據(jù)年度所形成的材料（按問題、時(shí)間），做好平時(shí)辦理完畢的文件材料的收集、分類工作。對(duì)于同一事項(xiàng)、同一問題或反映同一性質(zhì)問題的文件應(yīng)一起組合排序，力求準(zhǔn)確，并保持同歷年檔案組合的方法、規(guī)律一致。同時(shí)，為便于利用，卷內(nèi)文件排列按照文件材料的形成規(guī)律，保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系，有秩序排列，達(dá)到能系統(tǒng)反映檔案文件內(nèi)容的目的。一般情況下：（1）管理內(nèi)容的文件材料按問題、時(shí)間或重要程度排列。（2）密不可分的文件材料按以下原則排列：批復(fù)、批示在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后；正文在前，附件在后；正文在前，定稿在后；定稿在前，歷次主要討論稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。（3）同一作者在同一保管期限內(nèi)有幾個(gè)問題的，先按問題，后按時(shí)間或文件聯(lián)系排列。（4）問題單一、作者單一或名稱單一的文件按時(shí)間順序排列。（5）同一保管期限內(nèi)，若有重要文件和次要文件，按重要程度或問題聯(lián)系排列。

(二)強(qiáng)化初步整理。文件分類、組合、排列后，由檔案人員按照歸檔要求對(duì)歸檔文件進(jìn)行初步整理。（1）檢查有無(wú)錯(cuò)誤和遺漏。（2）檢查有無(wú)兩份或兩份以上文件合并處理，若有應(yīng)每份文件獨(dú)立歸檔；若有多份文件共用一份“收文處理單”的，將“收文處理單”復(fù)印后放在每份文件中。（3）檢查歸檔文件所使用的書寫材料和紙張是否符合歸檔要求。如有不符合歸檔要求的（如由圓珠筆、鉛筆書寫），需要復(fù)印后歸檔。復(fù)印件在前，原件在后。（4）傳真件要復(fù)印后歸檔。復(fù)印件在前，原件在后。（5）大于A4紙的要手風(fēng)琴式折疊。

（三）加強(qiáng)核查。按件歸檔的，在填寫檔號(hào)與數(shù)據(jù)錄入前應(yīng)通知學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)收整人員核查與指導(dǎo)；按卷歸檔的，在填寫檔號(hào)和目錄打印前通知學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行核查與指導(dǎo)。（1）內(nèi)容核查：核查案卷是否保持有機(jī)聯(lián)系。（2）形式核查：核查保管期限是否分類準(zhǔn)確，年度、問題、文件材料排列是否符合歸檔要求，材料收集是否齊全，有無(wú)遺漏、重復(fù)、空白頁(yè)、反頁(yè)、倒頁(yè)。

（四）規(guī)范檔案移交。部門檔案人員要堅(jiān)持質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，凡不符合案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的，不向檔案機(jī)構(gòu)移交，直至補(bǔ)充完善達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)為止。已經(jīng)達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的，歸檔部門填寫檔案移交清單，并由檔案分管負(fù)責(zé)人簽署意見。歸檔交接時(shí)部門和檔案機(jī)構(gòu)雙方應(yīng)按移交要求當(dāng)面點(diǎn)清，并在《檔案移交清單》上簽字后各存一份，以備后查。對(duì)于移交的檔案中有不宜開放的部分，應(yīng)提出限制利用的意見。對(duì)已歸檔的部門檔案，凡與實(shí)際不相符合，認(rèn)為有必要進(jìn)行修改補(bǔ)充的，應(yīng)及時(shí)按照修改補(bǔ)充管理制度規(guī)定進(jìn)行修改補(bǔ)充。

（五）強(qiáng)化部門電子文件歸檔工作。著力推進(jìn)在部門業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件歸檔要求，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中同步規(guī)劃、同步實(shí)施電子文件歸檔功能，保障電子文件歸檔工作順利開展，推動(dòng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔。歸檔電子文件可以根據(jù)本校本部門實(shí)際情況和具體要求，采用光盤、移動(dòng)硬盤等形式歸檔，或者直接上傳或通過學(xué)校數(shù)據(jù)中心導(dǎo)入學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)。部門需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)墓芾恚_保網(wǎng)絡(luò)和使用過程的信息安全。

五、優(yōu)化高校部門檔案管理機(jī)制

(一)優(yōu)化協(xié)調(diào)機(jī)制。一是部門檔案人員與部門其他工作人員之間強(qiáng)化協(xié)同，及時(shí)組織整理檔案和預(yù)立卷。二是部門與其他部門之間強(qiáng)化溝通，特別是加強(qiáng)與檔案機(jī)構(gòu)的銜接，涉及專業(yè)性問題及時(shí)向檔案機(jī)構(gòu)咨詢請(qǐng)教。

(二)優(yōu)化培訓(xùn)機(jī)制。高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)部門檔案人員的培訓(xùn)。重點(diǎn)做好檔案法律法規(guī)規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)的解讀工作，組織各部門檔案人員到檔案館或綜合檔案室現(xiàn)場(chǎng)參觀學(xué)習(xí)，幫助部門檔案人員提升檔案意識(shí)，掌握檔案知識(shí)，提高檔案管理技能。

（三）優(yōu)化考核機(jī)制。檔案機(jī)構(gòu)可以評(píng)選檔案工作先進(jìn)集體和個(gè)人，推出移交檔案先進(jìn)部門經(jīng)驗(yàn)供各部門檔案人員借鑒學(xué)習(xí)等，不斷推進(jìn)檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化。