提升水利檔案信息化建設水平的若干思考

聶麗華 張子敏

水利檔案是水利部門在工程建設管理、防汛抗旱、農田灌溉、生態建設、水資源的開發與利用等綜合管理職能工作中形成的歷史記錄，它將為水利建設提供重要的信息資源，對整個水利事業的可持續發展及整個國民經濟社會的發展來說具有重要的利用價值。因此，在當今信息化社會建設和發展的大潮中，水利檔案工作也需要轉型升級，來適應和滿足現代社會發展的需求。

一、水利檔案的主要特征

（一）涉及內容廣泛，綜合性強

水利行業涉及多專業、多學科，工作面廣，內容繁雜。如崗南水庫自1954年勘查，1956年施工，1963年轉入管理以來，積累了有關地形、地質、設計、施工及運行管理工作中的大量文書、工程、會計、聲像、實物等各門類各載體的檔案6095卷，6176件。涉及灌溉、防汛抗旱、天氣、水文、電力生產、水土保持、工程建設、水資源保護、水上交通等方面的工作。因此，水利檔案不僅僅是某一學科的信息反映，而是以水利行業為中心的多學科、多專業的綜合信息，具有多元性和很強的綜合性。

（二）受環境影響大，地域性強

水雖然廣泛存在于自然界之中，但是在分布上具有時空分布不均衡和水、土資源環境組合不平衡的顯著特征，就拿我國來說，我國地域遼闊，跨躍高、中、低三個緯度帶，由于東西距海的遠近、南北緯度的高低相差大，全國降水量和徑流量的地區分布極不均勻，總的趨勢是由東南沿海向西北內陸遞減，因此不同的環境氣候及地形地貌特征造就了每個地區各自不同的水循環規律，每一條河流的水文特征也就各不相同，地區差異非常大，連同一條河流上下游的情況也不可能相同，因而所形成的水利信息記錄也各不相同。例如：崗南水庫年均降水量485毫米，而距崗南水庫28公里滹沱河下游的黃壁莊年均降水量達575毫米。由此可見，水利檔案具有非常強的地域性。

（三）帶有隨機性，時間性強

水利工作本身就是一項對自然環境改造和利用的活動，因此在其過程中必然會受到自然規律的制約和影響，水利管理單位會遵循季節、氣候變化等自然規律來科學地開展水利工作。例如：崗南水庫事務中心夏季工作就是以防汛抗旱為主，在春、秋季主要開展水利工程設施的除險加固工程建設等工作，在此期間，會形成大量檔案資料，特別是汛期一日多變的氣象和水文數據，以及因預防洪澇災害而搶做的緊急工程的信息，為對抗嚴峻旱情的抗旱調度信息等，都明顯具有一定的隨機性，季節性特別強。

（四）價值不衰減，利用性強

水利單位在長期的管理工作中積累了大量的原始數據資料，他們真實地記錄了水利工程建設、運行管理的歷史面貌，為今天水利事業的建設和發展提供了可靠的依據，價值巨大。例如：崗南水庫到目前為止已投入運行了60年，經過60多年的日積月累，形成了大量的數據資料，其中水文、地質、氣象等數據資料的隨機性很強，年際、年內變化很大，需要長時間且不間斷的記錄、保存才稱得上完整，檔案利用價值與日俱增。再如：在崗南水庫下游黃壁莊水庫開展河道整治、修建橋梁、開發梯級電站等項目的規劃、設計、施工管理工作中就必須用到這些寶貴的歷史數據。這些多年的水文、氣象、地質監控等數據資料，都是在原始積累的基礎上逐年延續，因此這些檔案資料年代越長、越原始，價值就越大，利用性、參考性就越強。

二、水利檔案信息化建設的現實意義

（一）有利于促進水利檔案信息資源的開發和利用

水利檔案信息化建設是以數字信息技術、計算機網絡技術為基礎的建設，將水利檔案資源轉化為數字化信息后，有利于水利檔案信息資源的開發和利用。首先，水利檔案資源實現信息化管理后，利用者能夠隨時通過網絡查詢和利用檔案信息資源，而不是拘泥于工作日進行查詢，時間不再受到限制。還可滿足多人同時進行借閱，卷數不再受限制。這使水利檔案利用工作變得更為方便快捷，在最大程度上實現了水利檔案資源共享。其次，在信息化平臺標準統一的情況下，水利檔案信息化系統還可以與其他水利專業信息化系統如防汛抗旱指揮系統、水質監測系統、水資源管理系統、電子政務信息系統等項目管理系統對接，自動收集相關數據，并進行智能分類處理，形成專業的水利檔案數據庫，如水、雨情數據庫，水質監測數據庫，水庫日進、出水量數據庫等，為日后水利檔案信息資源的綜合開發和利用打下了堅實的基礎。

（二）有利于促進水利信息化的建設和發展

水利是國民經濟和社會發展的基礎產業，隨著信息化社會的到來，信息化已經成為社會發展的一個重要標志，因此水利事業的發展與信息化建設有著密不可分的必然聯系。近些年來信息化技術已經在電子政務、防汛抗旱、水文系統、水地保持監測系統、水資源調度等一些水利領域開始廣泛運用。例如，崗南水庫事務中心利用“河北省灌區信息化平臺”對灌區供水進行管理和調度，利用“崗南水庫自動化監測系統”對大、副壩進行日常監測，利用“水、雨情自動測報系統”對水庫水流量、降雨、水位等情況進行自動監測等。這些水利信息化管理系統在運行過程中會產生各類數字化信息資料，數量巨大，要想及時地將這些數字化的信息資料轉化為水利檔案資源，以便為下一步水利建設及管理工作提供決策和依據，就必須有與之相匹配的水利檔案信息化管理系統。由此可見，水利檔案信息化建設是實現整個水利信息化建設的最后一個環節，對促進水利信息化建設和發展來說具有舉足輕重的作用。

（三）有利于促進水利與國民經濟社會的協調發展

國民經濟社會的快速、持續、健康發展，在促進和保障我國現代水利的同時又離不開水利的支持和保障，兩者之間存在相互依存的關系。在經濟社會的不同發展階段，國家對水利的要求有所不同、有所側重。“十四五”時期，我國在社會經濟發展路徑的認識上有新的突破，水利行業也要創新水利發展模式，適應經濟增長方式的變化。面對新要求，水利行業首先要做的是對目前水利與國民經濟發展的協調程度進行定量研究，這樣才能把握新時期水利行業發展的“方向”和“度”。這需要對過去幾個時期及目前我國經濟發展和水利發展方面的數據進行科學分析、反復論證，最后得出準確的結論，這一重要工作環節必須依靠檔案信息化系統來完成。由此可見，水利檔案信息化有助于促進水利和國民經濟社會的協調發展。

三、水利檔案信息化建設遇到的問題

（一）對檔案管理信息化重要性的認識有偏差

在實際工作中，很多部門對檔案工作的認識有偏差，覺得檔案工作無關緊要，認為日常的文件、資料、文獻等保存價值不大，以后幾乎用不到。很多單位的檔案保管，一般都是卷柜存儲的方式，不僅占地面積大，而且容易丟失、破損，檔案員只是充當保管員的角色，把主要精力放在了保證檔案不壞、不丟、不散、不亂上。還有少數的部門甚至連簡單的“不丟失”都沒有做好，在這種狀況下，檔案管理工作的信息化就是一句空話。由此可見，部分檔案工作部門沒有意識到檔案管理信息化的重要性，對檔案管理信息化的認識仍停留在以前的原始保管手工階段，而對檔案管理的新技術、新手段了解得不夠透徹，無法從信息化的角度來考慮如何更好、更規范地保管和利用檔案信息資源。

（二）規劃滯后，平臺建設標準不一

在信息化建設過程中缺乏統一規劃和技術支持，與水利檔案信息化的實際應用需求有脫節。例如：水利行業在開發一些專業信息化應用軟件時，如水資源管理系統、水質監測系統、防汛抗旱指揮系統等項目管理系統，沒有同步建設綜合水利檔案管理系統，各類信息化平臺各自為政，難以形成完整統一的系統。由于規劃的滯后，還會造成低水平開發和重復建設，并且軟件開發技術規劃和標準不統一，難以搭建統一的網絡平臺，各類數據之間不能自由地傳輸和轉化，這會直接影響到水利檔案信息化建設系統中的信息收集、整理、保存、利用等各個環節。與此同時，水利檔案信息化建設自身的長遠規劃和近期目標也不夠明確，沒有完全將水利檔案的主要特征考慮進去，難以確定數據的統一格式和標準。

（三）信息管理技術手段建設過度依賴第三方

檔案工作信息化的目的是提高工作效率，減少運行成本。因此，在檔案管理信息化的過程中，集成了眾多檔案管理功能的專業管理軟件系統就成了檔案管理信息化是否成熟的一個主要表現。能夠使用專業的檔案管理軟件，這固然是檔案工作信息化進步的一個表現，但通過多年的使用，認為專業管理軟件存在一個弊端，就是軟件的更新和版權問題。專業檔案管理軟件一般都是由檔案服務機構自行研發，雖然功能強大，但軟件版權屬于檔案服務機構所有，檔案部門只是購買了使用權，而對于檔案軟件的更新，沒有足夠的自主權。另外，一旦這些軟件公司出現倒閉或者破產問題，對檔案工作帶來的損害是無法估量的。其次，每個檔案服務機構研發的軟件都各不相同，檔案資料信息的處理模式以及數據庫結構都是有區別的，如果檔案服務機構無法將軟件的更新與維護持續下去，那么之前通過這些軟件處理過的信息資料將成為“孤島信息”，其他軟件無法與之兼容，進而給檔案管理的信息化發展帶來巨大的隱患。

四、提升水利檔案信息化建設水平的思考

（一）提高認識，為水利檔案信息化建設營造好氛圍

首先，要成立專門的管理機構，明確職能職責，制定管理制度，做到檔案信息化工作有人抓、有人建、有人管。其次，要加大宣傳力度，提升全體職工檔案意識。利用單位門戶網站、宣傳櫥窗、工作會議等向廣大干部職工開展水利檔案信息化建設有關知識的普及宣傳，讓大家了解檔案信息化的概念和意義，并讓他們知道搞好水利檔案信息化建設是每個水利工作者的義務和責任，為水利檔案信息化工作宣傳造勢。最后，檔案工作者要多與單位領導及各科室的主要負責人溝通、交流，結合他們所分管工作的實際情況，將傳統檔案管理的弊端和信息化檔案管理的優勢，用前后（信息化前，信息化后）對比的方式進行宣傳，讓他們了解到水利檔案實行信息化管理后會給工作提供什么幫助、帶來哪些明顯的改變，從而提高對水利檔案信息化建設重要性的認識，獲得領導層對水利檔案信息化工作的重視和支持。

（二）掌握主動，堅定不移走自主研發之路

由于檔案管理軟件的商業化，軟件開發商追求的是如何獲取更多的經濟利益。一些軟件在功能的使用方面無法適應檔案工作的某些特殊管理要求，還有的軟件在升級上存在檔案資料無法轉移的隱患。針對這一狀況，本文建議可在檔案管理部門的主導下，與軟件開發商合作開發屬于自己版權的管理軟件。這種模式開發出來的檔案管理軟件可以帶來以下的一些優勢。首先，自主開發的檔案管理軟件有檔案管理部門的主導，可以量體裁衣，適用性強，能夠滿足檔案部門比較獨特的需求，實現許多外購軟件難于實現的功能。其次，檔案管理部門對于自主開發的檔案管理軟件擁有絕對的自主權，檔案工作與軟件使用的契合程度更高，對于軟件的更新、使用、移植等都具有很重要的實際意義。最后，自主開發的軟件，可以隨檔案工作部門工作的變化而變化，不受限于第三方。可以說，只要檔案工作部門存在，軟件的使用就能持續下去，極大地提高了軟件的使用周期，同時也就保證了檔案資料在信息化以后的使用周期。因此，檔案部門在信息管理技術手段上可以借助第三方但不應過度依賴第三方。

（三）注重實戰效應，增強信息化人才培養的針對性

人類歷史文化浩瀚繁復，可想而知，其中包涵了多少信息資源在內。而推動檔案事業的發展與人的社會行為是息息相關的，而檔案管理的信息化更需要高素質的檔案管理人員去執行。因此，檔案管理人員自身素質的高低決定了檔案管理信息化的水平。崗南水庫綜合檔案室現有專職檔案員3人，檔案管理員由于自身年齡、專業方向等問題，在信息化方面的知識比較缺乏。要解決這個問題，可以從以下兩個方面著手。一是增強專職檔案管理人員的信息化技術的培養，通過參加檔案管理信息化技術培訓班的在職培訓，提高專職檔案員的技術素養。另一方面，結合單位檔案管理信息化需求的實際，通過公開招聘或者借調等方式引進檔案管理信息化技術專業人才，提升檔案信息化管理的整體水平。

作者單位：河北省水務中心? 河北省水利廳