淺談教育科研機構(gòu)檔案數(shù)字化管理

李靜 邸芬平

國家“十四五”規(guī)劃提到了數(shù)字文化遺產(chǎn)的保護(hù)和利用，以推動文化遺產(chǎn)資源的數(shù)字化和智能化發(fā)展。其中，教育科研機構(gòu)檔案數(shù)字化管理作為數(shù)字文化遺產(chǎn)保護(hù)的重要組成部分，也得到了特別的關(guān)注和支持。在實際落實中，相關(guān)政策和措施也將不斷完善，以促進(jìn)教育科研機構(gòu)檔案數(shù)字化管理的健康發(fā)展。這也將為教育科研機構(gòu)提供更加廣闊的發(fā)展空間和機遇，同時為數(shù)字文化遺產(chǎn)的保護(hù)和利用做出更大的貢獻(xiàn)。

一、教育科研機構(gòu)檔案數(shù)字化管理的意義

（一）提高檔案管理工作效率

教育科研機構(gòu)的檔案數(shù)量龐大，種類繁多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下檔案的檢索和管理工作非常繁瑣。通過數(shù)字化管理，可以將檔案信息快速地錄入計算機系統(tǒng)中，并實現(xiàn)自動化的檔案分類、檢索和歸檔功能，從而大大提高檔案管理工作的效率和精度，減少工作量和出錯率。

（二）保護(hù)檔案資源安全

教育科研機構(gòu)的檔案涉及到知識產(chǎn)權(quán)、隱私等敏感問題，如何保證檔案的安全性和保密性是檔案數(shù)字化管理的重要問題。通過數(shù)字化管理，可以實現(xiàn)檔案的備份和歸檔，保證檔案資源的安全性。同時，數(shù)字化管理還可以實現(xiàn)權(quán)限管理，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問敏感檔案資源，提高檔案資源的保護(hù)水平，防止檔案的丟失和損毀。

（三）提升檔案資源的利用價值

數(shù)字化管理可以使得檔案資源更加便捷地被查閱和利用。數(shù)字化檔案的檢索速度和精度遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，不再需要翻閱大量的紙質(zhì)檔案，提高了檔案資源的利用效率。同時，數(shù)字化檔案還可以實現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問，解決了地理位置限制問題，便于不同地區(qū)、不同機構(gòu)的人員進(jìn)行共享和利用，提高了檔案資源的利用價值。

（四）推動數(shù)字文化遺產(chǎn)的保護(hù)利用

教育科研機構(gòu)檔案數(shù)字化管理不僅是對本機構(gòu)檔案資源的管理，更是對數(shù)字文化遺產(chǎn)保護(hù)和利用的推動。數(shù)字化管理的成果可以為其他機構(gòu)或個人提供可靠的數(shù)字化資源支持，加速數(shù)字化文化遺產(chǎn)傳承和創(chuàng)新利用。數(shù)字化檔案的共享和利用可以促進(jìn)不同機構(gòu)之間的合作和交流，推動數(shù)字文化遺產(chǎn)的保護(hù)和利用。

二、教育科研機構(gòu)檔案數(shù)字化管理特點

（一）專業(yè)性

教育科研機構(gòu)的檔案涉及到學(xué)術(shù)研究、教育教學(xué)等專業(yè)領(lǐng)域，因此數(shù)字化管理需要考慮到這些文獻(xiàn)的特殊性。數(shù)字化管理需要采用專業(yè)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致的描述和分類，以便于后續(xù)的檢索和管理。同時，數(shù)字化管理需要考慮到不同領(lǐng)域、不同學(xué)科的特殊需求，例如對于科學(xué)數(shù)據(jù)的數(shù)字化管理，需要考慮到數(shù)據(jù)共享、可重復(fù)性等因素。

（二）安全性

教育科研機構(gòu)的檔案通常包含機密信息，如研究成果、科研數(shù)據(jù)、知識產(chǎn)權(quán)等。數(shù)字化管理需要采取多重安全措施，保證檔案的安全性和保密性。數(shù)字化管理需要采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，對檔案進(jìn)行加密存儲和傳輸，防止數(shù)據(jù)泄露，數(shù)字化管理需要設(shè)置多重權(quán)限控制，對不同用戶進(jìn)行權(quán)限管理，限制用戶對機密信息的訪問。

（三）可追溯性

教育科研機構(gòu)的檔案需要滿足科研過程的可追溯性，數(shù)字化管理需要記錄檔案的來源、處理過程、修改記錄等信息，以便于追溯和審計。數(shù)字化管理需要采用元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行詳細(xì)描述，并記錄檔案的各個環(huán)節(jié)，例如檔案的采集、整理、存儲、傳輸?shù)冗^程。同時，數(shù)字化管理需要保留檔案的歷史版本，以便于審計和追溯。

（四）可訪問性

教育科研機構(gòu)的檔案需要滿足管理人員、科研人員、教師等多個不同群體的訪問需求，數(shù)字化管理需要提供多種訪問方式，例如電子搜索、在線查看等。數(shù)字化管理需要采用多種技術(shù)手段，例如數(shù)據(jù)挖掘、搜索引擎等，對檔案進(jìn)行分類和檢索，以便于用戶快速定位和訪問所需信息。同時，數(shù)字化管理需要考慮到不同用戶的需求，提供個性化的訪問服務(wù)，例如推薦相關(guān)文獻(xiàn)、根據(jù)用戶歷史記錄進(jìn)行智能推薦等。

（五）持續(xù)性

教育科研機構(gòu)的檔案需要長期保存和管理，數(shù)字化管理需要考慮到技術(shù)變遷和設(shè)備更新等因素，保證檔案的持續(xù)性和可持續(xù)性。數(shù)字化管理需要采用標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字化格式，以便于跨平臺傳輸和長期保存。數(shù)字化管理需要對檔案進(jìn)行備份和冗余存儲，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性和可用性。數(shù)字化管理還需要考慮到技術(shù)更新和升級，例如采用云計算、人工智能等技術(shù)手段，提高數(shù)字化管理的效率和可靠性。同時，數(shù)字化管理需要與機構(gòu)的長期規(guī)劃相結(jié)合，制定檔案數(shù)字化管理的長遠(yuǎn)發(fā)展策略，保障檔案管理工作的可持續(xù)性。

三、教育科研機構(gòu)檔案數(shù)字化管理存在不足和意見建議

經(jīng)筆者調(diào)查研究，教育科研機構(gòu)的檔案數(shù)字化管理不僅存在缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，還存在安全性不足、可訪問性差等問題。為解決以上問題，筆者提出以下意見建議：

（一）建立標(biāo)準(zhǔn)化管理模式

教育科研機構(gòu)可以通過建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案數(shù)字化管理模式，規(guī)范數(shù)字化檔案的采集、分類、存儲、備份等流程，提高檔案數(shù)字化管理的效率和質(zhì)量。首先，標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式可以確保數(shù)字化檔案的一致性，避免數(shù)據(jù)的重復(fù)和損壞。其次，標(biāo)準(zhǔn)化管理模式可以提高管理人員的工作效率，減少管理難度，提高數(shù)字化檔案管理的效率。此外，標(biāo)準(zhǔn)化管理模式還可以促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的信息共享，加強管理人員的溝通和協(xié)作，提高數(shù)字化檔案管理的整體效益。筆者認(rèn)為，要建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，教育科研機構(gòu)可以制定一系列的管理規(guī)范和流程標(biāo)準(zhǔn)，例如，建立數(shù)字化檔案采集標(biāo)準(zhǔn)、文件分類標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化檔案存儲和備份標(biāo)準(zhǔn)等。同時，教育科研機構(gòu)需要加強對管理人員的培訓(xùn)，提高他們的數(shù)字化檔案管理技能和知識。

（二）檔案數(shù)字化管理軟件與辦公OA系統(tǒng)相銜接

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是檔案數(shù)字化管理工作應(yīng)對新形勢、新任務(wù)、新要求的必然選擇。按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的原則，一方面按照現(xiàn)有的檔案數(shù)字化管理模式，提高教育科研機構(gòu)現(xiàn)有紙質(zhì)載體檔案的數(shù)字化率。另一方面，將教育科研機構(gòu)的檔案數(shù)字化管理軟件與辦公OA系統(tǒng)相銜接，改進(jìn)工作方法、重塑工作流程，促進(jìn)各類電子文件應(yīng)歸盡歸、電子檔案應(yīng)收盡收，提高電子檔案在檔案資料中的比重。

（三）多樣化訪問方式

隨著教育科研機構(gòu)檔案數(shù)字化管理的不斷發(fā)展，訪問方式的多樣化成為了一個關(guān)鍵的問題。不同的用戶需要不同的訪問方式來獲取他們所需要的信息。為了滿足這一需求，管理人員可以采取多樣化的訪問方式，如通過網(wǎng)站、移動應(yīng)用程序、數(shù)據(jù)庫等途徑提供不同形式的訪問方式，例如全文搜索、目錄瀏覽、分類檢索等。通過提供多樣化的訪問方式，可以讓用戶更加輕松地獲取所需信息，提高用戶滿意度，同時也有助于提高檔案管理的效率。其中，網(wǎng)站是最常用的訪問方式之一，可以通過互聯(lián)網(wǎng)在任何時間、任何地點訪問，方便快捷。管理人員可以在網(wǎng)站上提供分類瀏覽、搜索引擎等功能，方便用戶快速找到所需的信息。此外，移動應(yīng)用程序也成為了越來越受歡迎的訪問方式。用戶可以通過智能手機或平板電腦下載應(yīng)用程序，并在任何時間、任何地點進(jìn)行訪問。管理人員可以通過應(yīng)用程序提供離線下載、全文搜索等功能，提供更加個性化的訪問體驗。除了網(wǎng)站和移動應(yīng)用程序之外，數(shù)據(jù)庫也是一個重要的訪問方式。數(shù)據(jù)庫可以提供更加精細(xì)的分類和檢索功能，幫助用戶更加精準(zhǔn)地找到所需信息。同時，數(shù)據(jù)庫也可以提供多種格式的文獻(xiàn)，包括文本、圖片、音頻等形式，方便用戶更好地了解和使用文獻(xiàn)。

（四）采取加密技術(shù)

保障教育科研機構(gòu)檔案數(shù)字化管理的安全性是至關(guān)重要的。加密技術(shù)是一種可行的安全解決方案，可以有效地保護(hù)檔案數(shù)據(jù)免受惡意攻擊和不當(dāng)使用。教育科研機構(gòu)管理人員可以采用各種加密技術(shù)來保護(hù)檔案數(shù)據(jù)，例如對稱密鑰加密和非對稱密鑰加密等。對稱密鑰加密是一種流行的加密技術(shù)，使用相同的密鑰對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密和解密。這種技術(shù)的優(yōu)點是速度快，適用于大量數(shù)據(jù)的加密和解密，但缺點是密鑰需要安全地共享和管理，以防止密鑰被盜用或泄露。非對稱密鑰加密是一種更安全的加密技術(shù)，它使用公鑰和私鑰對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密和解密。公鑰可以自由分發(fā)，私鑰只能由檔案擁有者持有。這種技術(shù)的優(yōu)點是密鑰不需要共享，可以更好地保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全性。但是，與對稱密鑰加密相比，非對稱密鑰加密速度較慢，適用于少量數(shù)據(jù)的加密和解密。除了加密技術(shù)，教育科研機構(gòu)管理人員還應(yīng)制定和執(zhí)行完善的安全策略和措施，例如訪問控制、數(shù)據(jù)備份、物理安全和網(wǎng)絡(luò)安全等。這些措施可以幫助保護(hù)教育科研機構(gòu)檔案數(shù)字化管理的安全性，防止不當(dāng)使用和惡意攻擊。

（五）引入專業(yè)機構(gòu)

引入專業(yè)機構(gòu)是改進(jìn)教育科研機構(gòu)檔案數(shù)字化管理的一個有效措施。這些機構(gòu)通常擁有先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)和設(shè)備，并具備豐富的經(jīng)驗和專業(yè)知識，能夠為教育科研機構(gòu)提供更加高效和專業(yè)的數(shù)字化管理服務(wù)。同時，引入專業(yè)機構(gòu)也可以減輕教育科研機構(gòu)的管理壓力，讓管理人員更加專注于自己的研究工作。在引入專業(yè)機構(gòu)的過程中，教育科研機構(gòu)需要注意選擇合適的機構(gòu)，對其專業(yè)能力、服務(wù)質(zhì)量和安全保障等方面進(jìn)行細(xì)致的考慮和評估。同時，建立起與專業(yè)機構(gòu)的合作機制和溝通渠道，確保數(shù)字化管理工作的順利開展。通過引入專業(yè)機構(gòu)，教育科研機構(gòu)可以更好地解決數(shù)字化管理方面存在的問題，提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量，為科研工作者提供更好的保障。

基金項目：本文系河北省教育科學(xué)研究“十四五”規(guī)劃2021年度重大委托課題“教育科研檔案數(shù)字化管理研究”（課題編號：2108002）階段性研究成果。

作者單位：河北省教育科學(xué)研究院