提升水利檔案信息化建設(shè)水平的若干思考

聶麗華 張子敏

水利檔案是水利部門(mén)在工程建設(shè)管理、防汛抗旱、農(nóng)田灌溉、生態(tài)建設(shè)、水資源的開(kāi)發(fā)與利用等綜合管理職能工作中形成的歷史記錄，它將為水利建設(shè)提供重要的信息資源，對(duì)整個(gè)水利事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展及整個(gè)國(guó)民經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展來(lái)說(shuō)具有重要的利用價(jià)值。因此，在當(dāng)今信息化社會(huì)建設(shè)和發(fā)展的大潮中，水利檔案工作也需要轉(zhuǎn)型升級(jí)，來(lái)適應(yīng)和滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求。

一、水利檔案的主要特征

（一）涉及內(nèi)容廣泛，綜合性強(qiáng)

水利行業(yè)涉及多專(zhuān)業(yè)、多學(xué)科，工作面廣，內(nèi)容繁雜。如崗南水庫(kù)自1954年勘查，1956年施工，1963年轉(zhuǎn)入管理以來(lái)，積累了有關(guān)地形、地質(zhì)、設(shè)計(jì)、施工及運(yùn)行管理工作中的大量文書(shū)、工程、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物等各門(mén)類(lèi)各載體的檔案6095卷，6176件。涉及灌溉、防汛抗旱、天氣、水文、電力生產(chǎn)、水土保持、工程建設(shè)、水資源保護(hù)、水上交通等方面的工作。因此，水利檔案不僅僅是某一學(xué)科的信息反映，而是以水利行業(yè)為中心的多學(xué)科、多專(zhuān)業(yè)的綜合信息，具有多元性和很強(qiáng)的綜合性。

（二）受環(huán)境影響大，地域性強(qiáng)

水雖然廣泛存在于自然界之中，但是在分布上具有時(shí)空分布不均衡和水、土資源環(huán)境組合不平衡的顯著特征，就拿我國(guó)來(lái)說(shuō)，我國(guó)地域遼闊，跨躍高、中、低三個(gè)緯度帶，由于東西距海的遠(yuǎn)近、南北緯度的高低相差大，全國(guó)降水量和徑流量的地區(qū)分布極不均勻，總的趨勢(shì)是由東南沿海向西北內(nèi)陸遞減，因此不同的環(huán)境氣候及地形地貌特征造就了每個(gè)地區(qū)各自不同的水循環(huán)規(guī)律，每一條河流的水文特征也就各不相同，地區(qū)差異非常大，連同一條河流上下游的情況也不可能相同，因而所形成的水利信息記錄也各不相同。例如：崗南水庫(kù)年均降水量485毫米，而距崗南水庫(kù)28公里滹沱河下游的黃壁莊年均降水量達(dá)575毫米。由此可見(jiàn)，水利檔案具有非常強(qiáng)的地域性。

（三）帶有隨機(jī)性，時(shí)間性強(qiáng)

水利工作本身就是一項(xiàng)對(duì)自然環(huán)境改造和利用的活動(dòng)，因此在其過(guò)程中必然會(huì)受到自然規(guī)律的制約和影響，水利管理單位會(huì)遵循季節(jié)、氣候變化等自然規(guī)律來(lái)科學(xué)地開(kāi)展水利工作。例如：崗南水庫(kù)事務(wù)中心夏季工作就是以防汛抗旱為主，在春、秋季主要開(kāi)展水利工程設(shè)施的除險(xiǎn)加固工程建設(shè)等工作，在此期間，會(huì)形成大量檔案資料，特別是汛期一日多變的氣象和水文數(shù)據(jù)，以及因預(yù)防洪澇災(zāi)害而搶做的緊急工程的信息，為對(duì)抗嚴(yán)峻旱情的抗旱調(diào)度信息等，都明顯具有一定的隨機(jī)性，季節(jié)性特別強(qiáng)。

（四）價(jià)值不衰減，利用性強(qiáng)

水利單位在長(zhǎng)期的管理工作中積累了大量的原始數(shù)據(jù)資料，他們真實(shí)地記錄了水利工程建設(shè)、運(yùn)行管理的歷史面貌，為今天水利事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展提供了可靠的依據(jù)，價(jià)值巨大。例如：崗南水庫(kù)到目前為止已投入運(yùn)行了60年，經(jīng)過(guò)60多年的日積月累，形成了大量的數(shù)據(jù)資料，其中水文、地質(zhì)、氣象等數(shù)據(jù)資料的隨機(jī)性很強(qiáng)，年際、年內(nèi)變化很大，需要長(zhǎng)時(shí)間且不間斷的記錄、保存才稱(chēng)得上完整，檔案利用價(jià)值與日俱增。再如：在崗南水庫(kù)下游黃壁莊水庫(kù)開(kāi)展河道整治、修建橋梁、開(kāi)發(fā)梯級(jí)電站等項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工管理工作中就必須用到這些寶貴的歷史數(shù)據(jù)。這些多年的水文、氣象、地質(zhì)監(jiān)控等數(shù)據(jù)資料，都是在原始積累的基礎(chǔ)上逐年延續(xù)，因此這些檔案資料年代越長(zhǎng)、越原始，價(jià)值就越大，利用性、參考性就越強(qiáng)。

二、水利檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

（一）有利于促進(jìn)水利檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用

水利檔案信息化建設(shè)是以數(shù)字信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的建設(shè)，將水利檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息后，有利于水利檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。首先，水利檔案資源實(shí)現(xiàn)信息化管理后，利用者能夠隨時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)和利用檔案信息資源，而不是拘泥于工作日進(jìn)行查詢(xún)，時(shí)間不再受到限制。還可滿(mǎn)足多人同時(shí)進(jìn)行借閱，卷數(shù)不再受限制。這使水利檔案利用工作變得更為方便快捷，在最大程度上實(shí)現(xiàn)了水利檔案資源共享。其次，在信息化平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的情況下，水利檔案信息化系統(tǒng)還可以與其他水利專(zhuān)業(yè)信息化系統(tǒng)如防汛抗旱指揮系統(tǒng)、水質(zhì)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、水資源管理系統(tǒng)、電子政務(wù)信息系統(tǒng)等項(xiàng)目管理系統(tǒng)對(duì)接，自動(dòng)收集相關(guān)數(shù)據(jù)，并進(jìn)行智能分類(lèi)處理，形成專(zhuān)業(yè)的水利檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如水、雨情數(shù)據(jù)庫(kù)，水質(zhì)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)庫(kù)，水庫(kù)日進(jìn)、出水量數(shù)據(jù)庫(kù)等，為日后水利檔案信息資源的綜合開(kāi)發(fā)和利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）有利于促進(jìn)水利信息化的建設(shè)和發(fā)展

水利是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，隨著信息化社會(huì)的到來(lái)，信息化已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要標(biāo)志，因此水利事業(yè)的發(fā)展與信息化建設(shè)有著密不可分的必然聯(lián)系。近些年來(lái)信息化技術(shù)已經(jīng)在電子政務(wù)、防汛抗旱、水文系統(tǒng)、水地保持監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、水資源調(diào)度等一些水利領(lǐng)域開(kāi)始廣泛運(yùn)用。例如，崗南水庫(kù)事務(wù)中心利用“河北省灌區(qū)信息化平臺(tái)”對(duì)灌區(qū)供水進(jìn)行管理和調(diào)度，利用“崗南水庫(kù)自動(dòng)化監(jiān)測(cè)系統(tǒng)”對(duì)大、副壩進(jìn)行日常監(jiān)測(cè)，利用“水、雨情自動(dòng)測(cè)報(bào)系統(tǒng)”對(duì)水庫(kù)水流量、降雨、水位等情況進(jìn)行自動(dòng)監(jiān)測(cè)等。這些水利信息化管理系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生各類(lèi)數(shù)字化信息資料，數(shù)量巨大，要想及時(shí)地將這些數(shù)字化的信息資料轉(zhuǎn)化為水利檔案資源，以便為下一步水利建設(shè)及管理工作提供決策和依據(jù)，就必須有與之相匹配的水利檔案信息化管理系統(tǒng)。由此可見(jiàn)，水利檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)整個(gè)水利信息化建設(shè)的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)促進(jìn)水利信息化建設(shè)和發(fā)展來(lái)說(shuō)具有舉足輕重的作用。

（三）有利于促進(jìn)水利與國(guó)民經(jīng)濟(jì)社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展

國(guó)民經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速、持續(xù)、健康發(fā)展，在促進(jìn)和保障我國(guó)現(xiàn)代水利的同時(shí)又離不開(kāi)水利的支持和保障，兩者之間存在相互依存的關(guān)系。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不同發(fā)展階段，國(guó)家對(duì)水利的要求有所不同、有所側(cè)重?！笆奈濉睍r(shí)期，我國(guó)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展路徑的認(rèn)識(shí)上有新的突破，水利行業(yè)也要?jiǎng)?chuàng)新水利發(fā)展模式，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)方式的變化。面對(duì)新要求，水利行業(yè)首先要做的是對(duì)目前水利與國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的協(xié)調(diào)程度進(jìn)行定量研究，這樣才能把握新時(shí)期水利行業(yè)發(fā)展的“方向”和“度”。這需要對(duì)過(guò)去幾個(gè)時(shí)期及目前我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和水利發(fā)展方面的數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)分析、反復(fù)論證，最后得出準(zhǔn)確的結(jié)論，這一重要工作環(huán)節(jié)必須依靠檔案信息化系統(tǒng)來(lái)完成。由此可見(jiàn)，水利檔案信息化有助于促進(jìn)水利和國(guó)民經(jīng)濟(jì)社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

三、水利檔案信息化建設(shè)遇到的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理信息化重要性的認(rèn)識(shí)有偏差

在實(shí)際工作中，很多部門(mén)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)有偏差，覺(jué)得檔案工作無(wú)關(guān)緊要，認(rèn)為日常的文件、資料、文獻(xiàn)等保存價(jià)值不大，以后幾乎用不到。很多單位的檔案保管，一般都是卷柜存儲(chǔ)的方式，不僅占地面積大，而且容易丟失、破損，檔案員只是充當(dāng)保管員的角色，把主要精力放在了保證檔案不壞、不丟、不散、不亂上。還有少數(shù)的部門(mén)甚至連簡(jiǎn)單的“不丟失”都沒(méi)有做好，在這種狀況下，檔案管理工作的信息化就是一句空話(huà)。由此可見(jiàn)，部分檔案工作部門(mén)沒(méi)有意識(shí)到檔案管理信息化的重要性，對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)仍停留在以前的原始保管手工階段，而對(duì)檔案管理的新技術(shù)、新手段了解得不夠透徹，無(wú)法從信息化的角度來(lái)考慮如何更好、更規(guī)范地保管和利用檔案信息資源。

（二）規(guī)劃滯后，平臺(tái)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不一

在信息化建設(shè)過(guò)程中缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和技術(shù)支持，與水利檔案信息化的實(shí)際應(yīng)用需求有脫節(jié)。例如：水利行業(yè)在開(kāi)發(fā)一些專(zhuān)業(yè)信息化應(yīng)用軟件時(shí)，如水資源管理系統(tǒng)、水質(zhì)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、防汛抗旱指揮系統(tǒng)等項(xiàng)目管理系統(tǒng)，沒(méi)有同步建設(shè)綜合水利檔案管理系統(tǒng)，各類(lèi)信息化平臺(tái)各自為政，難以形成完整統(tǒng)一的系統(tǒng)。由于規(guī)劃的滯后，還會(huì)造成低水平開(kāi)發(fā)和重復(fù)建設(shè)，并且軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，難以搭建統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，各類(lèi)數(shù)據(jù)之間不能自由地傳輸和轉(zhuǎn)化，這會(huì)直接影響到水利檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)中的信息收集、整理、保存、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。與此同時(shí)，水利檔案信息化建設(shè)自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和近期目標(biāo)也不夠明確，沒(méi)有完全將水利檔案的主要特征考慮進(jìn)去，難以確定數(shù)據(jù)的統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)。

（三）信息管理技術(shù)手段建設(shè)過(guò)度依賴(lài)第三方

檔案工作信息化的目的是提高工作效率，減少運(yùn)行成本。因此，在檔案管理信息化的過(guò)程中，集成了眾多檔案管理功能的專(zhuān)業(yè)管理軟件系統(tǒng)就成了檔案管理信息化是否成熟的一個(gè)主要表現(xiàn)。能夠使用專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，這固然是檔案工作信息化進(jìn)步的一個(gè)表現(xiàn)，但通過(guò)多年的使用，認(rèn)為專(zhuān)業(yè)管理軟件存在一個(gè)弊端，就是軟件的更新和版權(quán)問(wèn)題。專(zhuān)業(yè)檔案管理軟件一般都是由檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)自行研發(fā)，雖然功能強(qiáng)大，但軟件版權(quán)屬于檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)所有，檔案部門(mén)只是購(gòu)買(mǎi)了使用權(quán)，而對(duì)于檔案軟件的更新，沒(méi)有足夠的自主權(quán)。另外，一旦這些軟件公司出現(xiàn)倒閉或者破產(chǎn)問(wèn)題，對(duì)檔案工作帶來(lái)的損害是無(wú)法估量的。其次，每個(gè)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)研發(fā)的軟件都各不相同，檔案資料信息的處理模式以及數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)都是有區(qū)別的，如果檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)無(wú)法將軟件的更新與維護(hù)持續(xù)下去，那么之前通過(guò)這些軟件處理過(guò)的信息資料將成為“孤島信息”，其他軟件無(wú)法與之兼容，進(jìn)而給檔案管理的信息化發(fā)展帶來(lái)巨大的隱患。

四、提升水利檔案信息化建設(shè)水平的思考

（一）提高認(rèn)識(shí)，為水利檔案信息化建設(shè)營(yíng)造好氛圍

首先，要成立專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)構(gòu)，明確職能職責(zé)，制定管理制度，做到檔案信息化工作有人抓、有人建、有人管。其次，要加大宣傳力度，提升全體職工檔案意識(shí)。利用單位門(mén)戶(hù)網(wǎng)站、宣傳櫥窗、工作會(huì)議等向廣大干部職工開(kāi)展水利檔案信息化建設(shè)有關(guān)知識(shí)的普及宣傳，讓大家了解檔案信息化的概念和意義，并讓他們知道搞好水利檔案信息化建設(shè)是每個(gè)水利工作者的義務(wù)和責(zé)任，為水利檔案信息化工作宣傳造勢(shì)。最后，檔案工作者要多與單位領(lǐng)導(dǎo)及各科室的主要負(fù)責(zé)人溝通、交流，結(jié)合他們所分管工作的實(shí)際情況，將傳統(tǒng)檔案管理的弊端和信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，用前后（信息化前，信息化后）對(duì)比的方式進(jìn)行宣傳，讓他們了解到水利檔案實(shí)行信息化管理后會(huì)給工作提供什么幫助、帶來(lái)哪些明顯的改變，從而提高對(duì)水利檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，獲得領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)水利檔案信息化工作的重視和支持。

（二）掌握主動(dòng)，堅(jiān)定不移走自主研發(fā)之路

由于檔案管理軟件的商業(yè)化，軟件開(kāi)發(fā)商追求的是如何獲取更多的經(jīng)濟(jì)利益。一些軟件在功能的使用方面無(wú)法適應(yīng)檔案工作的某些特殊管理要求，還有的軟件在升級(jí)上存在檔案資料無(wú)法轉(zhuǎn)移的隱患。針對(duì)這一狀況，本文建議可在檔案管理部門(mén)的主導(dǎo)下，與軟件開(kāi)發(fā)商合作開(kāi)發(fā)屬于自己版權(quán)的管理軟件。這種模式開(kāi)發(fā)出來(lái)的檔案管理軟件可以帶來(lái)以下的一些優(yōu)勢(shì)。首先，自主開(kāi)發(fā)的檔案管理軟件有檔案管理部門(mén)的主導(dǎo)，可以量體裁衣，適用性強(qiáng)，能夠滿(mǎn)足檔案部門(mén)比較獨(dú)特的需求，實(shí)現(xiàn)許多外購(gòu)軟件難于實(shí)現(xiàn)的功能。其次，檔案管理部門(mén)對(duì)于自主開(kāi)發(fā)的檔案管理軟件擁有絕對(duì)的自主權(quán)，檔案工作與軟件使用的契合程度更高，對(duì)于軟件的更新、使用、移植等都具有很重要的實(shí)際意義。最后，自主開(kāi)發(fā)的軟件，可以隨檔案工作部門(mén)工作的變化而變化，不受限于第三方。可以說(shuō)，只要檔案工作部門(mén)存在，軟件的使用就能持續(xù)下去，極大地提高了軟件的使用周期，同時(shí)也就保證了檔案資料在信息化以后的使用周期。因此，檔案部門(mén)在信息管理技術(shù)手段上可以借助第三方但不應(yīng)過(guò)度依賴(lài)第三方。

（三）注重實(shí)戰(zhàn)效應(yīng)，增強(qiáng)信息化人才培養(yǎng)的針對(duì)性

人類(lèi)歷史文化浩瀚繁復(fù)，可想而知，其中包涵了多少信息資源在內(nèi)。而推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展與人的社會(huì)行為是息息相關(guān)的，而檔案管理的信息化更需要高素質(zhì)的檔案管理人員去執(zhí)行。因此，檔案管理人員自身素質(zhì)的高低決定了檔案管理信息化的水平。崗南水庫(kù)綜合檔案室現(xiàn)有專(zhuān)職檔案員3人，檔案管理員由于自身年齡、專(zhuān)業(yè)方向等問(wèn)題，在信息化方面的知識(shí)比較缺乏。要解決這個(gè)問(wèn)題，可以從以下兩個(gè)方面著手。一是增強(qiáng)專(zhuān)職檔案管理人員的信息化技術(shù)的培養(yǎng)，通過(guò)參加檔案管理信息化技術(shù)培訓(xùn)班的在職培訓(xùn)，提高專(zhuān)職檔案員的技術(shù)素養(yǎng)。另一方面，結(jié)合單位檔案管理信息化需求的實(shí)際，通過(guò)公開(kāi)招聘或者借調(diào)等方式引進(jìn)檔案管理信息化技術(shù)專(zhuān)業(yè)人才，提升檔案信息化管理的整體水平。

作者單位：河北省水務(wù)中心? 河北省水利廳